合约审查管理程序

1、1.目的:依合约（订单）审查业务协调之作业程序，以确保本公司兴客户间之双方所需，而各项要求均经明 文规定所有合约与订单上不同的要求，皆已获协调解决，均经审查与记录且本公司确有能力达成 合约订单上之任何要求.2.范围：合约、订单收发及相关项目确认、回覆之作业与协调均属之.3.定义:3? 1?标准品：本公司产品规格图所规范之量产品及外购成品经客户承认合格之产品.3? 2?非标准品：标准品以外之产品.3. 3.大合约审查：每月初业务经过市场调查及上月需求状况分析得到的客户需求信息，而提出客户的下月需求预估.四、權責:參考作業流.五、作業內容:5? 1?作業流程:职责单位业务相关说明預估下月客戶需求量

2、表单客户总需求预估表大合約審查補貨業務補貨單注：非標準品合約/訂單審查記錄表單流程業務工程品保生管/採購1權限主管確認5? 2?流程說明：5? 2? 1?合約/訂單受理:5? 2? 1? 1?每月30日前，業務通過市場調查（台北業務調查）及就上月客戶需求狀況客戶訂單統計表做出下月客戶需求預估，登錄於月客戶需求預估表， 召集各部門代表召開產銷會議做出大合約審查，由相關部門擬定下月生產計 劃及物料需求？5? 2? 2?合約/訂單審查及接受：5? 2? 2? 1?每月20日起業務根據客戶需求預估、跟催客戶訂單？5? 2? 2? 2?業務根據已收訂單作出合約 /訂單受理一覽表並將客戶合約/訂單中有關

3、產品品名、規格、數量、交貨地點、交貨方式、交貨日期等要求重點事項審 查記錄於合約/訂單審查記錄表中？5? 2? 2? 3?如合約/訂單中客戶有特別要求時，由業務部開立業務內部聯絡單知會 相關單位作出處理；經相關部門確認無法達成之事項由業務知會客戶作訂單 變更處理？5? 2? 2? 4?若接收之訂單超出客戶需求預估范圍時，庫存不能滿足需求部分，由業務開立業務內部聯絡單知會各相關部門，作出相應處理？5? 2? 2? 5?如為非標準品時，經權限主管確認是否承接？品保部對合約/訂單內有關品質要求或規范做逐項核對其適切性，工程做好技術指導，必要時由品保擬定 專案品質計劃，並執行實施？5? 2? 2? 6

4、?非標準品導入，先依照客戶提供規格要求制作樣品，由業務部根據客戶資訊發出樣品需求單，然後知會相關部門制作樣品，交業務送客戶承認？5? 2? 2? 7?包裝方式有變更時，業務以業務內部聯絡單知會工程部修訂包裝規范？5? 2? 2? 8?如客戶要求先交貨、訂單後補，應以通知函予以知會並經公司核準權限人核 準後安排出貨？5? 2? 2? 9?每月月底，所有客戶訂單均匯總至月訂單統計表以作為預估客戶下月需 求量之參考？5? 2? 2? 10?合約審查將以100%滿足客戶交期為宗旨，交貨異常項目，針對異常提出改善措施並確認改善結果？5? 2? 3?生產計劃執行：5? 2? 3? 1?生管依生產管制作業程

5、序進行生產之計劃？5? 2? 3? 2?制造部門依制程管制作業程序及生管之計劃進行生產？5? 2? 4?合約/訂單變更：當客戶對已接受合約/訂單提出內容變更時，業務應以合約訂單變更通知單，知 會相關部門做相應變更處理？5? 2? 5?交付管理：5? 2? 5? 1?出貨前由業務開立出貨通知單分發相關單位以完成出貨前備料及檢驗動作？5? 2? 5? 2?業務於完成協調工作後，即開立出貨單或Packing List轉倉儲課及相關部門，具體依倉儲管理程序辦理出貨？5? 2? 5? 3?貨物出口，根據客戶訂單通知，出貨前以PACKING LIST通知客戶，並將出口貨物包裝明細表交關務處理報關事務？5?

6、 2? 5? 4?貨物出口後業務應立即與客戶聯絡以確認客戶已收到貨物？5? 2? 5? 5?帳務：每日出貨錄入當日公司帳務系統供財務進行應收帳款統計？ 5? 2? 5? 6?退貨：客戶抱怨品質異常依客戶抱怨處理作業程序辦理；客戶因品質異常退貨或非品質因素退貨以，業務於每月底做出月客戶退貨一覽表5? 2? 6?每日（每月）出貨狀況記錄於月訂單交貨一覽表？六、參考資料：6? 1?倉儲管理程序6? 2?生產管制作業程序6? 3?客戶抱怨處理程序6? 4?不合格品管制程序6? 5?制程管制作業程序6? 6?進料檢驗作業程序6? 7?成品檢驗作業程序6? 8?採購管理程序6? 9?樣品管理程序七、附件：7? 1?月份客戶總需求預估表 附件一7? 2?業務內部聯絡單 附件二7? 3?合約/訂單受理一覽表附件三7? 4?合約/訂單審查記錄表 .附件四7? 5?樣品需求表附件五7? 6? PACKING LIST .附件六7? 7?合約訂單變更通知單.附件七7? 8?出貨單 附件八7? 9? Packing List 附件九7?