企业合同管理中的风险及防控措施

1、企业合同管理中的风险及防控措施 企业合同管理中的风险及防控措施 摘 要 合同是现代企业市场经营的主要体现形式， 是现代经济 社会中经济活动的重要依据， 对于企业的经济活动有着举足轻重的作 用。因此，企业的合同管理工作是企业管理工作的重要内容。然而， 由于我国经济社会发展的时间还不够长， 经济社会中合同制度的发展 还不够完善，这就造成企业的经济活动中合同的管理工作存在诸多的 风险。 关键词企业；合同管理；风险 DOI10.13939/ki.zgsc.2015.09.059 合同是随着市场经济的发展而产生的， 并作为连接现代企业与其 他市场经济主体的纽带， 贯穿于企业生产经营的全过程， 影响着现代

2、 企业经济之间的往来。 合同从订立到履行的每个阶段， 都处于风险与 利益并存的状态， 合同履行的过程贯穿企业经营管理的过程， 管理不 好合同就保障不好企业经营目标的落实和经济利益的实现， 企业为了 实现合同利益， 就必须对合同进行从订立到履行终结全方位、 全过程 的有效管控。 1 合同管理的内容 合同管理应该是全过程的、 全方位的， 合同管理应包括以下五个 方面的具体内容。 一是合同管理人员的培训教育。 合同管理人员业务素质的高低影 响着合同管理的质量， 必须加强对合同管理人员的合同法律知识和签 约技巧等方面企业合同管理中的风险及防控措施 的培训。 二是履行监督和结算管理。 签约的目的主要是保

3、障合同的及时有 效履行，防止违约行为的发生。 合同结算是合同履行的主要环节和内 容，生产经营部门应同财务部门密切配合，做好合同的结算管理。 三是规章制度的建立。 科学规范的合同管理必须有章可循， 要建 立管理层次清楚、职责明确、程序规范的合同管理制度。 四是合同的谈判与签订。 在合同谈判前首先要对合同项目进行论 证，调查了解对方当事人的资信； 仔细斟酌合同中关于标的数量与质 量、价款支付、 违约等主要条款；在合同签订过程中最好是经营人员 和法律顾问人员同时参与，确保避免合同漏洞。 五是违约纠纷的处理。 违约行为是一种违法行为， 要承担支付违 约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。 如有违约发生应

4、及时采用协 商、仲裁或诉讼等方式，积极维护企业的合法权益。 2 合同管理中存在的风险 企业合同管理中存在的风险主要由以下几方面。 一是不签订正式的书面合同。 在我国的经济生活中， 书面合同是 非常重要的，它是当事人之间约定的重要凭据。但是，有许多的企业 对于合同的签订并没有给予足够的重视， 有的企业仅仅凭借对方的电 话或是发货清单就进行交易，这给合同的履行带来了很大的隐患。 二是合同文本存在大量缺陷。 一些企业由于合同管理整体水平不 高，对合同内容的重视不够，自身没有统一的合同范本，因此在合同 文本的选择上多企业合同管理中的风险及防控措施 比较被动， 在合同签订过程中， 习惯使用对方提供的 合

5、同文本，在合同关键条款上处于弱势一方，一旦出现合同纠纷，很 容易陷入被动的局面。 有些企业虽有合同文本， 但其内容没有经过专 业人员审核，关键条款缺失，或表述不清，缺乏可操作性，有的内容 甚至存在重大误解， 容易导致将来发生履行困难， 责任难以界定的尴 尬局面。有的大型项目合同，缺少招投标过程，导致合同存在重大缺 陷。 三是对于合同履行情况的监控不够。在经济不断发展的形势下， 合同已成为企业管理的必要手段。 但是许多企业却并没有合同的监管 意识，未建立相关的合同管理机构和制度， 无法很好地规范企业的签 约行为，也不能在企业履行合同的过程中起到很好的监督作用。 四是缺少可行性分析。 订立合同前没

6、有对另一方的背景资料进行 尽职调查或可行性分析。 有的企业在签订合同前， 不注意了解合作他 方的资格、技术条件是否具备，是否有履约能力等等，由于相关信息 收集不够，最终导致合同目的不能实现。 五是没有统一的合同管理制度。 企业合同管理制度是合同管理的 关键。构建合同管理体系， 建立适合企业的合同管理制度是科学化合 同管理的关键。 有些企业合同管理制度不完备， 缺乏合同风险控制能 力，不具备应对合同纠纷和维权处理的能力； 有些企业虽然有合同管 理制度，但仅限于制度层面，不能灵活应用于实际的合同管理工作中。 3 合同管理中的风险防范和控制措施 3.1 建立完善的合同管理机制，明确合同管理的任务 要

7、想做好合同的管企业合同管理中的风险及防控措施 理工作， 有效地防范风险， 在合同的管理过程 中，就必须要明确划分各部门的责任， 督促各相关的业务部门落实自 身工作，通力合作，共同防范合同风险的发生。一方面，企业要建立 完善的组织机构， 并配备具有专业知识的工作人员， 使之承担起合同 管理的任务，同时还要明确部门的具体职责。另一方面，将企业的合 同管理工作根据需要划分到企业的各个业务部门。 在合同的签订、 履 行的过程中，要组织各部门要各司其职，积极参与，建立企业各部门 参与的合同风险防范机制。 3.2 制定合同格式文本， 掌握文本选择的主动权 企业自己制定格式文本，既能节省时间，又能减少交易风

8、险，避 免日后可能会出现的争议， 即使出现争议，也可以掌握主动权。 此外， 争取合同的起草权， 也能够在合同中充分考虑己方利益， 认真甄选对 己方有利的措词， 更好地保护企业利益。 对于企业生产经营过程中的 常用合同，企业应制定标准的合同格式文本。对于其他合同，一般应 由合同业务部门起草， 企业法律部门再配合修改； 重大合同最好由企 业法律部门牵头，会同合同业务部门及其他相关职能部门共同起草。 3.3 完善合同管理制度体系，使企业的合同管理做到有规可依 企业所处的行业不同， 造成业务的内容也各不相同， 使得合同管 理的方法也存在着很大的不同。 首先是企业相关制度的建立。 各个企 业要根据自身实

9、际，依照国家的合同法以及上级颁布制定的相关 的合同管理制度， 制定合适的企业合同管理机制， 明确相关的人员配 置、相关部门和人员的职责等。其次，企业要加强对于合同用章的管 理。合同用章作为签订合同时的重要凭证，要加强保管，做到专人保 管、专章专用，以有效避免合同用章的滥用所造成的合同风险。 最后， 要有企业对外签订合同的授权、 审批制度。 对于企业对外签订企业合同管理中的风险及防控措施 合同的 授权、 审批工作， 要进行严格的规范授权审批行为， 防范可能发生的 合同风险。 3.4 重视重大合同的可行性研究 对于重大合同， 在对合同文本审查的同时， 也要对合同背景进行 调查。由企业法律部门牵头，

10、组织由企业高管人员、专业技术人员、 法律人员、财务人员组成的专业团队，对合作方的主体资格、资信、 履约能力等方面进行实地的调查， 做出风险的总体评估。 这种审查不 是形式上的审查， 而是要确认对方是一个合法的法律主体， 具备相关 从业资格、完整的履约能力、技术条件是否过关等等。如果是特别重 大合同，可以考虑聘请专业的机构进行尽职调查， 由其出具尽职调查 报告。对于工程项目和重大采购合同，在必要的条件和要求下，要运 用“招投标”过程，明确项目的核心内容和要求，来避免合同中出现 重大缺陷， 否则一旦合同签订， 后期的合同管理无法纠正合同文本的 关键性缺陷和问题。 3.5 严把合同审核关，重视合同订

11、立和履行的监督和管理 合同签订前， 首先要争取合同文本的起草权， 合同文本起草完成 后，须由合同归口管理部门提交给企业法律顾问或专业律师， 法律顾 问或律师对合同草案进行审查后， 提出修改意见并反馈给合同管理人 员。合同管理人员应严格按照法律意见进行相应的修改。 尤其要注意 的是，对于格式文本合同， 不能接受合同内容中有明显倾向对方的条 款。对依法签订生效的合同， 合同执行部门要严格根据合同条款履行 合同，不得单方面擅自变更或修改，凡经双方同意的改动内容，必须 签订书面补充协议， 作为合同附件进行管理。 合同管理部门应做好合 同履行的检查工作，监督合同履行情况，对不能够按时完成的合同， 及时反馈给责任领导，并企业合同管理中的风险及防控措施 要求立即采取补救措施，防止合同违约。 4 结论 总之，合同管理是企业经营管理中的一项重要工作， 它不但是来 个过程，而且是一个首尾相连、循环往复、不断提高的过程，直接关 系到企业发展的前途。对于合同的管理绝不能等闲视之，大意麻痹。 企业要树立正确的风险防范意识， 建立