行政管理常用表格

1、管理职位工作手册系列行政管理职位工作手册第一章行政部职责描述（一）行政部工作职责一览表行政部部门职责职责细分备注（ 1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制在建立办公自动化系1日常办公事务管理（ 2）会议的组织、协调，会议内容的记录与传达统方面有给予协助的职责2办公物品及设备管理3文书资料管理4车辆管理5人事日常事务管理6后勤保障事务管理7涉外事务管理（ 1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用计算机及网络设备的制度故障一般由专业人员（ 2）负责办公物品及设备的采购事宜维修（ 3）办公物品的保管、发放、使用（ 4）办公设备的日常保养与故障维修（ 1）印信的管理和文书、公文的起

2、草、收取、传达与处理（ 2）企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅（ 3）做好文书资料以及内部信息的保密工作（ 1）办公车辆的调度管理（ 2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作（ 3）对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理（ 1）员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作（ 2）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（ 3）组织员工开展各种形式的活动（ 1）企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理（ 2）企业员工食堂、宿舍的日常管理（ 3）维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修（ 1）来客接待管理，包括前台接待、客人来访登记迎送等（ 2）企业对外宣传、公关联系（

3、3）牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案第二章行政部组织管理（一）行政部组织结构与责权表部门行政部部门负责人行政部经理直属领导行政总监行政部组织结构图部门编制负责公司队伍及制度建设， 管理行政、 人力资源、 信息平台资源与支持服经理级 1人务工作，运用各种激励机制为公司提供最佳人力资源保障并保持人力资本的持续升值。负责部门员工的管理、培养，建立高效团队；主管级 1人负责公司行政人事领域规章、制度的监督执行与合理解释；全面负责公司日常行政与后勤事务的管理、督办，确保工作的高效开展；负责公司薪酬核算、人事档案管理，协助部门经理进行聘用、绩效、培训等管理工作；负责公司日常行政与后勤事务的管理、督

4、办，及时检讨并改进其作业流程，确保基础工作的高效开展。专员级1人负责人力资源管理范畴内管理制度的拟定、推行、指导、监管部门职责负责公司人事信息平台建设。及时做好人事档案及相关资料的传递、建档工作负责公司行政信息管理、项目申报及公共管理建议与维护部门权力相关说明编制人数审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期（二）行政办公工作一览表部门： 人事行政部人数：填写日期：年月日序号工作内容概述（三）行政办公职位规范表职位名称行政主管直接上级行政经理直接下级行政文员负责部门员工的管理、培养，建立高效团队；管辖范围负责公司行政人事领域规章、制度的监督执行与合理解释；全面负责公司日常行政与后勤事务的管理、督

5、办，确保基础工作的高效开展直接责任主要权力职务代理人任职条件第三章办公事务管理（一）行政费用申请单编号：部门：填写日期：单位：元费用类别金额用途说明附件张数合计报销人签字：人民币（大写）审核人签字：主管领导签字：（二）车辆费用报销单编号：填表日期：年月日驾驶员部门车号预支期间年月日至年月日车型项目张数金额（单据粘贴处）合计财务审批部门主管审批金额（大写）财务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（六）招待费用报销单编号：填表日期：年月日姓名职务招待附部门事由件招待对象招待人数客人人，陪同人备注张日期招待地点餐饮费住宿费礼品其他金额合计礼金费用十万千百十元角分金额合计（大写）财务审批部门主管审批财

6、务复核部门经理审核经办人签名报销人签名（十）公关工作计划表公关工作主体负责人员公关专员口公关主管口负责部门行政部经理口行政总监口配合人员计划情况工作目标工作进度进度目标工作成果工作预算工作结算（十一）会议记录表编号：填写日期：会议时间地点主持人记录人会议名称参 加 者会议议题会议过程会议决策记录审核人审核结果（十二）年度会议计划表会议名称主持人开会地点会议召集单位开会日期会议主要工作人员开会时间与会者应备资料会议宗旨及议题会场标示资料与会单位会场拟分发资料人数（十三）会议审核项目表序审核序审核审核项目审核项目号结果号结果1会议的主题女服务员着装方面2会议的规模（总人数）查邀请回函22（1）洋装

7、 （ 2）旗袍3会议预算（3）其他民族服饰4招待对象的层次新闻媒体活动日期及时间（注意是否与其他同业的活（1）文字记者5动冲突）23（2）新闻稿6会议天数（3）摄影记者7会议负责人（4）录像记者及电源准备8会议事项分工表住宿安排方面会场的预订（1）安排来宾的住宿 （套房、（1）主会场（2）分会场 （3）洽谈室24单人房、双人房）9（4）展示室（5）来宾休息室（2）领导人的住宿预订房间（6）工作人员休息室（3）妥善分配房间（7）演艺人员休息室制作来宾名册支付的负担范围 （住宿、餐费、10包括姓名、地址、公司名称、电话、职务等25取用冰箱内的食物费用、 电话费）各类函件安排用餐方面邀请函、信封、邀

8、请卡、回函明信片、纪26（1）住宿者的用餐事宜11念品、停车场、指引地图、 餐券订制张数 （多（2）来宾、司机的用餐问题印 20%以备用）、信封书写投递日期（3）服务人员的用餐（4）演员、乐队的用餐问题纪念品方面活动行程方面纪念品的选定、包装、外包装书写、礼品提（1）司仪开场白12款、蝴蝶结（装饰礼品包装）订制数量（2）主持人的致辞（要多出 20%以备用）（3）来宾致辞交通工具方面27（4）宣读贺电13飞机、面包车、轿车（5）致谢辞14酬谢费（给司机人员等）（6）活动行程表会场布置（7）播放背景音乐主席台、会标、灯光、音响效果、录音、座（8）放映宣传影片、幻灯片15次、台下座位、紧急疏散方案、

9、茶水饮料供应宴会的形式（1）餐桌入座式（2）自助餐入座式16（ 3）半入座式自助餐（ 4）鸡尾酒立食式自助餐16 料理样式和菜单印制饮料香烟17 （1）国产白酒 （ 2）鸡尾酒（3）啤酒（ 4）饮料类花饰（1）花篮（2）桌上花饰（3）雕冰花饰（4）胸花18（ 5）赠用花束（6）典礼台花饰（ 7）载挂花饰（8）蜡烛（ 9）展示品饰花看板、标示板类（1）大门看板19 （2）方向标示（ 3）专用停车场示牌（ 4）展示商品说明标牌拍照摄影方面20 （1）纪念照片（ 2）快照选择桌子（如圆桌或方桌）21（十四）决议事项确认表决议事项决议内容服务柜台的工作方面（ 1）来宾出、缺席之确认（ 2）发放胸章（

10、3）发放活动行程表（ 4）引导来宾到休息室（ 5）发放座位牌（ 6） 发放纪念品28 （7）设置临时电话（8）来宾签名纪念29 座位顺序（ 1）桌面标示卡（ 2）桌面标示卡的书写胸章、名牌（1）颜色、大小、种类的选30 定（2）公司名称、职衔、姓名的书写达到目标所需支持执行措施执行负责人备注（十五）决议事项实施表会议名称：决议事项决议日期决议负责人部门执行负责人实施目标实施进度等评价各部门每个月的实施检查表月份实施进度评价月份实施进度评价142536（十六）会议室使用申请表填写日期：使用日期使用时间会议名称具体地点参会人数所需设备备注申请使用单位管理单位名称填表人主管管理人主管经理（十七）印章

11、使用登记表盖章时间文件名称发文号印章类别盖章次数使用人批准人备注（十八）印章使用审批表编号用章部门盖章时间印章类别盖章次数文件发文号文件名称备注用章人（签章）批准人（签章）注：请在备注栏中简要说明盖章用途（十九）印章使用申请单单位申请日期年月日用印类别用印份数文件名称文件说明申 请 人核 准 人（二十）印章管理登记表种类区分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司名印公司名印公司全称行政部经理行政部经理印章部部门印行政部印公司名、部门名行政部经理行政事务主管门分店分店印公司名、分店名××分店经理分店印工厂名行政科长章职务董事、经理职务名称行政部经理行政事务主管金属制印章部长

12、印财务部经理印公司名、职务名财务部经理财务主管（银行专用）（二十一）印章使用范围表种区分公司支票及合同及定货单各类辞请收人事关员工委银行兑其他重及日常对外系及有存款任现凭证要文件业务文文件关证明账目状类债券件令示据公公司司名章名股份称公司专用印部门名章章分公司名章职董事长名章务董事（股份名公司专用）章名章其他高级职员名章财务部经理名章分公司经理章第四章网络信息管理（一）计算机故障维修记录卡部门：机器编号规格数量填写日期：故障说明预估修理费使用人单号：备注（二）计算机网络报修登记表序号报修时间报修部门报修原因维修人维修情况完成时间备注12345异常情况说明：（三）计算机网络设备档案表设备使用部门

13、：设备名称设备品牌规格型号销售号码销售公司设备价格购买日期维护公司维护年限年维修费用故障现象及维修情况维修人维修时间更换配件记录故障记录备注第五章文书档案资料管理（一）收（发）文登记表收 文发文月发文日单位文事号由份 有无数 附件签月收文收日单位文事份有无号由数附件寄件人签收（二）公文传递单填写日期：年月日收文公文编号文件名称发文签收备注（三）公文会签单发文单位发文文号发文日期年月日时限普通件 急件 特急件密级普通秘密机密绝密内容会单位接文时间交文时间行政部转呈时间签1月日时月日时月 日 时顺2月日时月日时月 日 时序3月日时月日时月 日 时备注（四）档案索引表序号档案号档案名称建档日期储存位

14、置档案内容处理（五）档案明细表全目案移出归还宗录号号卷 日 单位名称号 期经手人姓名管理人员签字日期管理人员签字（六）档案调阅单编号：类别填写日期：年月日调卷部门调卷人文件内容摘要调阅用途调阅期限原收文编号档号备注自年月日起至年月日止，计借出日期归还日期保管人签章日（七）信件接收登记表月份：日期信件种类接收人收信人所属单位/ 职位年份：分发日期签收人（八）外发信件登记表序号外发时间信件类别信件信息外发地址收信人发信人信息发信件单位密级（九）图书借阅卡图书信息栏借阅信息栏图书编号借阅人图书名称办理人图书价格借阅日期图书等级归还日期签字确认栏借阅人签字：办理人签字：年月日年月日说明：双方各留一份，

15、便于日后归还确认。（十）借阅登记表年月日借阅日期编号名称借阅人归还日期借阅人签字借阅办理人：（十一）丢失报告单填表日期：年月日丢失资料编号丢失资料名称发现（大致）日期资料存档日期资料所属级别资料管理人丢失原因：资料管理人员签名：日期：年月日单位处理意见保卫处处理意见单位主管签名：保卫处主管签名：年月日年月日总经理审批意见：年月日（十二）声像材料送审表送审日期：年月日声像资料名称附加文字材料页数声像资料送审人签字确认栏摄编人员配音人员文字起草人员参审人员签名：签名：签名：签名：年月日年月日年月日年月日审核意见签名：年月日第六章提案管理（一）项目提案表填写日期：年月日单位职称姓名提案名称编号现况、

16、缺点（附图） 、说明提案改善内容（具体、详细、附图）估计投资额（分项估算）预计效益暨投资回收期（二）会议提案表××公司××会议第×号提案提案人所在部门提案日期提案编号理由措施（写明提出建议或意见的理由）（写明实现所提主张的措施）审查意见审查人签名（盖章）备注（三）员工提案汇总表编号：月份：年月提案提所属类别提案收件审核审结果实施核编号案部门生技其事项日期日期核可可不效果发人产术他人用试佳奖类类金（四）优秀提案审核基准表编号：填写日期：年月日提案名称评审人员评价项目评价基准等级分评价分1 30万元以上302 21万 30 万元（以 2 万元为单位

17、得1 分）2629有形效果（ 30）3 11万 20 万元（以 2 万元为单位得1 分）21254 6 万 10 万元（以 1 万元为单位得1 分）112051 万 5万元（以1 万元为单位得1 分）6106不足 1 万元（以2 000 元为单位得1 分）1 5（注：以年为单位的预计金额）1安全性、劳动强度、环境或外形改善的效果明显8 10无形效果（ 10）2以上任意项改善效果一般373以上任意项可以看出有改善121可以在整个集团推广使用11152可以在公司内推广使用7 10波及效果（ 15）3适用于本部门464只适用于本班组（科、室）131全体员工共同提案12152独自的想法、建议8 11独

18、创性（ 15）3计划性的改善（对策）474单纯模仿改善35一般业务11活动难度极高6 102活动难度一般151付出了极大的努力352一般性努力12活动评价（ 30）1改善效果长期有效352改善效果短期有效121本部门实施6 102其他部门实施15总 得 分100 分（五）提案实施成果评分表提案名称提案编号项目评分标准分数（分）项目评分标准分数（分）标准得分标准得分动主动发觉实施1015投无需投资20 25机原来有缺陷，激发实施510资回收期半年以下15 2015%上级指标或旁人建议15回回收期0.5 1 年10 15创完全属独创、开发性1520收回收期12 年510造参考科技资料加以研究、修1

19、015期回收期2 年以上1 5性正、改良25%20%由类似科技资料联想并比510月10 万元以上15 25照实施效经他人暗示或向他人学习15益2.5万 10 万元10 15努力1付出精力多少25%1 万5万元510程序2参与规划专案人员数目无形效益或 1万元以下1 515%3所需完成的工作量合计100实施分数50 以51 5960 6465 6970 7475 7980单奖金（分）下以上位核定奖金5001 0002 0004 0006 0008 00010 000主（元）管注：此表用于重大建设性提案的评分。（六）员工提案改善评分表提案人所属部门提案日期评定日期提案名及内容概要评评定标准评审意见

20、最高评分权重（ %）评分经济利益50定创造性15应用范围10成研究观察花费时间10改善成本10绩提案完整性5合计100评审者其他建议资金金额评定1经济效益显著者：年经济效益核算额×20%2经济效益不明显者：评分资金董事长总经理审查主任委员审查小组评定人注：此表用于一般建设性提案的评分。第七章行政人事管理（一）应聘人员登记表应聘职位：填表日期：年月日姓名性别年龄出生日期籍贯民族身高体重学历职称健康状况婚姻状况毕业院校所学专业第一外语级别第二外语级别联系方式身份证号期望工资上岗时间其他要求起止时间学校名称专业学历所受教育起止时间公司名称所担任职务相关证明人工作经验培训时间培训机构培训内容

21、所获得的证书参加的培训所受过的奖励及处分兴趣和爱好个人特长及自我评价（二）面试成绩评定表应聘者姓名毕业院校应聘职位性别专业应聘时间年龄学历评价项目评定等级A- 优B- 良C-好D-一般E- 差仪表、仪态专业知识技能的掌握工作经验与应聘职位的关联程度语言表达能力分析判断能力应变能力情绪控制能力综合评价人力资源部评价录用决策予以录用储备不予考虑用人部门评价录用决策予以录用储备不予考虑总经理评价录用决策予以录用储备不予考虑（三）员工培训申请表申请部门培训时间培训讲师申请人总时数需费用培训地点培训人员培训内容培训器材部门主管审核：主管领导批准：签字：签字：年月日年月日（四）培训实施计划表拟办单位：填写

22、日期：举办培训本年度举培训培训负责部班 名 称办 班 数地点门（人）培训目的培训培训培训对象人数时间教学目标培训科目名称培训方式讲师姓名培训时间培训地点备注科目培训周次培训内容摘要备注第 1 周进度第2周第 3 周（五）培训费用预算表编号：申请日期：年月日课程名称日期地点费用预算明细1教材元/本 ×本元2讲师报酬元/时×时元3讲师交通费元4讲师住宿费元/日×日元5讲师膳食费元/日×日元6其他费用元7合计费用元8预支费用元参加培训人员名单（计人）部门姓名职称备注（六）员工考勤统计表编号：填表日期：年月日姓名所属出勤应出勤请假迟到早退备注部门天数天数事病婚产

23、其迟到累早退累假假假假他计时间计时间（七）员工请假申请单编号：填表日期：年月日姓名所属部门填表日期请假类别事假病假婚假产假丧假其他（请注明）请假事由请假时间年月日至年月日部门负责人意见人力资源部意见主管副总意见总经理意见（八）出差计划申请表出差人职务代理人职务签出差人姓名姓名认代理人出差出差自年月日时起地点时间至年月日时讫（共日）拟办事项主管副总批示部门负责人申请人日期起讫地点交通工具交通费住宿费杂费合计合计合计金额（大写）万仟佰拾元角分附凭证张财务主管：会计：经办人：（九）差旅费报销清单填写日期：单位：元姓名职务出差累计时间单据张出差事由项目金额起止时间地点车费起止时间地点车费住宿费起止起止

24、起止起止膳食费交通费其他备注合计总经理：财务主管：部门主管：出差人：（十）差旅费支付明细表填写日期：单位：元出差人出差日期核付金额出差事由日期起讫时间起讫地点交通费膳住杂合工作要点月日起止起止种金额食宿费类费费计经理：财务主管：部门主管：出差人：第八章财产物资管理（一）物料移交清册部门：共页第页项目规格及说明单位数量备注接收单位：移交单位：主管：经办：（二）物资保管清单编号：所属部门：保管人：项购买日期凭单品规厂数单单签接管日期处凭单次年月日号码名格牌量位价认年月日理号码情况（三）物料使用转移登记卡使用部门：使用人姓名：职级：填写日期：保养日财产编品名规格数量单价总价使用人移交人备注期号签认（

25、四）固定资产登记表财产科目：项目编号：购置日期：年月日使用年限：购置金额：日期凭证字号使用部门日期凭证字号使用部门（五）固定资产移交清单部门：项目规格及说明单位填写日期：数第 页量 备注接受部门：移交部门：经理：主管：经办：经理：主管 :经办：（六）固定资产保管记录卡（正面）财产分类编号中文名称英文名称厂牌取得日期规格配件台币原价原币值增加资本支出原值使用年龄每年折旧额第一年年年最后一年年月年月年月（背面）使用部门接管日期使用保管人签章交还经管部门日期经管部门签章年月日年月日年月日年月日（七）办公用品请购单财管字第号填写日期：年月日财产名称规格用途单位数量需用日期估计价值备注请购部门负责人意见：行政部经理意见：主管副总经理意见：年月日年月日年月日主管：申请人：（八）办公用品一览表办公用品名称规单位单价代号办公用品名称规格单单价代号格（元）位(元)