ISOIATF16949信息沟通与交流管理程序

1、某某电子有限公司文件标题Title信息交流管理程序文件编号Doc No. QS-M-P-004版本/次Ver.A/03页次Page1/4发行日期Issue date2018.06.061、目的 Purpose为使我司各部门间的讯息及联络事项均在良好的沟通模式下进行，促进 并保证在综合管理体系运行管理各项活动质量、环境及有害物质管理控制和 其持续运行在我司内/外部及时、顺畅地传递及交流，发挥效用， 特订定本程 序2、适用范围Scope公司各职能部门问及与外部相关方之间的信息交流3、职责 Responsibility3.1 综合管理者代表：负责公司内部、外部质量、环境及有害物质管理信息 交流的窗口

2、，负责内部、外部综合管理信息的受理、 审查、批准与传达3.2 ISO/TS16949顾客代表：行使顾客代表职责和权限，以确保顾客的要求 得到体现，包括特殊特性的选择、制定质量目标和相关培 训、纠正和预防措施、产品设计和开发；公司内外部信息 交流的交流沟通、协调与处理3.3 各权责部门：作为各自职责范围内的综合管理体系管理信息窗口，受理和传达相关方的综合管理体系管理信息的交流协调与处理4、定义 Definition4.1 综合管理体系：指根据体系规划管理要求或需求等方面，通过对两个以 上（包括两个）相关管理体系进行整合而成的综合性管理 体系，在此其包含 ISO9001、ISO/TS16949 I

3、SO14001、 QC080000 SS-002595、程序内容 Procedure Process5.1 外部交流内容5.1.1 外部交流之内容随公司经营管理的需要而决定，原则上所有交流均 需谨慎对待，要口径一致，维护公司利益、形象与商誉5.1.2 对重要环境因素、环境管理物质标准和其它要求与外界进行交流， 如工程承包商、周边小区及与重要环境因素有影响的组织或团体， 依据相关方环境影响管理程序、重要环境因素清单作业5.1.3 对我司最新版本重要环境因素与有害物质/环境管理信息传递给供应商，使其提供原辅材料符合无有害物质要求，依照采购控制管 理程序作业5.1.4 对内部发生重要的有害管理物质/

4、环境事件，由市场部或相关职能部 门及时与客户或外界使用信息交流表进行信息沟通5.1.5 其他交流内容及负责部门某某电子有限公司文件标题Title信息交流管理程序文件编号Doc No. QS-M-P-004版本/次Ver.A/03页次Page2/4发行日期Issue date2018.06.06交流内容负责部门社区的投诉和环保机构的信 息管理者代表、资材部来自于环境法律、法规和其他 要求等的信息管理者代表、资材部来自消防部门的信息资材部来自顾客的信息（客户标准）市场部、品质管理部、研发部有关有害物质管理方面的信 息管理者代表、研发部、品质管理部、 市场部、资材部来自相关方的信息各有关部门综合体系

5、方针目标指标和要 求向外部传递的信息管理者代表、资材部、品质管理部我司相关要求（如环境管理禁 用物质标准与要求）采购部5.2 对外交流方式5.2.1 公司内部程序文件、管理规范等文件对信息交流有明确规定者，依该相 关规定执行；若无者，依本程序执行5.2.2 公司与外界的信息通过 E-MAIL、电话、传真、会议等形式，重要信息 要确保必要时能追溯到交流的客观证据5.2.3 对外公告：凡公司重大讯息须对外发布或向主管机关申报事项，需呈 报总经理核准后，才能发布及公告5.2.4 各部门接收的外部信息由接收部门做好记录，并根据实际情况决定是 否向其他部门进行沟通。如需沟通，则通过填写信息交流表进行，并

6、明确是否需要信息处理部门作出答复5.3 内部交流内容5.3.1 经营阶层之间的沟通5.3.2 管理阶层之间的沟通5.3.3 部门之间的沟通5.3.4 部门内部的沟通5.3.5 上司与下属之间的沟通5.4 内部交流方式5.4.1 发布公告类5.4.1.1 部门内公告：部门内相关实施注意事项有必要对内倡导者，由 单位内最高主管签认无误后，仅限张贴部门内部公布栏5.4.1.2 全司公告：凡涉及公司内部之人事异动、晋升、政策性倡导等 全司性事务者，呈总经理签核后，方能公布张贴5.4.1.3 文件配布：公司内跨部门事务可以用书面或电子文件的方式配 布相关部门某某电子有限公司文件标题Title信息交流管理

7、程序文件编号Doc No. QS-M-P-004版本/次Ver.A/03页次Page3/4发行日期Issue date2018.06.065.4.2会议沟通类5.4.2.1管理评审会议：依管理评审程序执行5.4.2.2普通会议召集a.各部门因业务需要，须临时召开会议时，由主办单位以书面 或mail/电话的方式召集相关人员进行b.会议主办部门须提前做好预订会议室、投影机、会议签到簿 等工作c.会议与会者在与会前请自觉将手机等通信设备调至震动无声 状态，避免因来电而影响会议进行d.会议议程：本公司会议均须按会议议程规定之内容进行，如 另有其它规定时，则须遵循相关规定办理e.本公司推荐会议议程为：(

8、1) .主持人致词(2) .上次会议决议执行情形(3) .工作报告(4) .检讨与建议(5) .问题解答(6) .临时动议(7) .下次会议主席(8) .散会f.临时会议及专项会议可按会议内容进行增减，但必须包含以 下内容(1) .检讨问题点(2) .原因分析(3) .决议事项h.会议记录(1) .会议召集部门须指派专人负责会议筹备并整理会议记录，但各部门可另行编制记录格式，交权责主管承认后， 配布相关单位并存盘备查(2) .各单位在会议中所提报之工作报告于会议结束时，均须交至会议记录制作人员处以汇总编制会议记录(3) .会议结束后，对于会议中之主席交办事项及指示、裁示事项, 会议召集单位须登录于会议记录，必要时，得将追踪结果 记载于会议记录中5.4.3计算机讯息类5.4.3.1 各部门之电子档文件资料均须按规定登录于计算机内之相应 文档，并保证其正确性及有效性5.4.3.2 各部门计算机内之文件由各部门依需求向网管提出定期备份，各部门如因电子文件数据不慎遗失时，须提请网管协助 办理某某电子有限公司文件标题Title信息交流管理程序文件编号Doc No. QS-M-P-004版本/次Ver.A/03页次Page4/4发行日期Issue date2018.06.