专项费用报销操作指引及注意事项

1、专项费用报销操作指引及注意事项 适用范围1. 专项费用适用于专业服务费、招聘费、员工培训费、会务费、广告费和市场活 动费的报销,实行的是实行的是预算单项控制,报销时必须对应正确的预算项 目。2. 需注意,因参加市场活动、会务、培训等专项活动所发生的差旅费也必须专项 报销(各专项下设有差旅费科目 。 报销整体要求1. 先预算、后报销:专项费用报销对应单独的预算项目,与日常费用区别的是需要先申报专项预 算、再作费用报销。2. 选择正确的预算项目:报销时需要对应前期申报的专项预算、选择正确的预算项目,以保证预算口径 的一致。3. 费用规控与承担:专项费用需与预算申报口径保持一致,由各主管部门统一规口

2、管理和控制、由 各实际受益责任中心承担。4. 整体费用、一次申请:1 正常情况下, 专项预算费用不得分散、 零碎报销, 需要整体一次性申请 (分 期支付的合同款除外 ,以便预算控制;2 若整体费用内容过于庞杂、涉及跨部门多个执行人、对外付款单位不止一 个且结算时间有差异等情况下,可以分别报销,但总对接人需于第一次申 请费用时即提供整体费用明细表、明确各部分费用的具体申请人及期限, 同时提供与预算情况的对比、说明差异原因,对于重大的预算超支必须补 报预算。报销具体要求广告费:1. 费用报销时需在用途中说明广告执行情况并上传相关资料(包括文档、图片、 PPT 、视频等,若涉及报纸或期刊杂志,还需提

3、供实物供查看 ;2. 广告费若非一次性支付,需要说明前期已付款情况、此次为第几次合同付款申 请。会务费:1. 会务费的内容通常会比较庞杂、多会涉及到合同审批、借款预付费用、跨部门 合作事项,故会务的整体统筹人员对作为与财务审核的总对接人、有责任对整体费用报销起到积极的督促和事前、事中监控责任;2. 费用报销时需在流程中提供整体预算明细表、实际费用明细表,对于预算重大 差异说明原因;3. 涉及酒店发生的费用除发票外还须同时提供酒店费用结算单及各类费用清单 (住宿、就餐、会议场租等 ;4. 对于前期已借款预付的费用,需要在费用明细表中标注已预借部分的内容及金 额、尚需支付的金额及付款对象,以免发生

4、付款风险;5. 参加会务发生的差旅费用需要专项报销。市场活动费:1. 市场活动费的报销除以上会务费报销要求外,还需要说明市场活动举办的情 况、提供活动总结;2. 为保证费用申请人能够清晰说明费用的执行情况,活动发生的总体费用全部要 由活动组织单位统一进行报销、不论组织单位是否为费用实际承担单位; 3. 同一场活动的费用涉及不同单位承担时,尽量将相关原始发票拆分给实际承担 单位入账,发票抬头都写金蝶软件(中国有限公司;4. 涉及一个项目的所有费用应全部通过专项预算报销,纳入到对应项目的执行金 额(如参加市场活动发生的差旅费用 ,以保证一个项目的费用完整归集;5. 市场活动涉及的礼品资料等,必须出

5、入库登记,作为报销的附件;6. 给记者的车马费必须提供发票报销、并同时提供由其他证明人及部门领导签字 确认有原始签收明细表;7. 给外请专家等的劳务报酬尽量提供发票报销;若不能提供,则须事先约定报酬 金额税前或税后,尽量减少公司成本。招聘费1. 招聘费由招聘部归控、受益责任中心承担;2. 注意涉及合同的付款均需合同完成审批后、按照合同付款条款申请费用,并在 流程中上传合同执行情况。员工培训费1. 员工培训费由员工培训部归控、受益责任中心承担;2. 注意申请外部培训机构的培训授课费用时,需要按照合同条款的规定获取并提 供授课满意度报告以及学员满意度评分表,并严格复核各项数据的真实、准 确性。3. 外出培训注意必须事前申请,培训结束报销发生培训费用时,必须关联已通过 审批的外出培训申请下推新增单据,不得在未事前申请的情况下直接报 销费用。专业服务费注意涉及合同的付款均需合同完成审批后、按照合同付款条款申请费用,同时在 流程中上传合同执行情况,注明为合同第几次付款申请。