农业科学院公文处理办法

1、公文处理办法第一章 总则第一条 为使研究所公文处理规范化、制度化、科学化，提高办 文的效率和质量， 根据国务院办公厅颁布的 国家行政机关公文处理 办法和中国农业科学院公文处理办法等有关规定，结合研究所 实际情况，制定本办法。第二条 公文是指本单位在各项活动中形成的具有法定效力和 规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，公文 处理必须做到准确、周密、及时、安全。要严格执行国家有关保密规 定。办文人员必须遵守本办法。第四条 公文由办公室、党委办公室按党政系统分别收发、 传递、 分办、审批用印和立卷。第五条 专兼职文秘人员一定要以马列主

2、义、 毛泽东思想和邓小 于建设有中国特色社会主义理论为指针， 认真学习党的基本知识、 路 线、方针、政策和有关专业知识，忠于职守，廉洁正派。第二章 公文种类及常用文件划分规则第六条 常用的公文种类及其适用范围（ 一 ） 决定：适用于对重大事项或重大行动做出安排， 奖惩下属 单位和有关人员等。（ 二 ） 规定、办法：在职权范围内对某项工作、某项事物、某项 管理，做出约束性安排或法制性的管理，用“规定”或“办法” 。（ 三 ） 指示：向下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，m “ 丄 x ”用“指示”。（ 四 ） 通知：转发上级机关、同级机关的公文，批转下级机关的 公文；发布规章； 要求下级机

3、关办理，需要有关单位周知或者共同执 行的事项；任免和聘用干部等，用“通知” 。（ 五） 通报：表彰先进，批评错误， 传达重要精神和情况， 用“通 报”。（ 六 ） 请示：请求上级机关或业务主管部门指示、答复、审核和 批准工作事项时用“请示” 。“请示”需要批复。（ 七 ） 报告：向上级机关汇报工作、 反映情况、提出意见或建议， 答复上级机关的询问用“报告” 。“报告”一般不需要答复。（ 八 ） 批复：答复下级机关请示事项，用“批复” 。（ 九 ） 函：相隶属机关之间相互商洽工作、询问或答复问题，向 有关主管部门请求批准等，用“函” 。（ 十 ） 会议纪要：记载、传达、通报会议情况和议定事项，

4、用“会 议纪要”。第七条 常用文件的划分原则 根据行文制度，研究所文件按以下原则划分：（ 十一 ） 农业环境与可持续发展研究所文件 适用于下列事项： 1向部、院或其它上级机关的请示、报告； 2与有关单位的联合发文； 3召开全国性的业务会议的通知；4上呈各项年度计划、财务和物资基建计划等；5上呈调整方向任务、机构设置、人员编制和有关的干部任免6重要外事、外资事项；7发布所内重大事项。（十二 ）中共农业环境与可持续发展研究所委员会文件 适用于下 列事项：1向有关上级党委或党组的请示、报告； 2向所内发布党委决定的重大事项。（ 十三） 农业环境与可持续发展研究所便函适用于下列事项： 1向部、院属各司

5、局及综合部门函送预算、决算、统计报表等； 2与各单位联系业务工作； 3其它需要以所的名义办理的事项。第三章 公文格式 公文一般由发文机关、标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧 急程度、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送 （ 报） 机关、 附注、主题词、印发机关和日期等部分组成。第八条 公文标题应能简明扼要地概括全文的主要内容， 一般应包括事由、 公文种 类。标题中除法规、规章名称加书名号外、一般不用标题符号。如转 发的文件标题过长，可概括内容、压缩文字，但不能以发文字号代替 转发文件标题的内容部分。第九条 受文机关包括主送机关、 抄送机关。 主送机关是发文机关要求主办或答复 该文的机关

6、， 位于正文的开首。 抄送机关是必须了解该文件内容的有 关机关，于文件的最后注明。第十条 正文正文是文件的主体。 要求内容必须符合党和国家的方针政策切合 工作实际，言简意赅、条理清楚，标点符号准确。第十一条 日期日期在文件的末尾。公议通过的文件，以通过的日期为准，一般 文件以领导签发日期为准。日期一律用大写。第十二条 附件附件是附属于正文的文件或材料，是某些文件的重要组成部分。 带有附件的文件，须在正文后，落款的前面说明附件的标题和件数。 附件应附在文件的后面。第十三条 用印公文除会议纪要外，应加盖公章，它是文件生效的标志。盖章的 位置在年、月、日的中间。第十四条 主题词一般向上级机关发文，应

7、标注主题词。第十五条 其它标记（ 一 ） 密级：密级即文件的秘密等级，分为绝密、机密、秘密三 种。带有密级的文件应在文件的首页右上角注明秘密程度，机密、绝密的文件应在文件首页左上角标明份数、序号（ 二 ） 紧急程度：紧急公文应在文件的右上角注明“特急”或“刍”“急”。（ 三 ） 编号：行政发文由研究所办公室负责编号， 党委发文由党 委办公室编号。第四章 行文制度第十六条 各部门一般不得越级行文请示问题， 因特殊情况必须 越级行文时，应抄报越过的机关。第十七条 向上级机关的请示， 在未获批准前， 不能同时抄送同 级和下级机关。第十八条 除特殊情况外， 不要以单位名义向上级机关领导同志 个人行文。

8、第五章 收文处理第十九条 收文、发文（ 一 ） 研究所收发室收到的文件、电信、进行登记后，按封面上 所写的收件单位或个人分发。（ 二 ） 投送本所的行政文件、 资料由办公室文书拆封登记 （ 一般业 务往来的平件可不登记 ） ，然后分别按内容、性质送有关部门办理。（ 三 ） 交换递转的机要文件，由机要员登记后，分送办公室和党 委办公室。（ 四 ） 办公室对一般函件可依其性质直接送有关单位承办。（ 五 ） 凡属下列来文来电，应填写公文处理单，由办公室负责人阅批后送转所分管领导或主管领导阅示。1 上级的指示、决定、命令等。2 部、院下发的各类文件及重要文件。3 其它需要所领导处理的重大问题。所各职能

9、部门收到上述内容的来文来电， 应立即交办公室， 由办 公室登记后呈所领导阅示。各职能部门不得自行处理。（ 六 ） 办公室将所领导批阅的公文送对口的处（室、中心） ，各处 （室、中心）接收公文人员应在收文登记本或公文处理单上签字。各 处（室、中心）收到办公室传阅的公文后，应指定专人负责，按所领 导的指示对公文做出处理。同一文件，如涉及多个单位以上的，应先 送主要业务单位， 由主要业务单位会同有关单位办理。 难以判别承办 单位的，由办公室协调办理。（ 七 ） 承办单位收到文件后，应按规定的时限及时办理。如没有 时限要求的， 按下列规定的时限办理； 部、院和有关上级部门的来文， 在一周内办完，其它单

10、位的来文不得超过 10 天。如认为不属本单位 业务范围或其它原因无法办理的，应说明原因，退回办公室，不要直 接转送，更不得积压，以免误事。（八）公文处理完毕后， 来文原件和所领导批示， 由办公室留存， 并按规定办理存档。第二十条 催办（ 一） 所领导交办的事项 （ 包括口头交办的事项 ） ，由办公室或受 办单位、受办人催办。催办情况要及时报告所领导（ 二 ） 以所名义办理、答复的文电，由办公室分送主管单位办理 并催办。（ 三 ） 以所名义报送部、院或其它上级领导部门的请示，需要了 解审批情况时，一般由承办单位负责联系， 必要时可通过办公室查询。（ 四 ） 办公室要建立催办通知办法，经常将催办情

11、况向所领导汇 报。第六章 发文处理 发文处理一般包括拟稿、 审核、签发、登记、缮印、校对、用印、 分发等程序。第二十一条 草拟公文要求（ 一 ） 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。观点明 确、条理清楚、情况确实、层次分明、文字精炼、标点准确、篇幅力 求简短。（ 二 ） 所发文的起草和修改一律用蓝色或黑色钢笔、签字笔或毛 笔，不得刚铅笔和圆珠笔。字迹要工整。（ 三 ） 人名、地名、数字、文件名称、事物名称、引文等都要准 确，不得简化。（ 四 ） 涉及其它部门的问题要主动协商。如果意见不一致，要如 实将不同意见附上，供领导参考。（ 五 ） 要一文一事，不要把几个不同的问题写在一个请示里。

12、请 示和报告要分开，不要把请示的问题夹在报告中，也不能用抄报、建 议代替请示。（ 六 ） 需要统一的写法。1 .公文格式采用 GB/T97041999国家行政机关公文格式 行文。2 .需要贯彻执行的文件，应写“遵照执行”或“贯彻执行” ，不 要写“参照执行”。3 .章节序数的写法，一般按下列层次排列：第一层为“一” ，第 二层为“ （一） ”，第三层为“ 1 ”，第四层为“ （1）”。4 .公文中的数字，除成文时间，部分结构层次和序数和词组、 惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字 外，其余的一律使用阿拉伯数字。5 .计量单位，必须使用国家指定的计量单位 （吨、公斤、千克

13、、 克等）。第二十二条 文稿审核（ 一 ） 文由承办单位负责人核稿。核稿人应对文件所涉及的政策 界限、措施要求、文件格式以及文字表达等进行认真审核。（ 二 ） 承办单位核稿后，应交到办公室进行有关行文规则和文字 方面的审核。发现问题，主动与办文单位联系、研究，修改把关。（ 三 ） 经办公室审核后的文稿，应填写发文稿，发文稿内容要写 全，要注明承办人的姓名和日期（年、月、日） ，承办单位负责人签 署意见后，由办公室呈送所领导签发。（四）联合行文或涉及其它处（室、中心）业务和职权范围的公 文，主办单位在送办公室审核前，应先与有关处（室、中心）会签，尔后送办公室审核。 未经审核、会签的公文不得送所领

14、导审阅、 签发。（五）所领导签发时， 在发文稿首页签发栏中写明 “发”、“同意” 等字样的指示，并签上姓名和日期（年、月、日） ，经所领导签发的 文稿，其他人员不能再作修改，确需修改的须经签发人同意。（六）公文签发后，办公室进一步复核签发手续是否完备，进行 编号、登记，根据事项轻重缓急，标注紧急程度，即行发文。（七）签发、修改文稿一律用蓝色或黑色钢笔、签字笔。经办公 室处理的公文原稿及所领导签发的发文稿留办公室存档。（八）公文版式的制作由办公室按公文版式的要求处理。（ 九 ） 送签文件，如不符合办文规定，如字迹潦草、修改较多、 条理不清，内容含糊等，办公室有权将文稿退回原办单位重新整理。第二十

15、三条 缮校（ 一 ） 送交打印的文件材料须经部门负责人同意并由承办单位校 对。（ 二 ） 严格控制文件的印刷数量，办文单位按主送、抄送单位、 所领导、存档精确计算印刷数量，避免浪费。第二十四条 用印（ 一 ） 中国农业科学院农业环境与可持续发展研究所印章由办公 室负责监印，中共中国农业科学院农业环境与可持续发展研究所委员 会印章，由党委办公室负责监印。（ 二 ） 各单位发送的便函，用印须本处室负责人同意并填写用印 申请单。第二十五条 公文封发公文由主办单位封发。 邮寄的文件应写清收文单位的全称和详细 地址、邮政编码；需要交换的文件应写清收文单位， 重要文件要编号。 第七章 立卷归档 各部门必须指定专人负责本单位文件的管理和立卷归档工作。 第