3文件管理控制程序

1、编制人：评审人：批准人：发放日期：1. 目的：为了保证所有与质量/环境体系运行有关的场所都使用相应文件的有效版本并防止失效/作废文件的误用，特制定本程序。2. 范围：本程序适应于与质量/环境体系运行有关的所有文件、资料的控制。3. 职责：3. 1总经理负责体系的第一层次文件质量手册/环境手册的批准发布，管理者代表 负责第二层次文件标准各要素的程序文件的批准和发布，各职能部门的主管经 理负责第三层次文件作业指导书的批准发布。3. 2认证部门负责质量/环境体系文件、技术文件的统一管理。3. 3各职能部门负责相关文件的实施及本部门涉及到的文件、资料和记录的日常管理。4. 程序内容流程图程序描述涉及部

2、门1. 第一层次：质量手册/环境手册（描述质量/环境管理体系的纲领性文件）2. 第二层次：程序文件（描述为实施质量/环境体系要素所涉及 到的各部门活动的文件）3. 第三层次：作业指导文件（详细的作业文件、操作规程、规范、技术标准等）5.第四层次：质量/环境记录（证实质量/环境体系有效运行的客观证据）认证文件的层 次分类1.质量/环境手册、程序文件、作业指导书及记录的编号方法如下：SHY ()-企业代码职能管理文件顺序号文件类别部门代号文件级别2. 文件的类别是指：文件的编号 方法(Q)为质量管理体系文件(E)为环境管理体系文件3. 文件级别即文件的层次分类;4. 管理部门代号:01市场管理部0

3、4品质管理部07财务部10技术部02资材部05物流部08人力资源部11营养咨询部03生产部06信息部09认证12行政部6.质量手册、程序文件不分部门；例如：文件控 制和管理程序的编号应为：SHY (Q+E) 2-041. 质量/环境手册由认证部门组织编写，管理者代表 审核，总经理批准发布；文件的编制 和审批各职能部门2. 程序文件由各职能部门编制，认证部门审核，管 理者代表批准发布；3. 作业指导书与技术文件由各职能部门编制，经主 管经理批准发布，但须报认证部门统一管理；4. 质量/环境记录由产生部门自行设计格式，交认证 部门审查并统一编号，各部门统一管理。1F1、文件的控制状态分为“受控”和

4、“非受控”两类， 受控文件是指文件的审批、发放、使用、更改、 作废等均纳入体系且按规定进行管理的文件；2、加盖红色“受控”章的文件为受控文件，无红色“受控”章的文件为非受控文件，加盖“存档”章 的文件是认证部门的存档文件；受控文件不允许 随意复印。认证文件的受控状态1、体系文件的发放，由认证部门按照质量体系文 件发放范围一览表所规定的范围发放，第三层 次文件的发放范围 由原文件制定部门确定、经认 证认可后按其范围下发。2、 发放时由认证部门填与文件发放登记表，收 文人签字确认。3、已下发的受控文件，使用部门不得随意复印，女口 有需要则上报认证部，由认证加印并盖“受控” 章后按文件发放流程下发。

5、4、已失效的受控文件由认证部按原发放范围统一收 回，并填写文件回收登记表，具体处置办法按 有关规疋执行。认证文件的发放与回收1文件评审指的是对受控文件的充分性、合理性、有效性及可操作性进行审核与评价。1、评审时机的确定：正常情况下，每年1月份对体系文件进行一 次评审。如遇换版审核、组织机构发生重大 调整、国家法律法规或行业标准发生变化、 文件缺乏可操作性和适用性等特殊情况时， 应视具体情况适当增加文件评审的次数。认证各相关部门文件的评审1r各部门作业指导书及技术文件，由该程序的 主要负责部门根据下列情况随时组织文件评 审：当组织机构发生重大调整时；国家法律法规 或行业标准发生变动时；开发了新工

6、艺或设 备更新时；按原文件操作已无法满足实际要 求时。2、文件评审的实施：文件的评审由认证组织实施，主要负责部门主 持评审会议，该程序涉及的所有职能部门共同参与 讨论并提出建议、确定流程，主管部门负责评审会 议的会议记录，认证填写文件评审记录表，根 据评审结果确定文件的处置方法：修改 /换版/继续 使用。认证各相关部门1、体系要求有重大变化或组织机构发生重大调整 时，体系文件应换版；2、如果文件多处发生修改与原版文件大相径庭 时，应予以换版；3、如果体系所遵照的标准发生变化，体系文件应 根据新的标准换版；4、文件换版应重新审批，换版后应按原文件发放 范围发放；认证文件的换版1、如遇下列情况，应

7、对文件进行更改或修订：因组织机构变化、技术改造、设备更新等原因 使现有文件不能满足需要的；因上级文件或标准进行了修订，使现有文件与 之相抵触的；经使用部门反映，文件缺乏可操作性和适用性 的。认证1T2、质量/环境手册由认证进行修改；程序文件由认证 协助该程序的主要负责部门进行修改；第二层次 文件由原制定部门负责修改。3、 文件的更改应经原审批部门审批后方可执行，填 写文件更改审批单；4、体系文件的更改可米用手写更改或换页更改两种方式；文件的某些文字、符号等出现少量错误时，可采用手写更改方式，即由原文件下达部门以书 面形式下达勘误表，各受控文件持有者按勘误 表自行更改，具体做法是在错误处划两条水

8、平 线，将正确内容写在上方；文件需要更改的内容较多时，可米用换页更改 的方式，即以新页换旧页，由原文件下达部门 按该文件的发放范围发放新页；5、对已经更改过的文件应将其修订状态以“第X次 修改”字样标识在文件的上方（原版文件为“第0次修改”）；6、认证部门负责将文件的更改情况记入体系文件 更改状况清单认证各相关部门认证文件的更改1T1 文件发生更改或换版时，新的文件一经发放，应 立即将失效文件和资料收回，并加盖“作废”章 或直接标明“作废”字样；2因参考原因需留在现场的作废文件，应加盖“参 考”章，以防止误用；3 对部分技术性或管理性作废文件需进行保留，并 由管理者代表确定其保存期限；文件的作废与参考1、外来文件和资料指相关的法律、法规、国家标准、行业标准、上级下发的管理文件等；2、公司使用的外来标准和其它与质量体系有关的重 要文件，分别由品质管理部和信息主管收集并交认 证部门统一归档管理，并填写外部标准目录，定 期对其进行检索并在新标准发布后及时进行更换。5、相关文件:质量手册记录控制程序SHY(Q+E)2-05SHY(Q+E)