实业地产公文管理制度

1、实业地产 公文管理制度本制度所指公文是指某公司及各子公司在日常经营管理过程中形成的通知、请示、申请、批复、报告、决议、会议纪要等。(一 ) 管理部门1. 各单位行政管理部门指定专人负责对公文起草的格式规范、内容审核、传阅、发送和保存等进行管理。2. 某公司行政管理部门对公司各部门的公文管理进行监督、检查和指导。(二 ) 公文管理作业流程公文由各部门的秘书或负责此项工作的责任人对公文进行撰写，对于个别专业性较强或事件相对重要及紧急的部门的公文，可由其部门负责人直接负责内容的撰写，行政管理部门的专人负责把关，以保证公文按照其规范的格式形成。1. 作业流程内容反映公司对外、对内行文的拟稿、审核、核稿

2、、签发、编号、缮印和分发的程序。2. 作业流程涉及部门、岗位公司各部门、 各级管理人员、 各部门文档管理员及全体员工。3. 本作业流程的处理程序1) 文件由承办人拟稿；2) 由部门主管领导对内容叙述的准确性进行审核；3) 行政管理部门负责复核，确保格式正确、文种使用准确；4) 根据文件内容及管理权限由相应级别管理者签发文件；5) 根据文件重要程度和发放范围由行政管理部门文件专管人员负责编号、缮印、分发。4. 作业流程的控制要点保证公司文件内容准确、格式标准， 保证公司的文件管理及相应工作职责明确、责任到人，通过严格程序确保办事效率和质量。各部门秘书或各部门人事行政前台文员 董事长秘书总经理董事

3、长业务承办人主管领导NoYes编号审核Yes拟稿复核签发审核登记签发NoNo缮印Yes分发存档5. 作业流程图(三 ) 公文编号1、公文的编号方法：（ 1）以法人单位名义发文的编号为：单位标准简称发 年号 第 000 号，；（ 2）以法人单位内部部门的名义发文的编号为：单位部门简称字 年号 第 000 号；（ 3）法人单位日常办公例会会议纪要的编号为：单位简称纪字年号第 000号；（ 4）法人单位其他专题会议会议纪要的编号为：单位简称专纪字 年号 第 000 号。（ 5）具体文号由行政管理部门指定专人负责编写和管理，文号根据发文级别和文件类型分别在年度内以流水号的方式编写。2、标准简称：（ 1

4、） 法人单位标准简称：北京市某房地产开发有限责任公司：简称某（ 2） 部门简称人事行政部人财务部财工程部工总工办总工预算部预前期部前设计部设企划部企销售部销(四 ) 收发文程序1.收文程序审核、签收、登记、分阅、存档承办并记录承办结果催办( 行政管理部门 )(收件人 )( 行政管理部门 )2. 发文程序拟稿核稿审核签发编号、缮印、分发(承办人 ) (主管领导 )(行政部门 )(总经理 / 董事长)(行政部门 )( 五 )传真收发程序1. 接收传真程序接收登记(行政部门 )(/记录/前台 )分发(签收、承办收件人 )（收件部门）2. 发送传真程序拟稿审核发送登记、催问结果(承办人)(主管领导)(

5、承办人)(部门 )(六 ) 公文流转程序1. 公文上报程序各部门行政管理董事长上报的公文部门签发各部门秘书2.公文转发程序或专办人员签收承办人、总经理签发承办人办理并上报办理结果董事长签批董秘总经理行政部门行政部门各部门秘书或专办人员签收承办人办理并上报办理结果签批(七 ) 公文保管公文按照其来文单位、公文所属门类、公文内容等进行分类。具体分类方法参照下表:大类子类备注1. 政府机关来文外 部 来2. 合作单位来文文3. 其他资料1. 某公司内部其他公司来文2. 内部公文 ( 通知、决议、请示、报告等 )3. 会议纪要内 部 公4. 阶段性专题工作文件文5. 日常职能工作文件6. 合同或协议7. 公司制度、管理办法、制度8. 其他( 八)常用表格 ( 详见附件111 )附件 1 发文审批单附件 2 报文审批单附件 3 文件会签单附件 4 文件传阅单附件 5 文头纸附件 6 会议纪要附件 7 公文批转签收记录附件 8 公文发放签收记录附件 9 接收传真记录附件 10 发送传真记录附件 11 传真格式( 九 )公文管理的监督检查某公司行政管理部门为某公司及各部门公