WPS文字2016操作技巧

1、目录1. 办公数据录入规范和技巧 01.1. 快捷键 01.2. 数据填充 01.3. 自定义序列 11.4. 数据格式设置 21.5. 中文大写 32. 智能显示非法、错误数据 42.1. 重复值限制录入 42.2. 高亮显示重复项2.3. 删除重复项WPS表格操作指引书 43. 精美报表格式和阅读工具 63.1. 报表格式工具 63.2. 阅读模式 63.3. 护眼模式 73.4. 夜间模式 83.5. 大数据阅读 93.6. 编辑栏折叠 94. 公式和函数 104.1. 公式 104.2. 函数 124.3. 常用统计函数 124.4. 逻辑函数 134.5. 日期函数 134.6. 文

2、本函数 144.7. 查找函数 144.8. 常用公式（繁体版无此功能） 155. 数据排序 165.1. 多关键字排序 165.2. 改变 WPS排序规则进行自定义排序 176. 提高数据约束力 196.1. 日期、数值、文本限定 196.2. 制作特定数据选定下拉框 217. 数据透视表看透你的数据 227.1. 生成数据透视表 227.2. 数据透视表字段设置 248. 轻松制作数据图表 258.1. 商业图表的类型和使用场景 258.2. 快速增加图表元素更改图表布局 268.3. 快速美化图片 278.4. 组合图制作 288.5. 常用商务图表的规范 289. 数据的保护 309.

3、1. 表格文件保护 30精选9.2. 工作表的保护 309.3. 单元格的保护 31精选1 .办公数据录入规范和技巧1.1. 快捷键功能描述：通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度，掌握快速录入的方法和技巧【Ctrl+Tab】切换到下一个工作簿。【Ctrl+Shift+Tab 切换到上一个工作簿。Tab在选定区域中从左向右移动。Shift+Tab在选定区域中从右向左移动。【Ctrl+D 向下填充。【Ctrl+R 向右填充。【Alt+下方向键】显示清单的当前列中的数值下拉列表。【Ctrl+ ;输入日期。Ctrl+Shift+ ;输入时间。【Alt+=用SUM函数插入自动求和公式。【Ctrl+E

4、nter】用当前输入项填充选定的单元格区域。【Ctrl+Z 撤消上一次操作。【Alt+Enter 在单元格内换行。1.2. 数据填充功能描述：使用自动填充功能可以完成智能录入，快速输入一部分数据，有效提高输入效率。操作步骤：选中数据单元格将鼠标移动到数据单元格右下角鼠标指针变成十字星按第14页共35页下鼠标左键，并向下拖拽鼠标B按着【Ctrl下拉填充效果将改为复制填充数据。1.3. 自定义序列功能描述：速通过拖拉填充柄的方式产生平时常用序列。操作步骤：WPS表格 选项 自定义序列 新序列 录入常用序列 添加 确定白* H I 口翰九年川多飘阴,卜、3管_ 昨如 rueTSirTL 酎 L El

5、t1dl. If Ei J.* Tub'1st f I lii/,i,Jta T/b. Pur Jkr, V&y.Jpw/w力 Fs-bruwyJ "4,April, 噌，T"*" 日.-.二 二.如，五一1-.=n =期 三心 生上二 三邮厂. 一月，二月，三月，m月，五月,六月，七a 第一至一举ms隼.至四ii-L|. _H 二U ILN AM 入51 ZL母皿玩 2"巾胤S - 甲己.音T.4'，li亭.壬.我 降季.部于，可 本科. 土占离中r* 人X C.mE弓&三学国王E后大刘仁酬.三四五六七A »手

6、于越>JW1.4. 数据格式设置功能描述：单元格可以设置的格式属性有12种类别，分别为常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊和自定义。操作步骤：选中数据单元格右击鼠标 选中设置单元格格式S单元华后.豆治市 会计专用 日期的日 日分比分额 科学砂本殊定文洋自数字 擀I享由 M 蹄I隹护不例常视4期谡：二I便月二位分隔有1 .)©员微砂(1234.10)(123410)1234.10-12410 -12 亚.1口，赏而和主计稽式则电共舆方n.叶苴的专用惜式。诵走效肖1.5. 中文大写功能描述：在财务工作中，我们经常需要将小写的金额数字转换成中文大

7、写金额，如填写发票、员工填写差旅费报销凭证等，利用WPS表格的单元格数字格式也可以很轻松地实现。操作步骤：选中金额数据单元格右击鼠标 选中设置单元格格式特殊 人民币大写M 咱.港fCPL柒法元-南包分己"烧化2拉Ml整a.！即打'.：仆评上35；.陆措理常忏物话后拾耦可第 父捻启万注作也苗仁稔再记卷 千I百号曲日和 生拓甘拾趾元?月底ffK情看内生元鳖 端柏吐措空匕整 壹仟,桁制枪瓦山乐占分2 .智能显示非法、错误数据2.1. 重复值限制录入功能描述：在录入数据时，经常会遇到数据不能重复，通过 WPS的重复项功能可以很轻松的限制重复值的录入。操作步骤：选择单元格区域“数据”选

8、项卡拒绝录入重复项确定2.2. 高亮显示重复项功能描述：查看报表时通过 WPS表格中的重复项功能快速查找、高亮显示重复项。操作步骤：选择单元格区域“数据”选项卡 高亮显示重复项 确定2.3. 删除重复项功能描述：快速将某一列有重复的值删除掉，仅保留一个。操作步骤：选择单元格区域“数据”选项卡删除重复项 确定资产号壹产名曲购置时力赞产详情10II12A-0W1A OtXlSA 0阿B DDO?A D0C1A D002C1A-00013 A-0002, A-0003j A-0005n一2007 9 11SOOE.- 5 -42007 5 ?2M7/E/9IB-0002本 虑记鼎昌时间3 .精美报表

9、格式和阅读工具3.1. 报表格式工具功能描述：一键套用精美格式，方便阅读操作步骤：选择数据表“表格样式”选项卡选择样式J 才音产不品2 i-woi3 i-OM24 Ja-oms5 i-MOl6早 j=WQl e节时b91011*M *岸岫*M T陶映力1ME：口时1楂2l 强QbDL4 * U in®，人也fy 隼墓J A HC 护山皿$ A-炖以on胪后心起峭M 钟y”y +与 IHF1啊II盯44行-E冲匕n中叫2 i-i：iCn：6 ? i-mL 国肝帅好3.2. 阅读模式使用阅读模式可以有效地防止数据阅读功能描述：在进行复杂数据表格阅读查找等工作时,串行，方便了我们对数据把评

10、标的查阅。操作步骤：状态栏阅读模式方便查看与当前单元格 处于同一行和列的唱关 kMAUjQ单击箭头可选择不同的 触.澧期叵二口 .ABCDEF1蒐产属号童产各褥购置时间溟产详情使用人员所在郃门2A 0001空调2007-05-21蜘公用3A 0002空调2007-05-21谢_公用财务部4A-0003空调2007-06-12华凌公用耨售部5A-0001空调2007-09-10格力.公用行政部6A-0005空调2007'09-11格力公用7B0001笔记本2C0S-05-04|联想张丽珍财务部SB-0002笔记本200S-05-04联幅郭美美行政部gB-0003笔记本200S-0S-04

11、候庭英10B-0004笔记本2008-05-04联想椒J市场部11B-0005笔记本2009-12-01戴尔晾建国技术部12B-0006第记本2009-12-01戢尔黄建平销售部13B-0C07等记本2009-12-01畛知林?3514B-0008笔记本2009-12-01戴尔财弟部15B*0CC9篁记本2011-03-22重普马蹄锢售部n G G T cG in i TO _1I-fc dm1 一r . vr-j-r«rfT3.3. 护眼模式功能描述：在长时间进行复杂数据表格阅读查找等工作时，护眼模式可以保护用户的眼镜不易疲惫。操作步骤：状态栏护眼模式1护眼槿式夜1建模式(G)*1

12、用国电 1GEl1贵户再骈科WIN同僮限也工A00012007 05 21也明3A-0002*?ifc2007 OS 21公用对芬那4A-OOOS军初2OT7-08-12华陵公闰学生卦5A-0004空福2O07-Q9-1C相口公用行辟FSA4Q05学20071177公用市法部T )B-0001名元不300 m 小 a 席1孙丽阴带部gB(JO2号记E?0nR-C5J用中见。行咫鄢9 1B-OOOJ等记工2008-05-04联格不好鄢10BOOD4等记工20Cia 05 (M展田椁土曲都11R0U05里iA2009 I2 01哂辱在国”内1ZB OOM堇H=5009-12 01有国送平望自非13

13、B-0007邺贵200 &-12-01而李小林贤才郡14B-DUOB笔匕工2009-U-01呻郃13MOOT第访奉2011-03-22由音吕后十药害部o nn Ti n*mi n ch r rC113.4. 夜间模式夜间模式可以将表格调暗保功能描述：在灯光较暗的环境进行数据表格阅读查找等工作时, 护用户的眼镜不易疲惫。操作步骤：状态栏夜间模式AEcD_EF1那产忸之承产名挪不用人品Wrrnwi 12A-00012007-05-21美的幺用技末期Q OA-00022OU7-O5-21美的公用甄稣4A-OOO3翎2007-08 12整军公用的戋竽5A OOM翎2007 09 KJ阪公用行血

14、6A-0005空骑2007-09-11ISX?公用市T 1&-0001基逊200t.0fi，M姓.射务印3BOOOi笔阱2008-05-m行政郃9B083第渊匐附口 5a悍贻节市制10&-CI004笔记本200C-05-W林，J阂11B-UO05第切20W-12-01际建国技植1-j iB-000&笔无不20C9-L2-01翁建平的雪郢13JB-0OT7笠电刘Q9 L2 QJ李小林技相14B 0008笔配不2009 12 01央资邰1&品009.足本2011-03-22盅音马瞬轩酒警部D tTlAiBF :1*"hAi A3 ”HSEXtkUiwef：

15、3.5. 大数据阅读功能描述：将数字的分隔符用中文显示出来，便于用户一眼看出多位数据的单位，尤其适合财务人员，例如：1,123,456,789,在 WPS表格状态栏中显示为：11亿2345万6789。操作步骤：状态栏 右击 勾选带中文单位分隔无(N)京均值依)w讨哉(C)计数假最小值最大值(M)*求和击中文单位分fS(H)值用手分分阍?01按万位分啰任)3.6. 编辑栏折叠功能描述：当单元格内容过多时，编辑栏就会呈多行显示，此时会导致编辑栏下方的单元格被遮挡，而“编辑框折叠”功能很好的解决了这个问题，便于单元格的阅读与编辑。操作步骤：点击编辑栏下方向上的双箭头即可对编辑栏进行缩放选择双迎您使用

16、WPS Office办公软件自L989年WFSLO问世以来的二十多年间，NFS Office办公 我件从第一的文字处瑁统件逐渐充实为集文字处理、电子表格.电子演示为一体的信息也区公 平台.其中蕴含着无舐用户 Ws offi 一品孽八的限关注与喜外.欢迎您使用肝5 Off ice办公软件！自1兜窣皿世以来的二十多年间，肝5 Office办公 _C D E F h b In T J K4 .公式和函数4.1. 公式功能描述：公式是在工作表中对数据进行分析与计算的等式，有助于分析工作表中的数据。使用公式可以对工作表中的数值进行加、减、乘、除等运算。公式可以包括以下的任何元素：运算符、单元格引用位置、

17、数值、工作表函数以及名称。如果要在工作表单元格中输入公式， 则可以在编辑栏中输入这些元素的组合。操作步骤：在WPS表格中，以西文等号“=”开头的数据被系统判定为公式。公式是对工作表中数据进行运算的表达式，公式中可以包含单元格地址、数值常量、函数等，它们由运算符连接而成。具体来说，一个公式通常由以下几部分组成：十西文等号，表示将要输入的是公式而不是其他数据。（字体统一）数值：由阿拉伯数字09构成的可以参与运算的数据，或者是包含有某个数值的单 元格地址。其他参数：可以被公式或函数引用的其他数据。（）：圆括号，用于设置运算优先顺序。运算符：用于连接各个数据。在WPS表格中，可以使用的运算符分为算术运

18、算符、比较（逻辑）运算符和字符串运算符 3大类，其功能见下图类别运算符功能备注算术运算符+ （加号）加法运算运算顺序按数学运算的惯例处理：括号里的表达式优先计算； 先乘除、后加减；同一级别运-（减号）减法运算* （乘号）乘法运算类别运算符功能备注/ （除号）除法运算算，由左至右依次执行%百分比A （乘方）乘方运算比较运算符=比较运算符附于比较两个数据后得出“真”或“假”两个逻辑值。当符合条件时为True（真），否则为False （假）。通常用于构建条件表达式><小于>=<=小于等于<>不等于字符串运算符&连接字符串将几个单元格中的字符串合并成一个字符

19、串（例如：“ WPS &“表格”得到“ WPSI格”引用运算符:（也）区域运算符产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用（例如：A1：A3,引用A1至iJ A3单元格之间的区域）,（逗号）联合运算符将多个引用合并为L个引用（例如:SUMA1: A3, B1: B5）,表示两不同的单兀格区域的并集）类别运算符功能备注（空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用（例如：A1 : A3 A2 :B5）,表示两个/、向的单兀格区域的交集）4.2. 函数功能描述：为了使操作更简便，WPS表格将一些公式定义为函数，用户只需按照一定的语法使用这些函数。操作步骤：调用函数的语法都是一样的，其基

20、本形式为：=函数名（参数 1,参数2,参数3,）。m跑 !A COUNTA COUNT AA COUNTBLANK/.y COUNT IF计算区域中满足笫牛的单元格的分数A COUNTTFSA COUPDATBSA COUPDAYSKC国UUT 五口悦机印：区城条件）|4.3. 常用统计函数1 SUMIF函数：条件求和语法参数说明：（区域，条件，求和区域）2 COUNTIF 函数：条件计数语法参数说明：（区域，条件）3 SUMIFS 函数：多条件求和语法参数说明：（ 求和区域，区域1，条件1 ，区域2，条件2，区域3，条件3， ）4 COUNTIFS 函数：多条件计数语法参数说明：（区域1，条

21、件1,区域2，条件 2,区域3，条件3, ）4.4. 逻辑函数1 AND 函数：所有条件成立返回TRUE ，否则返回FALSE语法参数说明：（条件1，条件2 ）2 OR 函数：所有条件都不成立就返回FALSE ，有一个成立也返回TRUE语法参数说明：（条件1，条件2 ）3 IF 函数：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，否则返回另一个值语法参数说明：（条件，条件是满足返回值，条件不满足返回值）4.5. 日期函数1 DATE 函数：组合日期语法参数说明：（年，月，日）2 TODAY 函数：返回当前日期语法参数说明：（）没有参数3 DATEDIF 函数：计算两个日期相距的年月日语法参数说明：

22、（开始日期，结束日期，计算单位）4.6. 文本函数1 LEN 函数：返回字符个数语法参数说明：（字符串）2 LEFT 函数：从字符串左边开始取字符语法参数说明：（字符串， 取几个字符个数）3 RIGHT 函数：从字符串右边开始取字符语法参数说明：（字符串、取几个字符个数）4 MID 函数：从字符串的指定位置取字符语法参数说明：（字符串 ， 从第几个字符开始，取字符个数）4.7. 查找函数1 VLOOKUP 函数：数据匹配语法参数说明：（查找值，数据表，列序数，0）2 MATCH 函数：返回指定内容在指定区域的名次语法参数说明：（查找值，数据表，0）第 16 页 共 35 页4.8.常用公式（繁

23、体版无此功能）功能描述：WPS表格中的常用公式向导能力，为你简化公式操作，轻松完成复杂计算。操作步骤：“公式”选项卡插入函数 常用公式身份证提取生日个人所得税计算第33页共35页5 .数据排序5.1. 多关键字排序功能描述：排序是最常用的数据整理方法之一，WPS的排序功能提供了同时满足3个关键字的排序效果。操作步骤：选择排序区域“数据”选项卡 排序选择关键字所在字段排序效果排序规则说明：在多关键字排序中【次要关键字】将作为更进一步的排序依据，如下图。姓名 工资 李四2789王五1594797Q张三3107赵六7113当主关键字的内容相同时，继续对这些相同的工资进一步以次要关键字进行排序。5.2

24、. 改变WPS排序规则进行自定义排序功能描述：在WPS表格中默认的排序依据包括数字的大小，英文或拼音字母的顺序等，但很多时候用户需要依据超出上述范围的某些特殊的规律来排序。例如公司职位高低、学历高低等。操作步骤：创建自定义序列（创建方法请参照本文1.3自定义序列）“数据”选项卡 排序次序自定义排序次序 选择序列 次序下拉菜单排序S数据包含标题第选项+添加条件值而删除条件m) |由复制条件。自定义序列刍定义序列3粒入序列在)：日，一I f -I四五.六星期日，星期一，星期二，星 一月，二月，三月，四月，五 电一季，用一季，用二季，弟一 正月，二月，三月，四月，五 子，丑，击.卯，辰，巳，干 甲，

25、乙，丙，丁，戊，己，M/ 陈，李，张，王，伺 / 本科，大专，高中，M K H c, D, E /|张三，李四，王五，这六，则排序三四五六七张李王越划删除+添加条件® 删除条件时 亡复制条件G选项如一列主要美鲜砥排序依据次序数值张三 李四，壬五 越六,则升序1一"'降序张三，李四,王五，趣六.丸卜匕- 谢儿.刘七,越木 王五，挛四， 自定义序列确定取消6 .提高数据约束力6.1. 日期、数值、文本限定对于符功能描述：数据有效性是对单元格或单元格区域输入的数据从内容到数量上的限制。这样就可以依靠系统检查合条件的数据，允许输入；对于不符合条件的数据，则禁止输入。数据的正

26、确有效性，避免错误的数据录入。操作步骤：选择单元格区域“数据”选项卡 有效性选择限制种类限制条件S wpsS 部 资产1建源数据“归*廉-模式-WPS表格开始 插入贝面布局公式 |颐 |审阅祝图 开发工具特担功能或删除重要项叁赤辐5T.专天主月 aL排序高亮重复项-易拒建小堂复项-分列有处世输入错误值时表格就回弹出报错窗口，如下图:6.2. 制作特定数据选定下拉框功能描述：在数据有效性中通过限制类型中的序列制作特定数据选定下拉框，不仅能限制规 范录入数据，同时也可以使录表人快速的录入指定数据操作步骤：选择单元格“数据”选项卡 有效性序列手动录入或选取单元格数据A- WPS 表珞开始 插入见面布

27、局公式同 汇?转痂蛆曲透视黑自舟艇 , 3弓 aL|睡 |审间融 Bi排序高亮里复吸，祝图 开发工具特担功能国册隐莫复项1拒坐悬上至要取3回分，有效性删丰件mgjmHK<»AT加匕华t华东.华障.西北，西甫手动录入最终效果7 .数据透视表看透你的数据7.1. 生成数据透视表功能描述：WPS表格数据透视表是一种建立在 WPS表格数据基础之上， 用于对复杂的数据进行分类汇总和分析交互的、交叉制表的报表。数据透视表通过对数据不同的视角显示数据并对数据进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。操作步骤：选择报表内任意一个有数据的单元格“插入”选项卡 数透视表拖动字段到数据透视

28、表区域中讦0 L不入I0M gW*阅通 =X.US 七 Ii/ilM加 M % 导修国跖青嗔青区喻， a SSIJT fW- W- VX« El密母陪招4>*JrF!E2E我胫虫F K呈l二, 匚名 蚊A， E E F二-I城-I 司-I建署7珑旬之肉I广益力廊匚 工+'|工才事声守闻妄。 天加天天天天北天站北Bi上朴习览小制上果丁- i_to：改件、正与“和*训*St*-M成科三肝曜；我部革累计mil广兑刘英汉饭门苹果汁港天龄行社产林片粕苹果汁甯学颦务献±fi_除苹黑汁出卷学£李芳曾桂-速的务拄也至令料主臬升廿声工郭H，何心衷的f般RITJF;谢从

29、任务窗格里的字段列表中，拖动字段到数据透视表区域中的“页区域”、“区域”、“数字区域”就可以进行数据的分析对比。如下图:求刑项:数量西享用括碇叁岷寰区域用状豪100 一也 Bo- ' x G_ Ro”X 口.甥190C20CS19791J1121S238191SUC7宇琛制毫 2同患降整居，MB* FBSW tniBn131415 ie1713192021222324：推厚心三7.2. 数据透视表字段设置功能描述：数据透视表对于数值字段的默认计算方式是求和，除了求和之外数据透视表还提 供了多种计算的方式如：计数、最大值、最小值、操作步骤：选择数字单元格数据透视表工具字段设置选择计算方式

30、事时项*呻际方睁稣如E手附宙置修过蚩胡衰E：新M H m.3 hB7前91Hl 215238191F，ni£北北东南北南计 一地东华华华西酉巴 45670091011Tin 中时 工均盾 值小倡 制 wmfi r s« h tnTJW!日相5连n 国 号.KB到著|匚唾"Zfl Q.8 .轻松制作数据图表8.1. 商业图表的类型和使用场景功能描述：如何在 WPS提供的多种图表中找到适用的图表类型，哪种图表更能表达自己的观点。通过 WPS图表中的实时预览窗口你可以快速的套用适合自己数据的图表。操作步骤：选择数据“插入”选项卡 图表 实时预览窗口操作步骤：选中图表 图表元素按钮 勾选8.2. 快速增加图表元素更改图表布局功能描述：增加、删除或更改图表元素（例如：标题、图例、网格线、数据标签等）|鹿毒"第|唾速出同匚用标更一豆莉谩I票提拮筌后在争匚k只格在I三包n虎会图表元亲,丽祠|-nflCg :曲 一-