办公室管理制度

1、办公室管理制度一、文件资料管理制度1、总则为保证项U施工现场使用的文件和资料得到有效管理，特制定本制度2、适用范围本制度适用于对公司实施项U管理体系要求所形成的全部文件和资料，包括 适当范围的外来文件和资料的管理3、职责经理办公室负责组织贯彻实施本制度经理办公室综合档案室负责公司项L1文件的收发，文件和资料的贮存和管 理各职能部门负责职责范围内支持性文件和资料以及作业指导书的编制、发 放、更改的控制和管理项口经理部负责对接收的文件、资料和施匸过程中形成记录的控制和管理4、文件资料的编制与审批各职能部门按项U管理职责编制相应文件文件拟稿要求一律使用碳素墨水或蓝黑墨水，字迹清楚文件底稿应保留，并附

2、在一份印制的文件后面山经理办公室综合档案室存 档备查项LI经理部需要分发的文件和资料，如LI标、指标及管理方案等，山主管 领导确定发放范围，资料员负责发放，并填写发放回收登记表各职能部门下发的支持性文件应及时通知公司经理办公室综合档案室3）文件资料的回收资料员对被替代或作废、失效文件和资料，按发放范围及时回收，并在发放回收登记表上注明回收日期资料员对调离本单位人员领取的文件和资料予以回收项忖经理部解体时，各职能部门对其领用的文件和资料予以回收6、文件和资料的存档项H管理职能部门和项U经理部的资料员每半年检查一次在用文件和资料 的有效性，并将检查结果报送公司经理办公室综合档案室作为资料留存的作废

3、文件和资料，山资料员将其及时交回公司经理办公室 综合档案室，并在登记此文件的相关表格上标识出“该文件作废”字样。该文件由 发放部门销毁经理办公室综合档案室保管体系管理文件和职能部门移交的全部文件和资 料综合档案室于次年一季度前收回替代或作废、失效的管理文件。填写文 件销毁（留用）申请表，报部门领导批准后统一销毁。附表:附表11-12受控文件清单序号文件编号文件名称份数备注注：文件作废或换版时，在备注栏中注明。附表1W3资料管理清单类别目录资料盒设立备注文件收文规范性文件项目部发文部门联系单（函）外来文件发文对外报告对内报告申请部门事项联系单资 料IS09002宣传资料宣传资料采购资料釆购资料合

4、同资料合同资料供应商资料供应商资料对供应商的选择、评价质量资料材质书各类质量记录表往来帐户往来帐户报表报表其他资料其他资料发放回收登记表序号文件编号文件名称接收人签字接收日期回收日期备注附表11T4文件和资料现行状态清单附表11-13序号文件名称修订次数生效日期现行状态附表11T6文件修改记录序号文件编号文件名称修改时间修改性质备注文件销毁（留用）审批表附表11-17序号文件编号文件名称批准人批准时间原因份数备注附表11T8文件和资料借阅登记表序号名称及编号领导签批借阅者借阅日期归还时间备注附表11T9外来文件管制表序号文件名称文件编号份数版本持有部门登记日期二、文印管理制度(1)文件资料的复

5、印、打印须经所在部门负责人签字同意后才予办理。部门经 理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理(机密件除外)私人资料不得在公司打印、复印文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资 料，文印室工作人员应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室 取回，不得延误文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资 料中有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件对送来打印、复印、传真的文件资料，文印室工作人员应做好登记，并在 月终统计核算。涉密文件的复印废件应及时销毁不得擅自复印绝密文件和个人资料。复印机密文件需经公司领导批准复印机由专

6、人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机文印室工作人员应按规程操作文印设备，定期对设备进行维护、检测、保 养，下班时注意检查设备电源的关闭情况，断开电源三、办公用品管理制度为规范办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度公司办公用品采用定额预算管理制公司各部门必须将所需办公用品提前半个月报至行政办公室，行政办公室 根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置领导意见签字：附表11-20办公用品采购计划表填表日期：年 月 日釆购办公用品明细办公用品名称规格单位数量使用目的备注领导意见签字：附表11-21办公用品领用申请填表日期： 年 月 日申请人姓名工作岗位职称领用办公用品明细办公用品名称规格单位数量领用目的备注领导意见签字：办公用品领用申请附表11-21填表日期： 年 月 日申请人姓名工作岗位职称领用办公用品明细办公用品名称规格单位数量领用目的备注领导意见签字：附表11一22办公用品耗用统讣表部门上月耗用金额（元）本月耗用金额（元）差异额（元）差异率（%）人数说 明代号名 称总务部经 理：办人:注：差异额为本月耗用金额减去上月耗用金额的