办公自动化技术及应用第2章 ppt课件

1、行文预备输入文稿内容文字内容的编辑方法文稿的修饰电子文档的保管和打印输出快速制造规范文稿的工具内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材第2章 主要内容第一部分文书处置的概述第二部分快速、规范地制造公文第三部分总结与练习内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材第一部分第一部分Word软件概述软件概述公文处置的特点公文处置的特点Word 软件的运用对象软件的运用对象Word 软件的才干软件的才干规范规范规范的对象：规范的对象

2、：段落段落一级标题：一级标题：二级标题：二级标题：正文：正文：凡需求处置文字的人员凡需求处置文字的人员小到便笺，大到书刊小到便笺，大到书刊字、表、图混合编排字、表、图混合编排但不能处置报纸等复杂版面但不能处置报纸等复杂版面主题普通班：主题普通班：快速、规范的制造公文快速、规范的制造公文内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材第二部分规范行文流程 纸型确实定过程纸型确实定过程 内容的输入过程内容的输入过程 文章的编辑过程文章的编辑过程 格式的修饰过程格式的修饰过程 文件的保管过程文件的保管过程 内容的输出过程

3、内容的输出过程保证内容准确保证内容准确保证用纸规范保证用纸规范合理组织内容合理组织内容直观表现内容直观表现内容平安保管内容平安保管内容有效输出内容有效输出内容内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材1. 纸型确实定过程纸型确实定过程 纸型规格纸型规格 页面显示形状页面显示形状大小大小方向方向版边版边页面：所见即所得页面：所见即所得 规范：编辑速度快规范：编辑速度快大纲：便于纲目编辑大纲：便于纲目编辑16开、开、32开等开等A4、B5等等文章纵向排版，大表格横向排版文章纵向排版，大表格横向排版尺寸尺寸尺寸或网

4、格尺寸或网格内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材2-1 内容的输入与编辑过程内容的输入与编辑过程 输入原那么输入原那么 输入技巧输入技巧 校正校正定位：定位：三种三种“I型光标的作用型光标的作用空格键：空格键：乱版景象与处理方法乱版景象与处理方法回车键：回车键：作用与运用原那么作用与运用原那么中文：中文：中英文切换中英文切换汉字输入法汉字输入法英文：英文：常规规那么常规规那么大小写设置大小写设置其他语种：其他语种：添加多语种键盘添加多语种键盘中文：中文：分词与错别字分词与错别字英文：英文：拼写与语法拼写

5、与语法自动更正：习惯性错误或成语、短语自动更正：习惯性错误或成语、短语内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材2-2 内容的输入与编辑过程内容的输入与编辑过程 编辑对象与选择技巧编辑对象与选择技巧挪动挪动复制复制删除删除其他技巧其他技巧鼠标法鼠标法菜单法菜单法图标法图标法右键法右键法 常规编辑操作常规编辑操作对象对象 如何选择如何选择 选中形状选中形状 插入点插入点 用用 I 光标光标 单击单击 显示显示“I光标光标 字词字词 用用 I 光标光标 迁延迁延 区域反白区域反白 句子句子 用用 I + ctrl

6、 单击单击 句子反白句子反白完好行完好行 用用 光标光标 单击单击 整行反白整行反白 段落段落 用用 I 光标光标 三击三击 段落反白段落反白全文全文 用用 + ctrl 单击单击 全文反白全文反白 查找与交换查找与交换常用热键常用热键多窗口操作多窗口操作显示显示切换切换编辑编辑内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材3. 格式的修饰过程格式的修饰过程 文字文字 段落段落字体字体字号字号颜色及其他颜色及其他对齐方式对齐方式段落缩进段落缩进(正文正文)边框与背景边框与背景(分隔分隔)工程符号与编号工程符号与编

7、号居左、中、右居左、中、右两端对齐两端对齐分散对齐分散对齐首行缩进首行缩进悬挂缩进悬挂缩进注释缩进注释缩进符号符号编号编号多级符号多级符号常规一标常规一标常规正文常规正文黑体黑体 Arial宋体宋体 Times New Roman二号二号 18磅磅四号四号 12磅磅“字体对话框解读字体对话框解读常规段落常规段落用途用途条款法规段落条款法规段落阐明内容段落阐明内容段落段落加框与变型段落加框与变型文本加框与作用文本加框与作用页面加框与技巧页面加框与技巧活泼得意活泼得意特点特点严肃仔细严肃仔细层次清楚层次清楚内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板

8、创建总结作业快速、规范的制作公文教材4. 文章的排版过程文章的排版过程 纸型与版面控制纸型与版面控制 标尺的灵敏运用标尺的灵敏运用 页眉与页脚设置页眉与页脚设置大小与方面大小与方面版边尺寸的调整版边尺寸的调整版心网格的控制版心网格的控制手工调整版边手工调整版边缩排按钮总结缩排按钮总结制表符制表符Tab运用技巧运用技巧作用添加内容作用添加内容设置页眉与页脚初次及后续设置页眉与页脚初次及后续特殊格式的眉脚设置特殊格式的眉脚设置首页不同首页不同奇偶不同奇偶不同内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材5. 文件的保

9、管过程文件的保管过程 保管保管 另存为另存为 其他保管简介其他保管简介命名保管命名保管针对新文件针对新文件覆盖保管覆盖保管针对旧文件针对旧文件更名保管更名保管 改动文件的称号改动文件的称号定位保管定位保管 将文存入指定位置将文存入指定位置类型保管类型保管 改动文件保管类型改动文件保管类型模板；文本模板；文本加密保管加密保管 设置口令设置口令版本保管版本保管用于保管每修正用于保管每修正 的内容的内容存为存为Web用于网上阅读用于网上阅读备份保管备份保管定时保管定时保管默许位置默许位置内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范

10、的制作公文教材6. 表格数据的输出表格数据的输出 常规打印常规打印 选择打印选择打印 特殊打印特殊打印初次打印初次打印经过工具栏中相应图标即可经过工具栏中相应图标即可只打印文章中假设干页面只打印文章中假设干页面经过经过“打印对话框设置打印对话框设置延续页为延续页为“-；间隔页为；间隔页为“，逐份逐份/逐页打印逐页打印紧缩打印紧缩打印奇偶页打印奇偶页打印内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材7-1 快速、规范制造公文的条件快速、规范制造公文的条件一级标题：二号黑体居中一级标题：二号黑体居中二级标题：四号黑体

11、居左二级标题：四号黑体居左三级标题：四号楷体居左编号三级标题：四号楷体居左编号正文：正文：四号宋体首行缩四号宋体首行缩2字两端对齐字两端对齐落款：落款：小四号楷体针对小四号楷体针对28字符居中字符居中命名与热键命名与热键标题标题 1F2标题标题2F3标题标题3F4正文正文落款落款F9内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材7-2 款式与段落格式款式与段落格式借借反存反存改改命名命名借借改改删改款式或参数删改款式或参数将常用款式名设置为通用款式名将常用款式名设置为通用款式名设置款式热键设置款式热键用款式热键快

12、速修饰文稿格式用款式热键快速修饰文稿格式快速改动文稿的整体风格快速改动文稿的整体风格利用款式查看文稿构造利用款式查看文稿构造用款式功能边输入边完成修饰用款式功能边输入边完成修饰修正法修正法适宜于标题段落适宜于标题段落命名法命名法适宜于特殊段落适宜于特殊段落匹配法匹配法适宜匹配已修饰对适宜匹配已修饰对象象简化反复性修饰操作简化反复性修饰操作一致一样段落一致一样段落(或对象或对象)的整体风格的整体风格为后续自动化编修操作提供必要手段为后续自动化编修操作提供必要手段选择修饰对象选择修饰对象匹配款式名匹配款式名内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板

13、创建总结作业快速、规范的制作公文教材8. 模板与公文格式模板与公文格式取其文体风格取其文体风格确定模板文件的保管位置确定模板文件的保管位置用其他模板交换当前文稿用其他模板交换当前文稿上网查找其他模板上网查找其他模板经过经过“新建翻开模板新建翻开模板利用利用“款式快速成文款式快速成文利用利用“款式查看文稿构造款式查看文稿构造检查更改内容检查更改内容保管命名新文件保管命名新文件翻开规范文档翻开规范文档清空无用内容清空无用内容另存为模板类型另存为模板类型简化反复性修饰操作简化反复性修饰操作一致同类公文的文体风格一致同类公文的文体风格建立个性公文体系建立个性公文体系保管抬头落款内容保管抬头落款内容改动

14、文件类型改动文件类型 .dot内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材第三部分第三部分总结与练习总结与练习 软件功能与菜单规划软件功能与菜单规划 人机交流的根本方法人机交流的根本方法 第第2章章 课堂作业课堂作业内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材软件功能与菜单规划软件功能与菜单规划文件文件编辑编辑视图视图插入插入格式格式工具工具表格表格窗口窗口协助协助与文件整体相关的操作命令与文件整体相关的操作命令必会命令：新建、

15、另存为、页面设置必会命令：新建、另存为、页面设置与当前文件内容各操作对象位置相关的操作命令与当前文件内容各操作对象位置相关的操作命令可以不记忆命令可以不记忆命令控制屏幕显示效果的操作命令控制屏幕显示效果的操作命令必会命令：页面、页眉和页脚必会命令：页面、页眉和页脚凡需求在屏幕上添加对象的操作命令凡需求在屏幕上添加对象的操作命令普通班心会命令：分页符、日期和时间普通班心会命令：分页符、日期和时间凡与操作对象笼统相关的操作命令凡与操作对象笼统相关的操作命令必会命令：字体、段落、工程符号和编号、边框底纹必会命令：字体、段落、工程符号和编号、边框底纹特殊的操作命令及管理用高级工具特殊的操作命令及管理用

16、高级工具必会命令：自动更正必会命令：自动更正与表格编辑修饰相关的操作命与表格编辑修饰相关的操作命普通班对此区无要求普通班对此区无要求与控制窗口相关的操作命令与控制窗口相关的操作命令必会命令：重排窗口必会命令：重排窗口内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材人机交流的根本方法人机交流的根本方法 屏幕操作对象：屏幕操作对象： 要想操作谁，先要选中谁要想操作谁，先要选中谁 鼠标与光标：鼠标与光标： 不见兔子，不撒鹰不见兔子，不撒鹰 屏幕分区：屏幕分区： 内容在中间，工具在两边内容在中间，工具在两边内容输校文章编辑纸型规范格式修饰第一部分应用概述第二部分第三部分文件保存文稿输出样式作用模板创建总结作业快速、规范的制作公文教材第第2章章 课堂作业课堂作业作业称号：制造规范的公文作业称号：制造规范的公文知识点及必用功能：知识点及必用功能：从公文格式规范化角度要求从公文格式规范化角度要求为重要段落格式命名运用为重要段落格式命名运用“款式款式 为固定公文类型命名运用为固定公文类型命名运用“模板模板从公文制造既快又好角度要求速从公文制造既快又好角度要求速