视频会议系统操作手册-admin

1、视频会议系统V2.0-操作手册视频会议系统操作手册2011年3月目录第一章 视频会议系统的使用环境41.1 使用的网络环境4第二章 视频会议的基础设置及管理42.1 用户登录42.1.1 WEB登录42.2 申请会议52.2.1 会议信息填写52.2.2 修改会议72.3 查看会议72.3.1 未召开的会议72.3.2 进行中的会议72.4.3 已结束的会议82.4.4 已取消的会议82.4.5 下属会议82.4 管理会议（管理员）82.5.1 主持人移交92.4.5 会议设置9第三章 视频会议室的功能及应用103.1.1 主动邀请103.2 进入会议室103.2.1 基本结构103.2.2

2、会议成员信息113.3 会议权限113.3.1 成员权限管理（主持人）113.3.2 权限申请123.4 会议室控制133.4.1 在线消息133.4.2 邀请成员143.4.3 会议权限（仅主持人）143.4.4 调整会议室布局153.4.5 综合设置153.4.6 结束会议（仅主持人）163.4.7 帮助163.5 电子白板173.5.1 新建电子白板173.5.2 上传演示文件173.5.3 工具栏173.5.4 保存白板183.5.5 白板浏览183.6 会议资料共享183.6.1 上传文件183.6.2 共享文件下载193.7 视频显示调节193.8 其它193.8.1 会议时长19

3、第一章 视频会议系统的使用环境1.1 使用的网络环境视频会议系统是一款在线使用的SaaS软件，在互联网环境下，用户可以随时登录使用。【视频会议系统产品参数】操作系统Win 7、Xp、2000、vista、98浏览器支持IE、火狐等多种主流浏览器网络无限制插件无第二章 视频会议的基础设置及管理2.1 用户登录2.1.1 WEB登录在浏览器输入网址: ，输入用户名与密码，成功登录后进入右上角“我的企业”，切换到择“视频会议”即可。图1 “我的企业”页面截图2.2 申请会议2.2.1 会议信息填写图6 会议申请界面将会议信息填写完整就可以提交会议了，带*号的为必填项，其中会议主题、会议主持默认为会议

4、申请人，申请人可以进行修改；设置会议成员请点击按钮，在人员选择窗口选择成员，可以输入姓名可以快速检索成员，人员选择框如下图5所示：. 图5 人员选择窗口会议初始默认为“自由发言模式”，“自由模式下”允许所有与会成员能使用语音、上传下载、电子白板等权限，而“主持控制模式”则必须经由主持人开放；会议留言中可以填写会议事项、准备工作等信息，如果有需使用的文件也可以使用“上传文档”提前上传，在会议中可以直接使用。如果需要邀请访客参会，则需要勾选“公开”一项，将会议设置为公开模式，在会议申请后可以通过会议地址邀请访客。图6 会议申请界面最后确认会议信息填写完全后就可以提交申请了，会议提交后，所有与会成员

5、会在客户端收到会议提醒。 2.2.2 修改会议只有未召开的会议才能修改，在“查看会议”中查看“未召开”的会议，点击“修改”就可以进入修改会议页面，仅会议主持和会议成员可以更改，可以发表留言或继续上传会议文件。2.3 查看会议2.3.1 未召开的会议在“查看会议”中查看“未召开”的会议列表，可以查看会议信息，发表留言与成员讨论进行讨论，上传会议文件。会议申请人还可以点击“修改”进入修改页面，修改会议主持、会议成员等。2.3.2 进行中的会议在“查看会议”中查看“进行中”的会议列表，点击“进入”可以直接进入相应的会议室中。2.4.3 已结束的会议已结束的历史会议都显示在已结束列表中，可以查看会议记

6、录、会议文档、会议录音等信息，会议中的缺席人员会标注红色字的缺席，已结束的会议仍然可以在留言板中讨论。该会议的主持人可以将已结束的会议分享给其它企业成员，让他们也可以查看该会议，操作方法是:点击在弹出的人员选择框中选定要分享的成员，确定即可。图7 已结束会议的查看页面2.4.4 已取消的会议 取消的会议只能查看会议信息及留言，普通用户不能删除。2.4.5 下属会议 已设置了下属的用户，可以查看到自己下属参加的所有会议。2.4 管理会议（管理员）拥有管理会议权限的是视频会议的应用管理员，企业的行政管理员以及超级管理员将自己设置为应用管理员后，同样拥有管理会议的权限，普通企业成员的视频会议菜单中不

7、会出现此项。在查看会议列表中，可以通过会议状态、会议主题、主持人、会议编号等多种条件的搜索方式快速查找会议。2.5.1 主持人移交管理员可以删除任意会议，删除后无法恢复，请谨慎操作，未召开的会议可以更改主持人，点击移交在弹出的主持人选择框中，点击成员姓名，被选中的用户会出现一个绿色的勾，确定之后该成员就成为新的主持人。图8 管理全部会议列表2.4.5 会议设置会议设置有两项设置，即是否允许上级查看自己下属的会议，设置之后点击”保存”；同步数据是指更新企业的成员数据，如有新增员工或是员工离职等变化时，视频会议系统的人员读取可能会有读取延时的现象，点击“同步数据”系统会立即更新企业的相关数据。图9

8、 会议设置第三章 视频会议室的功能及应用3.1.1 主动邀请 会议类型设置为“公开”的会议，可以在“查看会议”中查看“未召开”的会议，进入该会议室中，点击右上角的“邀请”按钮，选中“邀请访客”，在弹出的地址栏中的复制会议地址，就可以将会议地址发给要邀请的访客了。图8 邀请访客功能3.2 进入会议室3.2.1 基本结构进入到视频会议室里，如果是主持控制模式的会议，已到场的与会成员不能使用会议室的公共交流功能，需要等主持人到场后申请。会议室一共有成员信息区、协作区、视频显示区、文字交流区四大区域，用户点击小三角型的图标将区域隐藏，再次点击则会重新展开，注：协作区不能隐藏。文字交流区视频显示区协作区

9、成员信息区图10 视频会议室全景3.2.2 会议成员信息在左侧的成员信息区，显示用户自己的视频，下方是用户自己的会议权限，在成员列表中显示的是已到场的用户列表，会议主持会排在列表第一位，并且是红色的话筒图标。主持可以在成员列表中直接对会议成员进行会议权限的管理，会议权限的管理见之后“3.2 会议权限” 。图11 成员列表3.3 会议权限3.3.1 成员权限管理（主持人）将鼠标移动在成员的姓名上，会展开权限选择栏，如下图12所示，依次为：视频显示、电子白板、资料上传、资料下载的使用权。图12 成员列表点击相应的图会弹出权限分配的确任框，如果想要分配多个权限，可以在框中勾选就可以，确定后该成员会接

10、收到权限开放的信息。 当成员主动向主持人申请权限时，主持人在成员列表会见到该成员的头像在闪动，并且收到权限申请信息。图13 会议权限管理功能3.3.2 权限申请如果用户希望主动向主持人申请会议操作权限，点击自己的权限显示图标，在弹出的权限申请框中勾选需要申请的权限图标，方法与“3.3.1 成员权限管理”的操作相同，确认之后，等待主持人的同意即可。图14 主持回馈（申请成功）3.4 会议室控制 会议室右上角为用户提供了快捷的会议室管理操作，包括在线消息、退出、会议室布局设置以及帮助，主持人还拥有邀请和统一关闭/授予成员权限的快捷操作。 图15 主持人的会议室快捷控制3.4.1 在线消息点击在线消

11、息可以快速打开文字交流窗口，如果已经展开文字交流区，则会在打开文字交流窗口的同时，隐藏文字交流区，再次点击在线消息按钮，会关闭文字交流窗口。文字交流窗口和文字交流区功能是一致的，可以公开或是私聊，默认情况是公开，即对所有人发言，如果要私聊点击人员选择列表即“所有人”后的图标，点下拉的成员名单中进行选择,就可以立即切换到与对方的私聊模式。图16 文字交流窗口3.4.2 邀请成员在会议进行的过程中，主持人仍然可以通过邀请成员即本企业成员以及邀请访客，来随时增加会议人员，选择“邀请成员”则该成员的CC客户端会立即收到会议邀请，选择“邀请访客”则会弹出会议地址复制栏。（注意：非公开会议不能邀请访客，不

12、会出现会议地址） 图17 两种邀请会议成员的方式3.4.3 会议权限（仅主持人） 将鼠标移动到“操作”按钮上，会出现延展操作，通过下拉操作可以允许/禁所有成员的指定会议权限。图18 两种邀请会议成员的方式3.4.4 调整会议室布局在“设置”的操作下 提供了多种会议室布局的选择，不同的布局有不同的侧重方式，用户可以根据自己的需要快速调整会议室布局。图19 会议室设置3.4.5 综合设置点击“设置”操作中的“综合设置”，用户可以根本自己的网络环境，对使用视频会议的一些参数进行设置，保证会议的顺利进行。图20 视频设置图21 音频设置图22 带宽设置3.4.6 结束会议（仅主持人） 会议成员可以随时

13、通过“系统”按钮退出关闭会议室，主持人还拥有结束会议的操作，主持人如果结束会议而所有成员都会退出会议室。图23 带宽设置3.4.7 帮助可以查看视频会议系统的基础信息，并快速访问用户帮助手册。3.5 电子白板 可以创建多个电子白板，为了会议中更好的进行电子白板演示，建设对电子白板的操作授权进行限制，避免因过多成员同时操作白板而影响正常演示。图24 电子白板3.5.1 新建电子白板 点击右上角的新建图标就可以新增电子白板，如果要关闭电子白板可切换至当前电子白板，在白板标签的右侧会出现关闭图标。3.5.2 上传演示文件点击右上角的上传按钮，会弹出文件选择框，浏览并确定要进行演示的文件，文件会自动转

14、换并且新建一个电子白板。3.5.3 工具栏为让用户更好的进行白板演示，电子白板提供有多种白板工具，工具栏依次为移动工具：可以移动当前的显示位置；双箭头工具：在白板中绘出双箭头图形；单箭头工具：在白板中绘出单箭头图形；铅笔工具：可以用鼠标任意书写或涂绘；文本工具：在文本框中输入文字；直线工具：在白板中绘出直线；图形工具：在白板中绘出圆形；矩形工具：在白板中绘出矩形；橡皮擦工具：擦去白板的涂绘内容边框颜色工具：设置绘出的图形的边框颜色填充颜色工具：设置绘出的图形的填充颜色清空工具：清空当前白板的涂抹及文字内容（清空之后无法恢复，请慎重执行此操作，上传的演示文件不会清空） 撤销：撤销上一步操作 恢复

15、：恢复上一步操作3.5.4 保存白板在电子白板的右上端，为用户提供了保存为PNG和保存为JPG两种方式，点击图标就可以将白板上的显示的内容保存成相应格式的图片。 3.5.5 白板浏览点击右上角工具栏中的放大缩小图标，可以将当前白板的显示比例进行调整，或者手动在右上角直接输入比例值。如果上传的文件需要分页显示，可以通过上一页以及下一页来进行翻页操作，或者手动在右上角直接输入页码进行跳转。3.6 会议资料共享3.6.1 上传文件点击上传文件图标，在弹出的文件浏览框里选择要上传的文件，文件会添加到上传列表中，要上传多个文件可多次添加，添加完成后，点击上传图标，上传列表中的文件将统一上传，通过上传进度条可以看到实时的上传进度，完成上传的文件显示上传进度为100%。3.6.2 共享文件下载 所有会议成员上传的文件都会显示在共享列表中，列表会显示文件名称、文件格式、文件大小、提交人信息。拥有下载