利用Excel制作工资条的若干方法

1、收稿日期作者简介刘学华（），河南郑州人，河南商业高等专科学校会计系讲师，研究方向：会计电算化。!中国管理信息化年月第卷第期，利用制作工资条的若干方法刘学华（河南商业高等专科学校会计系，郑州）摘要根据工资表进行工资条的制作和发放是财会人员的日常工作之一，但是如果方法不当制作起来就会很麻烦。利用的强大功能进行工资条的制作有多种方法，可以方便快捷地制作出美观的工资条。本文通过结合实例分别介绍不用公式、使用公式、邮件合并、使用编程等种制作工资条的方法，供财会人员借鉴。关键词；公式；邮件合并；宏；中图分类号文献标识码文章编号（）通过以上步骤，可彻底解决问题。三、月底无法结账如结账时系统提示“×

2、×××年××月未通过工作检查，不可以结账”，则属此问题，一般是由如下问题造成：（）本月有未审核凭证。（）本月有未记账凭证（作废凭证未记账也不能结账）。（）上月未结账。（）总账系统与其他系统对账不一致。（）其他子系统本月未结账。相应问题解决后就可顺利结账。四、报表不平衡此问题在系统实施完成转入正常运转后并不经常发生，但偶尔发生时却足以让财会人员手忙脚乱，因为出报表的时间往往临近报税的时间。报表不平衡的情况基本都是报表公式设置不正确造成的，但报表公式一般不会随意更改，如果在确认没有更改报表公式的情况下仍不平衡，则最有可能是如下问题造成的：科目记录方

3、向违背科目性质导致不平衡用友软件的报表系统是通过公式读取数据库的数据生成的，而相应项目的公式往往是根据会计科目的性质来设计的，即只读取设定方向的数据。而在实际会计核算中，数据的记录则可能既有借方的数据又有贷方的数据，最终导致余额方向不确定或既有借方发生额又有贷方发生额，这样就使报表系统读取的数据不全面而出现差错。例如，科目“以前年度损益调整”，默认科目性质为“支出”，在利润表中“以前年度损益调整”项目的公式一般为（，月，借，年）。在实际核算中，假如调增损益，则可能贷记一个数字，最终导致报表不平衡。解决方法：（）修改公式，将以上公式修改为：（，月，借，年）（，月，贷，年）。（）日常核算中严格遵循

4、科目性质填写凭证，若发生调减损益就在借方登记正数，若发生调增损益就在借方登记负数。新业务的发生导致不平衡用友软件的报表公式往往是根据系统实施时的业务编制的，在日后经营过程中，企业可能发生新的业务，设置了新的科目，将导致报表不平衡。例如，本月启用一个新科目“低值易耗品”，如果月底资产负债表不平衡，且不平衡的数据正好等于新科目“低值易耗品”的余额数字，则可以确认属于此类问题。解决方法：在报表“存货”年初数栏目原有公式后添加（，全年，年，），在“存货”年末数栏目原有公式后添加（，月，年，）。工资条是发放工资时交给职工的工资项目清单，其数据来源于工资表。由于工资条是发放给职工个人的，所以每个月发放的职

5、工工资条应该包括工资中各个组成部分的项目名称和具体的数值。利用进行工资条的处理非常灵活，因此备受会计人员的青睐。本文就制作工资条的几种方法进行介绍。方法一：不用公式，直接用制作工资条对于普通公司员工来说，可以不用公式，直接让按人头打出工资条，方法简单，适合新手使用。假定公司有员工人，工资数据在：区域。在工作表的第一行：区域为工资项目，如图所示。我们需要的工资条是第一行为工资项目，第二行为各员工的工资，第三行为空行，以便打印后裁剪分割。第一步：先选中列，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，插入一个辅助列。在、单元格图工资数据会计信息化分别输入数字“”、“”、“”。选中这个单元格，拖动填

6、充柄向下至单元格，为所有的工资数据添加序号。第二步：复制：单元格，然后在单元格单击，并粘贴。选中：单元格，将鼠标定位于填充柄，按下右键，向下拖动填充柄至单元格。这样就复制了个工资项目，加上第一行的那个，正好个。第三步：在单元格中输入数字“”，在、单元格分别输入数字“”、“”、“”。然后选中：单元格向下拖动填充柄，至单元格，为所有的工资项目添加序号。第四步：在、分别输入数字“”、“”、“”。然后选中这个单元格，向下拖动填充柄至单元格，为作为间隔的空行添加序号。（注：前步分别在工资数据、工资项目、空行前添加了相互间隔的序号。）第五步：根据列序号，升序进行排列，就得到了所需要的工资条。最后选中列数据

7、，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择【隐藏】命令，将该辅助列隐藏起来，工资条的最终形式如图所示。方法二：仅需一个公式用制作工资条第一步：打开如图所示的“工资数据”文件，在“工资表”中存放工资的原始数据，共有列。第一行是工资项目，从第二行开始是每个人的工资。在中设置工资条。首先将改名为“工资条”。第二步：分析。工资条由行构成：一行对应工资项目，一行对应一个人的工资数据，然后是一个空行用来方便分割。这样行构成一个工资条。工资项目处在行号除以余数为的行上；空行处在行号能整除的行上。以上两行不难设置，关键是工资数据行，涉及与中数据的对应关系，经分析不难看出：“工资表中的数据行（工资条中的数据行）”。第三

8、步：在“工资条”的单元格中输入公式：“（），），（），），工资表！￥，（工资表！￥：￥，（），（）”。如图所示。该公式运用函数，对函数所取的引用行号与的余数进行判断。如果余数为，则产生一个空行；如果余数为，则固定取工资表中第一行的内容；否则运用函数和函数来取工资表对应行上的数。第四步：确认后选择单元格，把鼠标放在单元格的右下角，鼠标变成“”时，向右拖动鼠标自动填充至列，这样工资条中的第一行就出来了。选定：，把鼠标放在单元格的右下角，鼠标再次变成“”时，向下拖动鼠标自动填充到数据的最后一行，工资条就全部制作完成了。第五步：最后来设置格式。选定：设上表格线，空行不设；然后选定：，拖动的填充柄向下自

9、动填充，这样有数据的有表格线，没有数据的没有表格线；接着调整一下页边距，取消网格线，结果如图所示。方法三：利用的邮件合并功能制作工资条具有电子表格、图表和数据库等功能，但是，它不能像数据库软件那样逐条打印记录。可以通过多种方式共享数据，作为数据输出的载体，弥补的不足。本部分仍以图“工资数据”文件为例，在“工资表”中存放工资的原始数据。第一步：创建主文档。在中新建一个文图完成的工资条图公式及初步完成的工资条会计信息化图格式化后的工资条图主文档图插入合并域件，按照应打印工资项目的名称，制作出一个表格，表格下设置一行分隔线，将其保存为“主文档”备用，如图所示。第二步：使用共享数据。打开主文档，右键单

10、击工具栏，选择【邮件合并】命令，打开【邮件合并】工具栏。单击【设置文档类型】按钮，选择“目录”选项；然后单击【打开数据源】按钮，在打开对话框中找到存放的工资数据，打开【选择表格】对话框，选中包含有数据的工作表即“工资表￥”，单击【确定】按钮（如图所示）。第三步：将光标插入表格第一个项目的位置（例如，“姓名”下的单元格），单击【邮件合并】工具栏中的【插入域】按钮，打开【插入合并域】对话框。单击【数据库域】选项，再选中【域】列表中的“姓名”选项，单击【插入】按钮就可以将姓名合并域插入到表格中；然后依次完成其他工资项目的插入域操作，如图所示。第四步：完成以后，单击【邮件合并】工具栏中的【合并到新文档

11、】按钮，即可在打开的对话框中选择合并记录的范围。如果需要生成所有员工的工资条，可以选中【全部】选项。单击【确定】按钮就会在新文档窗口生成工资条，如图所示。方法四：使用制作工资条在中使用通过编写小程序来制作工资条也是一种比较快捷的方法，但是这种方法对会计人员的要求较高，必须有一定的编程基础才能做到。当然在中使用编程生成工资条的方法有多种，因为不同的程序设计思路会产生不同的程序，本部分仅就最简单实用的一种思路和方法进行介绍。第一步：打开“工资数据”文件，仍为如图所示的“工资表”，将工作表改名为“工资条”，选择【工具】菜单下的【宏】下的【编辑器】，在弹出的代码窗口中输入以下程序：制作工资条（），（工

12、资表）（）（）图邮件合并生成的工资条图打开数据源选择工资表收稿日期作者简介段利霞（），女，河北金能邢台矿业（集团）显德汪分公司会计师，主要研究方向：财务管理。中国管理信息化年月第卷第期，巧用自动生成总账数据段利霞（河北金能邢台矿业（集团）显德汪分公司，河北邢台）摘要总账在财务核算中起着举足轻重的作用，本文针对手工账务核算下总账工作量大，易出错，不便于账账核对的弊病，充分利用电子表格，在同一工作簿下分别设置丁字账、科目汇总表、总账科目本月发生额及余额表、总账科目累计发生额及余额表等张不同的工作表，根据表之间的计算关系设置计算参数，自动生成总账中的各项数据，实现了总账“电算化”，对于没有条件使用财

13、务软件的单位来说，既节省了人力、物力，又大大提高了工作效率及准确率。关键词总账；明细账；科目汇总表；累计发生额；本月发生额中图分类号文献标识码文章编号（）!（工资表）（：）（工资条）（，）（，），（，）（）（工资条）（，）（工资条）第二步：保存退出后，运行宏：选择【工具】菜单下的【宏】，选中编制的“制作工资条”单击【执行】，即可在“工资条”表中生成如图所示的结果。图用【宏】制作的工资条一、引言手工核算程序包括记账凭证核算程序、科目汇总表核算程序、汇总记账核算程序以及日记总账核算程序等。在手工核算方式下对总账数据进行的分类整理是通过将记账凭证的内容按会计科目多次重复登记到丁字账、科目汇总表及总分类账的形式来实现的。同一数据的多次重复登记不仅浪费时间、精力和财物，而且还易造成错误。鉴于手工核算下同一数据处理环节多且工作量大（尤其是大量计算），容易出错而且难以查错的弊病，通过充分利用计算机的“计算精确”效用，巧妙利用电子表格及各数据之间的关系等会计基础知识创造性地摸索出一套经济实用、高效率的自动生成总账科目数据的方法。由于计算机处理速度相当快，能快速得到各种总账账簿资料；另一方面由于计算机计算准确率高，因此某些手工方式下的核对环节不复存在。下面简要介绍一下其操作程序、原理、技巧及应注意的问题。二、程序设计原理、操作步骤及注意事项按照会计法及会