档案管理工作升级后的思考

1、档案管理工作升级后的思考 摘要:档案升级后为进一步夯实基础,寻求机关档案工作新的突破,更应该加强对档案工作的管理。一是要进一步加强特色档案的收集,拓宽收集渠道,不断丰富室藏多精得当、扩充内容。二是要调整服务工作重心,强化服务功能,服务方式从被动向主动,从单一向灵活转变,提高服务工作效益.三是要稳定人员,完善标准,档案人员稳定将影响档案工作的连续性,档案信息资源的完整性。四是要把大规模的宣传工作引向深入,坚持经常。突出焦点、热点进行宣传。五是探索档案人员继续教育途径,强化档案干部队伍的建设,在竞争中发挥档案部门的现代化管理能力。 关键词:档案管理;档案收集;强化服务功能 八五四农场档案管理工作1

2、997年晋升为国家二级标准以后,为进一步夯实基础,寻求机关档案工作新的突破,我们认为除了巩固已经取得的成绩外,应从以下几方面加强对档案工作的管理。 一、进一步加强特色档案的收集,拓宽收集渠道,不断丰富室藏 档案室既要坚持按时接收应当集中统一保存的档案,努力丰富室藏,又要注意收集能反映本单位、本系统、本专业工作特点的档案,以体现室藏特色。一是多精得当。所谓多,是指档案门类齐全,载体多样;所谓精,是指室藏档案要有保存价值,皆是精品,不能鱼龙混杂。二是扩充内容,丰富室藏。既要有反映本企业生产经营过程中形成的各类信息资料,也要有反映政治、经济、科技、文教、自然状况、风土人情、名人轶事等方面的资料,树立

3、系统和全面意识,提高档案开发研究水准,拓展档案利用群体,从而使档案更好地服从、服务于社会,使其独具的多重功能发挥得更趋完善。 二、调整服务工作重心,强化服务功能 根据农场的中心工作,调整档案工作服务重心,服务方式从被动向主动,从单一向灵活转变。一是要及时了解社会需要,配合各部门的工作重点和社会热点,抓住契机,提供有价值的第一手资料,做好服务。二是要结合对当前形势的认识和把握,进一步采取分析讨论、问卷调查等形式,注意观察了解社会动向和今后的发展趋势,预测未来形势和潜在服务环境,使档案服务工作更具生机和主动性。三是优化室藏,完善检索工具,把观念的更新、服务水平的提高、服务方式的转变放在优化室藏、完

4、善检索工具的过程中进行,并发挥其支配、带动的关键作用,提高服务工作效益,达到事半功倍的最佳功效。近几年,我们根据农场档案利用的需要,除编制统计台帐、总目录、分类目录、案卷目录、档案室指南5种档案检索工具外,还编写了专题指南、专题目录、大事记、组织沿革、农场简介等。如:根据利用检索的经验,人事任免、奖惩文件以编制人名索引为主;以单份文件提供利用为主的,独立检索意义大的文件选择了文件级著录;以案卷利用为主的,如党纪案件材料、某些专题案卷则采取了案卷级著录的方法;有些文件材料单独利用往往不能说明问题,综合在一起才能全面反映某个问题,采取了文件组合式著录。四是注重收集分析利用效果。利用效果是对档案利用

5、成效的最直接、最具体的反映,及时与各部门建立档案利用信息反馈制度,对收集的信息按重要程度、效果大小分门别类,汇编成册。几年来,我们先后编制了各类人员奖励名册、科级以上干部任职情况统计、档案提供利用实例效果汇编、农场党政领导职务变动情况统计等。并在此基础上分析研究,通过小效益看到大作用,通过直接效益发现间接效益,探寻利用工作规律,发现服务工作中存在的问题,最大程度地发挥档案价值,提高工作效益。2001年2007年累计接待利用者8620人次,利用档案12150卷。在2004年场史编撰工作中,为各部门提供利用档案1760卷次,并将有关表彰文件汇编成册,提供给利用者。 三、稳定人员,完善标准 档案人员

6、稳定是做好机关档案工作的关键。机关档案工作,既要为党务和行政工作服务,又要为经济建设服务,没有一支稳定过硬的档案干部队伍,就会在一定程度上影响档案工作的连续性,档案信息资源得不到充分发挥。因此,把具有一定的政治素质、文化素质、业务素质、身体素质、热爱档案事业,能全面胜任档案工作的人员留在档案部门,严把档案人员进出关,做到保持相对稳定,避免因频繁更换人员给档案工作造成不应有的损失。同时,建立奖励竞争机制,建立能者上庸者下的竞争机制,把工作业绩和档案人员的切身利益挂起钩来,调动其积极性,促进档案工作的进步与发展。 四、把大规模的宣传工作引向深入,坚持经常 一是突出焦点、热点进行宣传。在档案宣传工作

7、中,要抓住群众关心的焦点、热点问题,进行广泛宣传,将获得较好的宣传效果。如:近几年土地租赁、取暖费的收缴、工资待遇等一系列问题一直是被群众关心的热点问题,档案人员及时将土地租赁合同情况、住宅楼实用面积以及涉及到劳动合同情况提供给相关部门作为依据,企管部门把群众最关心的问题一一向群众公开,群众最关心的、反映较大的问题,一但得到解决,事情本身就具有宣传教育的效果。所以抓住有关档案的热点、焦点进行宣传,效果更佳。二是为各部门服务,争取社会力量协助宣传。就目前情况看,档案部门对其它科室而言,不是权威部门,比不上组织、计财、宣传、企管等部门具有权威性,而这些部门业务上和档案部门是有联系的。如:组织部门对

8、干部的考核需要调阅干部档案相关材料;计划财务部门编制企业财务决算需要查找会计档案;清欠办清产核资、清理欠款也需利用会计档案;企管部门为基层企业制定承包合同,必须查找几年来的经营成果资料。档案部门要主动为这些部门服务,主动为他们提供资料和档案,争取各部门和各级领导的支持和配合,扩大档案宣传的范围,让档案走向社会,扩大影响,增强档案的社会意识。三是把大规模的宣传工作引向深入,坚持经常。档案法颁布实施以来,通过档案部门的大力宣传,社会档案意识大大增强。把大规模的宣传活动引向深入持久,就要制定出跨年度的宣传规划,变声势浩大的突击性、临时性的宣传为广泛、深入、细致有计划持久的宣传。逐步推动整个社会档案意

9、识和档案法制观念的提高,由潜效应变为显效应。近几年,农场、社区利用多种形式开展档案宣传活动。通过开展档案法知识、“档案利用服务”等由机关面向普通群众的法制宣传活动,向全场发放宣传材料2万余份,张贴宣传标语260条;通过利用一年一次的法制宣传日,在电视上讲授档案法制知识;通过组织全场专兼职档案人员近百人参加了档案法规知识竞赛活动。各种形式的档案法制宣传活动,促进了全场社会档案意识和法治意识的进一步提高。 五、探索档案人员继续教育途径,强化档案干部队伍的建设 档案部门要增强竞争意识,必须通过继续教育的途径迅速提高档案人员的素质,使档案人员不断地充实与调整自己,在竞争中发挥档案部门的应有作用。一是在通过学习理论、学习专业技术、提高业务素质的基础上,提高应用文写作和新闻写作能力,掌握公文写作基本要求和写作格式,掌握新闻写