WHL公司管理系统规定合同管理系统规定

1、合同管理规定1. 目的和范围为加强公司的合同管理，保证合同的签订、履行、变更、解除的 规范化、严谨化，维护公司及所属子公司、分公司对自身和对外经济 交往中的合法权益，提高整体经济效益，避免因合同管理出现漏洞而 给公司造成不必要的损失，特制定本规定。本规定适用于公司内所有 协议类文本的审核工作。2. 规范性引用文件文件控制程序合同管理规定3. 术语解释3.1本规定所称合同是指公司及所属子公司、分公司与自然人、 法人、其他经济组织之间所签订的涉及设立、变更、终止民事权利义 务关系的所有合同。包括设计、制作、印刷、销售、租赁、采购、借 款、融资、合作、保险、广告宣传、培训、工程、招聘等涉及公司对 外

2、经济方面的合同。不包括人事劳动合同的管理。3.2合同管理是指公司对自身及所属子公司、分公司与自然人、 法人、其他经济组织之间签订、履行、变更、终止、解除合同的各个 环节所实施的全过程管理。4. 职责和权限公司的合同管理部门涉及：经理办公会、行政管理中心、财务管 理中心、合同签订部门、审计部。4.1经理办公会负责对合同管理规定、重大合同进行审批。4.2行政管理中心的具体职责包括：421审查合同，参加重大合同的预言和谈判；合同专用章的保管和使用；合同的存档；参与合同纠纷的调解和相关诉讼；检查各部门合同的履行情况。4.3财务部的具体职责为：建立合同台帐；负责并审核合同付款工作；对具有下列情形的业务，

3、应当拒绝付款：应当订立书面合同而未订立的；收款单位与合同对方当事人名称不一致，且无相关证明材的；不符合合同签订流程的。4.4合同经办部门、经办人员的职责：合同签订部门负责公司合同的谈判、起草合同文件、办 理授权委托，参与招标、投标、进行法律论证，对合 同签订、履行的全过程负直接责任。442合同签订人员具体负责合同的立项、 可行性研究、对方 当事人资信情况调查、合同谈判、文本起草、报批、 签约、履行、变更或解除并参与合同纠纷处理。合同签订部门分管领导对合同的签署及履行有批准及 监督权，为合同的直接责任人。合同签订部门应自始至终对合同谈判、签订、履行的工作认真负责，并就上述环节的相关事宜及时与行政

4、管 理中心沟通。4.5审计部负责对合同及合同的履行、款项的支付进行审计。5.工作程序5.1订立合同应当遵循以下原则：平等原则；公平原则；诚实信用原则；遵守法律，不得损害社会公共利益和公司利益的原则5.2合同的订立和审核凡以公司名义对外发生经济活动的，除经理办公会特 批处理外，所有单笔或累计交易金额在伍仟元以上的 应订立权利义务条款。国家规定采用标准格式合同文 本的，则必须依照该标准制订。合同立项前，合同承办部门或承办人必须审查对方当 事人的合法资格，如经营范围、履约能力、资信状况 等，需要提供担保的还必须审查担保人的担保能力。 其任何一项审查不合格的不能签订合同。523合同签订部门须确定合同相

5、对方的签约能力和资质后，将以下材料交行政管理中心法务审核后方可进行 合同谈判。对方资质复印件：(1) 一般合同需提供对方经过年检并加盖公章的营业执照副本复印件；(2) 特殊(技术)合同还需对方提供资质证明(如：食品、工程等)；(3) 房屋租赁需提供房产证明。522.2代理人需提供委托书和身份证复印件等相关证明文件。待审的合同。合同审批会签单。合同谈判和签订应优先使用公司合同范本，在公司没有合同范本的情况下可使用对方的合同。 合同在签订 前应由行政管理中心法务审核。合同审核期的确立将根据经济活动的内容定为 1-5 天。各部门应根据自身工作安排，应预留出不少于3 天的审查时间，提前将合同交行政管理

6、中心法务审核。严禁当天签订当天审核。526合同的谈判须由部门最高负责人或指定的专人参加，必要时由行政管理中心法务人员或公司法律顾问共 同参加。如需法务人员或法律顾问陪同进行合同谈 判，应提前2-3天通知法务人员以便安排日程。未经主管本部门最高负责人同意，任何人员不得 单独进行合同谈判。527对外订立的合同，严禁以下行为：527.1严禁使用传真件。527.2严禁在空白纸张上盖章。原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。严禁我方签字盖章后以传真、信函、特快专递 等形式交对方签字盖章。严禁将对方已盖章的合同文本提交法务审 核。严禁当天签订合同当天审核。特殊情况下的处置办法，须由行政管理中心总监特

7、批。 单份合同文本在两页以上的须加盖骑缝章。合同审批会签单用于填写合同基本情况、行政管理中心法务人员对合同的审核意见以及合同签订部 门的意见，并由经办人及其部门领导签字确认，送行政管理中心总监签字同意后盖章。具体程序如下：528.1合同签订部门须对合同中有关标的质量、价款 等非法律条款发表意见。（如：质量价款无 问题，请行政管理中心法务人员进行法律审 核）528.2行政管理中心法务进行审核，在合同审批会签单中填写法务建议。合同审批会签单返回合同签订部门确认， 由合同签订部门最高负责人签字确认。合同签订部门需其他部门协助执行合同的，协 助部门负责人需在合同审批会签单上签 字确认协助事项。一般合同

8、由行政管理中心总监签字同意后 方能盖章。重大合同需总经理签字同意后方能盖章。重大合同包括：（1）合同金额超过XXX万元（包括）；（2）涉及变更企业工商登记；（3）对外投资或融资；（4）抵押、质押或提供担保；（5）争议较大，未达成一致意见的合同；（6）其他对公司影响较大的合同针对合同审批会签单未达成共识的内容，由总 经理或经理办公会最终决定。5210所有合同在盖章时必须持有已签字确认的合同审 批会签单；如果是授权签订还需要到行政管理中 心办理法人授权委托书，委托书经公司法定代表人 签字并加盖公章后授权委托即生效。公司对外的一切合同，必须加盖本公司的合同专用章，各部门不得以部门章对外签订合同。52

9、12涉及公司付款的合同，合同签订部门应提前与财务 部沟通确认，确保财务部调整资金按时付款。合同标的额50万元以上（含）的必须经公司经 理会决议、审核通过。公司总经理对合同的订立具有最终决 定权。公司联营、合资、合作、融资及涉外等重大 合同须董事会批。对于在合同中涉及除法律以外其它专业领域的相关 内容，合同签订部门负责解释说明，并协助、配合合 同审核人员进行审核、修订。5.3.合同的变更与解除需要变更或解除的合同，要在合同订立的范围内，遵 守订立合同的授权范围，按签订合同的审批流程进行 合同的变更。变更双方的沟通必须保留书面记录， 变 更内容成为新的书面协议，未变更部分的合同或达成 变更协议前的

10、合同仍然有效。532相关部门收到对方要求变更或解除合同的书面通知， 必须24小时内告知其上级领导和财务部，三天内书 面通知公司行政管理中心进行相关法律工作准备。对方以电话或口头等形式的通知，不能作为变更或解除 合同的依据。533我方变更、解除合同的通知或双方的协议， 必须一律 采用书面形式，口头形式一律无效。并按照公司规定 经审核后加盖合同专用章，方为生效。有关部门和人员在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时通知公司行政管理中心，由法务人员或法 律顾问协同处理。合同有变更、解除或履行困难情况时，合同签订部门 应及时通知财务部，财务部应严格控制付款工作。合同变更内部管理流程与合同签订流程相同。

11、签署后 的变更协议和原合同一并由行政管理中心存档、财 务部备案。5.4.合同纠纷的处理发生合同纠纷，必须先报合同签订部门最高负责人和 行政管理中心，由行政管理中心法务人员或公司法律 顾问协助相关人员处理。542合同签订部门应指定专人自始至终参与对合同纠纷的处理工作，积极做好与行政管理中心的配合。发生合同纠纷后，合同签订部门应会同公司行 政管理中心以及公司聘请的法律顾问确定应对方案。542.2先由合同签订部门在行政管理中心以及法律顾问指导下与合同对方当事人协商解决纠纷。协商能够达成一致的，应依合同签订程序签订书 面协议。542.3协商不能达成一致的，应由公司法律顾问牵头会同合同签订部门按照合同约

12、定通过仲裁或 诉讼方式解决纠纷。5.424合同签订部门应参与仲裁或诉讼并负责提供证 据材料，财务等相关部门应提供协助。合同履行过程中如发生违约情况，应按合同的规定和 罚则处理。合同签订部门应协同行政管理中心法务人 员做好相关工作。确因不可抗力造成违约，任何一方均应取得充分有效 的书面证明，证明违约免责，并报经理办公会决策。5.4合同的归档所有合同原件均由行政管理中心统一编号存档；公司各部门应设专人对本部门负责的合同复印二份，一份 本部门留存，一份交财务部备案。各部门有关人员应定期将履行完毕或不再履行合同的相关资料（包括文书、图表、传真件以及合同审批 会签单等）按合同编号整理，经法务人员或法律顾

13、问 确认后交公司行政管理中心存档，不得随意处置、销 毁或遗失。履行完毕的合同仍需存档三年后方可销毁， 极重要的合同仍可延长存档时间。合同的销毁及保留期限的变 更由行政管理中心负责。各合同签订部门、财务部门应当根据所立合同的台帐，按照公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作 范围内的合同订立或履行情况。行政管理中心定期或 不定期以公司内部函件形式检查合同履行情况。5.6合同的借阅借阅合同者必须填写印章、证照、文件使用 /借用 申请审批单，写明申请部门、申请方式、借阅时间、 合同编号、合同名称、合同用途、原/复印件份数和 页数。借阅一般合同需要本部门领导签字同意，并经行政管理中心总监审批同意方可借阅。借阅秘密、机密、绝密文件需要经总经理审批同意方 可借阅564借阅期限不得超过三个工作日，到期归还；如需再借， 应办理续借手续。借阅者应确保文件完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、丢失或损毁合同。5.7奖惩合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证， 有关人员必须严格保守合同秘密。否则，按公司保密 制度规定进行处理。各部门直接负责合同签订、履行和纠纷处理的人员， 如违反本规定或合同签订流程的，将对直接责任人或 其领导进行问责；造成恶劣影响或使公司利益遭受损 失的，按公司制度监察扣款标准予以处罚。审计 部在合同签订的各阶段拥有全程、全面的监察权。丢失