公司文件收发管理制度

1、公司文件收发管理制度4收发文件管理制度一、总那么1 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作 中的指导作用，为适应当前信息系统管理需要， 充分节约纸张办 公，公司文件可采用微信、电子邮箱等电子文件的形式传递和管 理。使文件能及时传递到使用场所， 确保文件的实用性，有效性, 防止失效或作废文件的使用适用于公司、工程部文件管理过 程。根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定 本制度。2 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级 合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。3 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。二、工作流程编制审核审批发放接收学习执

2、行修订换 版-作废文件编制、审核和审批1 1、企业管理部编制?企业综合管理手册?，组织讨论，董事 长审批。2 2、公司职能部门编制本系统的管理手册，企业管理部组织 讨论，总经理审批。3 3、公司职能部门编制的红头文件、管理方法、实施细那么、作业指导书等管理性文件，由部门领导审核，经相关部门会签， 公司分管领导审批。4 4、工程部编制的施工组织设计、专项方案、交底等技术性 文件按照有关法规和?施工组织设计及专项施工方案管理方法? 中的审批要求进行管理。5 5、对内审报告、管理审评报告、会议纪要等记录性文件按 照各系统管理手册中要求进行审批6 6、电子文件起草完成后，分管领导在纸张文件原稿上审批，

3、 文件管理部门留存原稿。三、发文管理1 1、凡以我公司名义上报或下发的文件报告、请示、纪要、 通知、函件等，由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核 稿后送总经理签发。2 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号弁保 留一份原件存档。3 3、公司各部门、工程部均应配置至少设置一个固定的邮箱 地址或 QQQQ 号码，向公司企业管理部，公司办公室传递信息。 发出的文件、应追踪落实对方是否收到， 对没有收到的应及 时进行补发或改用其他方式发送。4 4、各职能部门规章制度方面的文件按照企业管理部确定的 邮箱地址进行发放，弁向公司相关领导发放一份纸质文件。所有由办公室发出的、文件等应统一登记，并

4、标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。5 5、日常通知类文件可在公司内部网、微信、 QQQQ 等通知形 式发布通知各办公室及各部门， 防止没有接到通知延误工作。 各 职能部门及各单位收到电子文件后， 要及时给发文部门回复确认 文件收悉情况。6 6、发文办理工作程序：(1)(1)拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及 到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、 条理清楚。(2)(2)核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审 查、核对、修改，为签发做好准备。(3)(3)会签： 凡公文涉及到其他部门有关事宜， 需给有关部 门会签。有关部

5、门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。(4)(4)签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改弁签署姓名和日期。(5)(5)发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、 标准，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内 容，弁对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。(6)(6)用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。7 7存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档 应包含底稿、正文两份

6、， 及有关电子文档，弁定期将电子档备份到专门的硬盘 。没有归 档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丧失、不漏销。四、收文管理1 1、所有发至本企业的文件含和政府部门传达的公文、 业务往来文件等，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理 阅示或送有关部门办理，为防止文件挤压，一般应在当天完成送 阅。2 2、接收应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收 后负责转交，弁由接收人签收。3 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交 办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人

7、、转交其他有关部门办理，弁由办公室保存原件或复印件存档。4 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送 总经理批示或交有关部门阅办。 需要办理的公文，经请示总经理 后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。5 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和 保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准前方可借阅。6 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件 带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完 后应及时交还给档案管理员。7 7、收文办理工作程序：(1)(1)签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文海 上签字，表示收到。公

8、司所有公文由办公室签收、拆封，对需纳 入收文办理的，应统一进行收文登记。(2)(2)收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编 写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文 日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐 项进行登记。(3)(3)拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处 审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急 程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。(4)(4)批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，弁指定办理部门和传阅范围。(5)(5)承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部 门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急 件随到随办。需两个以上部门承办的文件， 主办部门要主动会同 相关部门协商办理，弁负责回复办理结果。(6)(6)催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室