Excel培训教材(全)

1、Excel 培训教材目录1 Excel 简介51.1 Excel 界面简介61.2 输入和编辑数据81.2.1 选定操作区域81.2.2 定位的使用91.2.3 复制、移动和删除91.2.4 撤消和恢复101.2.5 查找和替换101.2.6 在单元格中输入数据111.2.7 其他填充方式121.2.8 简单的计算131.2.9 相对引用和绝对引用 141.2.10 名称的使用 151.3 添加、删除单元格、行和列 151.4 改变列宽和行高161.5 设置工作表的格式171.5.1 单元格的格式设置171.5.2 数据表的美化181.5.3 样式的使用和设置191.5.4 格式的复制和删除1

2、91.5.5 条件格式的设置191.5.6 隐藏行和列191.5.7 拼音的设置201.5.8 自动套用格式201.7.1 打印预览221.7.2 页面设置221.7.3 设置打印区域261.7.4 打印选项272 Excel的自定义功能272.1 启动选项272.2 设置Excel选项282.3 自定义屏幕292.3.1 调色板的使用302.3.2 使用全屏视图302.3.3 储存当前工作簿中的视图302.4 录制和使用宏312.4.1 定义宏的键盘快捷键312.5 保存自定义工具栏的布局322.5.1 创建常规自定义工具栏32333 EXCE住进的浏览和选择功能3.1 移动浏览333.1.

3、1 知道所处的位置333.1.2 键盘浏览333.1.3 跳转到定义名称343.1.4 用滚动条浏览343.2 选择的技巧353.2.1 Shift键的使用353.2.2 Ctrl键的使用353.2.3 在选区内浏览353.2.4 进行选择的快捷键353.3 数据输入363.3.1 正确输入363.3.2 从邻近的单元格复制数据363.3.3 充分利用“记忆式键入”功能363.3.4 自动填充374 Excel 先进的浏览和选择功能384.3 重新整理信息384.4 格式化384.5 添加批注384.3.1 添加批注384.3.2 隐藏批注384.3.3 修改批注格式384.3.4 删除批注3

4、85 公式和函数395.3 应用公式中的函数395.3.1 SUM函数的使用 395.3.2 AVERAGE®数的使用 395.3.3 MAX和MIN®数的使用395.3.4 SUMIF 函数的使用 395.3.5 SUBTOALS数的使用 405.3.6 MODE函数的使用405.3.7 INT函数和TRUNC数的使用415.3.8 IF 函数的使用415.4 公式的技巧和窍门415.4.1 创建公式的方法415.4.2 公式的命名的方法425.4.3 隐藏公式425.4.4 时间和日期的使用425.4.5 数组公式的使用436 图表 436.3 创建图表436.3.1

5、使用 图表 工具栏创建简单的图表436.3.2 使用图表向导创建图表431.1.1 更改图表类型441.1.2 更改数据系列产生方式441.1.3 添加或删除数据系列441.1.4 设置各种图表选项451.1.5 向图表中添加文本451.3 图表类型461.3.1 柱形图和条形图461.3.2 折线图461.3.3 面积图461.3.4 饼图和圆环图461.3.5 XY 散点图 461.3.6 三维图461.3.7 自定义图461.4 设置图表格式471.4.1 设置图表区和绘图区格式471.4.2 设置图表数据系列的次序471.4.3 格式化图例471.5 使用趋势线471.6 使用误差线4

6、87 分析数据487.1 筛选数据487.1.1 自动筛选487.1.2 创建自定义筛选497.1.3 使用高级筛选507.1.4 在共享工作簿中保存筛选507.1.5 操作数据清单的便捷函数507.2 数据透视表和数据透视图507.2.1 创建数据透视表517.2.2 设计字段517.2.3 透视数据527.2.4 使用数据透视表工具栏和快捷菜单527.2.5 调整数据透视表537.2.6 创建数据透视图557.3 共享工作薄568 调试工作表568.2 使用“公式审核”工具栏568.1.1 从属关系568.1.2 使用“公式审核”工具栏进行追踪568.1.3 只想查看引用单元格？ 568.

7、1.4 快捷键568.2 单元格错误578.2.1 一般单元格错误信息的含义578.2.2 追踪错误578.3 单元格错误579 Excel 的编程功能简介571 Excel 简介Excel 2000是Office 2000的一个组件，是功能强大的电子表格处理软件，它与文本处理软件的差别在于它能够运算复杂的公式，并且有条理的显示结果。与老版本相比，Excel 2000进一步加强了数据运算的能力及数据统计功能，使用起来更加方便快捷。针对计算机网络的飞速发展，增加了许多的网络功能，可是用户更方便地进行网络操作。电子表格的特殊性在于其中的单元格之间有着密切的联系， 当一个单元格内的数据发生变动时，

8、就有可能直接影响到其它单元格内的数据， 也就是说， 电子表格是一个动态表格。与Lotus 1-2-3一样，Excel集表格处理、数据管理和统计图绘制三项功能于一体（三合一）。除了能完成表格的输入、统计和分析外，还可以生成精美的报告和统计图，可以链接各种流行的PCL数据库。在美国、西欧和日本已经习惯了“一切皆表格”的思维方式。近年来Excel 在我国迅速推广，已成为Wor此外最常用的办公软件1.1 Excel界面简介图1.1启动Excel后可看到它的主界面如图1.1。最上面的是标题栏，标题栏左边是 Excel的图 标，后面显示的是现在启动的应用程序的名称， 接着的连字符后面是当前打开的工作簿 的

9、名称；标题栏最右边的三个按钮分别是最小化、最大化/恢复按钮和关闭按钮，一般的Window垃用程序都有。标题栏下面是菜单栏，Office 2000的菜单栏比较特殊，单击菜单栏上的项目通常出现的不是全部菜单， 菜单最下面有个向下的箭头，单击它就可以 打开全部菜单了。因为在Office 2000中对菜单和工具栏使用了一种新的功能，可以记 忆你对菜单项和工具栏按钮的使用频率，并把不常用的选项或按钮隐藏起来， 这样在打开菜单时看到的就是最常用的功能， 也就更方便查找了。菜单栏下面是工具栏，熟练使 用工具栏中的按钮可以提高我们的工作效率。工具栏的下面就是Excel比较特殊的东西了，左边是名称框，我们可以在

10、名称框里给一 个或一组单元格定义一个名称，也可以从名称框中直接选择定义过的名称来选中相应的 单元格。右边是编辑栏，选中单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如公式或文字及数据等。在编辑栏中单击准备输入时，名称框和编辑栏中间会出现图中所示三个按 钮：左边的错号是"取消"按钮，它的作用是恢复到单元格输入以前的状态；中间的对号是“输入"按钮，就是确定输入栏中的内容为当前选定单元格的内容了；等号是"编辑公式”按钮，单击等号按钮表示要在单元格中输入公式。名称框下面灰色的小方块儿是“全选按钮”，单击它可以选中当前工作表的全部单元格。全选按钮右边的A B、C是列标，

11、单击列标可以选中相应的列。全选按钮下面的1、2、 3 是行标，单击行标可以选中相应的整行。中间最大的区域就是 Excel的工作表区， 也就是放置表格内容的地方；工作表区的右边和下面有两个滚动条，是翻动工作表查看 内容用的在工作表区的下面，左边的部分用是用来管理工作簿中的工作表，如图 1.2所示。我们 把一个Excel的文档叫做工作簿，在一个工作簿中可以包含很多的工作表。Sheetl,Sheet2等等都代表着一个工作表，这些工作表组成了一个工作簿，就好像我们的帐 本，每一页是一个工作表，而一个帐本就是一个工作簿了。左边是工作表标签，上面显示的是每个表的名字。单击"Sheet2”,就可以

12、转到表Sheet2中，同样，单击"Sheet3”, "Sheet4”,都可以到相应的表中。四个带箭头的按钮是标签滚动按钮。 单击向右的箭头 可以让标签整个向右移动一个位置，即从Sheet2开始显示，单击带竖线的向右箭头，最后一个表的标签就显露了出来；单击向左的箭头，下面的整个向左移动了一个表，单击 带竖线的向左的箭头，最左边的b表就又是Sheetl 了；而且这样只是改变工作表标签的 显示，当前编辑的工作表是没有改变的。滚动按钮 工作表标赴图1.2界面的最下面是状态条。Excel的状态条可以显示当前的键盘的几个 Lock键的状态，右 边有一个“NUM的标记，表示现在的NuMo

13、ck是打开的，按一下键盘上的“ NumLock” 键，这个标记就消失了，表示不再是 NumLock状态，按一下“ Cap Lock”键，就显示出 CAPS表示Caps Lock状态是打开的，再按一下Cap Lock键，它就会消失。我们也可以移动菜单栏和工具栏的位置，用鼠标点住菜单栏前面的竖条，如图1.3所示，拖动鼠标时菜单栏的位置就随鼠标移动，我们可以把它放在界面的任意位置。良'flicrosoft Eucel - Exkl有时我们不能看到全部的工具栏，此时单击工具栏右边的箭头，会弹出一个面板，从面 板中可以选择所需要的功能按钮，如图1.4所示。敦据如 德口理）帮助®1

14、63; xj噎2花等父，:溢4洱-E需加成删除按钮，图1.41.2 输入和编辑数据1.2.1 选定操作区域选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击 全选按钮（表格左上角的第一个格）可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以 选中哪个。如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标 拖到最终的单元格就可以了。如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。 同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、歹h单元格混 和选择等等。产品N称日期MLM2M3M4 |6月1B42423

15、31016月2日54301026月3日321046月d日464。110|6月5日534332向6月6日5051ai6月7日344517516月8日34571。3图1.51.2.2 定位的使用使用定位通常是批量选择一定范围内符合一定条件的单元格，尤其是不连续的单元格。如果你在工作表中对一组单元格有一个名称定义的话，可以使用名称来选择单元格。如果把这一个部分单元格命名为“ first ”，然后打开“定位”对话框（可以使用快捷键 Ctrl+G）,可以看到“定位”列表中就出现了我们命名的单元格。 选择刚才设置的名称， 单击“确定”按钮，可以直接选中命名的单元格。如果要结合定位条件，只需要在选择 了区域

16、名称以后单击“定位条件”按钮设置定位条件就可以了。1.2.3 复制、移动和删除复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选 中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。现在的Office 2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：在工具栏 上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。剪贴版-第1次.共12次电®全部粘贴第现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来。进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到 相应的位置了。有时

17、我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。选中 要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按 下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置， 在合适的位置 松开左键，单元格就移动过来了。如果单元格要移动的距离比较长， 超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们 可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分 就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内 容就移动过来了。1.2.4 撤消和恢复如果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把

18、操作撤消。如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮。不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是 你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消 的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。1.2.5 查找和替换下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。有这样一个表，我们要把其中的“可乐”替换成“可口可乐”，这时就用得到查找和替换功能了。打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”， 然后单击“查找下一

19、个"按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替 换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换 掉了。现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查 找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值” 一项，单击“查找下一个"按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。1.2.6在单元格中输入数据我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚， 比如表头有什么内容，标题 列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是 确定表的行标题和列标

20、题的位置，最后才是填入表的数据。首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和 列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能， 先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下 角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动， 到一定的数目就可以 了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11 ,回车，它就自动变成了一个日期,向下填充，日期会按照顺序变化。7月货物销售总表2344-$- 0 12 3 IX 1X IX 1X_买松松松松松松松松松物品日期折后价；T屈日按F2键可以直接在当前单元格中输入数据，其效果与双击单元格类似

21、。如果你不希望双击单元格可以输入数据，可以把这个设置去掉：打开“工具”菜单，选 择“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编辑”选项卡，清除“在单元格内容直 接编辑”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就不能通过在单元格中双击来编辑单元 格内容了，按F2也只能在编辑栏中进行编辑了。自定义序列I图表 颜色视图I重新计篁H编辑常视I 1-2-3的耨助设置R单元格内都直搔箫瑁W17犷展物推清单格式R公式（U送电元禧拖成功能 R允许自动百分比输入©F覆盖单元格内容前提EU警告按 Enteir 避后移动唠 方向3： |向下三|厂自动设置小数点Q0位数3）：|2P对象随同单元格嗯切r旦制和排序W请

22、求自动更新植报也 提陶画应馈回 P汜也武键入©有时使用Excel进行一些资料的整理，此时会需要在一个单元格中输入几段的内容，按 回车的作用并不是在单元格中进行分段，在一段的结束按住Alt键接回车，这样才能在一个单元格中使用几个段落。1.2.7 其他填充方式用鼠标拖动进行填充时可以向下进行填充，也可以向上、向左、向右进行填充，只要在 填充时分别向上、左、右拖动鼠标就可以了。除了使用鼠标拖动进行填充外，还可以使用菜单项进行填充：选中要填充的单元格，打 开“编辑”菜单，单击“填充”项，从打开的子菜单中选择填充的方向，就可以了。有时我们需要输入一些等比或等差数列，这时使用填充功能就很方便了，

23、在上面输入“1”，下一个单元格输入“ 2”，然后从上到下选中这两个单元格，向下拖动第二个单 元格的黑色方块进行填充，可以看到所填充出来就是一个等差数列了。等比数数列的填充需要这样来做：首先在单元格中填入数列开始的数值， 然后选中要填 充数列的单元格，打开“编辑”菜单，单击“填充”项，选择“序列”命令，选择“等 比数列”，步长值设置为“ 2”，单击“确定”按钮，就可以在选定的单元格中填入了 等比数列。如下图：生®©呼行列r璇峭势类型r等差乐列© 足等比序列 r日期如广自动埴充日就单位工作日 r月曲）年（¥缶长信切- 1-1簿止值宴|：|确定 | 取消 I使

24、用菜单项打开的对话框来设置序列还可以设置序列产生的方向是横向或竖向，也可以 填充日期。如果我们要填充的日期的变化不是以日为单位的话， 就要用到这里的日期填充来做了；有时我们不知道要填充的东西到底有多少个单元格，比如一个等比数列，我们只知道要填充的开始值和终值，此时我们就可以先选择尽量多的单元格，在“序列” 对话框中设置步长和终值。如下图：1?11生® ©游行列r预测修势类型r等差序列（y 衣等比序列©日期如广官劫埴充日就单位*G匕3工作日旭 L月州 年。步长信1- Il终止值：|1QQ确定 | 眼消 |1.2.8 简单的计算在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在

25、外面把数据计算好了再输入进来，不过， 我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在我们来看一个 表格，把每人每次的购买总额计算出来：选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单 击，直接输入“ =C5*D6 ,在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的 输入，就在这个单元格中输入了一个公式。i234i6781ratt X= jc5*d5A B 左 C D E J J -F G7月货物销售总表买松松松松品乐碧乐乐物可雪可可折日日日日日输入公式可以从表里选,也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途：有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很

26、麻烦，那就直接输入。 还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开始加一个等号，这样就相当于在 开始单击了 “编辑公式”按钮。现在，单击EM元格，然后用鼠标拖动边框右下角的小方块，向下填充就可以了。1.2.9 相对引用和绝对引用随着公式的位置变化，所引用单元格位置也是在变化的是相对引用；而随着公式位置的变化所引用单元格位置不变化的就是绝对引用。下面讲一下“ C4”、"$C4'、"C$4'和”$C$4之间的区别。在一个工作表中，在C4 C5t的数据分别是60、50。如果在D"元格中输入“二C4', 那么将D4t下拖动到D5寸，D5t的内容

27、就变成了 50,里面的公式是“ 二C5',将D如右 拖动到E4, E4中的内容是60,里面的公式变成了 “ =D4'。现在在D"元格中输入“ =$C4',将D狗右拖动到E4, E4中的公式还是“ =$C4',而向如果在D"元格中输入“二C$4',那么将D4向右拖动到E4寸，E4中的公式变为“"D$4' 而将D如下拖动到D5寸，D4的公式还是“"C$4'。D5jd=R$4ABCD ll E I F4 |I6060605 JI _ 5p|601如果在D"元格中输入“ 二$C$4',那么

28、不论你将D狗哪个方向拖动，自动填充的公式 都是“二$C$4。原来谁前面带上了 “ $”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了 “$”，在拖动时两个位置都不能变。1.2.10 名称的使用命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。命名方法是选中一个单元格，在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图：WI 丁 = TO%Ar eCEFr g17月货物集售总表23折扣率70%1在编辑栏中直接输入公式“ 二£5*折扣”，然后向下填充，这一列填充的效果与左面一列 的结果是完全相同的，使用名称对单元格调用是绝对调用。H5 T =

29、 士E 5未折扣1.3 添加、删除单元格、行和列对工作表的结构进行调整，可以插入行、歹h单元格。右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在 选中的行前面插入一个行了，然后就可以输入数据了。插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插 入一列。还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打 开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置 插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。插入箍人C活动单元格右移©P睡劭要元隔下窿弱r整行®r霍列©

30、确定 | 取梢 |有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择 “删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了， 下面的记录也可以移动上来了。1.4 改变列宽和行高调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可 以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。我们可以可以拖动单元格边框线来设置行高和列宽，但是这样不能达到精确的效果，下面的方法可以精确的设定

31、行高和列宽。行的高度设置：打开“格式”菜单，单击“行”项，从打开的子菜单中选择“行高”， 可以打开“行高”对话框，设置好行高，按下“确定”按钮。选择“格式”菜单的“行” 子菜单中的“最适合的行高”命令，其效果和双击行标间的横线相同。列宽的设置：打开“格式”菜单，单击“列”项，从打开的子菜单中选择“列宽”，打开“列宽”对话框，在这里输入列宽的数值，单击“确定”按钮。 选择“格式”菜单 中“列”子菜单中的“最适合的列宽”命令，其效果同双击列标中间的竖线效果是相同 的。1.5 设置工作表的格式1.5.1 单元格的格式设置格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、更清楚。合并后的单元格还可以分开

32、。打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，把“合 并单元格”前面的复选框清除，单击“确定”按钮，单元格就分开了。我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式：选中这些单元格，单击工具栏 上的“百分比样式”按钮，这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的样式就设置好了。单元格格式数字I对齐字体分类©:用 数 专匕记 规值市H即间分

33、数学本赛 常数货金日的百分科文拄I边框 , 图案I睬护I 示例 i3.001篇都乱叩_ * 名 #ao_ ：_*-#* #*j_ ：_ *二* 卷 00-00- : t*ffl-000. 00汨.no我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工具栏上的“货币样式”按钮，在所 有选中的数字前面就都出现了一个符号。1.5.2 数据表的美化 我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，这里先来把边框设置好：选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所 有框线”按钮单击，边框就设置好了。接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色：选中第一行的单元格，单击

34、“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色。搀田-& & 2无埴充颜色 M - 口 口口|I 单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，这样单元格的底色和文字颜色就设 置好了。还可以给工作表设置一个背景：打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景” 命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮, 背景就设置好了。如果你又不想要背景了，就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删 除背景”命令就可以了。不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见1.5.3 样式的使用和设置Excel中有很

35、多预先设置好的格式，基本上我们平时使用的格式都可以从这里找到。我们还可以把经常使用的单元格格式保存为一个样式，以方便调用：先将单元格的格式设置好，然后打开“格式”菜单，单击“样式”命令，打开“样式”对话框，对话框中 前面有复选框的这些是样式所包含的格式内容；我们在对话框的“样式名”输入框中输入“我的样式”，单击“添加”按钮，选定单元格的格式就作为样式保存了起来，单击“取消”按钮关闭对话框，选择工作表中的另外一个单元格，打开“样式”对话框，打 开“样式名”下拉列表框，从中选择我们新建的样式“我的样式”，单击“确定”按钮， 样式就应用了过来。样式干保护区）屿样式建立以后是可以修改的：打开“样式”对

36、话框，选择要修改样式，单击“更改”按 钮，可以打开“单元格格式”对话框，在这里对样式中的格式进行设置就可以了。1.5.4 格式的复制和删除我们前面给单元格设置了很多种的格式，比如字的大小、字体、边框和底纹、数字格式 等，这些都是可以复制的，也是可以删除的。选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷”按钮，然后在要复制到的单元格 上单击，鼠标变成时，就可以把格式复制过来了。选中要删除格式的单元格，打开“编辑”菜单，单击“清除”项，选择子菜单中的“格 式”命令单击，选中的单元格就变成了默认的样子了。1.5.5 条件格式的设置 条件格式就是根据不同的条件设置格式隐藏行和列有时一个表太长或太宽，我

37、们可以把这个表中的一些行或列隐藏起来以方便查看：例如拿列来看，选定要隐藏的列的任意单元格，打开“格式”菜单中的“列”子菜单，单击“隐藏”命令，就可以把这一列隐藏起来；行的隐藏也是一样的；如果要取消隐藏，只 要单击子菜单中的“取消隐藏”命令就可以了。1.5.6拼音的设置在Excel中可以给中文设置拼音。选中要设置拼音的单元格，打开“格式”菜单，单击“拼音信息”项，从子菜单中选择“编辑”命令，就可以直接在单元格的上方输入文字的拼音了，拼音输入完后，适当调整一下文字之间的距离，把拼音和文字对应起来就可插入©电B内容以了。格式,虹）1MC）数据 窗口理）帮助®博1单元格如行

38、4;列©Ctrl+lim五进度廿自动套用格式- 案件格式）二一 样式上12月1号f划完成 12月TII内容 电脑的基 基本操作显示或隐藤）打开“格式”菜单中的“拼音信息”子菜单，选择“显示或隐藏”命令单击，可以显示 或隐藏单元格的拼音信息。1.5.7 自动套用格式“自动套用格式”可自动识别Excel工作表中的汇总层次以及明细数据的具体情况，然 后统一对它们的格式进行修改。Excel 一共通过“自动套用格式”功能向用户提供了简单、经典、会计、彩色、应用和三维格式等6大类、20余种不同的内置格式集合，每种格式集合都包括有不同的字体、字号、数字、图案、边框、对齐方式、行高、列宽等设 置项目

39、，完全可满足我们在各种不同条件下设置工作表格式的要求。具体来说，利用“自动套用格式”功能快速格式化 Excel 工作表的格式，可采用如下步骤：选定需要套用格式的工作表范围（用户若不事先选择套用范围，则 Excel 将自动对整个工作表的格式进行设置）。执行“格式”菜单的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框。在参考 “示例” 栏所显示格式样式的基础上从 “格式” 栏中选择合适的工作表格式集合。单击 选项 按钮， 然后从弹出的 “应用格式种类” 对话框中选择允许采用该种格式集合中的那些不同格式项目。单击 确定 按钮，关闭“自动套用格式”对话框。这样，我们就完成了利用“自动套用格式”快速地

40、为 Excel 工作表定义格式。当然，自动套用格式之后， 我们仍可按照正常方法对这些工作表的格式进行修改， 应用非常灵活。另外，用户若对Excel 自动套用的格式不满意，则可采用下述方法将工作表的格式恢复到“自动套用格式”之前的状态：选择含有要删除自动套用格式的区域，执行“格式”菜单的“自动套用格式”命令，从弹出的“自动套用格式”对话框的“样式”栏中选择“无”选项，单击 确定 按钮后，关闭“自动套用格式”对话框。1.6 改变字体选中要改变字体的单元格，然后选择“格式”菜单，单击“单元格”项，会显示如下的窗口：然后选中“字体”页面，在此配置页面中就可以设置字体了。也可以在工具栏中直接设置字体格式

41、，主要工具见下图：宋体 12 B Z U1.7 设置页面属性、预览和打印1.7.1 打印预览一般我们在打印工作表之前都会先预览一下， 这样可以防止打印出来的工作表不符合要 求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前 面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果， 现在看到的是整个页面 的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以 返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭” 按钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到页面设置功能。1.7.2 页面

42、设置选择“文件”菜单，单击“页面设置”，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才 的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸张横过来使用：单击 “纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型， 单击“确定”按钮, 这样就可以了。可是我平常用的纸一般都是A4,很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张 横过来打印：打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回 来，然后单击“确定”按钮，整个工作表就都可以打印出来了。这个表还不是在纸张 有中间，有些难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中 方式” 一栏中“水平居中”和“垂

43、直居中”前面的复选框，单击“确定”按钮，表格就 居中显示了。这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字 资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求；再就是直接设置打印的比例。设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩 放” 一栏的“缩放比例”输入框中输入 80,单击“确定”按钮，从预览中可以看出来， 已经可以全部打印出来了。这是EXCEL2000s供的新功能，比以前方便多了；我们可以 让表格根据页边距自动调整：先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边

44、距；打开“页面设置”对话框，将“缩放” 一栏选择为“调整为1页宽1页高”，然后单击“确定” 按钮，图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了。我们也可以通过调整页边距来调整表的位置；在预览视图中拖动这些标记调整页边距, 还可以通过改变“页面设置”对话框中页边距的数值来实现。给打印出来的工作表设置页眉和页脚：打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选 项卡，单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工作表设置 好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果。页脚也可以这样来选择，但我们这里还是自定义一个：单击“自定义页脚”按钮，打开 “页脚”对话框，可以看到页脚的设置分为左、中、右三

45、个部分，现在光标停留在左边 的输入框中，我们输入“万事无忧”，选中输入的文字，单击“字体”按钮，打开“字 体”对话框，把字体设置为隶书，单击“确定”按钮，回到“页脚”对话框；单击“右” 输入框，输入“第页，共页”，然后把光标放到“第”字的后面，单击“页码”按钮， 在这个地方插入当前页码，把光标定位到“共”字的后面，单击“总页码”按钮，在这 里插入一个总页码，单击“确定”按钮回到“页面设置”对话框；单击“确定”按钮我 们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。页脚如果要设置文本格式，语先花蝙蹄1团选定文本，再技工体按钮.如果要加入页碌m期、时 陪恒、H伴名或工作薄标罪坐，黄格光标趣至适当编辑推内

46、,再携择祖应按翅n照一A | 一 | 四 | 购 | 0 I左：中©:右度:笫乳页码顶，共&总页 期贯现在我们看这个表：单击“打印预览”按钮，可以看到只有第一页中有表的表头，而其 它的页中都没有；这样打印出来的表看起来会很不方便， 我们可以通过给工作表设置一 个打印表头来解决这个问题。由于这个功能不能在预览视图中设置，单击“关闭”按钮回到正常的编辑视图，打开“文 件”菜单，选择“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”选项卡， 单击“顶端标题行”中的拾取按钮，对话框变成了一个小的输入条，在工作表中选择数 据上面的几行作为表头，单击输入框中的返回按钮，回到“页面设

47、置”对话框，单击“确 定”按钮，现在单击“打印预览”按钮，所有的页中就都标题了。1.7.3 设置打印区域在计算数据时经常会用到一些辅助的单元格，我们把这些单元格作为一个转接点，但是 又不好删除，此时可以设置一个打印区域，只打印对我们有用的那一部分数据： 选择要 打印的部分，打开“文件”菜单，单击“打印区域”项，从子菜单中选择“设置打印区 域”命令，在打印时就只能打印这些单元格了，单击“打印预览”按钮，可以看到打印 出来的只有刚才选择的区域。新建®CtrlfN打开 -匚trl+O关闭的O保存区）CtrH-S另存为一量另存为讨萌血,藁页狡览页面设置通）. 一打即区域（X）比打印预览比）&

48、gt;7等打即身、CtrH-F 单击“关闭”按钮回到普通视图，选择“文件”菜单“打印区域”子菜单中的“取消打 印区域”命令就可以将设置的打印区域取消了。1.7.4 打印选项打开“文件”菜单，单击“打印”命令，就可以打开“打印”对话框了，第一个用处就 是：在这里我们可以设置一次打印几份工作表。在对话框中的“份数”栏的“打印份数”输入框中输入“ 3”，单击“确定”按钮，就可以一次打印三份工作表了。我们还 可以设置其它的一些选项，比如，可以设置打印开始和结束的页码，在“范围” 一栏中 选择“页”项，然后在后面填上开始和结束的页码就可以了；再就是可以设置打印时是 打印选定的工作表还是整个工作簿或者是选

49、定的区域。另外的一个用处：单击“取消”按钮回到编辑状态，选中全部的工作表，然后选中当前 编辑的工作表的一部分，打开“打印”对话框，选择“打印”为“选定区域”，然后单 击“预览”按钮，可以看到打印的是所有工作表中当前选择的部分。2 Excel的自定义功能与Wor价目比，Excel提供的自定义选项较少，但用户仍可以自如地操作程序运作的方式及其在屏幕上的样式，或许更重要的是，在新的工作簿中，用户可以轻松享用它自动添 加的信息、格式以及各种特殊的功能。2.1 启动选项如果经常用到一个或多个工作簿，那么，当启动程序时就可以用Excel直接打开它们, 只需把工作簿的快捷方式（或者工作簿本身）添加到XL S

50、tart文件夹中（使用“开始”一 > “搜索” > “文件或文件夹”来找到它）即可。如果其他的文件夹更加合适，或是要在网络中自动打开储存好的工作表，就将其完整的 路径输入到“启动时打开此项中的所有文件” 框中，以进行定位。这个位置位于“工具” -> “选项”对话框中的“常规”选项卡里。每次启动时Excel就会同时打开位于用户指定的文件夹以及XL Start文件夹中的文档。这个文件夹可以放置共享的工作簿，这 样每个使用者就不再需要一个单独的副本。可以将工作区文件放置在启动文件夹中，这亲就能同时打开上次使用过的一组工作簿 （关于工作区文件的详细内容将会在第 24章中进行介绍）。要

51、确定在启动文件夹中只放 置工作区文件，而不要再放置工作簿的快捷方式。储存在启动文件夹中的Excell模板显示在“文件” > “新建”对话框里的“常用”选 项卡中，与Templates文件夹中的模板放置在一起。2.2 设置Excel选项 正如Wor样，Excel的“工具” > “选项”对话框是配置程序的主要控制面板。如 图所示：“选项”对话框中的设置分别放置在13个选项卡中。稍后我们会介绍其中的一些选项,其他的的与在Word中的对应项功能一样，但仍有一些问题值得注意。“常规”选项卡提供了多种影响整个程序操作的设置：建议将“使用的工作列表”设置为最大值9。这样就可以用快捷菜单选项再次快

52、速打开文件，而不用再借助“打开”对话框。可以把放置在每个新建工作簿中的空白工作表的数量设置为最大值255。 然而设想一下，如果将其设置为 1（对于许多用途，一个工作表就足够了），这样就能够节省内存和磁盘空间，用户也能在需要时随时添加更多的工作表。这里指定的“用户名”也会应用于其他的 Office 应用程序。“ 1 2 3的帮助”选项卡中的设置主要是为使用户能在Lotus 1-2-3 和 Excel 之间轻松转换而设计的。然而自从Excel 赢得了电子表格软件的统治地位以后，使用这些选项的人就将越来越少了。 但是如果要与其他使用 Excel 早期版本或者不同程序的人共享文件，“将 Excel 文

53、件保存为”的设置就会非常有用。2.3 自定义屏幕在“工具”> “选项”对话框中，“视图”选项卡里的绝大部分控件都是用来自定义Excel 显示方式的。这其中绝大多数设置都不用解释，只有少量需要介绍一下：要控制在屏幕上显示哪些 Excel 用户界面的元素，可以使用“显示”和“窗口选项”中的设置。不论打开的是哪一个窗口， 4个“显示”选项都应用于整个Excel 。而“窗口选项”中的设置只应用于当前的工作表或制图表，或者当前的工作簿。选择“自动分页符”，会显示由点组成的横线，意味着打印时当前页面会从这里分开，管用户是否已经改变了 Excel 自动设置的分布符。 这不影响分页符在 “分页符预览模式

54、”中的显示（详细内容请参见第25章）。如果选择了“零值”，每个包括零值的单元格中就会出现一个0。否则，即便已经键入了 0， Excel 也会显示该单元格是空的。要改变工作表（不是工作簿）网格线的颜色，可以从“网格线颜色”下拉菜单中进行选择。“对象”中的设置可以控制图表、用绘图工具栏创建的图片、剪贴画和其他图片、文本框、按钮是否可见。选择“显示占位符”按钮会将图表和重要图片（仅仅是重要图片）显示为灰色矩形框，这样可以回忆滚动浏览，而其他对象还保持可见。另一方面，“全部隐藏”按钮则会隐藏包括屏幕上和打印工作表上的所有类型的对象。2.3.1 调色板的使用Excel 限制用户只能将56种不同的颜色应用

55、于工作表上显示的对象。然而可以自定义调色板，使用系统中任何可以得到的色彩替换调色板中的单个色彩。可以使用“工具” > “选项”对话框中的“颜色”选项卡来修改调色板。要指定一种新颜色，应先选择一种颜色，然后单击“修改”按钮，会随之显示需要的对话框。“图表填充”和“图表线条”中的颜色是Excel 自动应用于图表元素的前8种色彩；剩下的40种颜色可用于普通用途。“重新设置”按钮会把56种颜色都恢复为默认色彩。Excel 将当前调色板和工作簿一起保存。使用“复制颜色来自”下拉列表，可以从任何打开的工作簿复制调色板。 要改变新工作簿使用的默认调色板， 可以改变默认或自定义工作簿模板的调色板。当在工作表元素上应用颜色时， 实际上将调色板的颜色位 （而非颜色本身） 赋予给元素。改变调色板， 被赋予了调色板颜色位的元素也会相应的改变颜色。 在使用不同的调色板的工作簿之间复制元素，它们的颜色也随之改变。2.3.2 使用全屏视图如果需要更多的空间来查看数据，可以选择“视图”- > “全屏显示”来隐藏标题栏、工具栏和状态栏。Excel的“全屏显示”视图与 Word中的