SAP采购管理培训

1、采购管理采购管理的重要性满足需求，减少缺货；合理库存，提高库存周转率；库房空间利用，减少人工成本；控制滞销品，减少损耗，缺货周转率人工成本损耗成本收入-成本=利润物料管理模块图物料管理模块图物料需求计划（MRP）外部采采购购内部生采产购发票校验收货发货库存管理转储记帐财务模块销售 分销模块主数据物料批号供应商总分类帐客户库存地点供应商主数据供应商主数据1. 主数据是企业运作过程中必须使用的基本数据；2. 长期存储在数据库中，它们集中存储并且可以在各级组织结构的上维护和使用。这样就能防止重复存储数据（冗余）。什么是主数据什么是主数据什么是主数据供应商供应商银行采购订单发票发票校验验票机收货维护物

2、料采购供应商 从采购和会计的角度来说，供应商主数据中包含了一个供应商的信息； 供应商主数据中的数据是按组织级别进行结构化的； 供应商主数据要包括一般数据，采购数据和财务据；付款供应商主数据结构图供应商主数据结构图常规数据- 地址- 电话采购数据- 采购条款- 最小订单量财务数据- 银行- 付款条款供应商主记录：科目组 字段选择指定编号类型业务伙伴方案状态（供应商或一次性供应商）内部间隔 供应商子域或特定场地数据一次性的帐户组x供应商地址？供应商科目组：例子供应商科目组：例子可以为一批供应商使用单一的一次性主记录。一般说来，一次性主记录只用于一次性供应商。供应商供应商供应商供应商一次性的供应商采

3、购订单供应商主数据描述语言统驭科目货币银行细目？发票核实验票机后勤管理物料管理采购练习 维护路径:-主数据供应商 中央创建SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验采购采购流程流程两种类型物料的采购两种类型物料的采购 库存物料采购收货后入仓，如需使用该货物，必须做发货处理收货后仓库库存上升，出仓后仓库库存下降 消耗型物料的采购收货时直接作为消耗处理无库存处理维护物料1维护物料2采购申请采购申请请批示采购采购流程流程SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单

4、采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验采购申请采购申请 内部使用文件，对某种物料的需求 可以自动或手动地转化为采购订单 授权采购组织在指定时间内购买指定数量的物料 采购申请需经上级批准采购申请请批示采购申请的产生采购申请请批示部门1部门2由用户部门手动创建自动创建OR建立采购申请建立询价/供应商供应商报价选定供应商批准采购申请建立采购订单价格比较维护科目设置（如果必要）：成本中心、总帐科目、工程编号、资产号等创建采购申请 各个项目的缺省数据： 发货日期、采购组、工厂等在概览屏幕中维护项目数据：物料、数量、交货日期、采购组等检查数据保存询价询价 维护物料1维护物料2询价包括：物料价

5、格送货时间其它贸易条款供应商A供应商B供应商C一个报价例子一个报价例子 供应商 A 供应商 B 供应商 C 报价 1物料 A报价: RMB 400/吨折扣: RMB 50报价 2物料 A报价: RMB 400/吨额外费用: 20%报价 3物料 A报价: RMB 500/吨额外费用: RMB 20输入报价和价格条件1对报价进行价格比较2价格 2吨钢 报价 350/吨 1报价 480/吨 2报价 520/吨 3平均 450/吨 报价建立信息记录和拒绝信3供应商 A-订单-物料数量价格钢2 吨350/吨拒绝信供应商 C,BThank you for your Offer . We cannot pl

6、ace an order at this time.采购申请A项目请批示转换采购申请采购申请请批示采购订单有参照模板采购申请请批示分配资源分配处理采购订单手动自动采购订单采购订单采购流程采购流程SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验什么是采购订单什么是采购订单? ? 采购订单是具有法律效应的外部文件，它代表与供应商之间的一个正式且经批准的采购业务 它包括:- 供应商 - 物料- 数量 - 价格- - 要求送货时间- 贸易条款- 付款条件采购订单订单历史采购订单处理采购订单处理无参考采购申请请批示

7、合同寻价采购订单价格-条件信息记录供应商1.常规供应商2.一次性供应商采购订单结构采购订单项目:? 物料编号 ? 发货日期? 短文本 ? 采购订单价格? 采购订单数量 ? .表头数据采购订单编号。?付款期限采购订单日期供应商货币.?项目30: ? 物料编号 ? 发货日期? 短文本 ? 采购订单价格? 采购订单数量 ? .项目20项目10项目分类采购订单项目物料数量AI-.-.-SL-01-.D.20.200项目分类标准寄售外协加工第三方文本服务P项目分类文本KLSTD物料接收物料接收维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料采购流程采购流程SAP物料管理确

8、定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验库存类型库存类型 非限制使用货物 质量检验货物 冻结货物物料接收采购凭证供应商物料接收仓库物料移动凭证物料移动凭证物料凭证维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料会计凭证维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料仓库物料凭证和财务凭证物料凭证和财务凭证物料凭证会计凭证凭证表头 物料 表头 79000757凭证项目 日期 04/06 数量 物料 工厂 001 10liter paint 3000 002 25pcs mirror 3000凭证表头 物料 表头 79000

9、642凭证项目 日期 04/06 帐目 简称 金额 001 300000 Stock 75- 002 300000 Stock 400- 003 400000 Consumption 475-物料移动的物料和会计凭证是同时创建 的。收货的效力收货的效力采购订单：50 pcs UNI 2 。00/pc 物料接收：50 pcs库存值 +100数量 +50估价会计帐目库存帐目总分帐目100100物料主数据采购流程采购流程SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验发票校验发票校验验票机发票校验什么是发票校验

10、什么是发票校验在物料管理中，采购过程的最后一步是发票校验。在这一步中您要输入发票与贷项凭证并检查物料内容和数量的准确性。 但是，付款与发票评估并不是发票校验中的步骤，其相关信息被送到其它部门了。因此， 发票校验在物料管理和外部或内部帐目之间建立了一个链接。当参照采购订单输入一张发票时，系统从采购订单和相应的物料接收中提取供应商、物料、等待开发票的数量、付款方式等数据提示用户。如果采购订单或物料接收和发票不一致，系统会在必要的时候警告用户并锁定付款发票。发票过帐之后，发票校验的过程就完成了。采购订单记录将被刷新，会计帐目中就可以对未清帐目进行付款了。发票校验发票校验发票凭证 发票 物料接收物料凭

11、证验票机付款程序采购订单主数据发票校验的环境发票校验的环境采购订单物料物料物料物料物料收款发票发票校验验票机物料主数据主数据条件总分帐目资产成本中心工程订单发票校验的种类发票校验的种类发票校验验票机物料物料物料物料物料 确 认采购订单交货注释oror 发票基于采购订单的发票校验基于采购订单的发票校验采购订单100 pcs发票校验物料接收采购订单NO. 4500012345收货单1收货单2收货单3 按采购定单存取选择屏幕采购定单x 4500012345 100基于收货凭证的发票校验基于收货凭证的发票校验 发票采购订单100 件收货单1 校验：收货凭证NO 50194333收货凭证过帐NO 501

12、94333物料接收查找收货凭证发票差额发票差额 发票采购订单100 件允许差额10% 10%差额过帐：发票凭证号 5100012345冻结付款收货发票差额：例子发票差额：例子实收40采购订单RMB 5采购订单计划 送货时间04/21/94 发票50件 发票单价 RMB 6 发票04/11/94数量价格时间数量差额数量差额收货发票随后收货存货科目GR/IR 科目供应商科目500 +500 -800 +800 -300 +300 -采购订单100件 RMB10/件收货50件 发票 80件 RMB 10/件= RMB 800 收货价格差额收货发票随后收货存货科目GR/IR 科目供应商科目价格差额13

13、0+130 -130 +124 -130 +124 6 -采购订单100件 RMB1.3/件收货100件 发票 100件 RMB 1.24 /件= RMB 124价格控制付款条款付款条款供应商主数据采购定单发票采购数据条件付款条款订单文件头送货条款和付款条款5天内付款 -3 % 15天内付款 -1.5%超过15天付款 0%付款控制 付款条款 days %days %days net运输成本运输成本运输成本计划内计划外采购订单 4500012345100 件 RMB 1000运费 RMB 2/件Purchase order 4500023456100 件 RMB 1000运费发票 100 件 R

14、MB 1000运费 RMB 200 RMB 1200发票100 件 RMB 1000运费 RMB 50 RMB 1050发票允许差额范围发票允许差额范围采购订单RMB 100维护90维护105发 票发 票冻结冻结记帐过帐记帐过帐。00采购订单50件 2.00UNI/件相应订单的物料接收50件发票50件 2.00UNI/件库存帐目物料接受/发票校验科目供应商物料接收100 +100 -发票100 +100 - 发票UNI 100.00发票校验的效力发票校验的效力 发票（针对采购订单）记帐库存帐目总分帐目100100物料主数据平均移动价格价值采购订单历史物料接收预付订金发票凭证编号51000123

15、100-物料接收/发票校验100+在其将各一项张目发将票会过发帐送时到，相将应会的创科建目一 。个 凭 证 。 价格差异练习练习 3 3根据练习3的采购订单输入发票凭证 - 纵览与此采购订单有关的所有文件后勤管理物料管理发票校验凭证输入输入发票练习练习 3 3 为物料RM01建立采购申请路径： - 根据采购申请，建立询价 供应商报价 价格比较 选定供应商 根据采购申请产生采购订单后勤管理物料管理采购 采购申请 建立采购管理的重要性满足需求，减少缺货；合理库存，提高库存周转率；库房空间利用，减少人工成本；控制滞销品，减少损耗，缺货周转率人工成本损耗成本收入-成本=利润供应商主数据结构图供应商主数据结构图常规数据- 地址- 电话采购数据- 采购条款- 最小订单量财务数据- 银行- 付款条款供应商主记录：科目组 字段选择指定编号类型业务伙伴方案状态（供应商或一次性供应商）内部间隔 供应商子域或特定场地数据维护科目设置（如果必要）：成本中心、总帐科目、工程编号、资产号等创建采购申请 各