工程EPC总承包项目采购管理手册和制度

1、工程 EPC 总承包项目采购管理手册和制度总承包项目采购管理是项目执过程中的重要工作，它能否经济有效地进行，不仅影响着项目成本，而且也关系着项 目的预期效益能否充分发挥。采购工作应遵循公平、公开、 公正的原则，选定供货商。保证按总承包项目的质量、数量 和时间要求，以合理的价格和可靠的供货来源，获得所需的 设备材料及有关服务。1.1 工程总承包项目采购部的岗位设置与职责范围1.1 . 1 采购部的岗位设置项目采购部的岗位设置如图1.1 所示。其中的中转站站长岗位，当项目需要设置中转站时才有必要。I项目经理图采购都岗位设置1.1 . 2 采购部的岗位职责范围(1) 项目采购经理项目采购经理在项目经

2、理领导下，负责组织管理总承包 项目的采购业务，包括采买、催交、检验、运输、交接等工作。全面完成采购工作的进度、费用、质量和 HSE 目标。EPC总承包商与供应商之间的日常工作联系，由项目采购经理归 口管理。项目采购经理的主要职责和任务如下：采买工程师中转姑站栓协调与 PMC7监理、控制部、质量部、HSE 部、设计部和施工部等的关系。编制项目采购计划， 明确项目采购工作的范围、 分工， 采购原则、程序和方法，采购特殊问题。根据项目总进度计划，组织编制采购进度计划，并根 据控制部下达的采购预算，编制采购用款计划。协助设计部编制材料规格书， 审查由设计部提供的请 购文件。组织编制设备、材料询价商务文

3、件，并与设计部提供 的询价技术文件组成完整的询价文件。选择合格的供应商，按总承包合同规定提交业主认 可，向供应商发出询价，并组织对供应商报价的评审，向业 主推荐中标供应商。组织项目采购成员完成对供应商先期确认图纸 (ACF) 和最终确认图纸 (CF) 的催交，以及催货、材料检验、驻厂监 造、运输和交接等工作。会同项目控制部制定采购执行效果测量基准，督促检 查采购进展赢得值测定以及实际费用消耗和人工时消耗记录。 负责处理设备在安装和试运行过程中发现的质量和 缺损件等属于采购业务范围内的有关问题，以及联络供应商 的售后服务工作。 负责现场采购，组织好采购的现场服务工作。 组织对项目有关采购文件、资

4、料的整理归档，组织编 写项目采购完工报告。（2） 采买工程师 采买工程师在项目采购经理领导下，具体负责从接受 请购文件到签发采买订单 （即签订采购合同 ） 这一过程的工 作。根据设计部提供的请购文件，提交拟选供应商，经项 目采购经理 审查，项目经理批准，并取得业主的认可。 进行供应商资格评审。 编制询价文件中的商务部分，并与询价技术文件整合 成完整的询价文件，向供应商询价。 接受报价文件，协助项目采购经理组织对报价的评 审。根据报价评审与报价比选结果，整理定标书面材料，送 项目采购经理审查，报项目经理批准。 编制采买订单 （ 即设备、材料采购的合同文件 ） ，经项 目采购经理审查，项目经理批准

5、后签发。组织合格供应商协调会，确定最终的中标供应商，经 项目采购经理审查，报项目经理批准后发出中标函，通知中 标供应商。负责管理采买工作的文件、资料，总承包项目结束时 整理、归档。(3) 催交工程师 催交工程师在项目采购经理领导下，负责从发出采买 订单后至货物运抵现场之间向供应商催交与联络的工作，保 证交货进度。根据采购合同文件，明确供应商与EPC 总承包商的责任分工，制订催交计划，尽早与供应商取得联系，及时发现 有关问题。必要时召开供应商开工准备会，讨论采购合同的 实施方案，包括设计进度、制造进度、检验日程等。在设备设计阶段， 了解设计进展情况， 及时发现问题， 研究解决办法，催促供应商提交

6、有关图纸 ( 先期确认图 ACF 和最终确认图 CF)、资料和数据，督促设计部按时确认并返 回给供应商。在设备制造阶段，随时了解制造进展情况，发现有影 响供货进度的问题，要及时向供应商提出，并向项目采购经 理报告。为了保证按期将货物运抵现场，要督促检查供应商对 运输的准备工作。如：货运文件的准备，包括报关手续、进 出口许可证等。负责管理催交工作的文件、资料，总承包项目结束时 整理、归档。(4) 检验工程师 检验工程师在项目采购经理领导下，负责组织检验设 备、材料，保证设备、材料的质量。 根据采购合同文件中对检验的要求，制定检验计划。 在设备制造开始前，组织召开协调会议，与供应商明 确对材料的检

7、验要求，检验的内容、方式、时间以及各自的 责任等事项。 在设备制造过程中，根据需要和总承包合同要求，组 织检验人员 ( 采购部指派的或委托的专业机构或人员 ) 进驻 制造现场进行监造。 对于采购合同规定有业主参加检验的设备， 负责与供 应商联系，安排业主检验有关事宜。 设备制造完毕后， 根据采购合同文件中规定的技术规 格和要求，组织检验人员对所采购的设备、材料进行出厂检 验或测试，并写出检验报告。 参加设备运抵现场之后的开箱检验，发现与质量有关 的问题，负责协调解决。 在施工、 安装、 试运、 投产期间， 以及质量保修期内， 发现设备缺陷，负责协调解决缺陷修补有关问题负责管理检验工作的文件、资

8、料，总承包项目结束时 整理、归档。(5) 运输工程师 运输工程师在项目采购经理领导下负责以合理的最 低费用，按期将货物安全运抵施工现场。 根据项目具体情况，制定运输计划及运输方案。 准备有关检查和督办的货运文件，包括出口许可证、 报关、业主所在国货物进港审批等手续。 调查并解决超限设备的运输工具、装卸设备以及所经 路线、桥梁加固等问题，妥善解决超限设备的运输问题。 检查货物的包装防护情况，提出对包装防护的要求， 防止货物在运输和贮存过程中的损坏、变质、丢失等情况发 生。 估计运输所需时间 ( 包括：货运、港口装卸、商检等 所需的时间 ) 。制定合乎实际的货运时间表，组织货物的运 输，保证按期将

9、货物安全运抵施工现场。 负责管理运输工作的文件、资料，总承包项目结束时 整理、归档。(6) 中转站站长 全权负责中转站材料的接收、储存、保管和分发，必 要时还要处理剩余设备和材料。按照项目经理部的要求， 及时与中心调度室、 供应商、 各施工分包商建立单据、报表等信息的传递制度；要与设计部、控制部、质量部、 HSE 部等部门保持密切的工作关系。1.2 工程总承包项目采购协调管理EPC 总承包商与业主、PM(y监理的有关采购方面的接口 关系由项目采购部具体负责。项目采购部代表总承包项目经 理部将按照程序文件执行采购活动，并定期向PM(X监理及业主提交采购计划和采购状态报告。1.2 1 采购部与控制

10、部的协调项目采购部向控制部提供采购工作程序，与控制部一 起确定采购进度计划关键控制点。控制部建立采购进度测量 程序，采购部给予配合。项目控制部把材料费用和分包合同费用的估算指标 下达给项目采购经理。在采买过程中，如设备、材料订货价格超过估算指标 的，必须经过项目控制部和项目经理批准。采购部按期向控制部提交“采买订单状态报告”、 “设备材料费用状态报告”等关于采购进度、费用支付和结 算情况的报告。当发生与采购工作有关的变更时，控制部应与设计部 和采购部协商确定变更对进度的影响，以及所需的费用估 算，采购部根据变更实施采购，并按时向控制部报告实施结 果。1.2 2 采购部与设计部的协调采购部和设计

11、部的协调参见本手册 7-2 节相关内容。1.2 3 采购部与施工部的协调对于需要在中转站临时存储的设备材料，采购部与施工 部的协调工作具体见本手册 1.3 7 相关内容。以下说明采 购部与施工部在设备材料直接运抵现场时的协调。 采购部要将设备、材料的供货进度计划提前交给施工 部，明确设备、材料的到货品名、规格及数量，以及进库的 时间要求等。施工部应根据供货计划，做好接货的准备，如 存放场地、接货手续、建立接货台帐、开箱检验的工具量具 等。 设备、材料运抵现场后，项目采购部驻现场人员要及 时与施工部的库房管理人员进行交接，按库房管理要求共同 进行开箱检验，主要是数量的清点和外观检查，并做好检验

12、记录，并办理入库手续。 开箱检验出现的产品质量、缺件、缺资料等问题，应 在检验记录中作详细记录，由项目采购部负责与供应商联系 解决。 设备在安装过程中，出现与制造质量有关的问题，施 工部要及时通知项目采购部。项目采购部应及时与供应商联 系找出问题的原因，采取措施，配合施工部把问题处理好。 施工部库房管理人员，在总承包项目完工后，要分类将库房剩余设备材料清点统计清楚，并注明设备材料的由来( 如变更遗留、设计采购余量等 ) ，提交采购部处理。1.2 4 采购部与其他部门的协调(1) 采购部与试运行部的协调 设备在试运行过程中， 出现与制造质量有关的问题，试 运行部要及时通知项目采购部。项目采购部应及时与供应商 联系，找出问题的原因，采取措施，配合试运行部把问题处 理好。(2) 采购部与中心调度室的协调 项目材料控制职能由项目中心调度室负责。采购部的 有关人员应与项目中心调度室保持密切联系。 中心调度室应给项目采购部下达物资调拨通知或施 工用料计划，项目采