管人事必会的记录即查即打

1、管人事必会的记录即查即打小郭，此郭非武林外传里的彼郭，他就是个在学校 当办公室主任兼管“人事儿”的小职员。都说干活容易，但 管人事麻烦，小郭就深有体会，也总为这事头痛。由于单位 规模小，所以也没有什么大型的人事管理软件，领导发话， 用 Excel 管理人事信息足够了！一般管理还成，可是 Excel 不能打印信息卡，很多时候 显得不够方便。此小郭虽然不是彼小郭，但 Excel 使用得还 是出神入化的，自创“ Excel 惊涛掌法”，但管理人事，还是 让小郭头痛呀，头痛呀，痛着痛着，到想出了记录即查即打 的方法 ,小郭 Excel 惊涛掌第一式：人事数据有个家首先按照如图 1 所示建立“人事信息”

2、工作表单，第 1 行的工号、姓名等相当于数据库字段， “出生年月”和“任 职时间”下的单元格设置为“日期” ，其余单元格全部设置 为“文本”格式。之后从第 2 行开始录入员工的人事数据， 每一行相当于一条数据库记录，完成后工作表命名为“员工 信息”备用。（1）小郭 Excel 惊涛掌第二式：输出卡片灵活设 接下来新建“卡片打印”表单，根据需要按图 2 样式设 计员工信息卡。里面的工号、姓名等不要直接输入，采用公 式链接的方法更方便快捷：以“工号”为例，选中它所在的 A2 单元格。在编辑栏内输入“ =”（等号），然后单击“员工 信息”工作表标签，再单击该工作表里面的“工号”回车， A2 单元格就

3、会显示 “工号”。然后按相同方法链接其他字段。 这样做的优点是便于管理，两者的数据保持一样。（2）小郭 Excel 惊涛掌第三式：查询数据靠公式 小郭的设想是按照“工号”查询并打印员工信息卡，如 果需要按照 “工号”查询并打印员工信息卡， 那么可以在 “卡 片打印”表单的B2单元格输入“工号” ,D2、F2等单元格从“员工信息”表查找并获取数据。为此，他在D2单元格里建立了公式“ =IF（ISERROR（VLOOKUP（BS工信 息!A2:L6,2,FALSE）, ,VLOOKUP（B员工信息！A2:L6,2,FALSE）”（“A2:L6”是引用“员工信息”表的数据区域，实际应用时 应根据区域

4、大小修改） 。由于“性别” 数据存放在 “人事信息” 表单中的第 3 列， 当“卡片打印”表单的 F2单元格获取性别时，只需将上述公式中“ FALSE前的“ 2”修改为“ 3”。后续查找并获取民 族、籍贯等数据的公式按规律递增，因此增减员工信息卡中 的数据非常方便。小郭 Excel 惊涛掌第四式：记录卡打印真方便 以上工作完成后，在“卡片打印”表单的 B2 和 B13 单 元格分别输入工号，其他单元格就会显示相关信息，接下来 要打印要保存就方便多了（见图 3）。使用的这种方法具有广泛的用途，稍加修改就可以用来 打印“工资条”、“成绩单” 等等，很容易举一反三推而广之。 Excel惊涛掌发功完毕收式，各位可以鼓掌了！（3）小提示如果图 2 所示信息卡较小，可以在一张纸上打印多个。 假设一张纸打印两个信息卡， 那么第 2 个信息卡必须根据 “工 号”的位置修改公式。 假如第 2个信息卡的工号数据位于 B13， 上述公式就应当修改为“ =IF（ISERROR（VLOOKUP（B员工信 息!A2:L6,X,FALSE）, ,VL00KUP（B