ERP集团财务管理案例

1、ERP集团财务管理案例ZHY的ERP财务管理系统ZHY公司（简称“ZHY”）是集航空油料的 采购、运输、储存、销售为一体，自主经营、独 立核算、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实 体。ZHY现行的财务核算体制为一级法人、多 级核算管理，层次结构为总公司（集团）、地区 公司（包括直属公司、合资合营公司和股份制公 司）、分公司、供应站。作为“十五”期间民航八大信息化项目之一的ZHYERP系统，ZHY通过招标最终选择了SAP公司的R/3作为自己的企业管理平台，并 由北京民航中天科技有限公司和旧乂公司做咨 询实施。ZHYERP系统一期工程在ZHY华东地 区公司24个点全面实施，财务会计模块主要包 括了

2、总帐（GL）,应收帐款（AR）,应付帐款（AP）,现金管理及流动资金预测（TR）,成本 中心会计（CCA）和获利能力分析（CO-PA）。 该项目于2002年1月17日正式上线，目前系 统运行良好。从会计核算的角度出发，财务会计必须严格家制定的企业财务准则及会计制度和法 规进行会计核算，并依法对外提供相应的财务报 表。从长远来看，还应该符合国际认可的会计准 则如GAAP及lASo SAP R/3的财务会计模块 的设计除了要满足上述的标准外，还必须满足 ZHY目前的一级法人，多级核算体系的需求。另外，随着市场经济的发展，财务组织结构的设 计还应该从灵活性方面进行考虑、设计，以满足 公司组织结构的重

3、组和调整。当非直属分公司需 要进行独立核算，或地区公司成为独立的法人 时，系统在进行调整后，能很快适应这些变化。ZHY组织结构的复杂性，决定了其会计核算体系的复杂程度。目前在ZHY表面上是二级 核算，实质上仍然是三级财务核算的体制。即总 公司与地区公司（或直属分公司）分别完全独立 核算，其余分公司、供应站与代表处虽然其收入 及库存全部隶属于相应的地区公司（或直属分公 司），也不在当地纳税，但其他成本费用的核算 也完全是独立的。对于ZHY的业务，不仅业务 量大，而且地域跨度广，在信息传递的准确性和 及时性等都存在很大的问题。由于目前我国对成 品油市场的控制非常严格，仍然采用国家宏观调 控的管理模

4、式。而ZHY目前的经营管理比较粗放、经营意识较为淡薄，许多与经营和成本相关 的制度还没有建立，为适应整个经营环境的不断 市场化,加强企业竞争力,迎接入世的挑战,ZHY 就必须在成本费用控制这一环节有质的飞跃。另 一方面，ZHY尽管已认识到降低库存的必要性, 但不知压缩库存的同时，又如何保证生产的正常 进行，缺乏有力的系统的支持和保证。在企业实施ERP的时候，首先要建立一个 在ERP系统中可以实现的企业组织架构模型， 这个组织架构模型是基于企业当前的组织机构， 根据企业未来业务发展的需求以及在ERP系统 中实现的可能性而搭建起来的。基于目前的ZHY 的核算体系，地区公司作为独立核算单位，在SAP

5、系统中设置为公司代码（即CompanyCode：在SAP系统中代表一个独立的会计实 体，拥有完整的会计帐套，是对外报送法定资产 负债表/损益表的最小单位，所有的凭证都将过 帐在公司代码层次上）；对于下属分公司，考虑 到分公司作为内部核算单位，通过设置为业务范（即Business Area：主要用于企业内部管理, 是创建内部资产负债表和损益表的组织结构）, 可以产生相应的报表。某些分公司需要对外送的- 4 -资产负债表与损益表，也可以通过此方法实现。图1： ZHY集团公司的组织架构图图1是ZHY集团公司的组织架构图，华东地区作为独立的公司代码进行独立核算;从ZHY 集团的角度来看，在整个集团内使

6、用一套会计科 目表，统一了各地区公司的会计核算，有利于整 个ZHY集团的报表合并及总公司对下属企业的 监控。由于ERP数据的集成及共享，所有客户 的信用控制可全部在集团层进行控制，将整个集 团的坏帐损失减至最低。从组织结构来看，华东 地区公司隶属于ZHY集团，其下包括各分公司, 各分公司的财务人员按业务范围输入会计凭证, 从系统中既可按分公司直接产生相应的帐务和 报表，又可直接产生整个地区公司的帐务和报 表，不需象以前那样向地区公司报送软盘及报 表。大大节省了信息传递的时间和财务人员的工 作量，数据的准确性和及时性得到了保障。图2： ZHY采购和销售业务与财务的实时集成数据的准确性和及时性同时

7、体现在信息传 递的中间环节和人为修改可能性的减少。规范化 的流程需要靠系统的实施才可能会贯彻下去，规 范的系统将信息流集成起来。图2是以采购和销 售业务为例，说明系统集成后，不仅明细帐与总 帐实时集成，财务与其他如采购、库存、销售的 实时集成，体现了 ERP系统将物流、资金流及 信息流的统一性。对公司供应商而言，虽然供应 商的余额最终反应在财务上。各业务部门在平时 作业时，如航煤的采购入库，在SAP R/3系统 中录入相关业务数据的同时，系统就已经产生了 对库存的自动记帐；而业务单位在系统里完成发 票校验的同时也产生了对供应商应付帐款的自 动记帐。同时，由于库存记帐在ERP系统中是-6 -实时

8、更新的，因此ZHY在任何时候可以非常清 楚地监控到各地及总的库存情况，为合理安排库 存提供量化的支持。另一方面，在供应商明细帐 中记录明细帐每笔交易的同时，将数据实时更新 到总帐统驭帐户，从而确保了总帐与明细帐的一 致性及数据的准确性，因此也无须对帐。对公司 客户而言，同样要求能实现集成一体的功能。从 客户的订单开始一直到收款，都离不开对客户的 跟踪管理。同样地，在R/3系统中，ZHY在向 各航空公司进行销售业务的时候，系统也会自动 将销售收入及应收帐款记帐到相应的帐户中并 自动结转该笔销售业务的销售成本。这样保证了 供应商和客户最原始的数据都来自最底层，确保 数据的唯一性和共同性。也只有这样

9、才便于对供 应商和客户进行未结清帐逐笔勾对的科学管理。 如详细记录企业与供应商和客户之间的每笔交 易往来，使应收帐款和应付帐款明细帐能够及时 准确地向企业管理者和交易伙伴提供所需报表， 同时在未结清帐管理的基础上，系统自动生成帐 龄分析，付款预测等分析报表，以及面向客户的 催款通知等。ZHY的SAP R/3系统在整个供应 链上与财务的高度集成，不仅大大降低了财务往 来结算人员的工作量，更重要的是提高了数据的 准确性，及时性，实现了数据的共享，为加强对 供应商和客户的科学管理提供了坚实的基础。资 金是企业最宝贵的资源，资金管理的目标就是要 以最低的资金成本来满足生产经营对流动资金 需要。ZHY经

10、营网点遍布全国，银行帐户数量 众多，款项结算十分分散，缺乏有力的资金监管 调度平台。SAP R/3的现金管理能够实时监控集 团公司库存资金和在途资金状况，实时监控资金 收支流动，准确预测流动资金状况，及时发现资 金盈余或短缺，使管理层能合理调配资金投向, 优化资金结构，提高资金周转率，实现资金成本 效益最大化。现金头寸(Cash Position)：通过对开户银行、银行帐户、银行存款会计科目的统一设置与 管理(ZHY使用统一的会计科目表，下属各公 司银行存款帐户众多，一个地区公司多达100 多个银行帐户，通过在现金管理模块中把银行帐 户与现金管理科目一一对应定义后，有效地解决 了按各银行帐户单

11、独设立银行会计科目而使会 计科目表繁杂冗长的问题)，做到收支及时入帐, 对银行回单及时清理。管理层使用现金头寸报表 可随时查看库存资金和在途资金状况，利用其“追溯（Drill Down）”查询功能，可随时了解 各开户银行、各银行帐户的资金状况。必要时, 还可以追踪每一笔资金收支情况（图3：资金汇 总一>A现金，B活期存款，一东航上海 活，工行长宁活，一>凭证项）。资金管理和预测:汇总显示M > >1四等吸四科目因货币备注记录其他显示最后显示尊公司代码2300 计划货币*显示R>®业务部门M 分阻CflOSC-CfiSH比例3/0 （累讨）中航油一至郃资金

12、-按货金类别分类资金汇总82.03.2792.93.2892.93.29吃曲0102.84.0202.04.0302资金汇总741r4«9-741,489-741 *89 -741,460-741,46%741,4607I余额741.489-741.489-741.489-741.460-741.46 0-741.4667I资金汇总等级02.03.2702.03.2802.03.2902.Oh.0102.0a.0202.0H.0302VA好现金890,83"-890,83-89 0,833890»83H-890,83"-89G,83H-8«VB

13、。-活期存款95.4979S.49795.40795.43695.43695.4361VCc-专用资金53,38653,38653,38653,38653,38653,3861VFF住店基金552552552552552552余额741.489-*1.489 -7M.489741.460-741.46 4741.466?»YBR活期仔款帐户公司代？02.83.2702.83.2802.03.2902.04.01ft2仙.0202.04.9392230019,42510,42513,42510,42510,42510,4252300858585858585238087,76187,76

14、187,76187,79887,79087,79。2300955955955955955955230094794?94794794?94723fifl11,24511,28511,24511,24511,28511,245IGOionT DOion图3： ZHY现金头寸报表及其追溯功能流动资金预测（Liquidity Forecast）： SAPR/3是高度集成的系统，其现金管理可以基于财 务凭证、销售订单、采购订单和计划数据（如计划的人员费用、税费支出），实时给出中期（124 周）流动资金预测，及时发现资金盈余或短缺,让管理层能合理调配或筹措资金。通过对基于销 售订单、采购订单、应收帐款、应

15、收票据、应付 帐款、应付票据、银行存款、资金计划等形成的 类型进一步分组，利用“追溯”查询功能，让管 理层更深入、更清晰了解资金流动状况。资金流动进行分类（如:内/国外），并对每种增收节支是增加利润的基本方法。在目前ZHY收入来源较为固定的情况下，如何降低成 本是企业管理工作中的重要方面。在华东公司的 经营成本与经营费用中，存在着公司本身不可控 的因素，但也有一些是可控的因素。由于对这些 可控及不可控因素的影响缺乏细致的量化分析, 影响了进一步对各项成本及经营费用的控制O在华东公司，由于以前部分部门费用的核算工作量较大，只能通过在凭证摘要内标注部门及 费用类别来划分部门费用。地区公司费用记帐不

16、 核算到部门，没有办法对部门发生费用进行跟 踪、与监控。无法与年底费用预算计划做比较。因此，每年的费用预算计划需要凭经验制定，没 有具体的以前年度费用数字作依据。针对以上问 题实施管理会计中的成本中心会计和获利能力 分析，可以很好地满足ZHY目前采用的一级法 人、多级核算、多级管理的管理模式。成本中心会计帮助用户细化企业的各项费 用，通过对成本中心的各项费用进行事前的计 划、事后归集及合理的摊配，通过对各成本中心 的考核，对各项费用进行合理、有效地控制。对 于ZHY来说，管理阶层需要了解整个集团的所 有成本、费用，因此所有的公司代码都是分配给 同一个成本控制范围，所有的成本中心全部都隶 属于此

17、成本控制范围中。对有相应权限的人而 言，可从不同层次去了解该层面以下的所有成本 中心发生的成本、费用。而未来的成本费用控制 结构可以按照ZHY的组织结构来定义。如：在 总部，可以用大的部门作为成本中心组，其下属 的小部门作为成本中心；在华东地区公司，则可 以用分公司作为成本中心组，其下属的供应站作 为成本中心，或供应站再作为小的成本中心组， 供应站的各部门再细分为成本中心。如此一来， 便可以考核到每一级的各项成本费用，分析费用 的构成，从中找到可改善之处，并可以在成本中心会计中针对各个部门的成本费用项目进行年 度计划，计划的总金额是由年度预算的总额分解 到每月。根据月度计划与实际费用发生的比较

18、可 以得到年度预算的执行情况。费用计划和预算在 年初经总公司审批后录入系统。系统在年初应建 立两个费用计划的版本，一个记录年初计划的状 态，另一个版本记录年中不断修改的状态。年终 通过两个计划版本的比较，可以清楚分析费用计 划和预算的执行情况。成本中心的费用主要是从SAP R/3的其他模块记帐后，根据成本要素（费 用类科目）对应的成本中心，自动记入到成本中 心模块。因此费用的归集主要是在财务会计（FD 中进行。通过在成本控制（CO）中分配(Distribution)和分摊(Assessment)的方 法，实现合理的费用归集，满足内部费用控制的 需要。获利分析是企业管理层对细分市场（Market

19、 Segments）进行分析评估的重要的 管理会计工具。通过对销售收入、成本、利润和 边际贡献的分析，来评估由产品（产品类型、产 品组）、客户（类型、国家、地区）、战略组织（公 司、业务范围、销售机构、销售方式）的组合划分的细分市场。可以从市场导向的视角为公司的 销售、市场、计划、财务等管理部门的决策提供 必要的信息。经营范围（Operating Concern） 是获利分析的最高组织结构，它界定了市场获利 分析的范围。ZHY所有公司（总部、地区公司、 直属分公司）都属于同一个经营范围。ZHY的获利能力分析系统可以对每笔业务的收入、成本、直接费用进行直观统计，形成各 笔业务的考核毛利。利用这些

20、数据，结合公共费 用的各级分摊，可以对每笔业务、每个业务部门 的边际贡献、净利润情况进行分析。它可以从业 务的各个方面（如产品、客户、订单和它们的任 意组合）及任何组织单元（比如销售组织、销售 区域或业务领域）对它们的毛贡献或对经营利润 的总体贡献进行分析。关于获利情况的信息构成 了定价、选择客户、决定合同条款、控制数量、 选择分销渠道及促销的决策依据。对于ZHY来 说，其企业性质比较特殊，商品价格、客户基本 都是确定的，则可以基于帐户进行利润分析：所 有的特征值都建立在帐户的基础上，与财务会计 的数据相集成。获利能力分析中的计划功能，可 以与其他模块的计划功能相集成。ZHY在计划 编制时，基

21、于帐户进行分析的计划编制可以与财 务会计、成本中心会计及内部订单互相对应，并 能根据在系统中定义的组织结构，实现计划的逐 级分配或汇总。在获利能力分析中，系统提供了 面向对话的、高度灵活的信息系统，可以方便地 分析和评价获利分析模块中的数据。同时也可以 根据ZHY的实际情况，在系统中进行报表开发。综上所述ZHY及华东地区公司内部控制的 关键在于通过对管理会计信息的把握，通过对ZHYERP系统的建设基本建立了全面预测、计 划、控制、核算、分析和考评制度，有效降低经管理费用。主要体现在以下四个方面:1 .管理会计的数据，基本上都来自于 SAP R/3的其他模块，要得到管理会计的 相关报表，必须保证

22、基础数据及时、准确地 录入系统。2 .所有的成本、费用、收入必须进行合理 地归集及分配。3 .通过计划与实际的对比分析，找出降低费用的控制点。4 .在日常的管理工作中不断更新管理理念，开拓视野，强化管理制度。几乎所有的公司都遇到这样的问题：在期末，尤其是年末的时候，财务报表的编制都成为 各公司的重中之重的任务。ZHY也是一样，在 没有实施ERP项目之前，其报表的编制也是非 常复杂，而且需要逐级上报汇总。ERP项目在ZHY的实施，使这一工作大为减轻。各分公司, 地区公司的报表也不需要再层层上报。相关人员 只要权限许可，就可以在任何时候，任何地点轻 松得看到自己想看到的报表，而且绝大多数的报 表都可以层层追溯到最原始的凭证项。利用SAPR/3系统提供的丰富的报表编写工具，如：SAPQuery, Report Painter/Writer, ABAP 等报表开发工具等，并根据ZHY自身特点开发出满足 各层次的报表（图4： ZHY财务报表树），而且 所有这些报表及信息系统查询都是客户化的。从 法定的会计报表到自定义的各种内部管理报表 都