浅谈现代化文书档案管理

1、浅谈现代化文书档案管理摘 要:面对21世纪改革开放的大好机遇,文书 档案管理一定要顺应时代的发展,与时俱进。 本文从文 书档案的收集、立卷、归档以及现代化微机管理等方 面论述了新形势下如何开展文书档案管理工作。关键词:文书档案 管理 研究文书档案工作是档案工作的重要组成部分,它记载着单位发展的历史过程。当今世界已经进行信息化时代,微机和网络技术的迅猛发展,传统的文书档案管理工作已经越来越不适应发展了的新形势,因此,改革创新,已迫在眉睫,向现代文档管理迈进,这是文书档案 工作的新课题。本文从以下几方面谈一谈新形势下的 文书档案管理、档案的收集是文书档案管理的基础档案的收集工作在档案管理的各个环节

2、中占首要地位,是档案管理的前提和基础,档案材料收集工作的好坏、质量的高低直接影响到档案的归档率和完整率的高低,影响到整个文书档案管理工作的质量。收集档案是我们每个档案工作者应尽的义务,对待档案的收集,我们应该采取积极主动的态度,服务到家,亲自到机关部门去询问文书档案的收集情况。我们要采取多询问、多探讨的方式,加强与兼职档案人员的联系,因为一个单位的档案管理工作的好坏,很大程度上与档案兼职工作人员有关。 因而,专职档案人员一定 要同兼职档案人员多联络,多沟通,经常定期、不定期地 检查督促他们的工作,充分发挥他们在档案收集工作 中的桥梁和纽带的作用。二、文件立卷、归档是文书档案管理的关键档案管理的

3、关键是文件转化成档案。这一过程需要经过文件的鉴定、 文件的分类、 组卷、 拟写案卷 标题、填写卷内目标和备考表等等繁琐的程序。这就 需要档案工作者要有耐心,还要细致入微地做好档案 的立卷工作,不能有丝毫的差错。 新形势下办公自动化在文书管理工作中已开始运用,这就要求档案工作者与时俱进,在新形势下充分发挥计算机的作用,改变过去陈旧的立卷方式,简化归档程序,改变立卷方式,以“件”为单位归档已成为新形势下的文书档案管理的趋 势。在现阶段,文件的归档依然以纸质文件为主,究其原 因是档案永久保管的需要。世界上最早的纸质文献是 在甘肃一座西汉墓中出土的纸质地图残片,距今已有 两千多年的历史,由此可见纸质档

4、案的保存期是经过 历史验证的。但是,实现办公自动化以后,机关中的绝大 部分将以电子文件形式生成,由于当前电子文件的法律效力还没有得到完全确认,因而在今后很长一段时间,纸质文件与电子文件将长期共存。这就要求新形势下文书档案管理工作积极顺应潮流,在秘密文件归档时,虽然内容不能流转,但我们应将其文件目录输入微机,这样既避免了电子文件归档的不齐全、又保证了上网文件的安全。三、利用微机进行文书档案的管理是发展的必然趋势1、直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度,提高了工作时效传统的文书管理工作有“三难”。一是立卷难。文 件按照分类大纲归类后,才可组卷、立卷、而后进行卷 内文件的排列、拟写案卷标题、确定保管

5、期限、装订 归档。这些工作都关系到案卷质量的高低,操作难度大,程序枯燥繁琐,工序多而繁。二是管理工作难。组好卷以后,首先要编案卷号和案卷目录、然后编页号、抄写卷内目录、还要装订、填写案卷封面、排列案卷等,工作程序繁琐,需人工操作量在,致使管理工作繁难。 三是提供利用效率低下,查准率不高。 由于档案管理的人 工操作,查找文件就是一大难事。 首先,查找文件时必须 先说明要查什么文件、 什么问题、在哪年度,然后,档案 管理人员才能根据要求查找案卷目录、按案卷目录查 找文件。这时,如果因文档人员立卷水平不高、出现组 卷不合理、 所拟案卷标题不能准确提示卷内文件内容,查找起来就困难了。随着知识经济时代的

6、到来,现代网络系统提供了快速便捷的管理手段,这不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除立卷归档、检索查找的繁难,减轻了工作人员的劳动强度,提高 了归档质量,检索速度,而且将文书档案管理人员从手 工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。实现随机 管档,就可将过去的集中立卷,改变为平时随时整理立 卷。这样,集中的工作量,就变为分散的工作量,而且可 随时补漏增缺,使文档不形成存积,提高了立卷管理水 平,从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利 用的方便。2、微机管理有利于遗漏文件上的补漏增缺 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归 档时,补漏增缺,就得拆卷重做。拆卷后,

7、卷内文件得重 新排列,编张次、抄卷内目录、装订,修改填写案卷封面 等等。 其工作量是可想而知的。 这不但费时费力,给管 理人员增添了许多麻烦。而改为微机网络管理化后,文档按“件”整理微机归档,文件插入就十分方便了。这时,只需按一下键盘,修改一下档案目录就万事大吉了。省时省力,就会给工作人员以充分地时间去提高业务水平。3、微机管理保持了文件的历史原貌 传统文书管理工作在立卷时,为了案卷装订整齐 美观,就必须做接边、 切边的工作。由于在做此工作时,常常因为切边不慎,会破坏文件的原貌。 而微机网络管 理按“件”随机存档后,整理工作就不存在这方面的问题 了,只需把诸如报表、 图纸等文件折叠成统一尺寸归

8、档 即可。4、利用档案资料方便,检索方便,准确率高 以手工为主的传统档案管理工作,不仅消耗大量 人力、物力,而且档案信息含量与档案实体量的比值处 于较低水平,管理手段的落后会导致档案利用工作方 面的许多问题。如档案利用率低下,查找效率不高,查准 率较差,这就严重制制约了档案信息资源的利用率。 因此,实现文书档案管理手段和利用方式的转变,向现代文书档案管理迈进,就成为迫在眉睫的事了。 微机的应 用,网络的开通,为摆脱以往的经验式的管理模式,完成 档案管理由案卷级向文件管理的转变,将手工立卷变 为微机自动管理,就成为可能。只有这样,才会极大地提 高文书档案管理与利用的质量、 精度和效率,实现文书

9、档案管工作以及服务水平质的飞跃。5、微机管理更有利于文档的保密 过去查阅档案是整卷提供利用。利用者只是利用 卷中的一份文件,却能够看到整卷档案内容。 这是不符 合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文 件提供利用,利用者就无法接触其它无关的文件,从而 到了文档保密的要求。6、微机管理有利于提高档案管理工作的质量 档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案,就必须有高质量高水平的文档卷宗。 但是传统 的立卷工作是人为的纸张立卷,立卷人根据自己的理 解来进行操作,其对立卷标准掌握的尺度很难做到完 全统一,这必然影响到案卷质量水准,从而给今后的利 用工作带来了许多不便。 同时,归档工作还占用了档案 人员的绝大部分时间,致使档案管理人员的编研工作,处于空白的境地,这又制约了管理人员