公司行政办公人员管理办法

1、公司行政办公人员管理办法办公室工作是公司的窗口，是关系到公司整个工作上请下达的重要环节，为 了使办公室的工作真正达到服务、协调、高效的tl的，更好地发挥好办公室工作 的职能，特制定本工作管理办法。（一）请示报告制度：1. 向总经理报告接收到的重要信息、靈大事件和其他重要悄况，同时请示 及时处理的意见。2. 及时报告上级的文件、电话通知和交办的急事，并根据领导的批示意见, 及时有效地处理好这些工作。3. 对突发的紧急事件，立即请示报告，并根据领导批示意见立即办妥，事 后汇报办理悄况。4. 对有争议的工作和事悄而决定不下，应请示报吿，在取得领导明确批示 童见后，即开展工作。（二）文件的起草、校对、

2、审批、传阅制度：1. 公司的重要文件曲秘书起草，编好文件编号、标明拟发单位（人）、印制 份数，呈报总经理审批后，交付打印，并在校对无误后，交山档案员上报下发, 同时做好登记。2. 各部门起草的文件，经山秘书审阅，呈报主管领导或总经理审批后，交 付打印，山档案员上报下发，同时做好登记。3上级来文，由秘书进行登记，并填好文件传阅审批单，呈报总经理阅批。 同时根据总经理批示的意见进行传阅、督办、并做好文件的回收、转存。（三）印信管理制度：1. 印信的种类：公司印章、部门章、总经理名章、总裁名章。2. 印信的使用规定：对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司 名义对政府行政、税务、金融等机构以公

3、司名义的行文，盖公司印章。如需要， 还应加盖总经理名章或总裁名章：各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营 事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时加盖部门章。3. 印信盖用：文件需用印，经核准后连同经审核的文件稿等交监印人用印。4. 各种印信由监印人负责保管，印章因公外出使用，做好登记备案，如有 遗失或误用，山监印人全权负责。5. 监印人对未经核准的文件等，不得擅自用印。6. 印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。7. 禁止携带有印鉴的空白信件。8. 开启和报废印鉴，均须按有关规定正式行文，由办公室统一承办。（四）保密制度：1. 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。2. 公

4、司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定在一定时间内只限 一定的人员知悉的事项。公司附属机构及职员都有保守公司秘密的义务。公司保密工作实行既确保秘密乂便利工作的方针。公司秘密包括的事项：公司重大决策中的秘密事项：公司尚未讨诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项U及经营3.4.5.12公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议纪录； 公司财务预决算报吿及各类财务报表、统计报表； 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息； 公司职员人事档案、工资性、劳务性收入资料； 经公司确定应当保密的其他事项。保密措施：属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发传递、使用、复制、决

5、策：3）45676.1摘抄、保存和销毁，曲公司档案员负责执行；2）非经总经理批准，不得复制和摘抄：3在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的应经总经理批准；4不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；不准在公共场所谈论公司秘密; 不准通过其它方式传递公司秘密。7.贵任与处罚：出现下列悄况之一者，给予警告，并扣发工资30元以上500元以下：1泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；2）违反本制度第6条规定的秘密内容的；3）已泄露公司秘密但采取补救措施的；出现下列情况之一者，予以辞退并酌情赔偿经济损失：1故意或过失泄露秘密，造成严重，后果或重大经济损失：2为他人窍取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

6、3利用职权强制他人违反保密规定的。（五）会议管理制度：1. 开会准备：1）拟定会议内容、U的、归纳会议事项与要点；2决定会议的方式，如出席人员、会场、时间等:3>2.3.4.会场准备。如会议横幅、扩音设备、桌椅等。主持会议须知。参加会议人员需知。列席参加公司的例会或行政领导办公会时应做好会议的记录，需形成会 议纪要的做好有关覆行手续。（六）考勤及请消假制度：1. 公司机关人员应自觉遵守组织纪律，严格上下班打卡制度。如遇特殊悄 况未能按时打卡，应在次日山部门负责人出具证明并签字，再山办公室签字后方 予补勤。否则视同迟到或早退处理。2. 公司机关人员有事请假，需写出请假条，经批准后方可休假。

7、否则视同 旷工处理。请假在半天之内，经部门负责人签批；一天之内经分管经理批准；一 天以上需经总经理批准。并在休假后及时向签批领导消假。3. 考勤管理规定第一条第二条第三条为加强公司职员考勤管理，特制定本规定。 本规定适用于公司全体职员。职员正常工作时间为上午8时30分至12时，下午1时30分至6时，每周日不上班，因季节变化需调整工作时间时111办公室另行通知。第四条公司职员一律实行上下班打卡登记制度。第五条所有职员上下班均需亲自打卡，任何人不得代理他人或III他人代理 打卡，违犯此条规定者，代理人和被代理人均给予记过一次的处分。第六条 告值班领导， 员工考核表。第七条公司每天安排人员监督员工上

8、下班打卡，并负责将员工出勤情况报 由值班领导报至人力资源部，人力资源部据此核发全勤奖金及填报所有人员须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。特殊情 况需经主管领导签卡批准，不办理批准手续者，按迟到或旷工处理。第八条 上班时间开始后5分钟至30分钟内到班者，按迟到论处，超过30 分钟以上者，按旷工半日论处。提前30分钟以内下班者按早退论处，超过30 分钟者按旷工半天论处。第九条员工外出办理业务询须向本部门负责人（或其授权人）申明外出原 因，否则按外出办私事处理。第十条 上班时间外出办私事者，一经发现，即扣除当月全勤奖，并给予警 告一次的处分。第十一条 员工一个月内迟到、早退累计达三次者扣发全

9、勤奖50%,达五 次者扣发100%全勤奖，并给予一次警告处分。第十二条员工无故旷工半日者，扣发当月全勤奖，并给予一次警告处分， 每月累计三天旷工者，扣除当月工资，并给予记过一次处分，无故旷工达一个星 期以上者，给予除名处理。第十三条 职工因公出差，须事先填写出差登记表，副经理以下人员由部门 经理批准；各部门经理出差山主管领导批准；高层管理人员出差须报经总裁批准; 工作紧急无法请假时，须在总经理办公室备案，到达出差地后应及时与公司取得 联系。出差人员应于出差前先办理出差登记手续并交至人力资源部备案。凡过期 或未填写出差登记表者不再补发全勤奖，不予报销出差费用，特殊悄况须报总经 理审批。第十四条

10、当月全勤者，获得全勤奖金100元。（七）接待管理制度：1. 做好来宾的接待工作，应做到文明、礼貌、热情并向接待领导做好引见 工作。2. 公司招待就餐原则上在酒店。到酒丿占就餐，必须到办公室开派餐单方可。 如遇特殊悄况需外出就餐，必须经总经理批准后方可，并于次日向总经理报帐签 字。3. 办公室每月汇总酒店的就餐明细，报总经理审阅，严格控制好招待费的 开支。（八）通讯费用管理制度：公司通讯费用每月山办公室负责到电信局对帐结算。尔后报总经理审阅签字 后方可报销。总经理的手机费用按实报销。中层以上干部的手机费用按每月300元包干 使用，节支归公司所有，超支部分按每季度的考核从本人的工资中抵扣。（九）打

11、字复印及印刷品的管理制度：1. 公司各部门的微机、复印机的日常耗材曲各部门各办公室提供使用明细, 经办公室报总经理审批后统一购买发放，发放时由领用人签字。办公室微机管理 员建立每台机器耗材的使用数量及价值回收台帐，并必须做到帐物相符。2. 公司各部门使用的印刷品、部门负责人提报规格明细和数量，经办公室 报总经理审批后统一印刷，均山档案室进行登记入帐，并负责管理发放，属公司 的列管理费，属下属单位的列施丄费用。档案室对印刷品的管理必须做到帐物相 符。（十）办公用品的购置与发放管理制度：1、公司所有办公用品的购置都必须经总经理审批后方可购置。2. 低值易耗办公用品各部门每月初应向办公室提报所购物品

12、的明细，办公 室将根据库存悄况，上报审批后统一购置。3. 固定资产的购置，经审批购买后，办公室统一登记入帐，交山需用人使 用。使用人应加以爱护和妥善保管，不得丢失和无故损坏，发现上述悄况，将山 使用人进行赔偿，赔偿金额按所丢失或损失物品的净值计算。4. 低值易耗品的发放，办公室应做好发放登记，并做到帐物相符。（十一）档案管理制度：1. 档案的分类：技术档案、财务档案、人事档案、物资档案、合同档案、图集、图书、音像 照片档案、文书档案、其他档案。2. 档案资料的立卷归档：1立卷归档要求书写工整、字迹清晰、卷面整洁干净、严禁乱涂乱画；2）归档的原始记录签证应真实、齐全，日期、部位明确，严禁事后增减

13、或 涂改，使用复印件时，应注明原件存放处，以备查询；3档案管理人员要根据工作需要，编制U录、卡片、索引等检索工具，编 辑档案文件汇集的各种参考资料，以便于查阅。要定期检査档案存放状况，对破 损或变质的档案应及时修补、复制或，作其他技术处理，机密文件、资料归档要 注意保密，并采取专门的保密措施，专门保管。档案资料的立卷归档的时限：文书文件等类档案资料每年内归档一次： 财务档案每年归档一次：技术档案，质量体系运行管理资料在网站交付使用验收后12日内完成3.12）3）归档工作。4人事档案、职工技术、职工劳资、社会保险及车辆档案每年度内整理归 档一次；3. 档案的查阅与借用：1档案归档后，需查阅或借用

14、时，必须经专业部门的负责人办理查阅或借 用手续，并曲档案员做好登记，否则任何人无权查阅或借用；2）凡属公司需对外保密的档案资料，必须经总经理批准，办好登记手续后, 方可查阅或借用：3各种图集、书籍、文书档案山档案员办理查阅或借用手续；4查阅档案资料只限所查范不得翻阅无关内容，对档案资料必须注意 爱护，不得损坏，不得涂改、勾画、剪截和拆卷，更不准抽取或撕毁张页等。如 发现上述悄况，档案员有权立即制止，停止查阅：并按有关规定予以处理：5对批准摘抄、复制和借出的档案资料，必须妥善保管，不准公布、翻印、 转借和扩大阅读范周6利用档案资料完毕后，要亲自送还，经审查无误注销查借手续。4. 档案鉴定销毁：1

15、按照国家标准，档案保管期限划分为永久、长期、短期三种。永久指无 限期保存；长期保存为16-50年；短期保存为15年以下；2短期保管的档案，15年期满后应组织鉴定小组进行复查，经领导批准 后可以销毁；长期保存的档案满50年，经鉴定小组再次鉴定确无继续保存的必 要，经领导和有关都门批准后方可销毁；3对需要销毁的档案，要编造档案销毁清册，按照规定的标准手续进行销 毁，销毁时必须有两人以上监销，监销完毕，监销人员要签字。4档案资料保管期具体分类划分详见国家档案法或青岛市档案管理规定。（十二）公司复印机使用制度：1. 复印文件资料耍办理登记审批手续，详填复印时间、标题、份数，经主 管领导或办公室主任以及

16、核稿人批准签字后方可复印，超过30份的原则上应打 字印刷。2. 不得使用复印机复印绝密文件和个人材料，否则需公司领导批准。3. 复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机。（十三）公司打字管理制度：I负责打印以公司名义发出的文件和公司领导同童印发的资料会议纪要等文 件材料。2. 凡需打印的文件必须经核稿，领导签发及编号后，方可予以打印。3. 打印文件材料要办理登记手续。首先填好文印单，然后送公司或职能处 室至领导以及核稿人签字后。有核稿人送打字室打印。4. 凡送打字室打印的文件、表格等，字迹要清楚，语句要通顺。5. 文件打印完毕，收稿人当面清点原稿中的正文部分及打印好的文件并签 字，方

17、可取走打印件。6. 打字室为机要部门，打字员要严守机密，做到不泄密，不失密，和打印 无关的人员不能进入打印室。（十四）公司的报刊、邮件、函电收发制度：1. 公司的公私报刊、外来邮件、外发公启、函电均111公司办公室负责收发。2. 公司各部门因公需外发函、电，经办人应到办公室审批或登记后可自行 到邮局发，也可山办公室统一办理。3. 外来邮件一律经办公室签收分发。4. 凡挂号、书籍、包单、汇款单、货运单等111办公室及时通知收件人并办 理签收手续。5. 一般公启函电和职员私人信件，山办公室每天收后及时送到各个部门或 本人。6. 不论公私邮件办公室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。7. 报刊订购每年由办公室统一办理一次，各部门可自行根据需要书面申请, 总经理批准到办公室办理。个人订购可由办公室办理。8. 报刊的收发均山办公室负责并及时分发到各部门或个人。需集中装订阅 览的要做好管理工作。严禁个人私自拿走。（十五）值班制度：1. 公司因工作需要，实行部门经理级轮流值班制，值班时应保持不漏岗、 不退岗、按时交接班。2. 及时准确地传达上级指示、通知、重要信息和电话，能决定处