写好会议筹备方案的方法深度解读

1、一、认真领会会议筹备方案的基本特点预演性。会议筹备方案是会议过程的预演，为了确保会议顺利举行，需要会议工作人员 通过设想和策划，将会议讣划全过程可能发生的事项预先安排出来，形成相对严谨周密、可 资指导实施的文字方案，以便统筹布宜会议各项事宜。周全性。会务工作是一项复杂的系统工作，一个会议特别是大中型会议往往涉及的点多 而广，筹备组织工作稍有疏忽就会出现不可控因素而发生难于弥补的错误，造成不良影响， 因此，在制左会议筹备方案时，要充分考虑方方面而的内容，只有细肖考虑具体、安排到位, 在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容。可以说，拟左一份考虑周全、细致缜密的会 议筹备方案，是做好一切会务工作的

2、前提和基础。可操作性。制泄会议筹备方案荘目的是通过明确会议所需的人、财、物以及时间、地点 等要素，细化具体事项及责任人、完成时间等，用以指导做好会议筹备工作，方案应当是具 体详实的、操作性强的，否则就失去了方案的作用和意义。二、全而掌握会议筹备方案的格式要素会议筹备方案一般由标题、正文、尾部组成。标题标题一般由会议主办单位名称、事由和文种构成，如例文标题XX集团公司XXX年工 作会议筹备方案，再如XX学院三届一次职工代表大会筹备方案；也有的标题省去单位 名称，由事由和文种构成，如XX会议筹备方案。正文正文部分是方案的核心。一般因会议性质、规模等的不同，会议筹备方案的内容也有所 区别和侧重，但主

3、体要素不能缺少。至少要包括但不限于写明会议目的、任务、主题、时间、 地点、参会人员范用、日程、议程、会议设备、文件资料、会务分工、会议经费等，一般分 条列项写出。如例文中，方案对会议主题、时间、地点、规模、主持人、日程、会场布置、 会议材料准备、餐饮住宿及接送站安排、会议通知、会务工作分工及进度、会议经费预算等 作了详细计划，对单位领导、会议筹备人员和参会人员都具有较强的指导作用。有的大型会 议还可以建立专门的会议筹备领导机构及工作机构，制定会议安全保卫工作及应急处巻措施、 媒体接待计划和宣传报道方案等。尾部落款处一般署上拟立会议筹备方案的单位夕I称和签署日期，必要时应加盖单位公章。三、充分考

4、虑会议筹备方案的注意事项有些人往往对会议筹备方案不置可否，认为是可有可无、无关紧要的文件。事实上，编 制会议筹备方案是一项系统性很强的工作，需要注意的事项很多。一份考虑细致全而的会议 筹备方案，是整个会议的纲领性文件，苴作用是不容小觑的，往往能确保会议的周密组织， 确保会议服务质量和沟通协调到位，确保领导意图得以贯彻执行，从某种程度上决定了会议 的成效和质量。实际工作当中，有些会议还需向上级机关请示核准，会议筹备方案可作为上 级审核批准的重要依据;有些会议需向联办或与会单位通报筹备情况，以便做好必要的准备, 此时会议筹备方案又可起到周知信息的作用。从这个角度来看，就不难理解编制会议筹备方 案的

5、重要性了。因此，秘书人员在制泄会议筹备方案前，要明确领导意图，弄淸筹备方案的目的、意义 和要求，以便有的放矢地拟左方案。方案制定过程中，要反复多次与领导及有关方而商左和 征求意见;对经费的把关要精打细算，不可太松也不可太紧，既不能过于铺张浪费，也不能影 响会议效果。方案拟左后，要报经领导审核和批准，并及时召开会务工作会议，明确分工和 时间节点，必要时可以进行会议模拟演练，以便发现问题，查漏补缺，进一步优化筹备方案。特別是临近会议召开前，要组织对会议筹备工作情况进行现场检査验收，预先制左现场 检查路线，确左现场检査重点，制作检查表单，以便现场检查时逐一查验核对，对未达到检 查要求的项目及时提岀整

6、改和修订意见等。检查验收的主要内容包括会议准备是否充分，会 议环境条件是否具备，会议文件材料、用品准备、会议设备调试、会场布置等是否到位，以 及会议应急预案、会议安全保卫工作是否就绪，会议期间能否排除各种干扰等。总之，对会议筹备情况进行检查的过程，同时也是对会议筹备方案的齐备性、严谨性等 再认识、再完善的过程，对会议筹备工作者改善工作方法、提高方案质量具有重要的实践意 义。会议筹备方案范本根据集团公司安排，集团公司XXX年工作会将于XXX年X月初举行。为办好这次会议， 特制订本方案。一、会议主题贯彻落实全省经济工作会议精神，认真总结XXX年度工作，全面部署XXX 年任务指标，以改革创新精神推进

7、集团公司各项工作再上新台阶。二、会议时间XXX年X月-，会期。三、会议地点XX酒店四、会议规模参加会议人员集团公司XXX年工作会正式代表;特邀代表及列席人员。共计 0人。五、会议主持XXX六、会议日程及主要议程日期时间内容岀席对象地点X月上午-00大会预备会议全体代表XX酒店多功能厅上午00-: 00第一次全体会议全体代表XX酒店多功能厅下午00-00分代表团讨论各代表团成员XX酒店第一、二、三、四、五、六会议室下午-00大会主席团会议大会主席团成员XX酒店圆桌会议室上午00-: 00第二次全体会议全体代表XX酒店多功能厅下午00-00参观集团公司新办公大楼全体代表集团公司新办公大楼七、会场布

8、置会场整体布置采用礼堂式，可以最大限度地摆放桌椅，容纳0人。会场两侧前后各摆放 投影仪，以方便与会人员观看投影内容。主席台布這主席台制作背景墙，背景墙一般都是大红色为主，烘托会场气氛，显得简朴、 大气、热烈;布置一排桌椅及立式报告席，摆放好主持人及主席台就座领导的坐席卡;主席台 上方悬挂会议横幅，以红底白字标识会议名称。会场入口处布巻在会场入口处设苣好会议签到台或报到处，摆放会议主要日程安排、会 场及周边公共区域布局图等展架，便于参会人员观看和了解相关信息。洒店大厅布置在酒店门口或大厅处要设置指示牌，帮助引导参会人员准确、快捷地进入 会场。会场距离大厅较远时，在电梯前室或楼梯过道处可以增设指引牌。音响、话筒、电源插座等要提前准备到位，确立好设备的摆放位置与调试。无线话筒 要有备用电池，照相机、摄像机、录音笔等要提前充足电，确保会议顺利进行。八、会议材料准备行政工作报告、工会工作报告、经济运行情况报告等材料；会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、作息时间表、会议须知等；业绩管理目标责任书、安全生产责任书等英他文件。九、餐饮住宿及接送站安排（略）十、会议通知（略）十一、会务工作安排由集团公司办公室负责（具体分组分工及进度计划略）。十二、会议经费预算场地租用费XX洒店会议室租金，共计XX元。摄像设备