关于地方文献数据库建设的思考

1、关于地方文献数据库建设的思考关于地方文献的界定,地方文献工作的前辈杜定友先生认为“地方 文献是指有关本地方的一切资料,表现于各种记载形式的,如:图书、 杂志、报纸、图片、照片、影片、画片、拓本、表格、传单、票据、 文告、手稿、印模、簿籍等”。随着社会的发展,新型载体形式的不 断涌现,诸如光化学、磁记录制品等的面世,增加了地方文献载体形式 的新家族。在如此众多的文献类型和文献载体中选取相关的地方文献 信息进行数据库建设是社会发展的必然,也是地方文献对社会需求的 积极反应。地方文献数据库建设工作是地方文献全面实现自动化和网络化的基 础,是提高地方文献工作管理水平与质量,建立和实现地方文献资源 共享

2、的前提。本文是笔者对地方文献数据库建设过程中涉及到问题的 一些思考,供同道师友参考。1数据库建设论证 数据库建设作为一项系统工程在投资兴建前应对其经济效益和社会 效果进行多方面的调研、 预测和评介,进行可行性论证,以回答在限定 条件下,数据库建设的目标能否达到,是否可行,何者为优诸多问题。论证的主要内容包括需求研究、可行性研究和评价报告等步骤。需求研究是对项目的背景,研究工作的依据和范围,市场需求和拟建 规模的调研。地方文献是反映一个地方诸多方面信息的文献总集成,研究的主题 和范围有着严格的界定,其信息密度和独特性是其他文献无可替代的。 在网络环境下,以数据库建设为契机对地方文献中的核心文献进

3、行一 次全面深入的发掘和整理,逐步实现地方文献数字化。其意义在于突 破了地方文献信息传统传输的限制,实现了跨地域、无时限的信息获 取方式。将地方文献推向一个广阔的传播空间,在这个文献基础上建 设的数据库存在着广泛的市场需求和信息开发价值。 地方文献从整体 范围上说分为核心文献和非核心文献,数据库选题应首先选择地方文 献的核心文献作为数据库的建设重点。 建立独具特色的数据库是地方 文献建库的原则,在这个基础上精心策划和设计建设符合实际的地方 文献数据库,可以包括不同的文献类型和文献载体,其规模应视实际 情况而定,不能贪大求快作表面文章,要特别重视数据库的实用性和 社会效益。可行性研究是对资金、

4、资源和人员等进行分析研究,并提出和考虑几 种方案以便比较,从数据库使用的角度回答项目的可行与否。数据库建设主要是将纸本文献信息通过技术手段加工成为电子文件 的过程,在这个过程中涉及到文献资源、资金和专业技术人员等诸多 因素,涉及到多部门之间协作。 数据库建设工作中的每一个环节,都应 经过认真研究和分析才能作出决定,而不能简单化。行政命令不能解 决本应通过讨论和协商解决的问题,应该注意解决的问题含糊不得。数据库建设资金是非常重要的问题。资金筹措和使用管理等应请有 关专家领导研究和论证方可决定。 与资金相关的问题是数据生产方式 而采用什么样的数据生产方式又涉及到数据库建设人员问题。 生产方 式不外

5、乎本单位生产和社会化加工两种。 如果自己具备数据生产能力 资金投入从理论上应该低于社会化加工,通过实际工作还可以培养和 造就一批专业人才。如果本馆数据加工能力有限,需要社会化加工,也应考虑资金投入与获得利益的价值比。完成上述工作后,提出周密详细可靠的评介报告交付决策部门,整个 数据库建设论证工作才算完成。2数据库建设工作流程决策部门下达了数据库建设任务后,数据库建设任务的承担部门应 迅速拟定出具体的建设方案及业务工作流程,以指导数据库建设工作 有序进行。建设方案主要内容应包括:文献选取、数据库结构、文献 加工、文献标引、数据灌装链接等。1工作流程图2文献选取文献选取工作是数据库建设的重要内容之

6、一,关系到数据库的质量 高低和成功与否。 文献选取应以社会需求、 社会效果和地方文献基础 业务建设需要为主要参考依据,选取标准应定位在地方文献核心文献。考虑不同时期文献的字体形式、纸张问题、印刷技术在文献数据加 工时的难易和成本费用的高低等。 先期选取文献时以简体横排文字图 书为主体,古籍线装图书尽可能使用再版排印本,这样可以大大降低 文献扫描识别的难度。3数据库结构数据库结构设计的合理与否关系到数据库使用,因此在进行数据库 结构设计时,数据库设计人员和地方文献业务人员应该从使用者的角 度,进行细致的研究分析,力求操作简便快捷。数据库结构主要包括以下内容:题名、题名责任者（可重复字段）、母体文

7、献名称、母体文献责任者、 出版社、出版日期、页数、分类号（可重复字段）、主题词（可重复字 段）、索引号、ISEN、摘要。对象数据:文本（文献全文）、图像（文献全文、封面和插图）4文献加工 文献加工是通过数据库扫描、识别、灌装、链接等工序将纸本文献 加工成为电子文献,以实现文献性质的转换,完成数据库检索功能。文献加工是项复杂的事情,纸本文献由于出版年代不同,存在着繁体 字竖排版、异体字等问题,这是数据加工的难点之一。全文数据库的 文献格式有图形文件（tif）和文本文件（txt）,两种格式的文件 性质不同加工价格也不同。 图形文件在数据库中仅供浏览不能进行检 索,当然加工价格也便宜。文本文件在数据

8、库中不仅可以浏览重要的 是可供检索,自然加工价格也贵许多。两种文献格式的加工费用比例 约为1比5。受价格因素的制约,在文献加工时选择那种文献格式,要 对使用目的和文献加工价格综合考虑。5文献标引文献标引工作是一项复杂的技术性工作,标引质量受各个工作环节 的制约,因此必须严格遵守一定的工作程序。地方文献标引工作因其 文献的地域性和特殊性,在遵循图书馆文献标引工作的原则和方法前 提下,应根据地方文献工作的特点制定出一些符合实际工作需求的标 准和方法,以满足地方文献标引工作需要。文献标引涉及到数据库检 索质量问题,检全率、检准率是衡量数据库质量的重要标准,因此文献 标引工作应由富有经验的地方文献专业人员完成。6数据灌装链接 从事数据灌装链接工作的技术人员需要很强的责任心,良好的专业 素质,操作谨慎细致,来不得一点马虎。灌装链接中一个不经意的误差 可能导致数据库检索失败,出现误检或漏检,大大降低数据库的检全 率和检准率,极大的削弱数据库使用功能。数据灌装链接专业人员要与地方文献专业人员进行必要的沟通,倾 听他们对数据库的使用要求,最大限度的满足地方文献工作的特殊检 索要求。3数据库建设中的相关因素数据库建设中涉及的因素有很多,如人员素质、文献资源、资金、计 算机软硬件、数据加工、协作关系等。在诸多因素中,人员素质、数 据来源应视为主要因素。人员素质 人员素质是影响数据库建设最