会议主持技巧ppt课件

1、如何有效地操作会议如何有效地操作会议培训目的培训目的在会议操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序在会议操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序呢？呢？会议操作会议操作 会前安排会前安排 会议召开会议召开 会后程序会后程序会议操作会议操作 有效操作会议是一项挑战，他必需经常把本人的、下属的以及公司的目的有效操作会议是一项挑战，他必需经常把本人的、下属的以及公司的目的结合在一同，耐心十足的做方案。结合在一同，耐心十足的做方案。 从以下陈说中选出在操作会议过程中运用表述技巧所能获得的价值。从以下陈说中选出在操作会议过程中运用表述技巧所能获得的价值。 A. 他能处置睬议过程中所发生的冲突。他能处置睬议过

2、程中所发生的冲突。 B. 他能确定每个人都参与了会议。他能确定每个人都参与了会议。 C. 他能防止会议中的冲突。他能防止会议中的冲突。 会议操作会议操作正确答案：正确答案：A&B实践上，假设能合理操作，会议就会更有效。一切的与会者都应该参与其中来实践上，假设能合理操作，会议就会更有效。一切的与会者都应该参与其中来获取需求的信息。获取需求的信息。 胜利的会议需求一个胜利的会议需求一个明确的方向。作会前明确的方向。作会前预备，需求积极并仔预备，需求积极并仔细耐心的思索。细耐心的思索。假设他都不知道他要去哪儿那他就要留意了，由于他不能够到达那儿了。 Yogi Berra会前预备会前预备 安排

3、会议相关的后勤任务 制定一份会议议程 通知与会者会议概略I.会前预备会前预备会议预备会议预备案例案例比尔担任公司每月销售会议的后勤任务。为了让会议举行胜利，比尔担任公司每月销售会议的后勤任务。为了让会议举行胜利，他拟了一张预备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要任务，右他拟了一张预备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要任务，右栏中列出了需再一次确认的事项。栏中列出了需再一次确认的事项。主要工作确认事项选择会议场地和时间确认与会者的最佳时间预定并检查会议室确认会议室的大小合适确认主持人所要求的设备再一次检查媒体设施准备提神的茶点通知酒店提供茶点的种类与时间制订会议室与桌型的最后安排计划 检查桌椅摆放

4、，是否需要桌子或只需要椅子？指定人员协助如有必要，指定人员设置并操作媒体设施II. 制定会议议程制定会议议程 会议目的概述 场地 开场与终了的时间 主持人与会议主题的清单 每个主题的时间构造 下次会议的日期与详细时间会前预备会前预备III. 通知与会者通知与会者 通知的方式由组织的大小决议通知的方式由组织的大小决议 给每个与会者足够的时间调整本人的时间表并做给每个与会者足够的时间调整本人的时间表并做必要的安排必要的安排 用或的方式提早通知包括常规邮件与提示用或的方式提早通知包括常规邮件与提示 确认出席人数确认出席人数会前预备会前预备案例二案例二Joan被任命做一个销售会议的议程，但她以前从被任

5、命做一个销售会议的议程，但她以前从来都没有做过。会议两周前，她开场给与会者通知来都没有做过。会议两周前，她开场给与会者通知会议的时间与地点；随后，又发了一张包括一切议会议的时间与地点；随后，又发了一张包括一切议题的清单。马上，类似题的清单。马上，类似“我们应该获知更多的情况我们应该获知更多的情况“谁将主讲这些议题？的反响分涌而至。无法，谁将主讲这些议题？的反响分涌而至。无法， Joan只能和她的上司一同重新做这次会议方案。只能和她的上司一同重新做这次会议方案。如今，请回答以下的几个问题：如今，请回答以下的几个问题：案例二案例二以下说法是对还是错？以下说法是对还是错？虽然该销售会议被重新方案，虽

6、然该销售会议被重新方案， Joan仍正确的运用了会前预备技巧起草了仍正确的运用了会前预备技巧起草了一个胜利的会议。一个胜利的会议。 对对 错错实践上，实践上， Joan应该将通知再提早一点，并制定一个详细、有效且专业的应该将通知再提早一点，并制定一个详细、有效且专业的议程。议程。案例二案例二虽然虽然Joan在制定会议方案上不太明白，但是她依托阅历行事。在制定会议方案上不太明白，但是她依托阅历行事。Joan应运用以下哪些方法来制定胜利会议的方案呢？请选择。应运用以下哪些方法来制定胜利会议的方案呢？请选择。q下次这种情况应请一个制定会议方案的专业人士来协下次这种情况应请一个制定会议方案的专业人士来

7、协q 助处置。助处置。q制定一个包括时间构造，议题和主讲人名单的议程。制定一个包括时间构造，议题和主讲人名单的议程。q至少提早一个月通知与会者。至少提早一个月通知与会者。q以为常规的邮件和以为常规的邮件和 是通知与会者的最好方法。是通知与会者的最好方法。假设假设Joan提早通知与会者并制定了议程，她的会前预备就胜利了。提早通知与会者并制定了议程，她的会前预备就胜利了。好的开场是胜利的一半！好的开场是胜利的一半！会前预备会前预备会议召开会议召开怎样的会议就算胜利？怎样的会议就算胜利？大纲中列出的事情都做了大纲中列出的事情都做了与会者非常称心本人会上与会者非常称心本人会上 的表现的表现 所以，在每

8、一次会议中，他都应该所以，在每一次会议中，他都应该: :围绕其大纲与目的围绕其大纲与目的鼓励参与鼓励参与会末总结会末总结 q 维持会议进程并将每个议题控制在短时间以内。q 在议程中设置每个议题的时间范围。q 会议目的应贯穿一直。q 安排人员缓和会议气氛；q 安排人员做会议记录并提示时间。围绕大纲与目的围绕大纲与目的鼓励参与鼓励参与参与是任何会议胜利的要素。参与是任何会议胜利的要素。以下是以下是Mack和和Sara关于会议中与会者问题的讨论。关于会议中与会者问题的讨论。案例案例M - Mack；S：SaraM：他知道吗，我以为这次会议开展得不错，除了坐在后面：他知道吗，我以为这次会议开展得不错，

9、除了坐在后面 的那两个销售部的女人。的那两个销售部的女人。S：我明白他的意思。她们不仅迟到了，还不断在聊天。会议：我明白他的意思。她们不仅迟到了，还不断在聊天。会议 好象与她们无关。好象与她们无关。M：别这么说。看起来她们只是在消磨时间。得有个方法让：别这么说。看起来她们只是在消磨时间。得有个方法让 她们矫正才行。她们矫正才行。S：我不知道。她们看来很不协作。：我不知道。她们看来很不协作。v MMack；SSarav M：啊，我有个主意。我向来坚信“分而治之，无妨一试。v 把她们分开去参与。v S：把她们分开去参与？她们心思好象都没在这上面。v M：她们会诧异并把它作为为一项挑战。让我们来个出

10、其不v 意。 我们可以组织一些暂时团队。我想我们应该先把她v 俩 分开，让她们各自成为一个小组的主持人。那样 ，她v 们就会被隔开而更投入了。她们所做的一切都要遵守主持 v 人任务表。v S：真是个好主意，值得去试试。她们会以为被放在了起v 跑线上，我知道她们两都是很精明的，假设她们能专 v 心投入会议，那么它们在会议后会获得更多。案例案例v要将消极的人员参与情况转变成积极，他需求运用：由会议的种类来决议运用的方式。由会议的种类来决议运用的方式。 角色扮演角色扮演 “ “破冰游戏破冰游戏 问答时间问答时间 讨论时间讨论时间 头脑风暴头脑风暴 小组讨论小组讨论鼓励参与鼓励参与会末总结会末总结v会

11、议将要终了时，请留意会末总结。v 总结讨论的一切议题及所作出的重要决议。 v 收取反响：评价与分析，搜集一定的和否认的v 建议，以便以后改良。案例案例Susan是一个新上任的经理，没有什么阅历，却被要求组织公司的季会。从以下是一个新上任的经理，没有什么阅历，却被要求组织公司的季会。从以下选项中，选出有效措施协助她胜利操作这个会议。会议中，选项中，选出有效措施协助她胜利操作这个会议。会议中，SUSAN应该：应该：会议从问答环节开场会议从问答环节开场以与会者填写评价表来终了会议以与会者填写评价表来终了会议指派会议主持人指派会议主持人与会者可随意选择相关议题与会者可随意选择相关议题实践上，指派支持人

12、和运用评价表都是正确的步骤。在胜利会议中，与会者是实践上，指派支持人和运用评价表都是正确的步骤。在胜利会议中，与会者是决不能选择议题的。而问答环节应该晚一点运用。决不能选择议题的。而问答环节应该晚一点运用。会议召开会议召开假设他一直坚持会议大纲与目的，不断鼓励，假设他一直坚持会议大纲与目的，不断鼓励，并并简明扼要的进展会末总结，那他的会议就是胜利有简明扼要的进展会末总结，那他的会议就是胜利有效的。效的。会后程序会后程序v好的会后程序由以下组成：v 给与会者会议记录v 回想会议中的数据资料v 方案下一次会议v直到它终了，其实都没有v真正地终了。 v - Yogi Berra即时发布会议记录。即时

13、发布会议记录。正确了解反响正确了解反响 ( (问问本人问问本人) ) a. a. 这次会议到达预期的目的的吗？这次会议到达预期的目的的吗？ b. b. 人员参与足够吗人员参与足够吗? ? c. c. 作出任何艰苦决策了吗作出任何艰苦决策了吗? ? 会后程序会后程序会后程序会后程序ScottScott和和RachelRachel在回想那些从部门会议上得来的数在回想那些从部门会议上得来的数据资料，但所得结果却不一样。据资料，但所得结果却不一样。案例案例S-ScottS-Scott；R-RachelR-RachelS S：从得到的反响看来这次会议是非常胜利的。：从得到的反响看来这次会议是非常胜利的。

14、R R：我知道他很高兴，但我的觉得却很复杂。：我知道他很高兴，但我的觉得却很复杂。S S：我不明白。他也听到了散会时那些销售员的反响。：我不明白。他也听到了散会时那些销售员的反响。R R：是的，但他们只占少数，而且大部分是朋友。假设他仔：是的，但他们只占少数，而且大部分是朋友。假设他仔 细看一下这些反响表，就会发现真实的情况。这里才代细看一下这些反响表，就会发现真实的情况。这里才代 表大部分人。表大部分人。S S：我看到了一些否认的意见，但这并不重要。：我看到了一些否认的意见，但这并不重要。v S-Scott；R-Rachelv R：我以为很重要。从这些看来，他们在埋怨我们没有按 v 照议程的

15、时间规定来进展，而且有些发言人由于资料v 组织不充分表述不清楚使人迷惑不解。v S：他说的对。能够我只看到了我想看到的东西，而忽略v 了遗留的问题。v R：是的。以前我与他有同感。但我们可以根据反响表的 v 意见对下次会议有所改良，还能参与公司的底线。案例案例分析结果：分析结果： 应多花时间做会议议程以便确认议题。应多花时间做会议议程以便确认议题。 为员工设立明确的目的。为员工设立明确的目的。 指派个人或一个团队来评价这次会议。指派个人或一个团队来评价这次会议。 给与会者发邮件并明确的讯问其反响。给与会者发邮件并明确的讯问其反响。会后程序会后程序v方案下一次会议需思索到：会后程序会后程序 安排

16、最正确的会议时间和地点。 选择最好的会议方式。 制定详细的会议议程。 有效的桌型安排。 选择有力的视听支持。 指派有效的主持人。 制定小组或公司目的案例案例Rod对会议结果非常称心。一切都很顺利，而且他还搜集到了对会议结果非常称心。一切都很顺利，而且他还搜集到了很多数据资料。如今，他必需做好会后的总结任务以防虎头蛇很多数据资料。如今，他必需做好会后的总结任务以防虎头蛇尾。请从以下所列各会后任务中选出尾。请从以下所列各会后任务中选出Rod需求用到有效的表达需求用到有效的表达技巧的项。技巧的项。集合与会者一起对所得数据进行筛选，选出有效的。电话联系所有与会者并对其表示感谢。查看评估意见，决定下次开会改变桌型。第二天e-mail给每位与会者会议记录。对在会议中达成的重要决策制定执行计划。普通来说，花时间去查阅评价资料，迅速给与会者会议记录，普通来说，花时间去查阅