WPS2016表格操作指引书

1、IX PS!V*WP JF 匕- JmrlUF错误！未找到引用源目录1. 办公数据录入规范和技巧 11.1. 快 捷键11.2. 数据填充11.3. 自定义序列21.4. 数据格式设置 31.5. 中文大写42. 智能显示非法、错误数据 52.1. 重复值限制录入 52.2. 咼亮显示重复项 52.3. 删除重复项 63. 精美报表格式和阅读工具 73.1. 报表格式工具73.2. 阅读模式73.3. 护眼模式83.4. 夜间模式 93.5. 大数据阅读103.6. 编辑栏折叠104. 公式和函数114.1. 公式114.2. 函数134.3. 常用统计函数 1344逻辑函数144.5. 日期

2、函数 1446文本函数 154.7. 查找函数154.8. 常用公式（繁体版无此功能） 165. 数据排序175.1. 多关键字排序 175.2. 改变 WPS排序规则进行自定义排序 186. 提高数据约束力206.1. 日期、数值、文本限定 206.2. 制作特定数据选定下拉框 227. 数据透视表看透你的数据 237.1. 生成数据透视表 237.2. 数据透视表字段设置 258. 轻松制作数据图表 268.1. 商业图表的类型和使用场景 268.2 .快速增加图表元素更改图表布局 278.3. 快速美化图片 288.4. 组合图制作 298.5. 常用商务图表的规范 299. 数据的保护

3、319.1. 表格文件保护 3192工作表的保护 3193单元格的保护 321. 办公数据录入规范和技巧1.1 快捷键功能描述：通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度，掌握快速录入的方法和技巧【Ctrl+Tab】切换到下一个工作簿。【Ctrl+Shift+Tab】切换到上一个工作簿。【Tab】在选定区域中从左向右移动。【Shift+Tab】在选定区域中从右向左移动。【Ctrl+D】向下填充。【Ctrl+R】向右填充。【Alt+下方向键】显示清单的当前列中的数值下拉列表。【Ctrl+ ;】输入日期。Ctrl+Shift+ ;】输入时间。【Alt+=】用SUM函数插入自动求和公式。Ctrl+En

4、ter】用当前输入项填充选定的单元格区域。Ctrl+Z】撤消上一次操作。【Alt+Enter】在单元格内换行。1.2.数据填充功能描述：使用自动填充功能可以完成智能录入，快速输入一部分数据，有效提高输入效率。操作步骤：选中数据单元格将鼠标移动到数据单元格右下角鼠标指针变成十字星第2页共36页按下鼠标左键，并向下拖拽鼠标第3页共36页第#页共36页捉图帝闷卜*重新计算/孑热 NrFrSmtdlby Mondcy, Tjs d.ajv，si A-OOOl A-OOU5A-WQ1 B 00029101L12资产輪毛费产宕霍 购百时间口番产详性2 A-0001? A-00024 A-00035 A-0

5、0052007/5/212007 5-212007/6/122007/9/11洛力联想第9页共36页第10页共36页3. 精美报表格式和阅读工具3.1. 报表格式工具功能描述：一键套用精美格式，方便阅读操作步骤：选择数据表 “表格样式”选项卡 选择样式C4S V/PSAffi -? fl12蛍产撐号 i-dooi A-CWZ41-00035_4-000161-00057A-1： CO8B-00021011124京 翱-记-A - 2 = = = =5Wt幵良工JI科芭旳呃Q Z T il H W巴囿布杆 赖 益豪丁E庁肿.H他.左Eh2丁2 HMO】 d 1-0DDZi IXHMOS6 4-0

6、0057 1-DOOi? B-OD02Eft： ?-t- *S玄1EK 沖*.埸*埸*记记 主T主x笔2三三三11/EBFi / !1E!D STW*wrtJ：N -5t U-n利FlEf哉祢哉邨誌邺 T3禾昔前域昔典 向隨加話严苗帀P行 的的.iTI-32阅读模式功能描述：在进行复杂数据表格阅读查找等工作时，使用阅读模式可以有效地防止数据阅读串行，方便了我们对数据把评标的查阅。操作步骤：状态栏阅读模式ABcDEF1资产編号资庐容称购置时问资庐详情(S用人员所在湖2A-0001空调2007-05-21美的公用技桶3A-0002空调2007-05-21美的公用财却4A-0003空调2007-08

7、-12华凌公用销售部5A-0004空调2007-09-10格力公用行政部6A-0005空调2007-09-11格力公用孑1B-OOO1笔记本2008-05-04张磁8B-00022008-05-04行政部9B-0003笔站2008-05-04联想10B-0004笔记本2008-05-04林J邊市场部11B-0005笔记本2009-12-01陈建国技术部12B-0006笔记本2009-12-01戴尔黄建平销售部13B-0007笔记本2009-12-01戴尔李打曲技术部14B-0008笔啓2009-12*01戴尔财务郡15B-0009dHi.亠 dHi.笔记本r th2011-03-22黒曰马晓轩

8、销售部j d nn阅读模式方便查春与当前单元梧 处于局一行和列的相关单舞头可选摄不同的33护眼模式护眼模式可以保护用户的眼镜不功能描述：在长时间进行复杂数据表格阅读查找等工作时,易疲惫。操作步骤：状态栏 护眼模式夜1朗g式卜 1g * 100 % +ABCDEF1号购置时问资Pi#焉使用人员朗在部门2A-00012007-05-21公用技术部SA-00022007-05-21公用财芬部4A-00032007-08125A-00G42007-09-10用行政部6A-00052007-09-11梏力FB-00012D08-05-04张丽璋财务邙6B-0QO22008-05-04騒行政部9B-000

9、32008-05-04閔英由场部10B-0004笔2008-05-04市躺LIB-00052009-12-01床建国技木部126-00Q62009-12-01笛建平笛皆部13B-00072009-12-01技术部14B-OQOB2009-12-01财务部15B-0OO52011-03-22虫普马龍軒d nnunn-n-i 1 ns34夜间模式功能描述：在灯光较暗的环境进行数据表格阅读查找等工作时，夜间模式可以将表格调暗保 护用户的眼镜不易疲惫。操作步骤：状态栏 夜间模式护目謝莫式IW夜间模式 |E3 - 100%-+ABCDEFGHI资产扁号资产宕赫踊間时间斫在部门2A-00012007-05

10、-21公用3A-00022007-05-21公用4A-00032007-08-12公用5A-OOtM2007-0&-10梏尢！雉用行政部eA-00052007-05-11格力公用丁B-0001笔记本2008-05-04|W1张丽珍财务部EB”0002笔碑2008-05-04郭英英行政部9B-0003笔1ST2008-05-04市场詐10B-0004笔记本2008-05-04W林乃遢市瑪部IIB-00052009-12-01瞧建国12B-00062009-12-01苗崖平销售部13B-0007笔倂2009-12-01技术部14B-00082009-12-0115B-0009笔如2011-03-2

11、2虫昔马朗勞售都g fifu 门-mill g 7St津匚时53.5. 大数据阅读功能描述：将数字的分隔符用中文显示出来，便于用户一眼看出多位数据的单位，尤其适合11 亿 2345 万 6789。财务人员，例如：1,123,456,789,在 WPS表格状态栏中显示为:操作步骤：状态栏 右击勾选带中文单位分隔无(N)*平均值(対J计埶C)252612315436767127V 4 卜卜heet2SheetlSheet3乜23亿 1543万6767 J计量小蓟)*求和厲)帝中文单位分雜H 使用干分分隔符E 按万位分馬(E)3.6. 编辑栏折叠功能描述：当单元格内容过多时，编辑栏就会呈多行显示，此

12、时会导致编辑栏下方的单元格 被遮挡，而“编辑框折叠”功能很好的解决了这个问题，便于单元格的阅读与编辑。操作步骤：点击编辑栏下方向上的双箭头即可对编辑栏进行缩放选择平台*其中蕴含着无数用户对肝S OFfi产品投入的j邙联注与喜爱。111= 1欢狐您fflWPS Office公软件！自M的乎WK1, 01 可廿以来的二十龛年闻.WPS OfficeCI D I E 1 F 1 怡Uti|I|J|K|欢迎您便用WPS Office软件！自19的年船乩0间世缺来的二十多年阿WPS Office办农 软件从单一的文字处理软件逐渤充实为集文字处理、电子表格、电子演示拘一休的信息化办公4. 公式和函数4.1

13、. 公式功能描述：公式是在工作表中对数据进行分析与计算的等式，有助于分析工作表中的数据。 使用公式可以对工作表中的数值进行加、减、乘、除等运算。公式可以包括以下的任何元素：运算符、单元格引用位置、数值、工作表函数以及名称。如果要在工作表单元格中输入公式， 则可以在编辑栏中输入这些元素的组合。操作步骤：在WPS表格中，以西文等号“=”开头的数据被系统判定为公式。公式是对工 作表中数据进行运算的表达式，公式中可以包含单元格地址、数值常量、函数等，它们由运算符连接而成。具体来说，一个公式通常由以下几部分组成：=:西文等号，表示将要输入的是公式而不是其他数据。（字体统一）数值：由阿拉伯数字09构成的可

14、以参与运算的数据，或者是包含有某个数值的单 元格地址。其他参数：可以被公式或函数引用的其他数据。（）:圆括号，用于设置运算优先顺序。运算符：用于连接各个数据。在WPS表格中，可以使用的运算符分为算术运算符、比较（逻辑）运算符和字符串运算符 3大类，其功能见下图类另V运算符功能备注算术运算符+ （加号）加法运算运算顺序按数学运算的惯例处 理：括号里的表达式优先计算； 先乘除、后加减；同一级别运-（减号）减法运算* （乘号）乘法运算类另V运算符功能备注/ （除号）除法运算算，由左至右依次执行%百分比A （乘方）乘方运算比较运算符=等于比较运算符用于比较两个数据后得出“真”或“假”两个逻 辑值。当符

15、合条件时为True（真），否则为False （假）。 通常用于构建条件表达式大于=大于等于=小于等于不等于字符串运算符&连接字符串将几个单元格中的字符串合并 成一个字符串（例如：“ WPS &“表格”得到“ WPS表格”引用运算符:（冒号）区域运算符产生对包括在两个引用之间的 所有单元格的引用（例如：A1：A3,表示引用A1到A3单元格之间的区域）,（逗号）联合运算符将多个引用合并为一个引用（例如：SUMA1: A3, B1： B5），表示两不冋的单兀格区域的并集）类另V运算符功能备注（空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用（例如：A1 : A3 A2 :B5），表示两个不冋的单兀格

16、区域的交集）42函数功能描述：为了使操作更简便，WPS表格将一些公式定义为函数，用户只需按照一定的语法使用这些函数。操作步骤：调用函数的语法都是一样的，其基本形式为：=函数名（参数 1，参数2,参数3,）。二COUA COUNTA COUNTAA COUNTBLANKA COUNTIF计茸区域中蕎足给定条件前单元抬的个效A COUNTIFSA COUPDAYBSA COUPDAYSNCIcountifDICQUNTIF （区慷，条件）4.3.常用统计函数1. SUMIF函数：条件求和语法参数说明：（区域，条件，求和区域）2. COUNTIF 函数：条件计数语法参数说明：（区域，条件）3. SU

17、MIFS 函数：多条件求和语法参数说明：（求和区域，区域1,条件1,区域2，条件2,区域3,条件3,）4. COUNTIFS函数：多条件计数语法参数说明：（区域1,条件1,区域2，条件2,区域3，条件3,）44逻辑函数1. AND函数：所有条件成立返回 TRUE，否则返回FALSE语法参数说明：（条件1,条件2）2. OR函数：所有条件都不成立就返回FALSE，有一个成立也返回 TRUE语法参数说明：（条件1,条件2）3. IF函数：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，否则返回另一个值语法参数说明：（条件，条件是满足返回值，条件不满足返回值）4.5. 日期函数1. DATE函数：组合日期

18、语法参数说明：（年，月，日）2. TODAY函数：返回当前日期语法参数说明：（）没有参数3. DATEDIF函数：计算两个日期相距的年月日语法参数说明：（开始日期，结束日期，计算单位）46文本函数1. LEN函数：返回字符个数语法参数说明：（字符串）2. LEFT函数：从字符串左边开始取字符语法参数说明：（字符串，取几个字符个数）3. RIGHT函数：从字符串右边开始取字符语法参数说明：（字符串、取几个字符个数）4. MID函数：从字符串的指定位置取字符语法参数说明：（字符串，从第几个字符开始，取字符个数）4.7. 查找函数1. VLOOKUP函数：数据匹配语法参数说明：（查找值，数据表，列序

19、数，0）2. MATCH函数：返回指定内容在指定区域的名次语法参数说明：（查找值，数据表，0）第20页共36页48 常用公式(繁体版无此功能)功能描述：WPS表格中的常用公式向导能力，为你简化公式操作，轻松完成复杂计算。操作步骤：“公式”选项卡插入函数常用公式晶 赍产标晝测856,曲魔容模式-WPS STS幵始 插入I播入国数|白动求狗、毎冃雷婪”|益式|敌据 审阅 观冒开提工貝特色功能IS IQ全部财务逻辑*文本+日期和时冏*直找与引用数詡1三甬冥帕国数身份证提取生日第21页共36页第#页共36页全初函挟丁常用垃式|节人年鐸腳棉樹n-ogpi立昏计算亍人所得职L-1性取牙恰吐曰栓削身陆吐性别

20、T幸第t只检査输皿身扮证号码2習是】5也威者甜iE丼不检査号确走肛涓个人所得税计算圉扯心数全初函数丁常用坐式L豔式5悌：卒人年礬两诣庆(aju-og-aiiJg) 订算亍人昕黑IS (2flL1-M-OLzJ&) v|茸-r人斫賊1201J4BYH之怕) 悝取 ftftJiiPlB提取身旳iiHt别|鳏!职 秘前工吾收人 誰一盘呦免证瓠聿酱式毎琴CkA攔霍樹菇taoii中的皈差.税車进衍堀制. 注：按題行国帝軀集 工量收人中的三险一金“晓于免曲却料 应先扣陈-(三险一金的您定翻内比飓23T J确走肛消5. 数据排序5.1. 多关键字排序功能描述：排序是最常用的数据整理方法之一,WPS的排序功能

21、提供了同时满足3个关键第22页共36页第#页共36页排序选择关键字所在字段排序效果字的排序效果。S WPS S格鼻贝迎布禺51审阅操作步骤：选择排序区域“数据”选项卡陽|目鳩选T重新龌 a扫時惑盼13因5屆匾兔冲丁 (S工作噩排瘁5A弾出排序”对话框Ai_ EIC|可以按多列或寥行排1序瞬育方式等序23选项进行科除第#页共36页第#页共36页排序规则说明：在多关键字排序中【次要关键字】将作为更进一步的排序依据，如下图。第#页共36页王五1594137张三张三赵六当主关键字的内容相同时，继续对这些相同的工资进一步以次要关键字进行排序。52 改变WPS排序规则进行自定义排序功能描述：在WPS表格中

22、默认的排序依据包括数字的大小，英文或拼音字母的顺序等，但很多时候用户需要依据超出上述范围的某些特殊的规律来排序。例如公司职位高低、学历高低等。操作步骤：创建自定义序列（创建方法请参照本文1.3自定义序列）“数据”选项卡排序 次序自定义排序次序选择序列次序下拉菜单排序十渤喙件面刪踪条件6)邙复制条件口 t J 谗页4数据包迪题出次序主要关键字姓名-数值- 张三，李四，壬五赵九刘旺目定义序列输入叔迅JaauarFebruary; Marc iB* S j. 三四五六 星期曰，星期一，星期二，星 一月，二月三月四月，5 JtJi- 十 Anh- -j*-T Mh-aa 壬 亦 壬一壬 ?T?r? J

23、 Ji十上 J*7正月，二月，三月，四月，五 子，丑，寅.卯，辰，巳午/ 甲，乙丙，T.戊己歩/ 陈李，弓也王.何/本科大吉，高中歼 扎B, C,几E /|強三，李四，王五赵六，刘自定义序列_自定文陣列QJ：.瀝加如删除叫取消躍序昧三，李囤王苴赵丸刘七.1則七-ix- 王五.李四 自走文I?別取消诵走6. 提高数据约束力6.1. 日期、数值、文本限定功能描述：数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。对于符合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。这样就可以依靠系统检查数据的正确有效性，避免错误的数据录入。s wps表格操作步骤：选择单元格区域“数据”选项

24、卡 有效性 选择限制种类限制条件晶 资产标監爲姑站康客鹹 -WPS表梧开始 播入 砸布局 公式 |赢 |亩阅 观圏幵走工晨 特色功能圈 x比鈿嗨釧纱匡|國躺冷城送视吕动歸远T主沪二= II排序 局壳重复项”扇拒碌憧貝项 分列 有效性第26页共36页丿空曙空佰国）I确走1耐日朋J碍空値助JHB :介于材朋吉冋样设!1的其他所青单元格应用这些更枚（T厂诵是一毀肖全部疵除全摘除邑辎入馆患|出愴粵告谖査臥ft息|出Ui翳 肖期性杀丼比祥卯:介于*量小價塞0最犬值甜：1000%.対斫肖同样设去的亘佬所肖単元格应用迟些愿笊（Z）53性彙件 允许：梯输入错误值时表格就回弹出报错窗口，如下图:弈怙曰期:20L

25、2-1-I箱束日期応）：aol-12-311第28页共36页62制作特定数据选定下拉框功能描述：在数据有效性中通过限制类型中的序列制作特定数据选定下拉框，不仅能限制规 范录入数据，同时也可以使录表人快速的录入指定数据操作步骤：选择单元格“数据”选项卡 有效性 序列手动录入或选取单元格数据S WPS表梏戢 资产标荃漏娠閔訂 康客模式-WPS表悔视冒幵宜L具持芭功能呂弐舟药效住最终效果排序播入页面布局公式 I 嫌亩阅X 8 目瞬选T重新简亮重复项k扇拒逋录人重貝项kS分列-j恕略即翻摊供下竝菇央CD手动录入I F两有同祎沿畫的其世断育单元IS应用陀竺更改叩BLjMJ7. 数据透视表看透你的数据7.

26、1. 生成数据透视表功能描述：WPS表格数据透视表是一种建立在 WPS表格数据基础之上， 用于对复杂的数据 进行分类汇总和分析交互的、交叉制表的报表。数据透视表通过对数据不同的视角显示数据并对数据进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。开CifI松人I总氏左餌开虹司fli选廉再廿苛的揄雷W iff选择单元怕区準（Kr操作步骤：选择报表内任意一个有数据的单元格“插入”选项卡数透视表拖动字 段到数据透视表区域中第31页共36页第#页共36页城市丨公司容琲第#页共36页2华北 3卑东 q华北5华北6华北7华北0 华北9华北 10华北 11 f卫乍天滦夭谭 天澤 天痒天漳北京张尿口Sift

27、离上补习班张郭 学匚贸易郑越杰 正衣真业舟聊 凯能科拽知建交 裁业广兄刘英玫 泄天旅行社 缶学肝竟中 池廉琨系蛹赵军域果汁超汁2果L苹里汁a if工局Hr、urn第32页共36页从任务窗格里的字段列表中，拖动字段到数据透视表区域中的“页区域”、“区域”、“数B H S * *Ci Bo. - X 題 Bo. b X国 Eo.J X飪检X+ a殴A 求和坝:我量幽医在弋面叵域*拒动隶瞪0排序和显吓Sheetl +曰凶圈100% -25字区域”就可以进行数据的分析对比。如下图:価 更北北束南北育计 华卷程西西总3 4 5 6 7 8 9汇总1900 2008197911112152381915L60TL415L&1T1819202122第33页共36页72数据透视表字段设置功能描述：数据透视表对于数值字段的默认计算方式是求和，除了求和之外数据透视表还提 供了多种计算的方式如：计数、最大值、最小值、操作步骤：选择数字单元格数据透视表工具字段设置选择计算方式B / CD*讨冃由崛XH总改辭!理崩蜩摘6書9101112131415汇盘19002