财务部工作手册.doc

1、财务部工作手册财务部 工 作手册 一、 部门架构、职能与岗位说明：1、 、 部门架构 2、 、 部门职能 3、 、 各岗位说明 二、 作业指导书（一）、内部财务管理制度1 、 一般规定 1、本公司所有资金、财产均属投资者所有，受到国家法律保护。禁止任何人以任何借口，不经过正当审批手续，非法调走或挪用资财，违者移交司法机关处理。2、公司在经济活动中所发生的资金收入和支出，统一由财务部负责办理，财务部是代表公司对外结算债权、债务的唯一机构。未经授权和委托，任何人无权处理有关资金收支的工作，任何越权行为都是无效的，并应对其所造成的后果负责任。3、财务部门会计与出纳岗位必须明确分工，各施其职，相互制约

2、，即相互合作又相互监督。按照会计管帐不管钱，出纳管钱不管帐（指除现金、银行日记帐外的帐）的原则进行工作。每月终盘点现金，双方核对现金、存款帐目，并将存在问题向上级报告。) r5 t; 4、凡是支付款项必须取得合法的、有效的单据，经手人应该在单据上签名_盖章、整理好单据，经有权审批的领导批准，会计人员核对无误并符合支付原则，方可办理报销支付款项，如手续不全，内容有错或可疑，财务人员有权拒绝付款。bbs.ca. t, _: M! b; dt; p! N 5、为保障公司财产的安全不致流失，凡是公司的资产都应设置帐簿登记，由专人负责管理。会计与管理人员按情况规定月、季或年终盘点一次，并进行不定期财产清

3、查。对于损坏、变质或短缺情况，由直接责任人（或使用人）提出报告，经批准方可办理报废注销手续。（ 二 ） 资 金的管理制度（一） 1、公司支付任何款项，必须凭合法的有效发票或有关收费凭证，并由经办人签名_或盖章确认，注明付款理由，报总经理批准后，财务部审核签字后，方可办理支付款项业务。中国会计社区是国内最知名、最火爆的会计论坛.中国会计网 2、凡属预付款项，由经办人提出书面申请，报部门主管批准后，连合同或有关文件一起交财务部审核，总经理签字后方可办理付款，但在该项业务完结时，经办人必须取得对方正式发票合法的收款凭证，交由财务部结清往来帐目，否则造成损失由经手人负责。39 、备用金和预付款的使用必

4、须依照下列规定：1）具有规定的用途、期限及限额； 2）在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销；用现金或支票进行零星采购的七天内报销；通过银行汇款进行预付款的二十天内报销； 3）以上各项支出，原则上前款不清，后款不借； 4）对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。（三）费用报销的管理 一、报销管理：（一）借款的额度和报销 各部门采购物资、费用支出与因公出差需借款时，都要在预算内可控资金中量力安排，即先安排资金后借款。具体程序如下：1、需要借款的人员，须清楚、工整、详细的填写统一格式的借款单（出差借款需先填写出差申请单），金额在五千元以上的借款需提前通知财务部门准备； 2、借款人将

5、经部门负责人审核签字后的借款单交财务部审核； 3、财务部有权要求借款人将相关合同、报价等资料提交财务部参考，财务部按用途、计划和实际可能开支情况审批； 4、借款人必须认真负责清理自己的各项借款与欠款，逾期不报账或偿还借款，财务部将停发其工资，直至与财务部清账完毕； 5、前账未清而需借款的人员，需经总经理或董事会批准后方可借款，但在下次报销中一并报账。6、使用 OA 流程“财务类”-“借款申请单”“行政类”-“出差申请单” 借款报销审批程序流程图：1） 员工：出差返回后三日内报账；如实填写报销单据；粘贴单据清晰； 2） 部门主管：认真核实报销金额及出差天数； 当事人填写统一格式的出差申请单，注明

6、借款事由、出差地点， 部门主管审签 借款人填写借款单（批准的申请单/合同/报价单等附后） 财务部审核 总经理审批 出纳付款给借款人 采购或费用支出 出 差 借 款 3） 公司财务部：审核无误后报销或核销原借款。未于一周内报销者，财务部应于当月工资中先予扣回，等报销时再核付。旧账未清应先核销旧账，否则不可以再借款； 4） 所有借款只限用于工作，本公司不接受任何形式的私人借款。6 6、 、 差旅费、通信费报销细则 （1）费用报销的各项规定：1.1 通信费、交通补贴及各项驻点补贴等固定的费用报销，一个部门要求汇总一份费用报销单，附上部门员工各项补贴汇总明细表，各职能部门要求本部指定人员提报，各事业部

7、要求综合部指定人员提报，以上费用各部门每月 15 日前报销一次，逾期和超次不报。1.2 各事业部业代和区域经理的差旅费每月报销一次：1.2.1 福矛事业部报销上月 11 日至本月 10 日所发生的差旅费用。（不在此时间内发生的费用不报）要求所有报销票据及差旅费报销单、出差路线明细表，12 日前要报至所属部门/销售服务部负责审核路线等要素，部门审核后在 15 日前报至财务部审核。1.2.2 黄华山事业部报销上月 21 日至本月 20 日所发生的差旅费用。（不在此时间内发生的费用不报）要求所有报销票据及差旅费报销单、出差路线明细表，22 日前要报至所属部门/销售服务部负责审核路线等要素，部门审核后

8、在 25 日前报至财务部审核。1.3 各事业部/区域例行月会：月会住宿费与餐费由组织部门负责人统一报销，住宿标准按差旅补贴规定，餐费按 30 元/人给予补贴，（报销时应提供月会的会议纪要交综合办审核，部门经理审批、财务审核后呈领导批准）。1.4 各职能部门人员差旅费应按规定出差归来三天至五天内办理报销。1.5 财务审核发现仅是金额差错时，不再退回修改，直接以财务核准数据给予核销；如是发票不合规，粘贴无序乱杂没有归类，软票无当事人签名_等，一次/单对报销人给予 10 元的处罚，直接在报销单上标明扣除，并给予通报扣考核分。1.6 超过规定时间办理报销手续的费用（含不合规填报或不合法单据退回后误时的

9、），跨月跨时报销费用，扣罚本报销费用的 10。1.7 所有员工应如实填报各项费用，并自核无误后再上转审核，如发现虚假填报、票据连号等现象，第一次给予通报扣考核分和取消本次报销的处罚；第二次给予取消本次报销，处以100-300 元的罚款，另视情节给予相应的行政处罚。各部门应加强督导，认真核实各类报销单据。1.8 销售人员计划走访路线如有变更，如未事先报部门经理核准同时报备销售服务部，取消当日报销费用和补贴。1.9 部门负责人协同当事人弄虚作假的，视情节处以 300-500 元次的罚款，取消当事人当次所有报销费用，并给予相应的行政处罚。1.10 分管部门的审核职责：1.10.1 部门负责人/办事处

10、负责人/区域负责人：审核出差天数及所走访路线是否按周报计划执行。1.10.2 销售服务部：审核报销人员是否按计划线路出差或走访市场，审核出差人员线路改变是否事先报备，审核出差线路及明细费用表。1.10.3 财务部：审核各类报销费用是否符合规定，票据金额是否与费用标准相符、票据是否合法、报销费用计算是否正确，手续是否完整。1.10.4 总裁或总裁授权人员：依据上述负责人的审核情况，审批报销单。1.11 票据要求: 1.11.1 交通票据粘贴要求：最后面纸张以半张 A4 纸的尺寸铺底-粘贴单。（详见附件模版）将票据整理清楚，胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，

11、且应避免将票据贴出粘贴单外。不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄。票据比较多时可使用多张粘贴单。各类票据应按日期的前后顺序有阶梯式的粘贴，交通票和住宿票分开，用两单粘贴单。否则财务有权退回不予受理。1.11.2 各类费用报销票据：报销时原始票据必须完整、干净，必须提供税务部门认可的有效票据，空白处填写好费报号/差报号、报销人、费用票据总金额、交通票据金额、住宿票据金额。否则财务有权退回不予受理。1.11.3 取得发票有要求填写单位名称的，必须填写“_ 有限公司”。1.11.4 县城之间的车票原则应以电脑票报支，且票据不得连号（尾数在 100 号内的视为连号）。县城到乡镇各地只

12、有软票的（合法票据），报销的票据应注明乘车起始及到达地点、时间及本人签名_，否则不予报销。1.11.5 员工出差需按正常程序办理出差审批手续，并报备综合部备查。销售人员出差应在周报中体现路线安排计划，路线变化，需提前报备上级领导和销售服务部。（2）、各类报销标准 2.1.1 差旅费报销各项标准：住宿费、市内交通费和伙食补贴补贴标准：类别/级别 火车动车 飞机 长途汽车 轮船 一类地区 二类地区 三类地区 住宿 伙食 补贴 市内交通 住宿 伙食 补贴 市内交通 住宿 伙食补贴 市内交通 总裁 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 实报 副总裁、总监 火车：硬卧

13、硬座 动车：二等 经济舱 实报 二等舱 180 30 20 160 25 20 140 20 10 总裁助理、事业部总经理/副总经理、部长/副部长、省级经理、高级专业人员（含各类顾问和总裁秘书） 火车：硬卧 硬座 动车：二等 经审批 实报 二等舱 160 30 20 140 25 20 120 20 4 部门助理、职能部门科长、区域经理、主任（含办事处主任）、主管、项目经理、机动队队长、专员、中级专业人员、督察员 火车：硬卧 硬座 动车：二等 经审批 实报 二等舱 140 30 20 120 25 10 100 20 4 其它人员 火车：硬卧 硬座 动车：二等 经审批 实报 二等舱 130 3

14、0 10 110 25 6 80 20 4 2.1.1 补贴标准说明：2.1.1.1 地区类别划分：一类地区：北京、天津、武汉、上海、广州、深圳、珠海、厦门、汕头、温州、海南； 二类地区：除一类地区以外的省会城市及地级市； 三类地区：所有县级城市及以下地区； 2.1.1.2 两位同性员工往同一地点出差，原则上须同住一间，住宿费按高级别者的标准报销，同住人员不再报销住宿费。1.1.1.1.出差人员在规定时间段内报销，住宿费按标准内合计总额凭票据实报销；交通补贴按标准内凭票据据实报销。1.1.1.2.出差人员到配偶所在地，原则上不报销住宿费。1.1.1.3.出差人员应勤俭办事，在不影响工作前题下，

15、应坐火车、动车或汽车，确需乘飞机要经批准。1.1.1.4.出差自带公车出差或已享受私车公用补贴的人员出差期间不享受市内交通补贴。各事业部已享受交通补贴人员，在本负责区域内不享受上述出差市内交通补贴。1.1.1.5.住宿补贴天数为出差自然天数扣减一天计算；市内交通、伙食补贴天数为出差自然天数计算。1.1.1.6.出差人员一人兼多职的，从高职位享受出差补贴标准。1.1.2 每年元月前综合部审定新的一年县城到各乡镇，及各乡镇之间的交通费标准，经总经理批准后执行。如有新开发区域，各事业部必须及时向综合部提报交通费标准，以便批准后执行。1.1.3 出差申请单、出差线路及明细费用、费用报销单、差旅费用报销

16、单必须在 OA 填写，应按规定流程报批，票据粘贴整齐按时寄回，否则相关审核部门有权退回不予办理。1.1.4 通信费补贴标准 1.1.4.1.补贴标准：（1） 各职能部门人员：序号 级 别 补贴金额 最高限额 （折扣前） 1 总裁、副总裁、总监 据实报销 2 总裁助理、总经理/副总经理、部长/副部长、高级专业人员（含各类顾问和总裁秘书） 80 元以内凭据报销 超过部分报 80 350 元/月 3 部长助理、职能部门科长、主管、主任、督察专员、督察员、中级专业人员 80 元以内凭据报销 超过部分报 80 20_元/月 4 机动队队长、专员、事业部客服人员、物流调度员、引销主管 80 元以内凭据报销

17、 超过部分报 80 150 元/月 5 秘书、总务、物流司机、仓管员 80 元以内凭据报销 80 元月 6 出纳、会计、文员和其他人员 50 元以内凭据报销 50 元月 （2）销售系统人员：序号 职 务 补贴金额 最高限额（折扣前） 1 事业部总经理/副总经理、省级经理 100 元以内凭据报销 超过部分报 80 600 元/月 2 事业部助理、办事处主任、区域经理、区域主管 100 元以内凭据报销 超过部分报 80 300 元/月 3 商超主管、城市主管 100 元以内凭据报销 超过部分报 80 20_元/月 4 各级业代、促销司机 100 元以内凭据报销 100 元/月 1.1.4.2.补贴

18、说明 1.1.4.2.1 享受通信费补贴的人员应保证 24 小时开机，发现一次无正当理由关机，扣当月通信 费补贴的 10，两次扣 50，三次取消当月补贴。1.1.4.2.2 所有人员报销通信费时，应提供话费正式发票，以备公司抽查话费清单。1.1.4.2.3 超过工作（业务）区域范围长途电话费用不予报销。1.1.4.2.4 电话费发票中的各种活动赠送部分按赠送金额 50报销，代收费所产生的费用不予报销。1.1.4.2.5 员工一人兼多职的从高级别享受通信补贴。1.1.5 私车公用补贴 1.1.5.1.补贴对象：经批准私车用于公务出差到福州市区以外人员。（1）油价按综合部发文单价，每百公里油耗补贴按以下标准执行。序号 车 型 百公里油耗补贴标准 1.3 排量及 1.5 排量各款式轿车 8 升 1 1.6 排量式轿车 9 升 2 1.8 排量的各款式轿车 10 升 3 2.0