公司公文管制规定

1、公司公文管理规定1公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。第二条定义是指公司内部以及和其它组织Z间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。第三条使用公文的种类公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。1、红头文件适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属

2、公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。2、内部通告3、会议纪要4、工作报告适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第五条处理公文的表格处理黑丁文的表格为公司公文审批表附件），于适用第六条公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体司有关规定提出。第七条公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作R,紧急公文需即时

3、处理。第八条公文处理程序公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反馈与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。1、公文签发(1)签发权限：公司董事长、公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文;各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。(2)签发方式：以公司名义行文的公文，经审签后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采用签发人签名的方式发出。2、公文分送(1)公司主要采用签收、传真、电报、邮递、电了邮件等公文分送方式。一般情况下，分送公文应采取签收方式(对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人

4、专送)。采用其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。(2)收件工作人员应对公文进行信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口，应立即通知发文机构，并登记出错文件。对封口被撕的公文应拒绝签收。(3)各部门公文经人事行政部审核发现在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。（4）相关人员在工作中，应积极、准确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。3、公文阅处公司领导收到公文后，在公文上作出处理意见（签发或批复等）。4、公文反馈与跟踪人事行政部接到公司领导批示后，应尽快将批示件和原件反馈给拟办部门（同时保存批示件的复印件）。5、公文清理、存档和销毁各部

5、门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进行一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。第九条附则1、本制度自颁布Z日起执行，由人事行政部负责解释和修改。2、附件：红头文件模板、内部通告模板、会议纪要模板、工作报告模板、公文审批表模板。公司文件(2013)01号秘密等级、紧急程度、主送机构、正文、附则、印章、发文时间、主题词、抄送抄报机构、附件等部分组成。1、文件头:适用于公司或一级部门重要文件，全称为“公司文件”，红色字体，黑体加粗，小初字号。2、发文字号，包括机构代字、年号、顺序：宋体，四号字；适用公司文件，代表“某公司”，“财、行、人、工等”分别代表一级部门文

6、件；(2013)01号代表2013年1号文件；公司文件编号由董事长办公室统一编号，人事行政部存档。3、标题：黑体加粗，小三。应当准确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明公文种类，除印发规章制度和批转文件外，一般不加书名号，如“关于下发红头文件格式的通知”。4、秘密等级、紧急程度；秘密等级分“普通、机密、绝密”，紧急程度分“紧急、急、普通”，如为“普通文件”则不需加标注框。5、主送机构：宋体加粗，四号字体。6、正文：宋体，四号字体。7、附件：文件如有附件，应在正文Z后注明附件名称和顺序。8、印章：公司文件落公司全称并盖章，部门文件落部门全称并盖章。9、主题词：文件主题词一般包括三到四个词语或词

7、组，最多不超过七个。第一个词语是按工作性质作分类概括，一般用“董办、工程、人事、财务、营销、审计监察、客服、招商”等。中间的词语一般是概括该文件的主要内容，大都从标题中抽取。结尾词语是说明该文件所属公文种类。10、抄报抄送：抄报为发文的上级机构、抄送为发文的平行机构。山西运城地产有限公司2013年11月15R主题词：抄报：抄送：拟稿：联系电话：fe对：内部通告公司致：编号：通告(2013)01号由：日期：页数：签发：主题：内部通告格式说明内部通告格式基本规定：公司内部通告由主送机构、通告编号、发文单位、发文R期、页数、签发人、主题、正文、附则、抄送抄报机构、附件等部分组成。1、主送机构：在通告

8、里用“致表示。2、通告编号：包括机构代字、年号、顺序，如通告(2013)01号，“”代表“山西运城地产公司”，“2013”代表年号，“01号”代表1号通告。部门通告机构代字则在后加部门代字，如财通告(2013)01号中的“财”代表”地产公司财务部”，公司内部通告编号由人事行政部统一编号，各部门通告编号由本部门统一编号。3、发文单位：在通告里用“由”表示。4、签发：根据公司授权确定签发人，董公司内部通告由公司事长授权的总经理、副总经理、董事长部门(总经理)助理签发，内部通告由部I1负责人签发。5、主题：与正式公文标题格式一致，一般为“关于+事由+公文种类”，如“关于召开年度总结表彰大会的通知”，

9、其中“召开年度总结表彰大会”表示事由，“通知”指公文种类属性。正文：宋体、小四号字体。7、抄报：通告需知会的上级机构，如不需知会则不需抄报。8、抄送：通告需知会的平行机构，如不需知会则不需抄送。抄报：抄送：会议纪要编号：会纪(2013)01号会议时间：会议地点：与会人员：会议主持：会议主题：会议纪要整理：与会人员签名：山酋运城地产有限公司公司公文管理制度（附带表格）1机密公文管理制度编制：人事行政中心R期：2019年6月17日审核：R期：2019年6月17R批准:R期：2019年6月17制度建立部门：人事行政中心发布日期：2019年6月25R生效日期：2019年6月25目录1、总则(1)2、职

10、责(1)3、公文种类4、公文格式5、行文规则6、公文办理7、公文立港、归档和销毁(10)附件一：附件二：13附件批准:附件四:R期：2019年6月171、总则1-1为使集团公司及各项目部公文（以下简称“公文”）处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，根据国家相关规定，结合公司的实际情况，特制定本管理制度。2适用范围：本制度适用于集团公司各中心、各部门及各项目部。1.3集团公司人事行政中心/人事行政部是公文处理工作的管理机构，并负责指导集团公司各中心、各部门及各项目的公文处理工作。4公文管理是指集团公司及各中心、各部门、各项目部行政公文管理。具体包括：集团公司

11、下发的公文；集团公司各中心、各部门上报或下发的公文；各项目部上报或下发的公文；集团公司及各项目对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。5公文处理工作须严格执行公司有关保密规定，确保机密安全。6集团公司各中心、各部门及各项目部应当指派专人具体负责公文处理工作，公司领导、各中心、各部门负责人、各项目负责人应加强对本部门、本项目公文处理工作的领导和检查。2. 1集团公司人事行政中心/人事行政部为公司公文的归口管理部门。3. 2人事行政部负责接收和处理外来文件及各项目对公司领导的请示、报告，负责处理所有以公司名义上报、下发的公文文件，并对公司各项目的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相

12、关规定进行公文处理的部门及个人进行处罚。4. 3各项目部根据项目需要，设置专职或兼职行政人员，负责项目上各类制度、公文等信息上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实集团公司转发的外来文件及集团公司下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件。2.4发文效力：公文对接收对彖具备约束力，对非接收对彖不具备效力，但非接收对彖必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。3、公文种类根据实际情况，公司日常使用公文种类有：3.1决议：适用于经董事会、总裁办等重要会议讨论通过的重要决策事项。32决定：适用于重要事项或重大行动的确定性安排。3. 3通知：适用于发布规章；转发上级单位、不相隶属单位的

13、公文，批转下级单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部；印发“规定”、“办法”、“细则”等。3. 4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。3. 5报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级单位询问。3. 6请示：适用于向上级单位请求指示、批准。请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。3. 7批复：适用于答复下级单位请示事项。3. 8函：适用不相隶属单位间相互商洽工作，询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。5. 9会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。4、公文格式6. 1公文版头:现公司公文版

14、头为：公司名称+文件。例”康成建设集团文4,2公文排版格式公文一般由发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附件、主题词、抄送单位、抄报和印发份数等部分组成。为保证公文的严肃性、完整性、正确性及有效性，为公文处理工作提供方便，对公文排版格式统一规范如下：421眉首、版记公文首页红色反线以上各要素统称眉首，包括发文单位标识、发文字号。发文单位标识使用宋体粗好加粗字体，用红色标识，字号以醒目、美观为宜，一般应小于22mmX15nlm，联合行文，主办单位应当排列在前。置于主题词以下的各要素统称版记，应写明主题词、抄送单位及打印份数等事项，字体均为仿宋四号。文件编号根据

15、发文单位、时间、顺序号须在文件左上角注明，字体为宋体五号。秘密公文应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急公文应注明“特急”、“加急”、“平急”。秘密公文须在文件右上角注明，字体为宋体五号照体。标题注意醒目、美观。(1)文章标题。一个完整的标题应包括发文单位、事由、文种三要素。标题应准确、简要地概括公文主要内容。排法应视字数多少而定，可排单、双行(原则上不超过3行)，12字以内的标题一般居中排1行。注意每行不要两头顶格，长度最好不要超过正文的3/50分行时不要把两个字以上的词分开，各行字数可相等或不等。标题字间距视长短而定，字体用小二号仿宋并加粗。标题与红色反线Z间空2行，标题与正文Z间隔开1行。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。(2)段落标题。字体采用小三号仿宋，其字数较多时建议与下文空开一行。(3)段落序号。应按照主次顺序在行头分别列为：一、(一)、1、(1)、1)等。4.3发文字号包括单位代字、中心/部门代字、年份、顺序号(按部门的发文单独排序)。431集团公司代字为“康集”。432集团公司总部代字为“总”，字母代字“Z”；“人事行政中心”代字为“人”，字母代字“R”；“财务管理中心”代字为“财”