手把手教您用ecel核算社保费用

1、手把手教您用exceI核算社保费用社会保险费核算是人力资源成本核算中的一项重要组成部分， 也是人力资源 薪酬福利模块HR的入门基础工作。但是在实践操作过程中，很多新手 HR会表 示自己核算出来的数据和每个月社保中心寄发的缴费通知书上的金额不符， 总是 差了几角几分钱。比较简便的做法是直接通过单位参保所在地的社保中心拷取 “上海市个人缴纳社会保险费核定表（实时） ”（简称实时表），实时表中有目前 单位所有员工的缴费基数和个人部分社保费用，在单位参保人数不多的情况下， 可以直接拿此表进行数据统计和报表制作。但是这样操作只是把社保中心给出的数据直接拿来使用， 知其然而不知 其所以然，这些金额到底是怎

2、么核算出来的呢？本文会对社保费用核算的政策、 有关规定和具体操作进行分析， 相信在阅读本文以后您也能够轻松核算出和社保 缴费通知书上一样的社保费用了。一、 政策法规篇要核算社保费用， 首先应该确定员工的缴费基数， 因为社保费用是用缴 费基数乘以相应险种的比例算出的， 而单位的缴费基数是按单位内正常缴费的员 工缴费基数之和确定的。 所以员工缴费基数的确定是一切后续工作的基础， 具体 的政策文件可参考“沪劳保基发（ 2006）7 号”文。下面就对一些容易让人误解 的问题进行探讨：（一）基数到底要保留几位小数？观点 1：文件中提到“当年个人缴费基数按职工本人上年月平均工资性 收入确定。 个人缴费基数

3、的上限和下限， 根据本市公布的上年度全市职工月平均 工资的 300%和 60%相应确定，其数值根据全市职工月平均工资计算，按四舍五 入原则先进到角再进到元。 ”据此有 HR 认为基数应该是算到元，即不保留小数 位。观点 2：文件中提到“首次参加工作和变动工作单位的缴费个人，应按 新进单位首月全月工资性收入确定月缴费基数。 ”所以既然是工资性收入，必然 有角有分，据此有HR认为基数应该根据单位发放的工资总额的实际情况保留两 位小数或者一位小数。分析：观点 1的认识是比较片面的， 因为文件中所说的 “按四舍五入原 则先进到角再进到元” 是针对缴费基数的上限和下限， 而不是针对在上限和下限 之间的缴

4、费基数， 即并未规定上下限之间的基数也要四舍五入进到元， 实践中有 很多HR对此有所误解。观点2有一定的合理性，就目前笔者了解到，社保中心 一般要求缴费基数进到角即可， 分位需进行四舍五入， 即保留一位小数， 如果保 留到分位则社保系统中将无法进行录入。按照文件规定确定基数以后， 只要将个人的缴费基数分别乘以相应的个 人部分的社保比例，再见分近角（详见下文） 、汇总相加，即可算出员工每月的 社保费用。（二）单位部分社保费用的计算规则社保费用分单位部分和个人部分， 如果从社保中心拷取实时表或者按我 上述的方法计算以后， 个人部分社保费用可以保证准确性， 但是单位部分的社保 费用又要如何计算呢？是

5、将每个员工的基数乘以单位部分的比例后再汇总相加 吗？答案是错误的，因为这种计算方法和社保计算单位部分的规则是不同的。文件中规定“缴费单位按月缴纳社会保险费的基数按单位内缴费个人月 缴费基数之和确定”。所以在确定了个人缴费基数后，应先将所有的个人缴费基 数汇总相加之后再分别乘以对应的单位部分的社保比例以城保比例为例： 养 老 22%、基本医疗 10%、地方附加医疗 2%、失业 1.7%、工伤 0.5%、生育 0.8%， 将乘出的结果分别见分近角，再汇总相加以后就是单位部分的社保费用。举例来说，某大型企业的员工缴费基数之和为 1882520.6 元，那么计算 单位部分费用的式子为养老保险 =188

6、2520.6X 0.22=414154.53200（见分 近角）414154.6元；同理可以算出基本医疗、地方附加医疗、失业、工伤、生 育的具体费用，再分别见分近角， 即见到有分就进到角， 不管是 1 分还是 9 分（注 意和四舍五入的区别） ，最后再将五大保险的计算结果相加，这样算出的才是社 保缴费通知书上所列出的单位部分的金额。此处应注意两点： 1、计算时医疗保 险 12%应拆分成基本医疗 10%和地方附加医疗 2%分别计算； 2、注意见分近角而 不是四舍五入。（三）缴费比例和特殊情况由于缴费比例散见于各大险种的具体文件之中， 网上有整理好的比例表 格，因此本文就不再赘述，提醒 HR新手注

7、意，根据各单位不同情况，单位缴纳 的城镇社会保险中可能会有两种特殊情况， 即外省市非城镇户籍 (三险) 和镇保 转城保过渡人员，他们的社保缴费基数和比例需另行通过相关文件学习或参阅本 刊前几期的相关文章。2012 年上海市社会保险费缴费标准参考网址： .cn/3/2009xxgk/ztxx/shbxxx/201203/t_1137890.shtml 二、 实际操作篇通过上文的学习我们已经了解了社保费用计算的基本方法， 接下来我们 就要使用exceI来实现见分近角这一计算功能，大家都知道excel的函数功能十分 强大，也有HR同僚通过百度搜索到了一些有见分近角功能的函数，女口： ROUNDUP

8、函数和CEILING函数。但是使用之后发现在计算某些员工社保费用个人部分时还 是会有一角钱的差异， 这是什么原因造成的呢？让我们先来看一个例子： 某员工 社保缴费基数为5917.6元，录入到excel表格中的B2单元格中，在C2单元格录 入公式【 =ROUNDUP(B2*0.08,1】) 来计算养老保险个人部分，得出结果为473.5元 ，而社保实时表中显示的正确费用应为 473.4 元，多了一角钱。用计算器进 行核算后发现5917.6X 0.08=473.4080，虽然计算结果分位显示是0,但是小 数点后第三位显示是8,所以ROUNDUP函数先把第三位进到了第二位，因此第 二位变为 1，然后再

9、进到第一位，即角位，所以会多了一角。这显然不是我们所 需要的见分进角的结果， 需要在此公式上进一步进行改进， 使计算结果在不进位 的情况下先保留两位小数再进行见分进角的计算。改进以后的公式为【 =ROUNDUP(ROUNDDOWN(B2*0.08,2),】1) 公式解析：中间部分【 ROUNDDOWN(B2*0.08,2】) 解释为“向下舍入” ， 运用到此处就是保留计算结果的 2 位小数，剩下的都舍去。外层嵌套就是 ROUNDUP函数，解释为“向上舍入”，后面的1解释为保留一位小数，这样即可 实现见分近角的功能。其余几项社会保险都可以套用此公式进行核算。灵活使用改进以后的公式就可以准确计算社保个人部分和单位部分的 费用，