某公司行政管理制度汇编之会议及会议室使用管理办法

1、1、目的：聚焦公司战略,保证公司战略实施过程中信息传递的及时、准确,领导团队决策的有效,从而保证公司内各公司工作的整体性、资源的优化,提升工作效率.2、范围：武汉公司所属各异地公司、异地工程公司均适用本方法.3、责任3.1 行政部负责公司办公例会的准备、拟制会议纪要并及时下发；负责跟踪会议决定的执行情况.3.2 各部门各部门相关人员参加办公例会,并负责提供会议所需的本部门相关资料；各部门相关人员负责执行会议决定；3.3 总经理总经理或副总经理负责主持办公例会,并对会议议题做出决策、指导；4.武汉公司会议类型及要求4.1 会议类型及召开时间公司办公会议分为周例会、月度例会、季度会议、年度会议.一

2、般周例会在每周五下午13: 30召开；月度例会在每月2日召开；季度会议在本季度最后一个月或次季度第一个月召开具体时间视情况而定；年终会议一般在第四季度最后一个月或次年第一个月召开具体时间视情况而定.4.2 会议要求4.2.1 每周例会的主要例会议程包括,但不限于： 上周工作回忆、检查； 工程实施过程中需协调的事项研究、决定； 公司运作中需研究决定的一般事项； 下周工作安排落实到部门和个人.月例会的主要例会议程包括,但不限于： 上月工作总结和本月工作安排落实到部门和个人. 各部门业务运作过程中的沟通、交流； 公司运作过程中针对需领导团队研究决定的相关事项进行沟通；4.2.2 公司周例会参加人员为

3、：总经理、副总经理、部门经理；月度例会召开的具体时间、地点、参加人员及主持人与周例会相同,如有特殊原因由行政部负责提前通知参会人员；4.2.3 月度例会可以顺延或取消,但不得连续取消二次月度例会.4.2.4 周例会由公司总经理主持召开.总经理不在时,由总经理委托指定人员主持召开；每周五下午13: 30召开周例会,不做专门通知.如时间有变化,由行政部通知各部门.情况特殊时,如不能召开周例会,可以顺延或取消,但不能连续取消三次周例会：4.2.5 部门经理因特殊情况不能参加周例会,可指定代表参加,但须经会议主持人同意.4.2.6 周例会提出的要求和形成的决定,由各部门经理自行记录.会议结束后两天内,

4、行政部负责整理形成?会议纪要?并下发各部门经理.各部门依据例会决定,按时如实填写?工作进度周报?,以便下次例会时对可检查.生效日期页次3/3编制部门行政部4.2.7 总经理因故不能参加月度例会,副总经理及治理者代表必须参加月度例会,部门经理不能同时有 二名以上缺席：4.2.8 月度例会召开前,各部门经理负责对本部门的工作进行小结,并对以下内容进行汇报： 上月考核指标总结与下月考核指标讨论； 业务运作程序的执行情况； 已出现或可能出现的问题； 需提请会议讨论决定的其它问题.4.2.8月度会议讨论的问题及形成的决议,由行政部负责整理成?月度会议纪要?,并下发各部门.4.3其他会议4.3.1 其他各

5、类会议应由组织部门委托行政部于2天前可根据具体情况书面通知会议参与部门和人员；4.3.2 在会议开始前30分钟,会议组织组织者须作好会议场地的准备工作包括桌、椅、投影仪、会 议资料及特别需要等；4.3.3 .由各部门自行组织的各项会议,应由各部门指定专人作好会议记录,会下整理形成?会议纪要? 并报行政部备案.5、参会人员要求5.1 参加会议的人员要提前5分钟到达会议现场并签到,不得无故迟到、缺席.5.2 会议开始时,参会人员 、传呼机等通讯工具要关闭或处于静音状态.5.3 会议期间,无特殊情况不得频繁出入会议室和中途离席超过5分钟以上.6、会议室使用治理规定6.1 会议室预约程序6.1.1 会

6、议召集人确定会议主题、时间、地点、与会人数与所需设备；6.1.2 会议召集人提前一天到行政部办理申请手续,行政部根据会议室的预定情况在10分钟内给予回复.6.2 会议室使用期间的有关要求6.2.1 会议召集人须提前 5分钟到达会场,作好会务准备工作.6.2.2 与会人员应准时参加会议、准时结束会议.6.2.3 与会人员必须自觉保护会议室各类设备及物品,未经申请不得随意动用.6.2.4 会议结束后,与会人员携带好各自物品、离开会议室.生效日期页次3/3编制部门行政部名称 会议治理方法 文件编号:6.2.5 会议召集人负责关闭设备、电源、 门等；如有借用设备请借用人及时到相关部门办理归还手续;6.2.6 如因会议不能准时结束,而该会议室又另有会议安排,必须中途结束会议或另选会场,以保证预期的