F__信息管理概论_第4章信息组织.

1、第四章信息组织第一节信息组织的基本问题言息组织信息组织也称信息有序化或信息整序，是根据信息资源检索的需要，利用一定的 科学方法和规则，通过对信息外在特征和内容特征的分析、选择、标引、处理，使其 有序化，从而保证用户对信息的有效获取 和利用，实现信息的有效流通和组合。言息组织的目的信息组织的目的是保证用户对信息的有效获取和利用。言息管理的目的信息管理的目的是解决日益增长的信息需求和相对滞后的信息服务的矛盾，信息组织是解决这一矛盾的关键环节。言息的外在特征信息的外在特征就是指信息的物质载体所反映的特征，构成信息载体的外在 的、形式的特征。言息的内容特征信息的内容特征就是信息所包含和承载的具体内容，

2、也即通过信息载体传递和 交流的具体信息内容。 言息组织的对象范围信息组织的对象可从不同的层面来划分和理解，对每一不同层面的对象使用的 组织方法也不相同。 一是信息内容层次的组织。信息内容层面包括叙述层、含义 层、效用层三个层面，它们分别对应着语法信息、语义信息和语用信息。二是信息 加工层次的组织。信息依其产生的先后与组织加工的深度可分为零次信息、一次信息、二次信息、三次信息。三是信息载体的组织。信息的存在必然要依赖于一定的载体,潜在信息以大脑为载体，现实信息以口语、体语、文献、实物为载体表现出 来。这时信息组织大致可分为：动态信息组织（包括对口语、体语、实物等信息的组 织、文献信息组织、数据组

3、织、网络信息组织。四是 信息学科内容的组织。按信 息内容区分，信息组织可分为政务信息、军事信息、经济信息、科技信息、管理信息等不同领域的信息组织，多成为行业性的信息资源建设或行业性网络信息资源建 设的重要部分，进而形成各自信息系统、行业网络或网络站点的数据库等。言息组织的功能信息组织具有非常重要的作用，其功能主要表现为：第一，基本功能一一全面揭示 和再现信息的特征，科学反映和描述信息的特色。第二，增值优化功能一一信息单 元、数据依据逻辑方法再现和重组的过程是 一个序化增值的过程。第三，目标功能 有效减除或减少信息之间的干扰，准确控制信息的运动方向，使之与特定用户需 求相结合，从而方便有效地为用

4、户提供服务。第四，社会功能一一规范、控制信息流 向的社会目标。现代社会的发展使信息用户的信息需求的目的趋向于多元化，早期人们把信息需求动机概括为学习、 研究和娱乐，多元化信息需求动机主要有求知、启发、共 鸣、参考、决策、获利、猎奇、觅新、享乐、休 闲等多个方面。言息组织的原则信息组织的对象、方法、机构和过程都不是简单划一的，这种复杂性和变易性 要求无论是对社会信息 流的宏观信息组织，或者是对社会信息流分支的微观信息组 织,都必须在一定的科学原则的指导下进行。 一是客观性原则；二是系统性原则匸 是目的性原则；四是现代化原则；五是方便性原则；六是重要性递 减原则。为实现信息组织的系统性，我们必须把

5、握四个关系：一是宏观信息组织和微观 信息组织的关系；二是信息组织部门与其他部门的关系；三是信息组织工作的各个环 节之间的关系；四是不同信息处理方法之间的关系。言息组织的现代化信息组织的现代化主要表现在两个方面，一是信息组织的思想观念现代化，二是 信息组织的技术手段 现代化。第二节信息组织的过程及其内容言息组织的过程及其相互关系信息组织的过程：一是信息采集；二是信息描述；三是信息揭示；四是信息存储；五 是信息分析;六是信息服务。信息采集是信息组织的前提；信息描述是对信息的初级组织；信息揭示是核心，是 对信息的中级组织；信息分析是深化，是对信息的高级组织；信息存储是对信息及其 他信息组织的成果的空

6、间组织；而信息服务则是宗旨，是信息组织这个微观信息管理 过程重要环节的目标。言息的采集信息的采集，简而言之，就是信息的选择和提取的过程，是根据不断变化的用户需 求从信息中搜索、选择和提取的连续过程。信息采集要遵循一定的原则：一是准确性原则；二是针对性原则；三是及时性原则；四是系统性原则；五是预见性原则；六是计划性原则。信息资源的采集方法主要有：一是采购法；二是交换法；三是调查法；四是网络 法。言息描述信息描述是根据一定的描述规则和技术标准，对信息的外在特征和部分内容特 征进行分析、选择、记 录的过程。题名通常题名有两种：一种是隐性题名一一并不直接表达表达信息的主题内容；另一 种是显性题名一一直

7、接表达信息的主题内容。言息描述的一般程序第一，查重;第二，描述;第三，复核并输入系统。言息揭示信息揭示是信息组织的中级形式，即对信息的内容特征进行深层提示并转换成 主题标识，形成一个科学的逻辑的概念标识系统。言息主题主题即信息主题，是指某一个具体信息实体所介绍、论述、研究、说明、表现 的对象或问题。言息揭示的一般程序第一，主题分析;第二，主题标引；第三，检验审核。言息存储信息存储是将经过加工整理序化后的信息按照一定的格式与顺序存储在特定的 载体中的一种信息组织 活动。言息的组织在传统印刷型媒体阶段，人们经常采用分类组织与主题组织两种方法来进行信 息的组织。为了更加高 效地组织信息，还辅之以其他

8、次要方法，如字顺组织法、时空 组织法等。随着计算机与网络技术的发展，网络信息的组织因其表现及生成方法与传统信 息资源不一致，所以出现了一些新型的信息组织方法，如超媒体组织方法、主题树方 法、数据库方法、自由文本方法、文件方法 等。言息分析信息分析是通过已知信息揭示客观事物的运动规律的过程。信息分析主要包括课题选择，信息搜集,信息整理，评价与分析，产品制作,评价和 利用等过程。信息分析工作大致可分为决策研究（主要是为各级政府机构进行科技 政策、发展战略研究及专题调研等、咨询服务（多半是为企业提供市场咨询、技术咨询和决策咨询等，即属于竞 争情报研究的范畴及编 译报道等三个方面。信息分析对其所研究的

9、对象来说具有整理、评价、预测和反馈四项基本功能。信息分析的方法主要有比较法、分析综合方法、推理法、专家调查法、计量法、层次分析法、回归分 析法、时间序列分析法等。第三节元数据方案元数据元数据是指用于帮助识别、描述和定位网络化的电子资源的结构化数据，通过 它可以揭示各类电子文 献的内容和其他特征以方便检索，能够提高信息的利用价值 其典型的操作环境是网络环境。元数据的类型元数据的类型，从结构和语意方面来划分元数据，可以分为三类：第一类,简洁化 格式;第二类，复杂化格式;第三类，结构化格式根据元数据的功能来划分其类型，分为以下五种类型：第一类,管理型元数据；第 二类，描述型元数 据;第三类，保存型元数据；第四类,技术型元数据;第五类，使用型元 数据。元数据的功能元数据的主要目的就是通过准确地描述、评估信息资源来促进和提高信息检 索。其具体功能可概括为 以下内容:第一，描述;第二，定位;第三,搜索;第四,管理;第五, 评估;第六，