K3系统管理软件在河台金矿物资管理中的应用(精)

1、K3K3 系统管理软件在河台金矿物资管理中的应用何艳阳（广东高要河台金矿）摘要：我矿所需各类物资约一万种，价值不一，规格复杂，质量各异，要求不 同，过去传统的物资管理模式存在统计准确性差，库存量大，信息反馈周期长等缺 点。自从使用金蝶软件公司开发的 K3K3 系统管理软件之后，具有系统、采购、仓 储、核算与管理功能及查询功能，使用一年后，使仓库库存资金下降3030 万元，取得明显经济效益。关键词：物资管理；K3 系统；管理软件；使用效果中图分类号： 文献标识码： 文章编号：1.11.1 物资管理的主要内容物资管理，是指对企业生产经营活动所需各种物资的采购、运输、保管、发放、合理使 用和综合利用

2、等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资管理是企业生产经营管理的 重要组成部分，是保证生产发展和提高经济效益的重要环节。我矿在物资管理方面主要包括：（1 1 物资采购计划管理；（2 2 仓储管理；（3 3 物资消耗定额管理；（4 4 存量控制管理；（5 5 物资统 计。1.21.2 传统物资管理模式的弊端我矿过去传统的物资管理模式存在一些弊端，主要有：（1 1 统计工作准确性差。由于物资供应的品种、规模及数量急剧增加，数据处 理、核对、汇总工作完全依靠手工来完成，既消耗人力物力，又浪费时间，更重要 的是影响统计工作的准确性。（2 2 物资出入库数量大，库存占用资金多，存在一定的积压。（3

3、 3 采购、仓储信息不能相互传递或反馈周期过长，不可避免地产生需求信息 扭曲、阻塞现象。为此，我矿于 20012001 年年底购买了金蝶公司的 K3K3 系统软件物流管理模块（工业 版），旨在利用计算机与网络的强大功能，监督采购执行及库存情况，以达到降低 库存和控制采购成本的目标。2 2 系统功能结构K3K3 系统物流管理软件主要通过计算机网络管理建立基础数据库，实现物资供 应的计划、合同、订货、到货、入库、出库、库存和资金的动态管理。这些功能主 要由系统设置、采购管理、仓储管理及核算管理系统来实现，各功能模块既可独立 操作，亦可相互联系，将多用户操作功能发挥得淋漓尽致。2.12.1 系统设置

4、系统设置主要包括编码维护与用户管理。通过对用户登录身份的确认，使操作 者获得自己的操作权限，从而实现不同操作用户有不同权限，相对独立、互不干 涉。各用户的密码由自己掌握，可随时更改自己的密码。各操作者对自己的所有操 作与权限负责，系统管理员对所有的操作负责，这样有效地使企业各种资料的保密 性增加，有利于加强管理，同时，各人的操作亦相互联系，实现资源共享。2.22.2 采购管理采购管理系统主要提供采购申请、采购订单、收料通知、验收入库、采购退 货、价格管理、库存信息及订单执行跟踪情况等业务资料查询和处理功能，主要包 括业务处理、单据序时簿、报表查询等功能。2.32.3 仓储管理仓储管理系统按照入

5、库业务、出库业务、仓存调拨、库存调整等单据设置业务流程，结 合物料对应、库存盘点、即时库存管理等功能综合运用，对仓存业务的物流和成本管理全过程 进行有效控制和跟踪，实现完善的企业仓储信息管理。其日常处理主要包括业务处理、单据序 时簿、报表查询等功能。2.42.4 核算管理核算管理系统用于工业企业存货出入库核算，存货出入库凭证处理，核算报表查询，期 初末处理及相关资料维护。该系统接收其他工业物流模块产生的核算单据，进行金额核算。3 3 K3K3 系统的应用3.13.1 系统设置的应用要利用 K3K3 系统物流管理软件进行物资管理，首先必须对物料、供应商、部门、职员、仓 库等进行编码设置。而最关键

6、最繁琐的是物料编码。我矿所需的物资品种约一万种，规格复 杂，为了便于计划和控制，根据我矿实际情况，按照物资在生产中的作用及物资的自然属性相 结合的方法对所有物资进行分类，共分为十三类：五金类（WJWJ、电器类（DQDQ、劳保类（LBLB）、化工类（HGHG、工具类（GJGJ）、工矿配件类（GKGK、汽车配件类（QCQC、建材类 （JCJC）、油类（YLYL）、燃料类（RLRL）、爆破材料类（BPBP）、其它类（QTQT、钢球类（GQGQ。利 用该系统设置中的编码维护进行物料编码，将每一类物资细分为1 14 4 级，按照一定的规则进行统一编码。然后将所需的每种物资输入系统软件的基础资料中。3.2

7、3.2 采购管理系统的应用（1 1）编制物资采购计划。各车间部门物资计划中的物料分为一般物料和急用 件两种。各使用单位申报计划后，由物资公司计划员通过K3K3 系统的库存查询后,根据储备定额，输入采购订单。并查看某些备品配件以往的计划，确定其补充数 量，对照以往计划中同类物料的价格与质量，为选择合适厂商提供参考。订单输入 完毕后可直接打印，然后提交至科长、矿领导签字审批，审批结束后发布计划，计 划生效。各单位可查阅计划，但一般情况下不可再更改。（2 2）利用单据序时簿的筛选查询功能，可以由采购订单下推生成收料通知单 或验收入库单及发票；还可以进行订单追加执行、单据连查、发票和入库单的核销 等。

8、这样一次性完成由采购计划 收料通知验收入库发票核销，操作简易且省 时。（3 3）利用采购业务报表可以进行各种物料在各个时期的采购汇总，还可以对 各个时期的采购明细进行汇总。利用采购分析报表：可以进行采购订单ABCABC 分析；可以对每一种物料在各个时期的采购价格进行分析（包括最低价、最高价、 平均价）以及各个采购员采购的同种物料的价格对比；可以进行供应商供货ABCABC分析，从中能确定各个时期哪些供应商是我矿原材料的主要供给者。3.33.3 仓储管理系统的应用（1 1）仓储管理操作包括入库、出库、仓存调拨和盘库。当操作员将入库信息 输进入库模块时，库存信息便得到更新。当输入出库信息时，本系统马

9、上显示所输 物料的库存情况，并根据库存信息，对出库信息进行校验。在输进出入库单据时， 同时更新库存。总之，随时记录，瞬时刷新。另外，对于输入的各种单据均可以直 接打印。（2 2）利用单据序时簿可分多种方式查询物料出入库情况。可以分仓库查询在 每一时间段的入库情况； 分车间查询各个时期领出的原材料； 每一类材料在一定时 期内的进出情况等。总之，对于仓储情况，想了解什么就能随时查询到你所需的情 况，简单方便，对于查询结果均可以直接打印。（3 3）禾 U U 用库存盘点功能进行盘点数据的备份、打印、输出，可以根据自己所 需打印各种物料的盘点表，也可以输入盘点数据、编制盘点报告表，还可以自动生 成盘盈

10、盘亏单据。（4 4）利用仓储业务报表可以进行库存台帐分析、物料出入库流水帐分析、物 料收发明细表分析、物料收发汇总表分析等。利用仓存分析报表可以进行库存账龄 分析，能确定每一种库存物料已库存的时间，对于那些库龄时间过长的进行分析， 查明原因。通过这些报表的分析，对仓储情况了如指掌。3.43.4 核算管理系统的应用（1 1）核算管理系统可按采购计划与到货情况，在任何时间内反映资金状况， 统计任意时间段的付款情况，已付金额和未付金额，以及检查发票情况等。在计算 机上进行入库核销，出库下账，财务核算，随时查询各使用单位原材料费用支出情 况。（2 2）利用核算管理系统还可以进行期初余额调整、调价单据的

11、录入、查询以 及历史价格的维护。4 4 系统主要特点（1 1）具实时、动态性。本系统实现了对价格和库存动态实时管理，可根据输 入各种数据，实时地更新库存和物资价格，能满足各种动态管理的需要。（2 2）实用性较强。本系统在功能上基本贯穿了物资管理的全过程，实现了物 资管理工作的主要功能。（3 3）强大的报表功能。物资管理中各种报表既多又复杂，本系统不但可按事 先设定及时自动生成各种固定报表，还可根据需要进行自定义报表，同时对各种查 询结果提供相应打印功能。（4 4）简易明了的操作界面。客户机端操作界面简易明了，各种功能一目了 然，操作人员并不需要经过特殊训练就可以适应。5 5 使用效果实践证明管

12、理出效益，我矿自 20022002 年年初开始使用本套软件后，给企业带来 显著的经济效益。（1 1）实施物料编码管理，有利于增加物料资料的正确性，提高工作效率；有利于 压缩物料的品种与规格，用尽可能少的品种、规格满足生产中各种不同的需要，以 达到节约物料，避免浪费，保证产品质量和提高经济效益的目的。（2 2）库存降低。运用该系统后，通过加强计划管理、定额管理，充分利用库 存，统一调配，合理储备。在增加十几种设备的情况下，库存资金由原来的400400 万元下降低到目前的 370370 万元左右，库存周转率提高。（3 3）优化采购。本软件的采购管理模块，能对供应商供货、物料采购结构、 采购订单进行

13、 ABCABC 分析。同时对采购价格进行分析，增加采购透明度，优化采购 利用此功能可以对各个采购员进行考核，督促他们在采购过程中做到质优价廉。526127(4) 采购专业化提高。我矿选冶公司、采矿公司所使用的备品配件专业化程 度较高。禾U U 用本软件进行管理，高度专业化、规范化、制度化、集中化，能全面完 整地收集、积累、分析数据，及时传递多项信息，增加管理透明度。采购人员能集 中精力进行价值分析、货比三家，研究谈判策略，使在采购时间缩短的同时节省了 采购费用。(5) 保证了生产设备正常运行。设备故障率逐年降低，生产运行良好，由于 库存费用下降，采购费用节省，大大降低了生产成本。(6) 管理水平提高。由手工操作变为计算机操作，逐步甩掉了账本，改变了 多年沿袭下来的手工制单、制表，减轻劳动强度，减少重复工作。增强了数据的权 威性、合理性、准确性、及时性，大幅度地提高了工作效率和工作质量。6 6 存在问题虽然该软件使用效果良好，但毕竟是一套通用软件。对于我矿的一些具体情况 还必须进行必要的改进，其主要问题有：(1 1) 目前为止，单据的录入工作还不能在数据发生地录入，这样易导致单据 录入源混淆。特别是对于我矿机电公司委外加工部分的材料，原始单据有重复录 入、材料有重复使用现象，很难保证数据的一致性。(2) 对于万能报表必须具备计算机专业知识(至少要熟