供应商请款管理办法

1、1.0 目的为了加强公司对供应商的对账工作、请款工作的管理，提高对账的准确性、及时性，保证 应付供应商货款在请款时不出现重复请款特制定本规定。2.0 具体的方法2.1 单价管理2.1.1 采购员应当坚持先定价后下单的原则，要确保每一采购订单上的单价准确无误，财务 部应付会计应当每月统计采购员下错采购单价的信息交采购部经理、财务部经理及稽 核办，由稽核办按错误一次处罚 20 元进行查处。2.1.2 对于单价管理 2009年 3、4、5三个月为过渡期，在过渡期内财务部应付会计仍然要统 计出错次数按制度报相关人员，但对于出错次数下降幅度低于30%的采购员应当追究责任。出错次数下降幅度计算公式为： （

2、当月出错次数汇总上月出错次数汇总） / 上 月出错次数汇总。 2009年 6月开始要求是零错误率。2.1.3 财务部应付会计可选用每日、每三天、每周对外购入库单进行对账，三种方法选择好 后报财务经理同意。除前述三种方法外不可选用其他对账时间。2.1.4 公司原则上不同意采购在下采购订单后调整单价，但基于某种特殊原因而不得不采用 这种方法的，应当先由采购人员提出书面申请，经采购部经理、财务部经理批准后方 可采用。2.1.5 采购部人员对于新增物料的单价及以前定过价后进行单价更改的，应当在定价或更改 后 8 小时内报财务部应付会计备案，对于超过时间的应当按违反公司制度处理。定价 或更改单价应当书面

3、备案，并经采购经理或公司授权人员签名确认，书面备案的格式 由采购部确定后抄送财务部备案。财务部、采购部都应当建立物料单价档案，并对档 案资料进行分类管理，管理方法由两个部门自行制定，但要体现“便于查找，易于自 追溯”原则。2.2 付款方式管理2.2.1 付款方式分为现金支付、月结付款两种方式，每一供应商在一个月内只能采用一种方 式进行结算。2.2.2 两种付款方式可互转，但互转时应当采用书面通知。月结付款方式转现金付款方式的 供应商名单应当在提出的下个月开始执行新的付款方式。现金付款方式转为月结的经 采购部经理同意可在当月进行，但对于发生这种情况的供应商采购员应当在传递给财 务部的书面通知上明

4、确一个清晰的分界点，让财务部的应付会计能清晰的知道从何时 开始算作月结。采购员应当做好供应商的沟通工作，确保本款要求得以落实。两种付 款方式互转时应当有采购部经理批准同意后财务部应付会计方可执行。2.2.3 采购部与财务部应付会计在 2009年 3月 31日前将公司目前供应商按本制度分为现金 付款与月结付款两类，对于月结供应商名单进行登记备案。 2009年 4 月份开始财务部 应付会计应当严格监督采购部两种付款方式的互换工作，对于没有按规定进行的应当 提报稽核办查处，财务部应付会计对于此项工作监督不力造成本制度无法得到落实的 由稽核查处。2.3 对账与请款2.3.1 财务部应付会计人员每月对外

5、购物料进行对账时，应当至少向公司提交以下相关报表： 当月按不同供应商分类的对账明细表（至少含物料代码、物料名称、物料规格、单位、 数量、单价、本币及人民币金额、当月总对账金额） 、当年所有供应商每月对账金额及 汇总表（要备注出现金付款还是月结付款） 、当月月结供应商对账金额表、当年所有月 结供应商每月底货款尾数表（应和总账会计应付账款余额相同） 。2.3.2 应付会计还应当将附有原始凭证的“当月按不同供应商分类的对账明细表”打印一式 两份交采购员审核、采购经理、财务经理确认后签名交总账会计入账。总账会计入账 时要审核“当月按不同供应商分类的对账明细表”是否经相关人员签名，对于符合要 求的只要求

6、将此明细表一份附作原始凭证。应付会计应当将此表一份与相关单据装订 归档存查。现金付款方式下的采购在月底时由应付会计在系统中调取收货数据，并把 收货数据转发给相关采购员，由采购员按财务部要求制作对账单，该对账单打印一式 两份，由应付会计审核，采购经理、财务经理确认后签名交总账会计入账。2.3.3 财务部应付会计将当月月结供应商对账金额汇总表一式三份交与相关采购人员、总账 会计确认后交采购经理、财务经理签名，经签名后此表将作为请款的唯一依据，三份 原件分别保管在应付会计、财务总监、出纳手中。采购人员对应付会计提供的当月月 结供应商对账金额汇总表要与“当月按不同供应商分类的对账明细表”及当月发生现

7、金转月结书面通知进行核对确认应付会计提供的月结金额的准确性；总账会计应当将 应付会计提供的“当月月结供应商对账金额汇总表”上各供应商的月结金额与财务系 统中该供应商应付账款贷方与借方本月发生差额进行比对， “当月月结供应商对账金额 汇总表”与该供应商应付账款贷方与借方本月发生差额一致可以给予确认。前述比对 发现该供应商应付账款贷方与借方本月发生差额大于“当月月结供应商对账金额汇总 表”金额的应当到出纳处查询是否有相同金额的该供应商的资金支出证明单没有付清， 若出纳没有资金支出证明单时可能对账出现错误或有的供应商将单据出厂外。前述比 对发现该供应商应付账款贷方与借方本月发生差额小于“当月月结供应

8、商对账金额汇 总表”金额的可能是将现金付款部分仍然当作月结对账。2.3.4 每月月底前应付会计将按当月月结供应商对账金额表进行请款工作，制作资金支出凭 证。资金支出凭证上要注明所请款是属于那年那月对账金额。2.3.5 每月财务总监只审核一次资金支出凭证，在与当月月结供应商对账金额表核对无误后 签名同意付款。对于以审批过的供应商不再审批第二次。2.3.6 出纳在收到资金支出凭证后应当与当月月结供应商对账金额表进行核对，对于该表上 没有这家供应商、金额不对、已经付过款等有疑问的暂不支付且应当向财务经理或财 务总监报告此事。2.3.7 现金付款的应当由供应商自行请款，采购人员可以协助其请款并要确认是

9、否在预付货 款，且应当在送货后 1 天内请款，填制好资金支付证明单后由出纳安排付款。若现金 付款供应商办完请款手续后能马上付款的出纳应当马上支付，因资金问题无法当场支 付的，由供应商与出纳商量何时支付、何种方式支付。不能马上付款的请款单据交由 出纳保管，不允许供应商带离公司，待付款时供应商再来签名。供应商将单据交给出 纳时可向出纳索要代管单。对于现金付款的供应商跨月没有付款的，由采购员统计清 单交采购部经理、财务部经理处理，是由于出纳自身原因导致没有及时支付供应商货 款的采购部可以申请稽核。2.3.8 财务部应付会计不得对现金付款供应商进行请款，采购部门不得对月结供应商的请款。2.4 预付货款的管理2.4.1 预付货款实行逐单审核制度，先由采购员根据购货合同的单价及预付货款条款与采购 订单数量计算应当预付的金额并填制资金支出证明单。资金支出证明单由采购部经理 审核后交财务部授权人员批准。2.4.2 预付货款供应商管理应当视为现金付款方式的供应商，管理办法应当按现金付款方式 进行管理。2.4.3 采购员在确认“当月按不同供应商分类的对账明细表”时应当在表中注明已预付金额， 在协助供应商请款时应当将已预付金额扣除，由于采购员没有将预付货款注明的造成 多付货款时应当追究采购员的责任。总账会计在入账时应当关注已预付款金