年行政管理制度最新修订版

1、行政管理制度V1.0版本变更历史更新版名更新日期更新者更新页更新内容第1.0版2009-3-18综合管理部-初版作成第一章日常行为规范第一节劳动纪律管理规定4 : « : » MIBBBia ( IB IB IB I第二节办公场所管理规范12 0 IHIHIWMan ! ! HM ««*! 第二章行政管理第一节会议管理规定20 : ( n 1IB I第二节日常办公用品管理规定25 !u )Ml第三节固定资产管理规定26 :!) 0 n Blt HMBBIMBBBtB 1第四节图书、资料、档案管理规定29第五节文件资料保密规定33 :!) 0 n Blt

2、HMBBIMBBBtB 1第六节出差管理规定36(1a HM ! )«*! !第七节名片管理规定40 : ( n 1IB I第八节公车使用管理规定41 0 IHIHIWMan ! ! , HM ««*! 第九节项目管理流程第三章财务管理制度第一节经费支出审批管理规定23第二节财务借款报销管理规定27第一章日常行为规范第一节劳动纪律管理规定一、日常考勤（一）工作时间工作时间为周一至周五，上午9:00 11:45 ,下午12:45 18:00。（二）考勤办法1、打卡+签到（退）：公司实行门禁考勤机打卡 和纸质签到（退）并行监督的机制。2、统计：总裁办公室 于每月的5日

3、前统计员工上月考勤出具 统计报表并报请主任审核。3、报送：总裁办公室主任 于每月10日前将审核后的统计报表送财务组核算工资。4、公示：总裁办公室 每月15日将上月迟到、早退、旷工情况在公司内部公示，以示惩戒。（三）考勤细则1、迟到、早退、旷工的判定迟到：凡是 9:00 10:00打卡，且未如期提交经确认的外出申请表 或者休假申请单的，一律视为迟到；凡是在18:00前离开工作岗位，且未如期提交经确认的外出申请表 或休假申请单的，一律视为早退； 有以下情况之一的，均按照旷工处理：员工在10:00以后打卡，且未如期提交经确认的外出申请表 或者休假申请单；未经部门总经理和副总经理 签字确认的半天以上未

4、出勤的情况；员工无故不到岗或是请假未得到批准而擅自取假的。（4）特别规定晚上延时工作到 23:00前回家的，次日须正常考勤；员工延时工作超过 23:00的，次日出勤可在对应的时间内到岗并打卡，并附上经确认 的延时工作申请表，同时抵消加班时间。工作时间内，员工因私事外出，需与直接上司讲明离开事由，并填写外出申请表，超过2小时（含）须填写请假单报直接上司审批。 否则，视同旷工（2小时（含）-4小时（含） 视为旷工半日，4小时以上视为旷工1日）。紧急情况无法按程序办理手续， 需电话和部门总 经理说明情况，并请部门其他同事代为办理手续。2,表格填写范例:2、视为特殊理由的情况如下：因紧急情况确实不能在

5、规定时间内到岗，并由本人（特殊情况除外）在 9:00前向部门 副总经理说明情况（电话或其他方式）的，并请部门其他同事代为办理请假手续；员工准时到岗或准时下班但忘记打卡的；由于考勤机故障而造成上下班不能打卡的;（4）于工作原因早上不能到公司打卡或者下班不能亲自打卡的；员工因工作原因不能到公司打卡的，应提前一日填写外出申请表经审批后方可执行，如遇紧急情况不能提前填写的，需电话和部门副总经理说明情况，并请部门其他同事代为办理手续。员工打卡时出现错打的。3、处罚规则迟到（早退）一次扣款 10元；直接从当月工资中扣减。早退同理。月累计迟到（早退） 且未如期提交 外出申请表 三次以上（含）者，按旷工一天处

6、理。代人打卡，经查实，同时给予打卡人和代打卡人扣款50元的处罚，直接从当月工资中扣减。旷工一日（不满一日的按一日计算）扣发当月基本工资的10%旷工两日以上（含）扣发当月基本工资的20%并扣除当月全部绩效工资。以此类推。月连续旷工三日以上（含）者， 除扣除相应工资外，由 总裁办公室 对其教育或记大过，甚至劝退；月累计旷工超过五天（含） 者视为自动离职，不予发放当月工资并自动终止劳动合同。（四）考勤监督总裁办公室行政人事组 负责监督公司全体员工的考勤情况，并按月如期做成汇总报表， 上总裁办公室主任并CC总裁助理，总裁办公室可会同其他管理人员不定期抽查考勤汇总情况。 发现虚报、瞒报、篡改考勤记录等现

7、象，给予当事人书面警告处分并全员通报，情节严重者 扣发当月基本工资 30% 二、延时工作规定（一）定义延时工作 是指因一定期间内的工作量明显大于标准工作量，需要延长工作时间完成；紧 急情况下需工作时间以外对应与支持；或因工作的特殊要求等情况而进行的正常工作时间外的工作。公司提倡高效率的工作，鼓励员工在正常工作时间内完成工作任务。对于确因工作需要 发生的加班，公司支付相应的 延时工作补助费。（二）申请与审批1、因工作需要 延时时，须由项目经理填写 延时工作申请表，延时工作实施人员签字， 并经部门副总经理和总经理 批准后方可执行，即， 延时工作 须事前审批。特殊情况未及时审 批的，须在 延时工作

8、形成次日补交延时工作 申请表。否则，不予计算 延时工作。2、发生紧急情况，急需 延时工作 时，部门副总经理 以上管理人员可先组织员工 延时工作 应对；事毕，3日内由部门副总经理 填写延时工作申请表 报副总裁补批。3、总裁办公室依据审批后的 延时工作申请表 中所列延时工作时间按月进行统计。4、表格填写范例:（三）延时工作时间的核定1、延时工作时间以0.5小时为单位进行统计.延时工作时间在29分钟内的不计算为 延 时工作时间；延时工作 时间在30分钟以上59分钟内的计为0.5小时：延时工作 时间满60分 钟计为1小时。2、延时工作时间以部门总经理审批后的有效延时工作时间结合门禁考勤机显示时间为 准

9、；当月累计超过 36小时以上的 延时工作，部门副总经理 须在审批同时报经 部门总经理、副 总裁核批。3、法定节假日延时工作法定节假日按照国家相关规定执行。法定节假日是指：新年，放假 1天（1月1日）；清 明节，放假1天（农历清明当日）；劳动节，放假1天（5月1日）；端午节，放假1天（农历 端午当日）；中秋节，放假1天（农历中秋当日）；国庆节，放假3天（10月1日、2日、3日）； 春节，放假3天（农历三十、初一、初二）。各部门因业务情况需延时工作时须于假期开始前2日书面报经 副总裁批准，并于假期开始前1日通知需加班员工。假期结束， 部门总经理 可根据项目进展的实际情况安排 延时工作 人员调休。（

10、四）延时工作补偿1、延时工作补贴:级别工作日公休日法定节日1-410/h调休100/ 日5-613/h调休100/ 日7-815/h调休150/ 日9-1118/h调休200/ 日12-1620/h调休200/ 日17以上0调休300/ 日2、调休：1-16级员工当月有效延时工作数超过 30小时的部分不予发放工作补偿，由部门三个月内（包括延时工作当月）自行安排调休，逾期未使用自动作废；17级以上员工无延时工作补偿，其当月有效加班时数将作为月度考评加分依据之一；17级以上员工公休日延时工作时数准予在两个月内调休，由副总裁审批；法定节日延时工作补贴须填写节假日延时工作补贴申请表，由部门副总经理申请

11、，部门总经理签字、总裁或副总裁签字确认；由于春节假期的特殊性，除法定节日外的公休日产生的有效延时工作时数满8小时，可比照法定节日给予补偿。责任担当：各部门总经理 是本部门成员有效延时工作时数确认的最终责任担当。说明：赴日本短期出差的员工，其在日本出差期间不计延时工作补偿。（五）责任与处罚各部总经理直接对本部门所产生的一切延时工作行为负责，要严格根据项目进展需求审 查审批加班；项目推进过程中要努力提高工作效率，力争杜绝“磨洋工现象；同时，各部 门总经理要合理安排调休，有效使用项目管理费以期合理补偿员工加班。经理部将会同总裁办公室会不定期抽查各部门延时工作及调休补偿情况，如出现消极怠 工、安排不当

12、等现象，可对相应部门总经理点名批评，情节严重时，由经理部研究给予一定 额度的经济处罚。总裁办公室对延时工作时间汇总负责任，严格按照本规定第三条第1、2款计算汇总。三、休假制度（一）假期种类1 、带薪假：年休假、婚假、产假、陪护假、丧假、法定节假日。2、病假3、事假（二）假期期限确定1 、带薪假年休假：正式员工累计工作满1年不满10年的，给予年休假 5天；满10年不满20年的，给予年休假10 天；满 20 年的，给予年休假15 天。说明：国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。累计在公司工作满1 年不满 10 年的员工，当年一次性请病假60 日，事假30 日以上者，取消当年年休假资格。因公司业

13、务情况使员工当年带薪假没有得到使用的，年底，公司将统一给予结算，并以奖金形式发放到人。婚假：正式员工可享受 5天带薪婚假。试用期员工按事假处理。员工申请婚假时必须持结婚证原件及复印件填写请假申请单，经批准后，将结婚证复印件和审批后的请假申请单一并提交人力资源备案，方可休假。丧假：正式员工直系亲属（配偶、父母、配偶父母、子女）身故时，员工可享受3天带薪假。产假：国家规定在公司连续工作一年以上的女员工，享有98天的带薪产假。其中，产前为 15 天。难产者，产假增加15 天（须持医院证明）。公司考虑女员工生育恢复之实际，特别将正式在职女员工的产假延长至180 天。休产假超过180 天仍不能恢复工作者

14、，公司有权通知其解除劳动合同。女员工怀孕流产，出具正规医院开具的证明，公司视情况给予5 日以内产假。产假包含节假日。陪护假：男员工在妻子分娩时，可享受3天的带薪假。员工申请陪产假先按事假执行，之后须持出生医学证明原件及复印件销假。法定节假日：元旦 3天（其中：法定节日1天，公休2天），春节7天（其中：法定节日 3 天，公休4 天） ，清明节3 天（其中：法定节日1 天，公休2 天） ，五一劳动节3 天（其中：法定节日1 天，公休2 天） ，端午节3 天（其中：法定节日1 天，公休2 天） ，中秋节3天（其中：法定节日1 天，公休2 天） ，国庆节7 天（其中：法定节日3 天，公休4 天） 。国

15、家规定另行调整的，按调整公告后规定执行。2、病假短期病假：1 日以上 30 日以下病假均为短期病假。短期病假可与申请人有效延时工作时数 相抵消，或征得申请人同意核减其当年带薪年休假。长期病假：30 日以上（含）的视为长期病假。员工休长期病假时，公司将根据劳动合同法和企业职工患病或非因公负伤医疗期规定的相关规定，视其在本单位工作年限长短而给予3 个月至 24 个月不等的长期病假。员工病假期满，公司可根据其恢复情况结合公司用人之实际予以调岗甚至解除劳动合同。说明：病假需出示市级以上医院诊断证明。3、事假事假可与申请人有效延时工作时间相抵消，或征得申请人同意核减其当年带薪年假。当月事假 30 日以上

16、（含）者，从第31 日起，劳动合同自动中止。休假结束后须递交上岗申请书报分管领导批准后办理相应手续恢复原劳动合同关系。事假期间，公司不向员工发放薪资。4、调休员工节假日延时工作可享受调休，各部门总经理在合理安排项目运转情况下，可批准员工的调休申请。员工当年应享受的调休日，因公司业务情况而未休息的，年底，公司将统一给予结算，并以奖金形式发放到人。（三）请（销）假流程1 、 当月请假1 日以上 5 日以内 （含） 的请假应提前1 日申请 （即填写 短期休假申请单） ，经 部门副总经理审批后，方可执行。2、当月休假5 日以上应提前5 日申请（即填写长期休假申请单） ，经部门副总经理、部门总经理签批后

17、，报副总裁审批，方可执行。3、 5 日以上 30 日以下 休假结束后，申请人须于到岗当日持休假申请单到总裁办公室前台处 办理销假手续。说明：部门总经理级 以上员工休假须提前 3日报总裁审批，并将休假具体时间CC其他相关人员。紧急突发情况除外。申请人休假前需将获批后的休假申请表提交总裁办公室备案。（四）假期薪酬1 、带薪假：按国家相关规定执行。特别说明：产假：按照国家相关规定执行，女职工享受生育保险津贴，公司不再发放工资。对于不享受生育津贴条件者，产假期间享受98 天的有薪待遇，薪酬标准按基本工资（工资的60%）计算。2、病假短期病假：公司支付病假当天的70%勺工资长期病假：在按规定可享受的长期

18、病假期间，超过 30天地狱90天（含）者，公司将给予正式员工不低于太原市最低生活保障的基础工资；试用期员工不享受此待遇；超出90 天者，超出部分不支付工资3 、事假当月事假30 日以内工资中事假扣除额的计算公式为：扣除的事假工资=日基本工资 /8小时X带薪休假不足抵扣事假的小时数。（五）特别说明1 、遇无法预见（如疾病）或不可抗力（如恶劣天气、灾害）等特殊情况而无法提前申请假期者，应及时以电话等方式通知本部门总经理 ，并请部门同事代为办理请假手续，。2 、婚假、丧假、年休假如需延长，书面申请并获批后视同事假。3、计划休假达30 日以上（含）者，须提前10 日办理工作移交。（六）责任与监督1 、

19、 总裁办公室负责统计每位员工当月的休假时数，并于每月末将各部门员工当月休假汇总报表，总裁办公室负责监督检查员工销假手续的履行情况。总经理办公室负责监督检查部门总经理及以上人员销假手续的履行情况。2、休假员工在休假期间需遵守竞业限制条款的相关规定，不得向同行提供技术支持，不得将公司商业秘密泄露。一经发现，视同违约，按保密协议中相关规定承担违约责任。情节严重者，公司保留依法追究责任人相关法律责任的权利。综合管理部负责监督。3、员工自休假获批执行之日起，一切安全责任自负。（七）附件1、 短期休假申请表2、 长期休假申请表3、 外出申请表4 工作日延时工作申请表5 节假日延时工作申请表6 节假日延时工

20、作补贴申请表第二节 办公场所管理规范一、出入及门禁管理（一）人员出入管理1 、公司员工员工上班时间外出公干，需提前填写外出申请单，经 部门副总经理审批，外出时将审批后的外出申请单交至前台，前台负责记录出、入时间。员工上班时间请假出公司，工作日内不能返回时，应按规定办理请假手续并打卡后方可离开公司。2、非公司员工非公司员工来公司洽商事务，须在前台进行登记后在接待室等候，由前台通知接待部门在接待室接待。如果有特殊原因，来访客人需要进入办公区域，须在前台领取临时出入卡或贵宾卡 。 要求事务办理结束后，由被访者陪送来访者出公司大门，前台收回 临时出入卡或 贵宾卡 。（二）胸卡及出入证管理2 、公司员工

21、公司胸卡由总裁办公室负责监制。出入公司应佩挂胸卡，对未按规定佩挂胸卡者前台有权纠正。遗失胸卡应即时向总裁办公室前台处申请补发。公司员工因胸卡遗失等原因申请补发者，在未拿到正式胸卡前，应申请领取临时出入卡 。胸卡补领后，于两个工作日内将临时出入卡归还综合管理部。2、非公司员工公司来宾，来公司洽商事务需停留1 日以内者，由接待部门负责去总裁办公室前台处为来宾办理临时出入卡；停留 1 日（含）以上者，由接待部门负责去总裁办公室前台处为来宾办理贵宾卡。（三）门禁管理公司为每位员工发放门禁卡，用于日常的出入及考勤。员工应妥善保管门禁卡，由于门禁卡为红外线感应方式，请勿重压, 以防断裂。尽量避免与移动电话

22、等强磁物品放在一起。一旦发生门禁卡丢失或损坏，须照价赔偿（人民币10 元） 。并应立刻通知总裁办公室处理，以防发生意外。二、工作场所（开发间）安全管理规定参照安全管理制度相关规定。三、电话使用管理规定3 、电话线路的畅通是业务联系顺畅的有力保证，上班期间严禁随意用电话闲聊、恶聊与业务无关的事情，违者按照奖惩管理规定执行。2、电话内容必须简明扼要，尽量减少通话时间。3、 总裁办公室派专人负责定期对公司有异议电话进行洗单，对打私话的话费进行确认、审核，报财务扣除。4、私自滥打公司电话或拨打收费信息的，一经查实，则将按照奖惩管理规定执行。5、一般情况下，尽可能通过发传真或E Mail 进行业务联系，

23、以节省资源和费用。6、享有公司移动电话费补贴的相关人员，移动电话任何时候不得关机，违者按照奖惩管理规定执行。如因手机故障或电池没电未能开机，应由证明人证明，方予以减除罚款，但应及时向对应上级领导告知联络方式。四、空调使用管理规定1 、各部门副总经理、总经理对本部门空调设备管理和使用负全责。2、在办公环境温度适宜时禁止开启空调，在开启空调时必须关闭门窗，以便室内保持适宜温度。3、需更新室内空气，应先关闭空调，绝不允许开着空调又敞开门窗的情况发生。4、各部门最后离开人员应在下班前关闭空调和办公设备电源。最后离开人员巡视无异常情况，做好最后离开人员登记后方可离开。5、使用会议室、接待室的部门或人员在

24、使用结束后，应及时关闭空调、照明。6、当敞开窗户时，应将窗帘叶面呈水平状全部合起，轻拉轻放，以免折断损坏窗帘。7、在管理和使用空调过程中，以上条款规定未能概括的，一律按公司相关规定执行。五、会议室使用管理规定（一）使用方式视频会议室使用需提前一日申请预约，如需使用视频设备、投影设备及其他相应设备时，请在会议室使用申请单中列明，总裁办公室按照使用性质、申请时间先后给予安排使用。申请者如取消使用会议室，请于预约时间前一小时告知总裁办公室，以便安排其他申请者使用。（二）注意事项1、使用前到 总裁办公室 领取钥匙；2、使用时请爱惜使用公共设备、会议室相关视听设备，遵循相关操作流程，妥善操作。 因操作不

25、当、人为破坏，致设备毁损故障者，须负赔偿责任；3、用毕请关闭投影仪、空调、照明及其他电源、清洁场地、设备归位、锁门、归还钥匙。（三）表格填写范例：六、接待室使用管理规定（一）使用范围接待室主要用于接待来宾及员工休息等。（二）使用规定1、公司来宾均在接待室接待，如需进入公司，须事先征得相关部门批准办理相应手续方 可进入。2、使用者应自觉维护接待室的环境卫生，不随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱 画。3、接待室为接待来宾备有饮用水和茶叶，如有特殊需要，则自行准备。4、使用完毕应注意关闭门窗、电器开关，预防被盗和其他事故发生。（三）管理要求1、接待室的使用管理由 总裁办公室 负责。2、总裁办公室

26、 负责协调做好接待室的日常安全、报修，定期进行卫生清洁工作。七、员工休闲室使用管理规定（一）使用范围员工休闲室主要用于员工休息、用餐、更衣等。（二）使用规定1 、员工应保持休闲室室内清洁卫生，不乱扔杂物等；2 、爱护休闲室内的公共设施，遵守操作规程，妥善使用微波炉、电冰箱等电器；3 、保持就餐桌面干净整洁，就餐结束及时清理桌面；4 、不要长时间逗留休闲室;5 、离开休闲室时应确认休闲室的空调、照明及其他电器电源、门窗是否关闭。八、机房使用管理规定参见安全管理制度相关规定。九、最后离开人员管理1、每日各部门最后离开人员应检查部门内所有的机器电源、门窗等是否关闭，包括服务器、所有计算机、打印机、复

27、印机、空调、饮水机、照明等。确认完毕后在（部门）最后离开人员登记表上签字确认后方可离开。同时，须确认其他部门是否尚有工作员工。2、每日最后离开公司的人员除应确认所属部门机器电源等关闭情况外，还应确认其他部 门的门窗、楼道照明、卫生间照明、电梯间照明、电梯间大门等是否关闭。确认完毕后在前 台最后离开人员登记表上签字确认后方可离开公司。3、表格填写范例:3、监督检查：每日早上，总裁办公室前台人员到岗后，首先检查最后离开人员登记表 与考勤机及场所管理人员反应的实际情况是否相符，不相符时，总裁办公室当日与该部门总 经理核实情况后，对最后离开人员罚款人民币10元（从当月工资中扣除），并连带追加部门副总经

28、理、总经理的管理责任，对部长全员通报批评。经理部成员会同总裁办公室相关人员将不定期抽查各部门加班情况及最后离开人员登记 情况。十、其他设施使用管理规定1 、各部门负责所属辖区内的办公桌椅、打印机、复印机、传真机、饮水机、窗帘等物品 的使用和管理。员工应该按照操作规程，正确使用，如因操作不当或有意损坏需照价赔偿。2、配电井区域，除专门维修人员外，其他人员一律不得进入，以免发生危险。十一、办公室环境卫生管理规定1、为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪费，降低办公成本塑造良好的企业形象，特引入办公环境5s管理办法。2、定义与目的：整理（SEIRI）:工作现场，区别要与不要的东西，

29、只保留有用的东西，撤出不需要的东西；目的是把“空间”腾出来活用;整顿（SHITON：把要用的东西按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；目的是不浪费时间找东西；清扫（SEIS。：将不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状态；目的是消除“污脏”，保持职场干净、明亮；清洁（SEIKETSU）:将前3s实施的做法做到制度化、规范化、维持其成果；目的是通过制度化来维持成果；修养（SHIESUKDE :培养文明礼貌习惯，自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯；目的是提升“人的品质”，成为对任何工作都讲究认真的人。3、5s推行要领及规范内容序 号项目推行要领规范内容1整理1）对工作场所全面检查2）

30、制定要和不要的判别基准3） /、要物品的清除4）要的物品调查使用频度，决定日常用量不再使用过期的文件资料、工具废弃处理不常使用的书籍放置于柜中，常使用的文件资 料、书籍整齐放置在文件柜中办公用品统一摆放到文件架、抽屉中2整顿1）前一步骤整埋的，作要落 实2）需要的物品明确放置场所3）摆放整齐、有条/、素4）场所、物品标示清楚各类物品、用品、等要有规划，定位放置文件资料要放入相应义件夹，做好编号、定位 摆齐电脑线和其他电线要用绑带扎起，不零乱办公桌及抽屉内摆放整齐后序，小杂乱私人物品放置于规定位置3清扫1）建立清扫责任区2）开女土-次全公司的大清扫3）每个地方清洗干净将地面、门窗、办公桌等打扫干

31、净，破损处及 时报修办公用品、用具、办公设备擦洗干净文件记录破损处修补好办公室通风，光线充足没有噪音和其他污染4清洁1）落实前3s工作每天上下班各花5分钟做好5S工作2）制订目视管理的基准3）部门负责人经常带头巡查， 带动全员重视5s活动每天随时自我检查，互相检查，定期或不定期 进行检查对不符合的情况及时纠正保持整理、整顿、清扫的成果5系仆1）制订和遵守内部有关规章制度2）推行目视化管理3）实施5s教育、宣导4）推动各种激励活动衣着整洁得体，仪容整齐大方言谈举止文明有礼，对人热情大方 ，工作精神饱满爱护公共财产，自觉遵守相关规章制度有团队精神，互相帮助，积极参加5s活动严禁公物私用，做到资源共

32、享在办公室严禁随意放置易燃易爆物品在工作场所内不追逐打闹， 不大声喧哗和私语， 坐立端正养成节约的好习惯，充分利用可再生资源4、办公室5s管理细则办公桌1.1 桌面无灰尘、水渍、杂物、下班前要清理桌面。1.2 重要纸张文件，保密资料（包括重要信息、工作联络单）等一律入柜。1.3 其他纸件全部整齐放置在文件夹、书架中、不得散放在桌面上。1.4 办公桌面可放置办公设施、台历、文件夹、正在使用的文件、电话、水杯等物品，要 求放置整齐有序。1.5 笔、墨、橡皮、尺子等办公用具整齐放于书架抽屉中。1.6 办公桌下除整理箱外不得堆放与工作无关的文件和物品，如报纸、杂志等。.办公椅2.1 保持干净整洁2.2

33、 摆放整齐，离开时办公椅要靠近办公桌。.抽屉3.1 下班离开前要锁好。3.2 抽屉中物品要摆放整齐。3.3 抽屉中物品要进行定期清理。 . 计算机4.1 摆放端正、保持清洁。4.2 下班时关闭电源（包括主机和显示器）。4.3 笔记本锁到个人物品柜中。 . 打印机、传真机5.1 节约用纸，纸张存放整齐，对于不涉及公司机密的纸张背面可做二次利用。5.2 及时取回打印、传真文件，以免丢失、泄密。5.3 不允许用传真机复印大量文件（单张或紧急时候可特殊对待）。 . 地面6.1 保持干净。6.2 计算机电源线、网络线、电话线等扎放整齐。6.3 桌垫、纸袋、纸张、纸板、纸箱、塑料、泡沫等易燃品，不得与电源

34、线、网线、电话线放置在一起，保证安全。 . 通道7.1 保持通畅。7.2 不得摆放影响美观或走路的纸箱等。 . 临时摆放物品8.1 原则上公共场地不予许摆放纸箱、物品等。8.2 如特殊情况需临时摆放，必须放置整齐、不得影响整个办公场所的美观及行走方便。 . 公用、流动座位使用人员均有责任和义务在使用和离开时做好办公区域的卫生工作。 . 个人行为10.1 工作时应保持良好的工作状态。8.3 不可随意谈天说笑、串岗、呆坐、看杂志、打瞌睡、吃零食。8.4 着装得体大方。8.5 爱护公物，用完归位。8.6 待人接物诚恳有礼貌，乐于助人。8.7 遵守公共秩序与规定。8.8 离开办公室前关闭所有电源。8.

35、9 提高修养，追求并创造良好办公环境整洁的自律精神，并按规则做事。(11).基本修养11.1 开放办公间办公11.1.1 不要大声喧哗、接听电话或与别人讨论的声音要控制在隔壁的同事听不到为准。11.1.2 团结并尊重每一位同事，工作中保持经常沟通，有不同意见时，要通过恰当方式解决，任何情况11.1.3 不可恶话相向或采取它种过激行为。11.1.4 如有客人来访，要做到并彬彬有礼。11.2 手机的使用开会、上课、培训时手机关闭(或设置为震动)十二、附件外出申请书部门最后离开人员登记表公司最后离开人员登记表第二章行政管理第一节会议管理规定一、会议原则：有话则长，无话则短，一般时间30-60分钟逐步

36、杜绝会而不议，议而不决，决而不行例会一般不得请假，因公外出需提前递交书面情况说明至直接上司，CC会议主持二、会议类型（一）例会1、横向周管理例会1.1 日本太原业务联系会议时间：每周一上午北京时间9:00参加人员：日本耐特斯达业务主管，日本事业部总经理列席人员：副总裁，企划管理部部长会议主持：日本侧业务主管主要议题：协调解决上周业务推进过程中的各类问题，提出本周工作计划及指导，重点解决日本和太原事业部之间关联业务的联络与协调。要求：形成纪要，报备 部门副总经理 以上及各相关人员。纪要人员由日本事业部总经理 指定。说明：太原国内事业部、经营管理木部（其他国内部门）如有工作联络需与日本侧业务、行政

37、担当召开横向管理联席会议时，可采用临时会议形式。1.2 部门协调会时间：每周一下午北京时间13:30参加人员：各部门总经理列席人员：日本侧行政副总，综合管理部, 企划管理部部长（总裁办公室主任、总裁助理）如遇下发或部署重大经营决策时，可通知全部部门副总经理以上管理人员参加。会议主持：总裁助理主要议题：重点协调解决各部门 的工作配合问题，总结、督导上周工作进度及计划完成情况，部署本周工作重点。如遇重大议而未决事项，需在会议当日由总裁助理提交 总裁 决策。要求：形成纪要，报备全体参会人员。纪要员由总裁助理指定。2、纵向周管理例会即，各部门管理例会时间：每周五（具体时间由各部门根据业务情况自行确定）

38、会议主持：部门总经理、副总经理参加人员：各部门项目经理以上人员主要议题：针对日常管理与项目进展状况展开批评与自我批评，突出周工作问题点暨解决方案；部署下周工作计划。要求：形成纪要，报备总裁办公室无法独立解决的问题点，提交至上级管理例会商议解决。3、月度例会会议名称：月度经营分析会时间：每月第一周周二北京时间9:00会议主持：总裁参加人员：部门副总经理以上及日本侧业务、行政副总主要议题：重点就上月经营情况互通情报，并针对本月经营计划作出指导。要求：形成纪要，报备部门副总经理以上及各相关人员。纪要员由总裁助理担任。4、季度例会会议名称： 季度综合评价会时间：每季度最后一周周五北京时间13:30会议

39、主持：太原侧副总经理参加人员：总裁，太原、日本侧 部门副总经理 以上主要议题：重点就本季度经营目标完成、员工考评、市场开拓等事项作出总结，并针对次季度经营计划作出指导。要求：形成纪要，报备 部门副总经理 以上及各相关人员。纪要员由总裁助理担任。5、年度总结会时间：次年元月中旬，具体时间临时通知参加人员：全员议题：重点针对年终决算，全员评价，次年目标计划等事项展开。要求：会议所用 PPT文档均需提前报备总裁办公室，由总裁办公室事后统一归档。（二）临时会议公司各部门可根据工作实际临时组织召开，主要解决经营活动中遇到的非常规性问题或 出现紧急突发事件。原则：谁负责，谁召集即，所遇问题或事件属于哪个部

40、门，则由对应担当召集相关人员及部长以上管理人员开会研究，并最终拿出解决方案，推动落实。要求：形成纪要，报备与会人员及工作相关人员。纪要员由会议发起人指定。（三）早礼2012年各事业部需重点加强团队建设和部门文化建设，首先从早礼入手，逐步凝聚团队 认知度。时间：每个工作日早8:50-9:00地点：各部门作业区主持人：部门副总经理、总经理与员工轮流要求：各部门一周一次将早礼情况汇总至前台，早礼的成效性将作为公司对部门副总经理、总经理日常管理考核依据之一。三、会议要求1、有计划、高效率各级例会应按计划如期召开，提高会议效率，确保公司内部信息传递、协调沟通、解决问题的及时性。2、会议要求主题明确，内容

41、清晰。(1)主题明确明确会议宗旨，提出问题，分析问题，解决问题。杜绝主题混乱不清，避免会议中的无谓争论。(2)内容清晰会前应准备好会议材料，打印成稿，在会议前发给与会人。对于需要集体研究和深入决策的重大问题，要求在会议前一周左右做好此项准备工作，确保与会人员有足够时间进行思 考和拟订方案。(3)会议纪要会议纪要不仅要记录会议全过程，更要言简意赅，重点突出，问题清晰；同时，任何一级会议纪要均需报备至总裁办公室。格式如下：各部门例会需：TO:会议相关人员；CC总裁助理部门例会，日本太原横向例会，月度、季度例会，临时会议均需：TO:会议相关人员；CC:经营管理本部部长(含本部长，综合管理部部长, 企

42、划管理部部长)-总裁助理、总裁办公室主任。(4)时效性日常例会定期举行，临时会议需提前2小时通知与会人，重大会议需提前3个工作日通知与会人，年度例会应提前10 个工作日通知并准备。会议因故不能如期举行，或需改期举行，应提前 1 个工作日邮件通知与会人，并说明原因。（ 5）会后贯彻各部门会后应及时做出总结，明确任务，及时传达并贯彻实施。总裁办公室可不定期抽查会议内容落实问题，并形成抽查报告，以此作为总裁对部门总（副）经理考核的依据之一。三、会议纪律会议开始前应将手机调到震动状态，如确有紧急事情需接听电话时，请到会议室外进行并及时返回。如有紧急事情需要立刻去处理，应先报告会议主持，阐明原因，取得批

43、准。对于所耽误的会议内容，应在会后主动与会议主持联系，及时了解和掌握。无特殊或意外情况，与会人员不得擅自缺席会议，否则按旷工处理。例会因公不能出席时，需提前1 个工作日书面向会议主持人请假；若遇突发事件，可电话告假或由他人代假，但事后需认真学习会议纪要，完成指定工作。临时会议在接到会议通知后，因公确需晚到，可于会议前半小时向会议主持人请假。任何会议无故迟到、早退将罚款50 元 / 次，视情节将影响本人考评成绩。第二节 日常办公用品管理一、日常办公用品的范围日常办公用品主要包括中性笔、铅笔、资料夹、资料架、笔记本、计算器、胶水、大头针、回形针、墨盒、打印纸、插线板、电话机、卫生用品、清洁用品等。

44、二、日常办公用品的购置各部门所需日常用品由 总裁办公室 统一购置，各部门人员按工作实际需要领用。总裁办公室 对日常用品保留一定的库存，各部门行政助理 在每月月底填写 物品请购单，由总裁办公室 派专人统一购买于下月月初发放至各部门。各部门按照部门人员需求给与发放。三、日常用品的领用各部门人员在本部门领用所需办公用品，领用时需在领用表上按名称、数量、时间，规格等填写清楚并签名。四、日常用品的使用日常用品只能用于办公及公司内使用，不得挪作他用或私用。各部门人员对领用的日常用品不得随意乱扔或人为损坏。五、附件办公物品请购单第三节 固定资产管理规定一、固定资产的管理范围本规定详细明确了固定资产以及低值易

45、耗品的分类管理、采购、进出库的工作流程，并明确了各部门在固定资产以及低值易耗品管理上的职责和范围。二、固定资产的管理规则固定资产：指单位价值在人民币1,000 元以上，或使用年限在一年以上的建筑物、机器设备、电子设备、交通运输工具、家具及其他与经营活动有关的设备；低值易耗品：指单位价值在人民币100 元至1,000 元，且使用年限在一年以下的与经营活动有关的家具、办公用品及各类设备等。三、固定资产的资产编号1 ）固定资产由总裁办公室编号。2）编号方式：资产分类编号+地区代码（两位拼音字母）+购买年份（两位数字）+流水号码+部门代码3）资产编号中资产名称代码：DJ打印机BJB笔记本电脑TS台式电

46、脑FY复印机TY-投影仪BX冰箱TV电视机KT空调HYZ会议桌BGZ办公桌CJ茶几YZ椅子WBL微波炉GZ柜子TE电话机CA车EL 其他各类部门代码：总裁办公室-ZC实验室-SY北京分公司-BJ 海外事业部-HW系统开发事业部XT 节能环保事业部-JNEL 其他例： 2009 年 1 月太原总裁办公室购入笔记本电脑，编号：BJBTY0901001ZC四、固定资产管理的流程固定资产购置计划登记1 ）对于要求添置资产的部门或个人应填写固定资产购置申请单，直属部门总经理批准，总裁办公室财务组审核（依据预算或其他），最后总裁办公室主任签字批准。2）固定资产的采购由总裁办公室执行。固定资产入库 购置的资

47、产到达公司后，由总裁办公室负责组织相关部门验收。验收合格后，进行资产编号，然后填写固定资产入库单办理入库手续。固定资产领用及登记1 ）领用部门或人员凭批准的固定资产出库单，交总裁办公室行政组，由行政组负责配发相关固定资产。2 ）所有固定资产的领用，行政组配发相应的固定资产登记标签。3）所有资产经行政组入资产库后，需进行登记工作，包括：填写固定资产入库单建立固定资产登记卡、标签等。4） 固定资产登记卡由行政组制作，至少一式两份，由行政、财务各留一份存档。固定资产的维修1 ）资产的维修、更换、升级、添加等均需交行政组执行；2 ）对于资产进行维修申请，由资产使用部门/ 人员填写固定资产维修申请单后交

48、于行政组，在获得相关批准后，由行政组负责联系维修。固定资产的报废固定资产由于正常使用而磨损，最后丧失其使用价值或由于自然侵蚀、意外事故造成固定资产无法修复的毁损或由于其他原因需对固定资产进行报废，需办理相关报废手续。1 ）固定资产使用部门或保管部门填写“固定资产报废审批单”，列明固定资产报废原因及固定资产的原值、净值等，鉴定小组签署意见后报分管副总经理、总经理批准后转入固定资产清理程序。2）在清理过程中，注意节约费用，实事求是对残料进行作价。3）报废资产处理完毕，对固定资产及时登记，核销账簿记录及固定资产卡片。保持账、卡、物一致。固定资产的盘点1 ）公司定于每月对资产进行一次实物的清点，清点工

49、作由总裁办公室组织，各部门应给予积极的配合。2）清点完成后，行政组及财务组需填写固定资产月盘点表 五、附件固定资产购置申请单固定资产入库单固定资产登记卡固定资产登记标签固定资产维修申请单固定资产月盘点表图书、资料、档案入第四节图书、资料、档案管理规定入库登记借阅登记归还登记为了规范公司的图书、资料、档案管理，方便大家浏览查阅，做到资源共享，特制定如 卜图书、资料、档案管理办法。一、公司档案的分类：1 、行政、人事档案（行政人事制度文件、行政会议记录、行政公函、人事奖惩、人 事考核、人事名册等）2 、技术档案（招投标文件、认证资料等）3 、图书4 、其他档案（其他有必要或要求备忘的资料等档案）二

50、、各类档案的分类范围1、行政档案对于行政文件中的内部文件，需要公开的原件登记留底，如企业规章制度，人事 变动、人事奖惩等。需要传阅的文件先登记原件留底，然后备份后传阅，经手人需签字 和日期，最后备份收回存档；不需要传阅的文件直接登记归档。公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。公司于有关单位签订的合同、协议书等文件材料。公司员工劳动、工资、福利等方面的文件材料。公司的大事记及反映公司重要活动的照片、录音、录像等。2、技术档案对于还未开始项目的资料，分为正在争取的和已经签约的两类作临时归档，待项目结束按竣工资料存档。对于已经竣工项目的资料，汇总归档。3、图书分为A、图书

51、、B、说明书、C、杂志、D、光盘及其他介质资料三、文件材料、档案、图书的收集管理1、公司制定总裁办公室专人负责文件材料、档案、图书的管理；2、文件材料、档案的收集由各部门或经办人员负责整理，交负责人归档；3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作汇总形成的文件材料，由主办部门或人员收集。4、会议文件由总裁办公室收集；5、归档的文件材料、档案应为电子文件和文字文件，归档后的电子文件仅有总裁办公室行政人事组的专人保管，部门级个人不可保留。6、图书的购买：各部门因业务原因需购买书籍，应先填写物品请购单，经 部门总经理批准、 总裁办公室主任批准同意后方可购买。四、归档要求1 、归档的文件种类、份数、以及每份文件的页数均应齐全完整。2、在归档的文件中，应将每份文件的证件与附件，印件与定稿，分别立在一起，不得分开，文、电应合一归档。3、案卷封面，应逐项按规定用签字笔书写，字迹要工整、清晰。4、图书的入库：新购买图书需到总裁办公室前台处办理入库登记