Word 2021应用：制作发文件用的方格稿纸

1、Word 2021应用：制作发文件用的方格稿纸由于工作原因，笔者经常需要使用到如图1格式的发文稿纸，从图中可以看出它类似于Word的方格稿纸。但是由于后者为一页式整体，无法分割其中的某些方格或局部段落，也不能仅仅设置其中局部为无色，因此也就无法制作出含有眉首区、表明区、标题区等内容的规范发文稿纸。先前笔者一位同事曾经另辟蹊径，尝试用插入表格;的办法设计出类似的发文稿纸，具体步骤如下：第一步：首先输入首行的XX县XXX局发文稿纸;字样，并设置好字体、字号大小及颜色；第二步：运行Word2008，切换到插入;选项卡，在文本框;的下拉列表当选择绘制文本框;，根据实际比例在文档中勾勒文本框(用来设计稿

2、纸上半局部的眉首区)；再根据签发人;、会稿单位;、核稿人;、拟稿单位和拟稿人;、附件;、机密程度;各个文本框实际大小绘制并填写其中内容，再调整文字的字体、字号大小及颜色；第三步：依葫芦画瓢，分别绘制表明区、标题区的文本框并完成相应文字内容的输入；第四步：切换到插入;选项卡，在表格;的下拉列表当选择插入表格;，在出现的对话框中设置插入一个2行20列的表格，选中第一行，按Ctrl+D调出字体对话框，将文字大小设置为四号字，并取消如果定义了文档网格，那么与网格对齐;的勾选状态(图2)，接着调整单元格大小，使每个单元格看起来都呈大小一致的正方形，并使之与文本框的边线重合；第五步：将第二行所有单元格合并

3、为一个单元格，在该单元格上右击选择表格属性;，在出现的对话框中切换到行;选项卡，勾选指定高度;并指定单元格的高度为第一行的二分之一至三分之一尺寸，并选择行高值是固定值;；第六步：全选并复制整个表格，将光标置于表格下一行，反复粘贴，直至生成一张连续的方格稿纸。上述发文稿纸用打印机打印出来后，虽然看上去与正式的发文稿纸并无太大差异，但是它存在很大一个缺点，就是它的方格局部由于是通过绘制表格完成的，所以每个单元格实际上是分割的，要想在每个单元格中输入文字，就必须一个萝卜一个坑;地打，无法直接在单元格(正文局部)中复制或剪切整个段落或局部文字，因此它无法适应现代化复制(粘贴)的办公要求_。笔者冥思苦想

4、许久，也没有找到更好的解决方法。不过，幸好有一位高手的指点，终于用Word2008解决了这道难题。下面介绍一下具体步骤：第一步：运行Word2008，切换页面布局;选项卡，点击稿纸设置;，弹出稿纸设置;对话框，选择方格式稿纸;格式，行数X列数;选择20X20;格式，并将网格颜色;设置为灰色，并勾选按中文习惯控制首尾字符;(如果不选中该项，标点符号有可能会出现在行首，不合乎行文要求)，取消允许标点溢出边界;选项的对勾，选择纸张幅面为16开或A4型，页脚选择行数x列数=格数;，对齐方式;选择右;，其余按照默认设置确认;后生成方格稿纸(图3)；第二步：新建一空白文档，切换插入;选项卡，在文本框;的下

5、拉列表当选择绘制文本框;，拖动鼠标勾勒出一文本框(用来设计文首的XX县XXX局发文稿纸;字样)，在文本框输入XX县XXX局发文稿纸;，并调整字体、字号大小、颜色并将该行文字居中(务必调整好文字大小，因为将其剪切到发文稿纸中就无法调整字号大小)，然后选中该文本框，将其剪切到第一步生成的发文稿纸中，在稿纸第一行第一个空格处进行粘贴，然后拖动、平移、调整文本框直至其左右端线与发文稿纸左右边界重合、上端线与发文稿纸最上端水平线重合，下端线与稿纸的第三条水平线重合(调整后如果文字没有显示居中，还可以在文本框中用空格键将文字移动居中)，再右击文本框选择设置文本框格式;，在弹出的对话框中切换到颜色与线条;选

6、项卡，将填充;下的透明度;滑杠拉到最左端，即设置透明度为0%(图4，此为关键点，务必留意!如果不设置透明度为0%，那么眉首区、表明区、标题区的背景就会呈现单元格，而将透明度设置为完全不透明，就可以完全遮罩底层的单元格)，再设置线条;颜色为无色(如果之前的文本框的边界无法调整到刚好与水平线或边界重合，这里可适当调整线条粗细;，使之完全遮盖方格线)；第三步：根据实际发文稿纸的大小尺寸，按上一步介绍的办法依葫芦画瓢，依次完成签发人;、会稿单位;、核稿人;、拟稿单位和拟稿人;、附件;、机密程度;、发文单位全称;、主送(抄报、分发);、事由;、发文字号;等文本框内容的设计(包括字体、字号大小的调整，另外这些文本框的线条;颜色无须设置为无色，保存默认的黑色即可)，那么发文稿纸初具雏形，最后双击页脚修改等式为20x11=220;。最后必须表明的是：此法设计的发文稿纸的正文局部可直接拷贝、粘贴，每个