会计电算化对会计档案工作带来的思考

1、会计电算化对会计档案工作带来的思考近些年来,随着会计电算化工作的开展,产生了大量的电子会计文件,这为档案管理工作 增加了新的内容,档案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟进。一、电算化会计档案管理工作的特点1、电子档案和纸质档案并存,增加了管理的难度。传统的会计档案是指会计凭证、会计 账簿和会计报表等会计核算纸质材料,实行会计电算化以后,产生了许多依附于计算机磁性介 质上的数据与文件,包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据,相应电算化环境下的计算机系 统软件、财务软件及其开发文档等内容。但同时,传统的纸质会计档案还保留着。这两种介质档案,其保存手段、保管条件都不一样,为管理工作带来难度。2、管

2、理工作依赖于计算机系统环境。电算化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性 介质,因而具有体积小、质量轻等特点。但与传统的会计档案相比,电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统。传统的会计档案直观性强,人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息,而电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现。3、电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。电算化会计档案因其信息的数字化 大大提高了会计档案的利用效率,便于会计档案信息的资源共享;但电算化会计档案具有易破 坏,难留痕迹的特点,加大了会计档案被篡改、破坏的风险。二、目前会计电算化下档案管理存在的问题1、会计档案载体的完整性不能体现。很多单位由

3、于单位领导和财会人员对电算化会计 档案的工作内容理解不到位,缺乏管理会计档案的经验,只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,或虽保管但只保管一份,从而影 响会计档案的完整性。2、会计电算化所需要的软硬件设备不能完全到位,使得会计档案的载体质量难以达到相 关规定的要求。目前许多单位因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电 算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用。 会计档案管理办法规定 “采用计算 机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案 ”并,对保存期限做了规定,但目前由于 一些单位没有更新和升级输出打印设备,致使打印输出

4、的纸介质会计档案达不到规定的保存期限;或因为磁盘介质的质量问题,或未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据的损坏或丢失。3、会计档案管理制度不完善。由于没有完善的、针对电子文件的制度规范,电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法,只归档纸质文件,将原来用手工记录的账簿、报表,改成了用计算机打印出来的账簿、报表。三、做好会计档案管理工作的对策（一）应加大对软硬件设备设施的投入比如,选用功能符合本单位实际业务需要的电算化会计软件,最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,进行定期维护,避免因电脑安全或网络安全导致 会计档案泄密或被人为恶意修改;

5、配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具;完善硬件设施建设,提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计 档案存放仓库。（二）完善电算化下会计档案管理的各项制度1、建立电算化会计档案的立卷归档制度。按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账也要打印书 面材料,并及时立卷。会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本。应注 意的是,会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管。2、建立电算化会计档案保管制度。根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度。选择

6、优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按一定顺序对电子会计档案进行分类编号和著录,制作档案管理文件卡片。3、建立严格的借用制度。 查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关 规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、 财务部门负 责人批准。4、建立定期备份和维护制度。电算化会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、 数量、保管方式等备份细节信息;同时,由于磁性介质的特殊性 管理人员必须对这些电算化会计档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。5、建立分权限调用

7、制度。对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通 数据,可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供特定的人员使用;而设计原程序文件、 数据结 构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样的设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。（三）提高思想重视程度。 实现会计电算化的企事业单位,有关领导应当提高对电算化会计 档案资料进行科学化管理重要性的认识,并督促有关制度的建立。现今不少实现会计电算化的企事业单位,对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验。因此,应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质,把磁性介质档案资料的管理落到实处。（四）提高电算化会计档案保管人员的素质。 要管理、 保存和利用好电算化会计档案,必须 有相应的档案管理人才。 管理电算化会计档案的人员比一般的档案管理人员综合素质要求高 除了要具备传统的会计档案管理专业知识外,还必须具备电算化基础知识、计算机软硬件基