北大印章管理办法

北大印章管理办法一、总则（一）目的为加强北京大学印章管理，维护学校的合法权益，保障学校各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于北京大学及其所属各单位、部门印章的刻制、使用、保管、废止等管理活动。（三）印章种类1.学校公章：代表北京大学行使职权的印章。2.学校党委印章：代表北京大学党委行使职权的印章。3.学校行政各部门印章：用于各部门履行职责、处理业务的印章。4.学校教学科研单位印章：用于教学科研单位开展教学、科研等活动的印章。5.其他专用印章：如财务专用章、合同专用章等，根据工作需要刻制并按规定使用。（四）管理原则1.依法依规原则：印章管理严格遵守国家法律法规和学校相关规定。2.分级负责原则：实行学校、部门、单位分级管理，明确各层级管理职责。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.严格审批原则：印章使用必须经过严格的审批程序，确保用印事项合法合规。二、印章的刻制（一）刻制申请1.学校各单位、部门因工作需要刻制印章的，应填写《北京大学印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并加盖本单位、部门公章。2.申请表经本单位、部门负责人审核签字后，报学校办公室或相关职能部门审批。（二）审批流程1.学校办公室或相关职能部门收到《北京大学印章刻制申请表》后，对申请事项进行审核。审核内容包括用印需求的合理性、必要性，印章名称、规格是否符合规定等。2.对于涉及学校重要事项、对外发文等使用的印章，需经学校领导审批。3.审核通过后，由学校办公室或相关职能部门出具印章刻制介绍信，指定专人到公安机关指定的印章刻制单位刻制印章。（三）印章备案1.印章刻制完成后，刻制单位应将印章印模及相关证明材料报送学校办公室或相关职能部门备案。2.学校办公室或相关职能部门对备案材料进行审核，审核无误后，将印章印模及备案信息录入学校印章管理系统。三、印章的使用（一）使用范围1.学校公章：用于以学校名义发布的公文、函件、证明、协议、合同等；代表学校对外开展的各类活动；学校法定代表人授权的其他事项。2.学校党委印章：用于以学校党委名义发布的文件、通知、决议等；党委系统的各类活动；党委领导授权的其他事项。3.学校行政各部门印章：用于本部门职责范围内的公文、函件、报表、证明等；处理本部门日常业务工作；部门负责人授权的其他事项。4.学校教学科研单位印章：用于本单位教学、科研、管理等方面的文件、资料、报表、证书等；开展本单位的各类活动；单位负责人授权的其他事项。5.其他专用印章：按照各自的使用范围和规定用途使用。（二）使用流程1.用印人填写《北京大学印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印内容、用印份数、用印日期等信息，并签字确认。2.申请表经本单位、部门负责人审核签字后，根据用印事项的性质和审批权限，报学校领导或相关职能部门审批。3.审批通过后，用印人持《北京大学印章使用申请表》及相关文件、材料到印章保管人处用印。4.印章保管人对用印事项和审批手续进行再次核对，确认无误后，在用印位置加盖印章，并在《北京大学印章使用登记簿》上登记用印情况，包括用印时间、用印人、用印事项、用印份数等。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法履行正常审批程序的，经用印人所在单位、部门负责人同意后，可先电话请示学校领导或相关职能部门负责人，获得口头批准后先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及重大事项或重要文件的用印，必须经学校主要领导审批同意后方可用印。（四）禁止用印事项1.未经学校批准，擅自以学校名义对外签订的合同、协议等。2.涉及违法违规、虚假内容或损害学校利益的文件、材料。3.空白纸张、空白介绍信等。4.其他不符合规定的用印事项。四、印章的保管（一）保管人员1.学校公章、党委印章由学校办公室指定专人保管。2.学校行政各部门印章由各部门指定专人保管。3.学校教学科研单位印章由各单位指定专人保管。4.其他专用印章由相关职能部门或单位指定专人保管。（二）保管要求1.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置必要的安全防护设施。2.印章保管人不得擅自将印章交他人保管或使用，确因工作需要临时交接的，应办理交接手续，并在《北京大学印章交接登记簿》上登记。3.印章保管人应定期检查印章的保管情况，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）印章存放1.学校公章、党委印章应存放在学校办公室专门的印章保险柜内。2.学校行政各部门印章、教学科研单位印章及其他专用印章应存放在各单位、部门专门的印章保管柜内。3.印章存放处应保持整洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。五、印章的废止（一）废止情形1.单位、部门撤销、合并或名称变更的。2.印章使用范围调整或不再使用的。3.印章损坏、遗失或被盗的。4.其他需要废止印章的情形。（二）废止程序1.印章使用单位、部门填写《北京大学印章废止申请表》，详细说明印章废止原因，并加盖本单位、部门公章。2.申请表经本单位、部门负责人审核签字后，报学校办公室或相关职能部门审批。3.审批通过后，由学校办公室或相关职能部门负责收回废止印章，并进行登记。4.印章保管人应将废止印章交回学校办公室或相关职能部门，不得自行留存或销毁。（三）印章销毁1.对于废止的印章，由学校办公室或相关职能部门统一组织销毁。2.销毁印章时，应填写《北京大学印章销毁登记表》，详细记录印章名称、规格、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。3.印章销毁可采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。六、监督与检查（一）监督部门学校办公室负责对全校印章管理工作进行监督检查，各单位、部门应积极配合学校办公室的监督检查工作。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章刻制、使用、保管、废止等环节的审批程序、操作规范等。2.印章使用的合法性、合规性，是否存在违规用印行为。3.印章保管的安全性，印章存放是否符合要求，保管人员是否履行职责等。（三）检查方式1.定期检查：学校办公室定期对全校印章管理工作进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：学校办公室根据工作需要，不定期对部分单位、部门的印章管理情况进行抽查。3.专项检查：针对印章管理中出现的问题或重要事项，学校办公室可组织专项检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，学校办公室应及时下达整改通知书，要求相关单位、部门限期整改。2.整改单位、部门应