采购合同签订流程方案

1、采购合同签订流程方案导读：我根据大家的需要整理了一份关于采购合同签订流程方案的内 容，具体内容：采购合同是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致 同意而签订的供需关系的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且 是双方联系的共同语言基础。以下是我为大家整.采购合同是企业（供方）与分供方，经过双方谈判协商一致同意而签订的 供需关系的法律性文件，合同双方都应遵守和履行，并且是双方联系的 共同语言基础。以下是我为大家整理的关于采购合同签订流程，给大家作 为参考，欢迎阅读！采购合同签订流程一、发布采购信息发布采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、 政策、招标公告或采购公告、中标公

2、告或成交结果、供应商资格条件、评 价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、 高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中，直接关系到公共采 购合同授予的公正性和公平性，关系到公共采购合同竞争水平和采购效益 的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息，交付信息发布机构进行 发布，以有效、便利地进行信息递送。实践中，采购信息发布应把握以下原则：第一，坚持平等、公平的原则。 采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件，但应对所有供应商一视 同仁，不可人为设置歧视性壁垒，不可提出品牌需求。第二，加强信息 发布工作的监督管理，对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三， 对于

3、涉密的采购信息，应积极进行降密和去密处理，最大限度地公开 项目的采购信息，从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采 购之中，避免寻租和垄断的滋生，杜绝电子行业和行业电子等问题。二、遴选供应商遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节2。 评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素，对参与采 购的供应商资格、报价、能力进行评审，并向采购人提出评审报告，提出 候选单位建议，列明候选单位的优先顺序;采购人根据评审报告和候选单 位建议择优确定供应商，并将成交结果通知所有参与单位。供应商遴选过程中应注意以下问题：一方面，供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。政府采

4、购 法、招标投标法和装备采购条例等明确规定了供应商参与采购的 基本条件，要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力；具有良好 的商业信誉和健全的财务会计制度;具有履行合同所必需的设备和专业技 术能力;有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;要求参加政府采购 活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定，采购 人可以根据采购项目对供应商规定特定要求，对供应商的资格进行审查。 另一方面，为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进 行，保证评审工作的统一性、公正性和透明性，在发布招标文件或采购公 告的同时，应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审 要素和评审指

5、标组成，通常包括以下方面：一是技术因素，专业技术人员 数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能 力等;二是管理因素，包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系 统运行情况、质量管理控制能力等;三是价格因素；四是履约保障因素，关 键衡量其能否及时有效地履行合同，能否及时进行维修保障;最后，对供 应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。三、谈判起草合同文本草案无论采取招标，还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种 采购方式，都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲，公共采购合同文 本一般由采购人组织起草完成，并与供应商共同协商和阅签。谈判起草合同文本草案过程中，

6、应当注意以下几个问题：第一，事无巨细，详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的 产生，为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利 和依据，合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草 案之中。第二，掌握并熟练运用谈判技巧。第三，组织合同专家参与谈判 和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践 等领域的知识，因此，为了提高谈判和文本起草的效率，应组织技术、价 格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组，而且应保证专业人 员人数不少于小组的三分之二。第四，保证合同文本内容的准确性和完整 性。四、审定合同文本草案由于公共采购关系到公众和社会

7、利益，所以公共采购合同文本必须按照 特定程序，进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度，是采购主管 机关（部门）行使管理职责的具体体现，对促进竞争采购，提高合同订立质 量具有重要的监督和把关作用，采购合同文本的审定内容主要包括合同草 案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他 合同条款3。审定公共采购合同文本草案过程中，最重要的是严格落实全面性审查和 真实性审查要求。一方面，严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同 法规要求：装备采购主管机关（部门）应当按照国家和军队的有关规定， 对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、 经费、价格以及其他合同

8、条款进行全面审查。另一方面，严格审查文字 内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字 内容不真实，违背采购人真实意图和公共利益的，应立即进行改正;供应 商资格不真实的，以及选定供应商过程不真实的，应当取消相应的成交通 告，并依法追究相关人员的法律责任。五、签订合同采购主管机关（部门）审定并批准合同草案文本后，公共采购合同订立业 务部门应及时与供应商签订合同。公共采购合同签订过程中，应注意以下两个问题：一方面，合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一 致，公共采购合同至此宣告成立。但是，由于公共采购合同关系到公众、 社会和国家的利益，因此要求经过双方、尤其是采购

9、主管机关（部门）的签 章后才能获得法定效力。另一方面，公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格 就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。六、合同签章合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤，是合同生效的法定程 序。合同法第44条第2款规定：法律、行政法规规定应当办理批准、 登记等手续生效的，依照其规定。同时装备采购条例规定，装备采 购合同经装备采购主管机关（部门）确认后生效，即签订的装备采购合同 报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定，并由 装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。借鉴装备 合同经验，为了充分维护社会和国家利益

10、，维护合同的权威性和严肃性， 除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关（部门）的签 章确认七、合同生效合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要标志，是最具实质意义的 环节。公共采购合同具备了法定的生效要件，即具有了法律效力，便对采 购人和供应商产生预期的法律约束力。公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题：第一，生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二，公共采购合 同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件，凡与合同条 款有冲突的均无效，相关内容应以合同文本的约定为准。第三，公共采购 合同的无效情形。有下列情形之一的，合同无效：一方以欺诈、胁迫手段 订立合同，损害

11、公众、社会和国家利益的;恶意串通，损害公众、社会和 国家利益的；以合法形式掩盖非法目的的;违反法律、法规的强制性规定的; 合同当事人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后签订合同的。合同 确认无效后，合同双方应当相互返还非法取得的财产;给对方造成损失的， 过错一方应当承担相应的赔偿责任。八、合同备案政府采购法第47条规定：政府采购项目的采购合同自签订之日起 七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有 关部门备案。装备采购条例第41条也规定：总部分管有关装备的 部门、军兵种装备部应当在装备采购合同生效之日起15日内，将装备采 购合同报总装备部备案。总部分管有关装备的部门、军

12、兵种装备部应当对 装备采购合同订立情况实施监督、检查。设立合同备案法律制度的目的，一是通过备案制度便于采购主管机关 （部门）对公共采购合同订立情况实施监督检查，强化合同订立过程的管 理，防止违规行为的发生5。二是通过合同备案，可以及时了解公共采 购合同的订立情况，采购经费的控制情况，以及便于采购经费的及时拨付。 三是便于其他供应商了解、查阅和掌握采购合同的有关情况，为社会监督 提供便利。总之，实行公共采购合同的备案制度对促进合同订立的规范化 管理，提高公共采购合同订立质量具有重要作用。采购合同管理制度一、请购及其规定1 .请购的定义请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或儿种物料，并按照规

13、定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。2 .请购单的要素完整的请购单应包括以下要素：(1)(2)(3)(4)(5)(6)(7)(8)(9)(10)(11)(12)(13)(14)请购的部门；请购物品所属项目；请购的用途；请购的物品名；请 购的物品数量；请购的物品规格；请购物品的样品、图纸或技术资料等; 请购的物品的要求时间；请购如有特殊需要请备注；请购单填写人；请 购部门主管；请购单审核人；采购副总审核；财务审核人；公司总经理。3 .请购单及其提报规定请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购 部门；固定资产申购按照附表一（固定资产购置申请表）的格式进行填 写提报；

14、其他材料设备及工程项目申购按照附表二（物资采购申请表）的格式 填写提报；日常零星采购按照公司印制的按照附表三（物资采购审批单） 的格式填写提报；请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率 该清单的单子文档也需一并提交；遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或 其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须 作出书面说明。请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后 报采购部。4 .公司物资请购单的提报部门公司经营生产的物资、劳务、固定

15、资产、工程及其他项目由生产部 门提报；公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由 办公室提报；公司各部门专用的物资由各部门自行提报。二.请购单的接收及分发规定1 .请购的接收要点采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购, 图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2 .请购单的分发规定对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； 对于紧急请

16、购项目应优先处理；（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；（4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。3 .采购周期的规定单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以 下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天；单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未 能按时完成米购任务时应向领导说明原因；（4）遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。三.询价及其规定1 .询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及 其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；2 .属于相同

17、类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；3 .对于紧急请购项目应优先处理；4 .所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过 其代理或各种中介结构询价；5 .对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采 购替代品；6 .询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；7 .在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。四.比价、议价1 .对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2 .对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最 低，所报价格的综合条件更加突出；3 .收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标 或理想中标

18、价格。4 .重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和 审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；5 .参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。五.比价、议价结果汇总1 .比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；2 .比价、议价结果汇总应按照附表六（比价/招标汇总表）的格式完整列 出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐 一审核；3 .如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。六.合同的签订及其规定1 .合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。 依法成立的合同，受法律保

19、护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。合同正文应包含的要素1）合同名称、编号、签订时间、签订地点；2）采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、 技术文件与确认图纸是不可分割的部分；3）包装要求；4）合同总额应含税，特殊情况应注明；5）付款方式；6）工期；7）质量保证期；8）质量要求及规范；9）违约责任和解决纠纷的办法；10）双方的公司信息；11）其他约定。合同签订及其规定1）如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任；2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供 分项报价清单；4）遇货物订购数

20、量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代 表来场协助清八、，5）质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质 期；6）详细约定发票的提供时间及要求；7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款；8）违约责任一定要详细、具体；9）比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作；10）合同签订应按照附表七（合同审查批准单.）的格式对合同初稿进行 巡签审查；11）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生 效；12）签订的所有合同应及时报送财务部门。七.付款及合同执行1 .付款规定 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附