EXCEL在会计中的应用第02章课件

1、重庆工商大学会计学院重庆工商大学会计学院EXCELEXCEL在会计中的应用在会计中的应用EXCEL Application in Accounting 2ChongQing Technology and Business University【本章知识点】ChongQing Technology and Business University本章目录n2.1单元格格式的一般设置单元格格式的一般设置n2.2 各种内置数字格式的使用各种内置数字格式的使用n2.3自定义数字格式的应用自定义数字格式的应用n2.4条件格式化的应用条件格式化的应用n小结小结n习题习题ChongQing Technolog

2、y and Business University2.1单元格格式的一般设置n 2.1.1使用使用“格式格式”工具栏工具栏n 2.1.2使用使用“单元格格式单元格格式”对话框对话框n 2.1.3将将 “单元格单元格”按钮放到工具栏上按钮放到工具栏上n 2.1.4 利用快捷键对单元格格式进行设置利用快捷键对单元格格式进行设置n 2.1.5自动套用格式自动套用格式n 2.1.6单元格格式的替换单元格格式的替换n 2.1.6单元格格式的复制单元格格式的复制ChongQing Technology and Business University2.2 各种内置数字格式的使用n 对单元格数据的数字格式设

3、置是单元格格式设对单元格数据的数字格式设置是单元格格式设置中常用的一种操作。置中常用的一种操作。n 用户通过前面介绍的运行用户通过前面介绍的运行“格式格式”/“单元格单元格”命令法，或单击命令法，或单击【Ctrl+1】组合键法，或在单组合键法，或在单元格上单击右键，从快捷菜单中选择元格上单击右键，从快捷菜单中选择“设置单设置单元格格式元格格式”法，或单击前面建议的设置到法，或单击前面建议的设置到“格格式式”工具栏上的工具栏上的“单元格单元格”命令，都可打开命令，都可打开“单元格格式单元格格式”对话框，在其中的对话框，在其中的“数字数字”选选项卡中，可以进行数字格式的多种设置。项卡中，可以进行数

4、字格式的多种设置。ChongQing Technology and Business University2.3自定义数字格式的应用n 要创建自定义数字格式，只要在要创建自定义数字格式，只要在“单元格格式单元格格式”对话框对话框的的“数字数字”选项卡中，选择选项卡中，选择“分类分类”列表中的列表中的“自定自定义义”，然后在，然后在“类型类型”文本框中输入自定义的数据格式文本框中输入自定义的数据格式代码，或者修改原有已有的格式代码，最后单击代码，或者修改原有已有的格式代码，最后单击“确定确定”即可完成。即可完成。n 如不再需要自定义格式时，可将其删除。操作时在如不再需要自定义格式时，可将其删除。

5、操作时在 “单元格格式单元格格式”对话框对话框 “数字数字”选项卡右边选项卡右边“类型类型”框底部，找到需要删除的自定义格式，然后单击框底部，找到需要删除的自定义格式，然后单击“删除删除”即可。即可。n 说明：即便事先已经选取设置单元格的一部分区域，但即便事先已经选取设置单元格的一部分区域，但只要删除自定义格式后，工作簿中所有使用该格式的单只要删除自定义格式后，工作簿中所有使用该格式的单元格都将变为默认的元格都将变为默认的“常规常规”格式，并且该操作无法进格式，并且该操作无法进行撤销。行撤销。 ChongQing Technology and Business University2.3.2自

6、定义数字的格式代码设置n 自定义数字格式都是通过各种格式代码而得到的。自定义数字格式都是通过各种格式代码而得到的。所以，要想掌握自定义数字的格式设置，必须学所以，要想掌握自定义数字的格式设置，必须学会对其格式代码进行设置。会对其格式代码进行设置。n 自定义数据的完整格式代码组成结构为：自定义数据的完整格式代码组成结构为：u“大于条件值大于条件值”格式；格式；“小于条件值小于条件值”格式；格式；u“等于条件值等于条件值”格式；文本格式格式；文本格式n 在没有特别指定条件值时，默认条件值为在没有特别指定条件值时，默认条件值为0 0。因此，。因此，默认情况下格式代码组成结构为：默认情况下格式代码组成

7、结构为：u正数格式；负数格式；零值格式；文本格式。正数格式；负数格式；零值格式；文本格式。ChongQing Technology and Business University2.3.3自定义数字格式应用实例之一：不显示零值n 要想使工作表中的零值不显示，有很多方法，包括要想使工作表中的零值不显示，有很多方法，包括“选选项项”设置法、设置法、IF函数判断法、函数判断法、ISBLANK函数测定法等。函数测定法等。其中后面两种方法在本书后面其中后面两种方法在本书后面 第第4章章 函数部分会进行介函数部分会进行介绍。绍。n 下面介绍一下下面介绍一下“选项选项”设置法，操作步骤为：运行设置法，操作步

8、骤为：运行“工工具具”/“选项选项”，在出现的，在出现的“选项选项”对话框中，选中对话框中，选中“视视图图”选项卡，取消选项卡，取消“零值零值”复选框的默认选中状态即可。复选框的默认选中状态即可。n 其实，利用自定义数据格式，不但可以实现以上不显示其实，利用自定义数据格式，不但可以实现以上不显示零值的作用，而且能够让工作表中的一部分单元格不显零值的作用，而且能够让工作表中的一部分单元格不显示零值，而其他的单元格仍然显示零值，这样就比上面示零值，而其他的单元格仍然显示零值，这样就比上面的的“选项选项”设置法更为灵活。设置方法为，只要在自定设置法更为灵活。设置方法为，只要在自定义的输入框中输入代码

9、义的输入框中输入代码“#”即可。即可。ChongQing Technology and Business University2.3.4自定义数字格式的应用实例之二：缩放数值n 很多用户在工作中常常需要处理很大的数字，很多用户在工作中常常需要处理很大的数字，例如千、万、百万等，在例如千、万、百万等，在Excel中，通过自定义中，通过自定义格式，可以在不改变数值本身的同时，把它们格式，可以在不改变数值本身的同时，把它们进行缩放，表进行缩放，表2-4所示为部分效果。所示为部分效果。ChongQing Technology and Business University2.3.5自定义数字格式的应用

10、实例之三：智能显示百分比n 利用自定义格式，可以进行智能显示百分比的利用自定义格式，可以进行智能显示百分比的设置，该智能性主要表现为：对于一个单元格设置，该智能性主要表现为：对于一个单元格区域中的数据，当数据为小于区域中的数据，当数据为小于1的数字时，就按的数字时，就按百分比格式显示；而当数据大于或等于百分比格式显示；而当数据大于或等于1时仍然时仍然采用常规的数值格式显示，同时还让所有的数采用常规的数值格式显示，同时还让所有的数据都排列整齐。据都排列整齐。n 上面的自定义格式效果，通过使用设置以下格上面的自定义格式效果，通过使用设置以下格式代码，就可以实现：式代码，就可以实现：n 格式代码：1

11、 0.00%;0.00_%ChongQing Technology and Business University2.3.6自定义数字格式的应用实例之四：分数的不同显示方式n Excel内置了一些分数的格式，另外，用户还可以使用内置了一些分数的格式，另外，用户还可以使用自定义数据格式得到更多分数的表示方法。比如在显示自定义数据格式得到更多分数的表示方法。比如在显示的时候加上的时候加上“又又”字，加上表示单位的符号，或者使用字，加上表示单位的符号，或者使用一个任意的数字作为分母。如表一个任意的数字作为分母。如表2-6所示为使用自定义所示为使用自定义数据格式设置的一些分数显示效果及其代码。数据格式

12、设置的一些分数显示效果及其代码。ChongQing Technology and Business University2.3.7自定义数字格式的应用实例之五：隐藏某些类型的内容n 利用自定义数据格式，用户还可以隐藏某些类型的输入利用自定义数据格式，用户还可以隐藏某些类型的输入内容，或者把某些类型的输入内容用特定的内容来替换。内容，或者把某些类型的输入内容用特定的内容来替换。如表如表2-7是使用自定义数据格式隐藏数值的例子。是使用自定义数据格式隐藏数值的例子。ChongQing Technology and Business University2.3.8自定义数字格式的应用实例之六：日期和时

13、间型数据自定义格式n Excel虽然内置了很多时间和日期的格式设置，但是用虽然内置了很多时间和日期的格式设置，但是用户还可以使用自定义数据格式得到更多时间和日期的表户还可以使用自定义数据格式得到更多时间和日期的表示方法。如表示方法。如表2-8所示为使用自定义格式设置的时间和所示为使用自定义格式设置的时间和日期效果。日期效果。ChongQing Technology and Business University2.4条件格式化的应用n 2.4.1 设置基于数值的条件格式化设置基于数值的条件格式化n 运行运行“格式格式”“条件格式条件格式”命令，弹出命令，弹出 “条条件格式件格式”对话框，中用默

14、认的对话框，中用默认的“单元格数值单元格数值”选项，在其后关系框中选择选项，在其后关系框中选择“大于或等于大于或等于”等等关系运算，在数字输入框中输入关系运算，在数字输入框中输入“85”等对应数等对应数字即可。字即可。n 2.4.2 设置基于公式的条件格式化设置基于公式的条件格式化n 运行运行“格式格式”“条件格式条件格式”命令，弹出命令，弹出 “条条件格式件格式”对话框，在对话框，在“条件格式条件格式”对话框中的对话框中的“条件条件(1)”下拉列表框中选择下拉列表框中选择“公式公式” ，然，然后输入对应逻辑公式即可。后输入对应逻辑公式即可。ChongQing Technology and B

15、usiness University2.4.3 条件格式化的删除n 条件格式化不再需要的时候还可以删除。如果要删除单条件格式化不再需要的时候还可以删除。如果要删除单元格的添加格式化设置，需要先选取设置有条件格式化元格的添加格式化设置，需要先选取设置有条件格式化的全部单元格，然后执行的全部单元格，然后执行“格式格式”/“条件格式条件格式”命令，命令，打开打开“条件格式条件格式”对话框，单击其中的对话框，单击其中的“删除删除”按钮，按钮，在出现如图在出现如图2-37所示的所示的“删除条件格式删除条件格式”对话框中选择对话框中选择要删除的条件复选框，然后单击要删除的条件复选框，然后单击“确定确定”按

16、钮即可。按钮即可。ChongQing Technology and Business University2.4.4 条件格式化操作的注意事项n （1）条件格式化操作对应的）条件格式化操作对应的“单元格格式单元格格式”对话框中，可以使用的对话框中，可以使用的格式主要有字体的字形效果（粗体、斜体）、颜色、下划线、删除线格式主要有字体的字形效果（粗体、斜体）、颜色、下划线、删除线以及边框的颜色和风格、单元格填充颜色和效果；需要注意的是：它以及边框的颜色和风格、单元格填充颜色和效果；需要注意的是：它不能定义字体或者改变字号。不能定义字体或者改变字号。n （2）在）在Excel 2003及早期版本中，

17、条件格式化最多只能设置及早期版本中，条件格式化最多只能设置3个条个条件。件。n （3）条件格式化中定义的公式必须是逻辑公式。）条件格式化中定义的公式必须是逻辑公式。n （4）应该将公式直接输入到）应该将公式直接输入到“条件格式条件格式”对话框中，这样其功能才对话框中，这样其功能才能真正得以体现。能真正得以体现。n （5）为单元格区域范围输入一个条件格式公式时，）为单元格区域范围输入一个条件格式公式时， 要选择区域范围要选择区域范围左上角单元格的引用，并且需要使用相对引用方式，以便条件格式化左上角单元格的引用，并且需要使用相对引用方式，以便条件格式化可以被复制应用到所有选取区域。可以被复制应用到

18、所有选取区域。n （6）将其他单元格复制到包含条件格式的单元格时，将会自动清除）将其他单元格复制到包含条件格式的单元格时，将会自动清除条件格式，并不给任何警告或提示。所以，对于设置有条件格式的单条件格式，并不给任何警告或提示。所以，对于设置有条件格式的单元格，要谨慎使用粘贴方法获取数据。元格，要谨慎使用粘贴方法获取数据。n （7）当复制一个包含条件格式的单元格时，该条件格式也被复制。）当复制一个包含条件格式的单元格时，该条件格式也被复制。同样，在包含条件格式的范围内，插入行或列，将会使新的行或列也同样，在包含条件格式的范围内，插入行或列，将会使新的行或列也拥有相同的格式。拥有相同的格式。Cho

19、ngQing Technology and Business University小小 结结n Excel工作表中数据格式的设置，直接关系到数据表的显示工作表中数据格式的设置，直接关系到数据表的显示效果、编辑处理以及后期的打印质量。对单元格中数据格式效果、编辑处理以及后期的打印质量。对单元格中数据格式的设置，既可以利用内置格式效果，也可以设计条件格式以的设置，既可以利用内置格式效果，也可以设计条件格式以便实现格式变化，还可以自定义需要的格式显示效果。便实现格式变化，还可以自定义需要的格式显示效果。 n 本章讲述了利用本章讲述了利用“格式格式”工具栏设置格式的操作；工具栏设置格式的操作；Excel在在“单元格格式单元格格式”对话框的对话框的“数字数字”选项卡上已经为各种数据选项卡上已经为各种数据类型内置了很多格式效果，操作人员直接选取即可；如果绝类型内置了很多格式效果，操作人员直接选取即可；如果绝对给定的格式无法满足需要，用户还可以自定义格式；根据对给定的格式无法满足需要，用户还可以自定义格式；根据单元格数值或者某计算公式的结果，还可以设置条件格式化。单元格数值或