电子合同管理需求分析报告

1、“电子合同管理系统”需求分析说明书文档作者：云青日期： 2011- 2-04软件职业技术学院引言21.1项目背景21.2项目目标32 系统功能结构图33.系统工作原理44.电子合同管理系统业务处理数据流程64.1电子合同管理系统6数据流程图6数据词条84.2.电子合同业务处理10数据流程图10数据词条说明114.3.新建合同管理15数据流程图15数据词条说明154.4.合同审批管理18数据流程图18数据词条说明184.5.冻结解冻21数据流程图21数据词条说明214.6.合同修改24数据流程图24数据词条说明244.7.项目管理26数据流程图26数据词条说明265.E-R 图27引言1.1 项

2、目背景项目的任务提出者：鲲开发者：计算机办公应用（1）班用户：各大中小企业1.2 项目目标由于原来的合同管理采用人为传递的方式，人工审核，浪费时间，还有数据的保存不易，浪费大量的人力，物力，和财力。电子合同管理系统可以大大的改善这些资源浪费的情况，只需一台管理机一个管理员以及根据企业的规模提供几台编写机和方便上级的审核机就可。本系统可以提高对新合同的编写速度，对合同进行快速审核，使得审核更方便，节省了上级的合同审核的过程。2 系统功能结构图合同管理系统合同流程查询统计管理管理合合审合查查查同同批日同询日询询流实信志信排志合系转施息管息序查同统控管管理管管询信信制理理理理息息系统管理客部员文权户

3、门工件限管管管管管理理理理理权权员角工限限色角位校管色设验理配置置3.系统工作原理由合同拟定人拟定合同提交，业务流程描述：合同发起人根据领导指定的合同类别新建一份合同，填写合同容后并指定合同负责人，合同状态为“已新建”，之后提交给合同负责人审批。如果审批未通过，则退回至合同发起人，合同状态为“已退回”，由该发起人对合同的信息进行再次修正。合同负责人可以对合同进行生效和作废操作，状态分别为“已生效”和“已作废”。在当前时间超过合同的终止时间时，系统自动将合同的状态改为“已终止”表示合同已经终止办结。开始发起人新建合同发起人提交审批发起人解冻审批人审批提交给发起人发给未通过的审批人是否冻结yes等

4、待解冻nono审批人返还给发no是否审批起人yes发起人修改合同是否结办内容负责人汇报情况no合同是否期满yes结束4.电子合同管理系统业务处理数据流程4.1 电子合同管理系统数据流程图负责人合同完成情况办结审核合同完成情况冻结解冻合同信息审批意见电子合同系统处理合同信息合同信息发起人审批人日志信息日志信息拒批合同合同完成情况合同日志信息表合同信息表附件表数据词条1）数据词条描述a)数据流名：合同信息说明：合同的状态容信息，数据流来源：发起人数据流去向：审批人，日志信息表数据流组成：合同信息=发起人新建 +合同容+新建时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计b）数据流名：冻结解冻合同信息说明：发起

5、人冻结合同或解冻合同所发信息数据流来源：发起人数据流去向：审批人数据流组成：冻结解冻合同信息 =冻结解冻原因 +冻结解冻时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计c) 数据流名：拒批合同说明：审核人不同意合同不给予审批退回给发起人修改数据流来源：审批人数据流去向：发起人数据流组成：拒批合同 =合同 +审批人拒批数据量：暂不统计流通量：暂不统计数据量：暂不统计d) 数据流名：日志信息说明：电子合同系统所做的一切加工的信息数据流来源：日志信息表数据流去向：发起人，审批人数据流组成：日志信息 =合同信息 +系统加工数据量：暂不统计流通量：暂不统计e) 数据流名：办结审核说明：合同已不需要上级审核，可进行实

6、施数据流来源：审核人数据流去向：负责人数据流组成：办结审核 =合同信息 +审批人结办数据量：暂不统计流通量：暂不统计f) 数据流名：合同完成情况说明：合同开始实施，负责人汇报工程进度数据流来源：负责人数据流去向：审批人，发起人，负责人数据流组成：合同完成情况=合同信息 +工程进度 +汇报时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计g) 数据流名：审批意见说明：审批人对合同进行审批的意见，通过或不通过数据流来源：审批人数据流去向：审批人，发起人，负责人数据流组成：审批意见 =合同信息 +审批信息 +审批时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计2）存储池描述A)数据文件名：合同信息表简述：记录公司合同信息的表

7、输入数据：合同拟定人输入数据输出数据：审批人或负责人查看信息数据文件组成：合同日志信息表 =合同 ID+发起人编号 +负责人名称 +合同标题 +甲方名称 +乙方名称 +我方签署人 +对方签署人 +签署日期 +生效日期 +终止日期 +备注 +合同状态存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁B) 数据文件名：合同日志信息表简述：用于存放合同加工信息的表输入数据：公司人员对合同进行修改时输出数据：发起人或审核人查看时数据文件组成：日志ID+合同 ID+操作说明 +操作时间 +操作人号存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁C) 数据文件名：附件表简述：记录公司合同的附件信息记录的表输入数据：发起人上传附件时

8、输出数据：审批人负责人查看时数据文件组成：附件 ID+合同 ID+附件地址 +附件名称 +附件说明存储方式： 顺序，关系表存取频率：一般4.2. 电子合同业务处理数据流程图完成情况库合同完成情况1.5 项目汇合同信息表报写入信息合同完成情况日志信息表发起人1.1 新建合同合同信息1.6 日志管合同信息理1.4 合同合同信息合同信息日志信息修改发出冻结解冻消息拒批合同合同信息日志信息1.2 合同审核审批人审批意见冻结或解冻消息1.3 合同冻结解冻合同办结信息读出信息负责人合同信息表1.6 日志管理进程表日志信息表合同完成情况合同完成情况合同实施信息1.5 项目汇报数据词条说明1）数据词条描述a)

9、数据流名：合同信息说明：合同的状态容信息，数据流来源：发起人数据流去向：审批人，日志信息表数据流组成：合同信息=发起人新建 +合同容+新建时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计b）数据流名：拒批合同说明：顾客结账的时候，审批人拒绝审批的合同数据流来源：审批人数据流去向：发起人数据流组成：拒批合同 =合同信息 +审批人信息 +拒批时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计d) 数据流名：冻结或冻结消息说明：发起人因某原因需立即修改合同发出的信息，发起人解除冻结发出的信息数据流来源：发起人数据流去向：审批人数据流组成：冻结或冻结消息 =冻结解冻原因 +冻结解冻时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计e) 数据

10、流名：审批意见说明：审批人对合同进行审批的意见，通过或不通过数据流来源：审批人数据流去向：审批人，发起人，负责人数据流组成：审批意见 =合同信息 +审批信息 +审批时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计f) 数据流名：合同办结信息说明：合同通过所有审批后办理后要开始实施数据流来源：审批人数据流去向：负责人数据流组成：合同办结信息 =办结时间 +合同信息 +负责人信息数据量：暂不统计流通量：暂不统计g) 数据流名：合同实施信息说明：合同开始实施信息数据流来源：负责人数据流去向：审批人数据流组成：合同开始实施信息 =合同信息 +负责人信息 +开始时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计h) 数据流名：合

11、同完成情况说明：合同实施过程中的情况数据流来源：负责人数据流去向：审批人数据流组成：合同完成情况 =合同信息 +工程时间 +完成情况数据量：暂不统计流通量：暂不统计i) 数据流名：日志信息说明：系统进行各个加工时的信息数据流来源：各个加工数据流去向：日志信息表数据流组成：日志信息=加工信息 +加工时间 +日志编号数据量：暂不统计流通量：暂不统计2）存储池描述A)数据文件名：合同信息表简述：记录公司合同信息的表输入数据：合同拟定人输入数据输出数据：审批人或负责人查看信息数据文件组成：合同日志信息表=合同 ID+发起人编号 +负责人名称 +合同标题 +甲方名称 +乙方名称 +我方签署人 +对方签署

12、人 +签署日期 +生效日期 +终止日期 +备注 +合同状态存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁B) 数据文件名：合同日志信息表简述：用于存放合同加工信息的表输入数据：公司人员对合同进行修改时输出数据：发起人或审核人查看时数据文件组成：日志 ID+合同 ID+操作说明 +操作时间 +操作人号存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁C) 数据文件名：进程表简述：合同完成情况输入数据：负责人输入完成情况输出数据：审批人查看完成情况数据文件组成：完成情况库=存储方式：关键码存取频率：一般3. 加工逻辑词条描述a) 加工名：新建合同加工编号： 1 层简要描述：发起人对新建合同进行管理输入数据流：合同信息输出

13、数据流：合同信息加工逻辑：新建合同，若新建成功则提交审核，不新建，则不进行数据流通b) 加工名：合同审批加工编号： 1 层简要描述：审批人对合同进行审批输入数据流：合同信息输出数据流：合同信息加工逻辑：审批合同若通过则提交结办，若不通过则返还给发起人修改c) 加工名：合同办结加工编号： 1 层简要描述：审批人对合同进行办结输入数据流：合同信息输出数据流：合同信息加工逻辑：结办后发给负责人d) 加工名：合同冻结加工编号： 1 层简要描述：发起人对合同进行冻结输入数据流：冻结信息输出数据流：合同信息加工逻辑：发起人发出冻结信息使信息冻结f) 加工名：合同解冻加工编号： 1 层简要描述：发起人对合同

14、进行解冻输入数据流：解冻信息输出数据流：合同信息加工逻辑：发起人发出解冻信息使信息解冻g) 加工名：合同修改加工编号： 1 层简要描述：发起人对合同进行修改输入数据流：退回合同输出数据流：改后信息加工逻辑：发起人对返还合同进行修改后重新提交审批h) 加工名：项目汇报加工编号： 1 层简要描述：负责人对项目进度进行汇报输入数据流：项目进度输出数据流：项目进度加工逻辑：负责人向审批人汇报项目的进度g) 加工名：日志管理加工编号： 1 层简要描述：对所有日志信息进行整理以便查阅输入数据流：日志信息输出数据流：日志信息加工逻辑：日志管理对日志信息进行整理后可让审批人和发起人查阅4.3. 新建合同管理数

15、据流程图员工表合同信息表日志信息表负责人信息合同信息发起人合同信息1.1.1 获取负责1.1.2 新建合同附件信息1.1.3 添加附件人信息信息附件信息返还信息合同信息附件表审批人数据词条说明1）数据词条描述a)数据流名：合同信息说明：合同的状态容信息，数据流来源：发起人数据流去向：审批人，日志信息表数据流组成：合同信息=发起人新建 +合同容+新建时间b）数据流名：负责人信息说明：对于该合同负责的人的信息数据流来源：员工表数据流去向：合同信息数据流组成：负责人信息 =员工号 +员工名 +部门 ID+ 联系 +email 数据量：暂不统计流通量：暂不统计c) 数据流名：附件信息说明：发起人所添加

16、附件的信息数据流来源：发起人数据流去向：附件表数据流组成：附件信息 =附件 ID+ 附件名称 +附件地址 +附件说明数据量：暂不统计流通量：暂不统计d) 数据流名：返还信息说明：审批人未通过合同所发回的信息数据流来源：审批人数据流去向：发起人数据流组成：返还信息 =审批人 ID+ 合同信息 +返还时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计2）存储池描述A)数据文件名：合同信息表简述：记录公司合同信息的表输入数据：合同拟定人输入数据输出数据：审批人或负责人查看信息数据文件组成：合同日志信息表=合同 ID+发起人编号 +负责人名称 +合同标题 +甲B)C)方名称 +乙方名称 +我方签署人 +对方签署人

17、+签署日期 +生效日期 +终止日期 +备注+合同状态存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁数据文件名：日志信息表简述：用于存放合同加工信息的表输入数据：公司人员对合同进行修改时输出数据：发起人或审核人查看时数据文件组成：日志ID+合同 ID+操作说明 +操作时间 +操作人号存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁数据文件名：员工表简述：用于存放员工信息输入数据：员工信息输出数据：员工信息数据文件组成：员工信息=员工号 +员工名 +部门 ID+练习 +email存储方式：关键码存取频率：频繁D) 数据文件名：附件表简述：用于存放附件信息输入数据：附件信息输出数据：附件信息数据文件组成：附件信息 =附件

18、 ID+ 附件名称 +附件地址 +附件说明存储方式：关键码存取频率：频繁3. 加工逻辑词条描述a) 加工名：获取负责人信息加工编号： 2 层简要描述：向员工表获取信息输入数据流：员工信息输出数据流：员工信息加工逻辑：写入负责人信息若在员工表上则确认获取b) 加工名：新建合同加工编号： 2 层简要描述：发起人对新建合同进行管理输入数据流：合同信息输出数据流：合同信息加工逻辑：新建合同，若新建成功则提交审核，不新建，则不进行数据流通c) 加工名：添加附件信息加工编号： 2 层简要描述：发起人对新建合同进行添加附件输入数据流：合同信息，附件信息输出数据流：合同信息，附件信息加工逻辑：对新建合同进行添

19、加附件信息若有附件则信息加入附件表若无则跳过4.4. 合同审批管理数据流程图审批人合同信息1.2.1 合同审审批未通过1.2.3 反退给批发起人审批通过否，提交给上级审核日志信息表合同结是，提交负责人负责人办合同信息表数据词条说明1）数据词条描述a)数据流名：合同信息说明：合同的状态容信息，数据流来源：发起人数据流去向：审批人，日志信息表数据流组成：合同信息=发起人新建 +合同容+新建时间b）数据流名：审批未通过说明：顾客结账的时候，审批人拒绝审批合同的信息数据流来源：审批人数据流去向：发起人数据流组成：审批未通过=审批人 +拒绝审批合同数据量：暂不统计c) 数据流名：审批通过说明：审批人通过

20、审批数据流来源：审批人数据流去向：审批人或负责人数据流组成：审批通过 =审批人信息 +审批时间 +合同信息数据量：暂不统计流通量：暂不统计e)数据流名：否，提交上级审核说明：合同不办结继续提交给更上一级审核数据流来源：审批人数据流去向：审批人数据流组成：否，提交上级审核=审批人信息 +提交时间 +合同信息数据量：暂不统计流通量：暂不统计f) 数据流名：是，合同办结说明：合同通过所有审批后办结数据流来源：审批人数据流去向：负责人数据流组成：是，合同办结 =审批人信息 +办结时间 +合同信息数据量：暂不统计流通量：暂不统计2）存储池描述A)数据文件名：合同信息表简述：记录公司合同信息的表输入数据：

21、合同拟定人输入数据输出数据：审批人或负责人查看信息数据文件组成：合同日志信息表=合同 ID+发起人编号 +负责人名称 +合同标题 +甲方名称 +乙方名称 +我方签署人 +对方签署人 +签署日期 +生效日期 +终止日期 +备注+合同状态存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁B) 数据文件名：日志信息表简述：用于存放合同加工信息的表输入数据：公司人员对合同进行修改时输出数据：发起人或审核人查看时数据文件组成：日志 ID+合同 ID+操作说明 +操作时间 +操作人号存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁3. 加工逻辑词条描述a) 加工名：合同审批加工编号： 2 层简要描述：审批人对合同进行审批输入数据流

22、：合同信息输出数据流：合同信息加工逻辑： 审批合同若通过则提交结办或继续提交审批，若不通过则返还给发起人修改b) 加工名：合同办结加工编号： 2 层简要描述：审批人对合同进行办结输入数据流：合同信息输出数据流：合同信息加工逻辑：结办后发给负责人c) 加工名：退回给发起人加工编号： 2 层简要描述：审批未通过返还给发起人输入数据流：合同信息加工逻辑：审批未通过返还给发起人修改4.5. 冻结解冻数据流程图合同信息表系统日志表发起人冻结信息1.3.1 合同审合同信息1.3.2 合同冻批结解冻信息合同信息合同解系统日志表冻返还信息数据词条说明1）数据词条描述a) 数据流名：冻结信息说明：发起人因某原因

23、需立即修改合同发出的信息数据流来源：发起人数据流去向：审批人数据流组成：冻结消息 =冻结原因 +冻结时间数据量：暂不统计流通量：暂不统计b)数据流名：合同信息说明：合同的状态容信息，数据流来源：发起人数据流去向：审批人，日志信息表数据流组成：合同信息=发起人新建 +合同容+新建时间e) 数据流名：解冻信息说明：发起人修改冻结信息后重新提交审核数据流来源：发起人数据流去向：审批人数据流组成：解冻信息 =解冻时间 +合同信息 +审批人信息数据量：暂不统计流通量：暂不统计e) 数据流名：返还信息说明：审核人接到冻结信息后返还合同信息给发起人数据流来源：审批人数据流去向：发起人数据流组成：返还信息 =

24、返还时间 +合同信息 +审批人信息数据量：暂不统计流通量：暂不统计2）存储池描述A)数据文件名：合同信息表简述：记录公司合同信息的表输入数据：合同拟定人输入数据输出数据：审批人或负责人查看信息数据文件组成：合同日志信息表=合同 ID+发起人编号 +负责人名称 +合同标题 +甲方名称 +乙方名称 +我方签署人 +对方签署人 +签署日期 +生效日期 +终止日期 +备注+合同状态存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁B) 数据文件名：日志信息表简述：用于存放合同加工信息的表输入数据：公司人员对合同进行修改时输出数据：发起人或审核人查看时数据文件组成：日志 ID+合同 ID+操作说明 +操作时间 +操作

25、人号存储方式：顺序，关系表存取频率：频繁3. 加工逻辑词条描述a) 加工名：合同审批加工编号： 2 层简要描述：审批人对合同进行审批输入数据流：合同信息输出数据流：合同信息加工逻辑： 审批合同若通过则提交结办或继续提交审批，若不通过则返还给发起人修改b) 加工名：合同冻结加工编号： 2 层简要描述：发起人对合同进行冻结输入数据流：冻结信息输出数据流：合同信息加工逻辑：发起人发出冻结信息使信息冻结c) 加工名：合同解冻加工编号： 2 层简要描述：发起人对合同进行解冻输入数据流：解冻信息输出数据流：合同信息加工逻辑：发起人发出解冻信息使信息解冻4.6. 合同修改数据流程图审核未审批人合同信息通过合同信息日志信息表合同信息1.4.3 重新提合同信息1.4.2 返还给交发起人修改写入信息合同信息表数据词条说明1）数据词条描述a)数据流名：合同信息说明：合同的状态