会议承包管理计划书(协议)

1、会议承包管理框架计划书（协议）为了充分实现甲乙双方资源共享、利益最大化，深入甲乙双方在会务组织、会务执行、会务附加值开发等业务方面的深入合作，充分发挥甲方、乙方双方核心优势，共创良好的合作前景，共同提升盈利服务水平，特编写本框架计划书。第一章 合作背景近年来，我市会务行业发展方兴未艾，随着各大公司日益重视会议营销、会议服务，我市会务行业取得了重大的发展和突破，我市诸多会议组织机构都取得了良好的市场业绩。然而，随着会务行业的兴起，客户对于会务组织方的要求也已经越来越高，从以往单纯的会议场地的租赁需求已经上升到全套会议服务的需求，对于很多传统仅仅依靠租赁会议场所的宾馆、酒店来说，这一行业变化对其带

2、来了巨大的商业挑战。根据我们的实际市场调查数据，即将过去的2012 年度， 客户对于高端会议服务的提供需求重大：仅仅有20% 的客户仅仅租赁会议场所举办会议，而不需场地租赁方提供会议服务；而高端、个性化的会议服务需求已经占到了所有需求会议服务客户的60% 以上，并且这一数据还将继续增长。根据实际市场我们发现，目前我市的会务市场存在以下几个问题：1 、 很多宾馆、会议场所租赁方仅能提供简单的硬件会议场所设施，无法满足客户的实际会议需求，仅能提供桌椅、投影仪、音响、话筒等基础设备，而一些LED 大屏、彩幕、LEDP 灯、电脑灯均无法提供，而这些设备是后期高端会议的必备硬件；2 、很多宾馆、会议租赁

3、方无法提供专业的会议软件服务，即使能提供也都是最传统的茶水、会议场所清理服务，无法提供会议设计、会议策划、会议旅游等会议附加值服务，严重影响会议场所租赁方品牌优势的发掘以及盈利能力的放大效应，同时，随着市场不断成熟，高端会议组织一揽子服务必将在市场上走俏，也必将是未来会务行业市场衡量企业专业以否的重要权重指标；3 、会议场所租赁方严重缺乏专业的市场开发能力，很多会议场所租赁方设置没有设置市场部、营销部、策划部等部门，业务模式未进行创新和包装，还是依靠老旧的“坐商”模式，依靠以往老客户的青睐，没有走入市场，发现会务市场的新商机，没有形成自身的品牌力去吸引新的会议客户，没有通过创新的手段去包装自身

4、品牌，久而久之，必将被具有外来具有先进经营理念的会务公司远远地甩在深厚，到时候要想重新抢夺市场份额就难上加难了。第二章 必要性分析甲方拥有良好的会议场所资源，拥有6 个会议室和1 个培训室，并且目前拥有良好的客户资源，综合其会议、培训场所，其每年的会议、培训场次达到近400 场，若能将这400 场会议、培训做到极致，将能牢牢抓住这些优质客户，但是，仅凭甲方自身的条件，很难做到场场会议都能做成品牌，这就需要我们的深入合作。一、业界发展的大势所趋从全国来说，会议场所租赁方与会议服务方的深入合作已经是会 务行业的市场发展趋势，这种趋势已让会议场所租赁方、会议服务方 得到了较大的经济效益以及资源效益，

5、随着我市会务行业发展越来越 成熟、客户的专业化程度越来越高、竞争对手的崛起、外来先进经营 管理思路的带入，这种趋势必将越来越突出。目前，我市由于会务行业发展基础不深厚，上述模式尚未获得充 分发展，甲方若能够开展上述模式，处于市场先知先觉的位置之上， 有利于拉开与市场竞争者的距离，有利于提升专业化服务水平，塑造 甲方专业品牌形象。二、整合甲乙双方资源，增加甲乙双方经济效益的需要 甲乙双方深入合作，双方共享资源，充分提高甲乙双方资源的利 用效率，节省开支，有效提升双方的经济效益，实现强强联合，共同 树立良好的品牌形象。三、满足客户需求的需要 甲乙双方深入合作，能够充分满足客户的需求，强强联合，让客

6、户充分感受专业的服务能力以及优质的服务水平。大大节省客户的选 择成本，为客户带来极大的便利。甲乙双方共同发挥自身的优势，将 甲乙双方的品牌形象共同做大做强。四、降低甲方成本的需要 甲方与我方合作，可以大大节省甲方的管理成本，无须建立会议服务专业团队，降低人力招聘成本以及人力风险，我方拥有专业的、具有一线市场经验多年的团队，服务质量有保障，无须甲方进行培训，我方进驻人员由我方统一管理，人力风险由我方承担，节省了甲方的市场营销、人力管理、经济运营成本。五、乙方拥有成功案例可循乙方目前已与我市*达成深入合作关系，乙方已成为*酒店唯一会务服务商，乙方对于合作具有深厚的市场开发以及市场管理经验。六、避免

7、甲方设备损坏的需要甲乙双方深入合作，一定程度上避免了社会广告公司设备频繁进出甲方场所，有效避免了因设备频繁出入造成的电梯损坏、地毯损坏、墙面损坏等其他不可预见风险。第三章 服务明细机器调试会议培训室现场音响调试与维护、会议培训室现场麦克风调试与维护、会议培训室现场灯光调试与维护、会议培训室现场投影仪调试与维护、会议培训室现场LED 大屏调试与维护、会议培训室现场电力系统调试与维护、会议培训室现场客户音乐调试、会议培训室现场客户视频调试等；会场准备会议培训室入口处彩虹门摆放与维护、会议培训室入口处高空气球摆放与维护、会议培训室入口处大型展板摆放与维护、会议培训室客户宣传物料摆放与维护、会议培训室

8、客户签到台摆放与维护、会议培训室客户礼品台摆放与维护、会议培训室鲜花摆放与维护、会议培训室桌椅摆放与维护、会议培训室司仪台摆放与维护、会议培训室休息区摆放与维护、会议培训室品牌展示区摆放与维护、会议培训室横幅展示区摆放与维护等；安排登记会议培训室会议培训场次安排、会议培训室会议培训场次调整、 会议培训室会议培训场次规划、会议培训室会议培训场次登记等； 人员通知邀请函发放寄送、电话确认、短信确认等； 到会签到礼仪签到服务、签到用具服务、签到背景展示布置、签到区鲜花 布置、签到人员住宿安排、签到人员餐饮安排、签到人员旅游安排等； 茶水服务冷餐台布置、水果采购、糕点西点采购、饮料采购、酒水采购、 茶

9、水供应； 会场清洁会场外部展示物料拆除、会场内部展示物料拆除、会场内部设备 关闭、会场内部地面清扫与维护、会议桌椅归整等； 市场营销会议主题开发、会议包装、会议媒体邀约、年会业务拓展、新品 发布会业务拓展、大客户开发、政府会议拓展等； 会议策划会议主题策划、会议宣传物料设计、会议主持人邀约、会议礼仪模特人员提供、会议流程规划、会议文艺节目规划；会议附加先进设备合作采购、旅游会务开发、主题会议开发、会议门票开发、会议礼品、纪念品开发等、会议接待等；第四章 甲方权利和义务甲方权利一、有权管理我方驻场人员，要求我方人员严格按照甲方管理规范作业，遵从甲方制定的人员管理条例，损坏甲方设施设备需赔偿；二、

10、有权监督我方人员工作，甲方不满意时，可与我方人员沟通解决；三、因我方人员工作原因造成甲方客户不满意的，可要求我方人员整改，造成甲方经济损失的，可对我方进行经济处罚；四、甲方遇到特殊客户、关系客户等客户时，需事先跟我方沟通，并可根据我方服务报价的5%额度进行实际价格减免，经我方同意后，方可实施；五、甲方在一年内可免费三次使用乙方人员用于甲方内部举办非营利性对内活动；甲方义务一、甲方不得再向任何其他社会第三方执行会议承包活动；二、 甲方为我方进驻人员提供不小于50 平方米的固定空间，用于我方人员休息，存放广告物料等；三、甲方派出人员，协助我方做好工作；四、甲方为活动地顺利进行提供电力保障以及必要的

11、人力支持;第五章 我方权利和义务我方权利一、我方可通过我方宣传资料、画册等形式宣传我方作为甲方合作伙伴的事实；二、我方负责与客户直接沟通，了解客户需求，根据客户需要制定活动执行方案；三、我方负责客户活动的执行、设备调用、设备操作；我方义务一、我方工作人员入场后，保证严格遵守甲方的规章制度以及管理制度，不得损坏甲方设施；二、我方负责设备的检修、维护、保养、修理等工作，设备发生损坏时，由我方负责设备的维修；三、我方将以最优质的服务水平、最优质的业务水平为客户提供专业的会议服务；四、我方在服务客户过程中发生纠纷时，由我方自行解决；第六章 我方人员职责总协调（1 人）职责：1 、负责与甲方总体协调；2

12、 、负责与客户直接对接，了解客户具体要求；3 、管理驻场员工，监督员工行为规范；4、与甲方核算合作返佣费用；5 、处理临时突发的事件；接待组（1 人）职责：1、负责与甲方协调会议室、培训室的排期，制定排期表；2、负责与客户对接会议准确时间，做好会议的接待、签到工作；设备组（1 人）职责：1、负责调试与维护现场的各类设备；2、与客户对接客户的音乐、视频文件等内容；场务组（1 人）职责：1、负责会场外场的物料摆放；2、负责会场内场的布置；3、会议场所的清扫归整工作；第七章 我方收费标准每场会议、培训， 我方收取总金额的20% 费用作为会务服务费用；我方服务我方客户时，我方收取总金额60% 费用作为会务服务费用以及业务分成费用；所有客户与甲方签订的合