村级文书讲课材料

1、如何开展新农村档案工作及村级文书档案的收集与整理授课人：李方第一章 村级档案工作本章主要讲述：村级档案的定义、种类；村级档案工作的内容；村级档案工作机构的设置、职责、要求；开展社会主义新农村建设档案工作的内容、重点、方法。本章重点：村级档案工作的内容。本章难点：村级档案的种类。本章关注点：如何开展社会主义新农村建设档案工作。第一节 什么是村级档案 第二节 什么是村级档案工作 第三节 村级档案工作人员的职责与要求 第四节 如何开展社会主义新农村建设档案工作概念： 村级档案：是指村党组织、村民委员会、村经济组织等在其政治、经济、科技、文化、教育等实践活动中直接形成的对国家、集体和社会具有保存价值的

2、各种文字、图表、音像、电子等不同形式和载体的历史记录。它真实地反映了村民自我发展、自我管理、自我服务、自我监督的全过程。村级档案属于村集体所有，受法律保护。 村级档案工作：是社会主义新农村建设的重要组成部分。它是指完整地保存和科学地管理行政村内形成的档案，以充分发挥村级档案作用为目的各项管理活动的总称。第一节 什么是村级档案1.1 村级档案的定义：村级档案是指村党组织、村民委员会、村经济组织等在其政治、经济、科技、文化、教育等实践活动中直接形成的对国家、集体和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式和载体的历史记录。它真实地反映了村民自我发展、自我管理、自我服务、自我监督的全过程

3、。村级档案属于村集体所有，受法律保护。1.2 村级档案的来源：随着社会主义新农村建设的不断深入，村级档案的来源也日趋广泛。除了来自村党支部、村民委员会及其分支机构、共青团、妇联、村办企业等组织外，新农村建设中出现的新的农村经济合作组织、土地流转中心等也成为村级档案的重要来源。中央推出的土地延包、税费改革、集体林权制度改革、新型农村合作医疗、新型农村养老社会保险等政策在具体实施中也产生了大量的档案。1.3 村级档案的种类：目前，在对村级档案进行日常管理时，通常把村级档案分为文书档案、科技档案、会计档案、农户档案、特殊载体档案等。1.4 村级档案的载体：随着农村经济的发展，村级档案的载体也越来越多

4、样化。除了纸质载体形式的档案外，以照片、音像、光盘、磁盘为载体的档案也越来越多。同时，一些地方还出现了许多与当地民俗、特色相关的实物档案。第二节 什么是村级档案工作2.1 村级档案工作的内容：村级档案工作是社会主义新农村建设的重要组成部分。它是指完整地保存和科学地管理行政村内形成的档案，以充分发挥村级档案作用为目的各项管理活动的总称。村级档案工作的主要内容是：贯彻执行上级党委、政府及档案行政管理部门关于档案工作的方针、政策及工作规划和部署，集中统一地管理村级组织形成的各种门类以及具有地方特色的档案资料，维护档案的完整和安全，积极开展档案利用工作。村级档案业务工作的基本内容可概括为档案的收集、整

5、理、鉴定、保管、统计和利用等方面。2.2 村级档案工作机构的设置： 村级档案机构主要是通过设立档案室这一组织形式来实现的。村档案室的职能是集中统一保管本村各种门类和载体的档案，并对村所属单位的档案工作实行监督与指导。2.3 村级档案工作机构的职责： 1.宣传、贯彻、执行党和国家有关档案工作的法律、法规、规章和标准等； 2.制定本村档案工作规划、计划，并组织实施；各组织机构文件材料收集、整理和归档工作； 4.集中管理本村的全部档案和资料； 5.积极提供档案利用，为本村各项工作服务，为党和国家积累档案史料； 6.配备必要的设施设备，确保档案实体和信息的安全； 7.接受上级部门和档案行政管理部门的监

6、督和指导。2.4 村级档案工作的意义：农业、农村和农民问题直接关系到我国的农村稳定与和谐社会建设，村级组织作为我国农村的基层组织，其档案工作的建立和健全，有助于党和国家的各项方针政策在广大农村得到最直接、最广泛的贯彻落实；也有助于村级组织在上级党委和政府的领导下，实现自我发展、自我管理和自我服务，因此村级档案工作对社会主义新农村建设有着十分重要的意义。1.建立健全村级档案是维护农村社会稳定的需要。2.建立健全村级档案是维护农民合法权益的需要。3.建立健全村级档案是农村文化建设的需要。2.5 村级档案工作的要求：1.有专门人员：有负责档案工作的人员，并熟悉业务。2.有规章制度：制定了本村档案工作

7、制度。3.有分类方案：制定了本村档案分类方案。4.有较高质量：应归档文件材料齐全完整。文件材料形成质量符合归档要求，文件字迹材料（举例：铅笔字、 纸）符合国家规定的质量要求；文件形成程序规范、签署完备、内容准确；室藏档案均整理成册，无零散件，做到有目可查；各门类载体档案分别排列，有序存放，方法统一。5.有完备目录：文书档案编制了案卷目录、归档文件目录，其他门类、载体档案编有案卷目录。6.有安全保障：有安全存放全部档案的场所和金属柜架及安全措施；档案无霉变、尘污、虫蛀、鼠咬，破损、霉变、褪变的现象，破损的重要档案进行了抢救修复。第三节 村级档案工作人员的职责与要求3.1 村级档案工作分管领导的职

8、责：1认真贯彻国家有关档案工作的法律法规、方针政策。2根据上级精神，结合本村实际情况，研究、部署本村档案工作，将档案工作纳入本村议事日程，使档案工作同其他各项工作同步发展。3主持、制定、实施本村档案工作计划、规划，使档案工作规范化、科学化，围绕本村中心工作提供服务。4. 定期或不定期听取档案人员的汇报，关心档案工作。提出档案工作目标和要求，解决档案工作中存在的问题。5负责本村各级干部和档案工作人员的教育，增强档案意识，不断提高档案管理人员的综合素质，确保本村的档案管理工作平衡发展。3.2 村级档案工作人员的职责与要求：各村要指定专人负责本村各类档案的收集、管理和提供利用工作，并保持人员相对稳定

9、。村级档案人员应忠于职守，遵纪守法，具备高中以上文化程度，定期接受档案专业培训。具体职责为：1.认真执行档案工作的各项规章制度；2.对全部档案实行有效保管，维护档案的完整和安全；3.指导监督本村各组织机构文件材料的收集、整理和归档工作；4.做好档案史料的编研工作和档案信息的开发工作；5.配合本村各项工作，积极提供档案利用。第四节 如何开展社会主义新农村建设档案工作4.1 社会主义新农村建设档案工作的内容：2007年12月，国家档案局、民政部、农业部联合印发的关于加强社会主义新农村建设档案工作意见指出，随着社会主义新农村建设的不断深入，相应会产生大量的档案资料。这些档案资料既是社会主义新农村建设

10、发展的真实记录，同时也是科学有序地开展社会主义新农村建设各项工作的基础。各级档案部门和民政、农业等部门，要从贯彻落实科学发展观和构建社会主义和谐社会的高度，积极争取将档案工作纳入社会主义新农村建设整体规划、工作计划与建设内容，使档案工作与社会主义新农村建设的各项事业同步发展。4.2 社会主义新农村建设档案工作的重点：在社会主义新农村建设中，档案工作应有以下侧重点：2.农业经营方式转型过程中的档案 4.3 开展新农村建设档案工作的方法：1.完善协作机制，以点带面，逐步展开2.注重实效，开展社会主义新农村建设档案工作小结：社会主义新农村建设档案工作是一项长期性工作，应立足当前，着眼长远，充分尊重农

11、村发展的自然规律、经济规律和社会发展规律，把档案工作与社会主义新农村建设的总体规划结合起来，与统筹城乡综合配套改革结合起来，与农村经济社会发展各方面的工作结合起来，使档案工作成为社会主义新农村建设的重要促进力量。第二章 乡镇、村级档案的收集与整理本章主要讲述：乡镇、村级档案的收集和整理，是档案业务工作的两个重要环节。 本章重点：是文件材料的形成、归档范围和保管期限表以及分类方案的制定、各类档案的整理。本章难点：是档案的收集。本章关注点：是文件形成要符合质量要求，收集要齐全完整，整理要科学规范。第一节 乡镇、村级文件材料的形成 第二节 乡镇、村级文件材料的收集 第三节 乡镇、村级文件材料的归档制

12、度 第四节 乡镇、村级档案的整理文件处理程序：就是在一个单位内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文件处理工作的一系列环节所安排的工作顺序。归档制度：包括归档范围、归档时间、归档质量要求和归档手续。分类方案：是一种简要叙述档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称分类大纲。第一节 乡镇、村级文件材料的形成1.1 文件处理程序的规范：乡镇机关文件主要有收文、发文和内部文件三种，分别按照不同文件处理程序进行运转。 村级文件处理程序相对乡镇机关而言要简单，主要是收文和内部文件，发文较少。1.2 文件制成材料的规范：文件的制成材料包括载体材料和字迹材料两部分，都要符合国家和有关行业的标准，规范统一

13、。第二节 乡镇、村级文件材料的收集准确及时2.1 乡镇机关文件材料收集的要求：齐全完整一是收文、发文要收齐，各部门内部形成的文件材料更要收集齐全。二是门类要齐全，不但要收集文书档案，还要收集科技档案、会计档案等其它门类、载体的档案。三是要收集与档案有关的图书资料如业务期刊、杂志等参考性的资料。要求归档的每份文件材料都完好无缺。 准确及时文件材料形成质量要符合规范，内容准确，真实反映客观情况。并应在规定时间里及时移交归档，不得出现拒绝移交公务活动中形成的应归档的文件、资料的现象。2.2 村级文件材料收集的要求：村级形成文件材料的数量要比乡镇机关少，但收集工作的要求是一致的，村级文件材料的收集工作

14、也要参照乡镇机关文件材料收集的要求，做到齐全完整，准确及时。2.3 乡镇文件材料收集的重点：凡是乡镇机关在各项工作、业务活动中形成的、办理完毕的、反映其主要职能活动和历史真实面貌的、对今后工作具有查考和利用价值的各种门类和载体的文件材料均属于收集的内容。乡镇机关工作和活动的领域广泛，所形成的文件材料数量多、内容丰富，其中本乡镇机关各职能部门形成的文件材料及上级部门针对本乡镇机关形成的文件材料是收集的重点。 一是党务群团工作方面形成的文件材料 二是政务人事工作方面形成的文件材料 三是民政社保工作方面形成的文件材料 四是建设环保工作方面形成的文件材料 五是安监质监工作方面形成的文件材料 六是文教卫

15、生工作方面形成的文件材料 七是财政经济工作方面形成的文件材料 八是镇机关工作中形成的有保存价值的其他门类和载体的文件材料2.4 村级文件材料收集的重点：凡是村级党组织、村民委员会及所属企业事业单位在各项工作、业务、生产活动中形成的，具有查考保存价值的，或关系村民切身利益的各种文字、图表、录音录像等各种门类和载体的文件材料均属于收集的内容。目前，根据我国农村发展的新形势，以及社会主义新农村建设的要求，要着重收集以下内容的村级文件材料：一是在村级组织建设工作中形成的文件材料二是在村务公开、民主管理工作中形成的文件材料三是在农村土地承包、集体林权制度改革、农村土地征收征用、退耕还林还草等工作中形成的

16、文件材料四是在现代农业生产与经营活动中形成的文件材料五是有关村民宅基地使用、借贷信用记录、劳动力技能培训、婚姻生育、奖励与优抚、健康体检、医疗保险等内容的文件材料六是在新农村建设工作中形成的全部文件材料七是有关村行政区划调整、名称变更、村组撤并、村级组织沿革、大事记、村史、村级重要史实、重大事件记录等文件材料八是村级工作中形成的有保存价值的其他门类和载体的文件材料2.5 乡镇文件材料收集的措施和方法：1提高全员档案意识 2健全档案管理网络体系 3建立档案管理规章制度 4制订完整的乡镇机关文件材料归档范围和档案保期限表 示例2.doc 5档案人员要积极主动，认真负责，采取多种形式进行收集 2.6

17、 村级文件材料收集的措施和方法：1.开展多种形式的档案法宣传，不断提高村级工作人员的档案意识，在平时的工作中，有意识地收集、积累和保存有价值的文件材料。2.完善和落实文件材料归档制度，把文件材料的收集、整理和归档工作列入村级档案人员的岗位责任制中。3.制定村级文件材料归档范围和档案保管期限表。4.档案人员要积极主动，认真负责，采取多种形式进行收集。（领导开会的材料要随时收集、定期收集，不要等到一年年底再收集。）第三节 乡镇、村级文件材料的归档制度3.1 归档范围：1.在确定文件材料归档范围时，既要保证该归档的文件材料齐全完整，防止有档不归，又要注意不该归档的文件材料被归档，防止有文必档。乡镇机

18、关、村级组织在工作活动中形成的、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料；要按照国家档案局第8号令的要求编制本单位文件材料的归档范围。3.2 归档时间：文书档案一般在第二年的6月底之前完成归档工作。科技档案中基建档案一般在项目竣工后3个月内完成归档工作，设备档案应该在购买后随时归档。会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后归档。农户档案在形成后3个月内归档。特殊载体档案一般也是形成后随时归档，如照片在活动结束后，由拍摄者连同底片、说明等一并归档，以防止散失。3.3 归档质量：齐全完整；材料内容真实可靠；保管期限划分准确；符合文件形成规律，签署完备。3.4 归档手续：乡镇机

19、关、村各部门在向档案室移交归档文件材料时，要履行移交手续，填写归档文件移交清单，作为交接依据。会计档案移交时，应编制移交清册，与案卷目录一起移交，移交清册要一式两份，一份放档案室的全宗卷内，另一份放会计档案中的其他类归档保存。交接时要清点册数，检查案卷质量，如有无缺卷，是否盖骑缝章等等。其它门类档案移交也应做好相应的移交手续，相关部门和档案部门双方都要签好字，以示责任。第四节 乡镇、村级档案的整理4.1 档案的分类原则和要求：分类原则：以乡镇机关、村全部档案为对象，依据本单位管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。分类基本要求：1分类类目涵盖单位的全

20、部档案2大类包含属类，平行类相互排斥，不交叉3同位类的设置应采用同一划分标准4分类层次应简明，一般不超过三个层次分类方案：是一种简要叙述档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称分类大纲。乡镇机关、村要根据实际情况制定档案的分类方案。分类方案要保持相对稳定，在某个门类档案的分类方法改变时才需适时局部调整。村级文件材料数量相对较少，但分类情况类似，分类方案可参照乡镇机关的模式制定。4.2 常见门类档案的整理：一、文书档案的整理（重点之重点）（一）立卷整理方法第一步 分类 1分年度 区分文件材料所属年度，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。（举例：计划，总结，表彰，放在对应年度里。） 2. 分大

21、类 一般采用“年度机构（问题）”的分类方法： 在一个年度的文件材料中，将属于同一机构或同一问题（与分类方案所列机构或问题一致）形成的文件材料放一起。（村：党务类，政务类，经济类；社区：党务工作类，自治工作类，群团工作类。） 3分级别 在每个大类里按上级文件、本级文件、下级文件将文件再次理清，将同级别的文件放在一起。 4分保管期限 按照国家档案局第8号令，文书档案保管期限为永久、30年、10年。在每种级别的文件材料中按文件不同的保管期限再次分清，将同一保管期限的文件材料放在一起。 判定文件材料保管期限的同时，可对无保存价值的文件如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、本级重

22、份文件、未经领导审阅签发的未生效文件和下级报送的不必备案的文件等进行剔除。 特别提示：以上将文件材料层层分清，有利于下一步科学地组合。分类是组合的前道工序，只有分类清楚了，组合时才能有条理，容易操作，否则将会眉毛胡子一把抓，影响组卷质量。 第二步 组合 组合就是将经过分类的文件材料按照其构成特点，将某方面具有共同点和联系密切的文件组合成案卷。 基本要求：以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。基本方法：“文件特征” 就是从文件的组成结构中抽象概括出来的文件所共有的特点，有问题特征，作者特征，名称特征，时间特征，地区特征，通讯者特征等六个。“

23、立卷特征”，就是变文件特征为立卷方法。如按问题特征立卷，就是以问题作为区分和组合文件的依据。 在具体组合过程中，只按一种立卷特征方法组成的案卷是极少的，多是几种特征结合使用的。要根据文件材料的主要特征，然后根据其数量的多少，综合运用其他特征合理组卷。 组合时应注意以下几个方面： 1不同大类的文件材料不能组合在一起。 2不同保管期限的文件材料不能组合在一起。 3不同级别的文件材料因其保管期限不同，因此也不能组合在一起。除了某些上级针对本单位的文件材料可视情况与本级相关文件组合在一起。 4密不可分的文件材料要组合在一起。如一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起，不能分散。

24、 5. 当数量特别少时，可以将相近、相关问题的文件材料组合在一起。但这些问题必须属同一年度同一大类下保管期限相同的文件，而且问题不能过多，一般不超过5个，否则就显杂乱。 特别提示：组合不是随意、主观地把若干份文件组在一起，组合过程中要把握这个要点：即在同一年度、同一个大类中，同一问题或相关问题、级别相同、价值相同的文件材料才可以组成一卷。 第三步 编目 编目就是将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。基本步骤： 拟写案卷标题卷内文件排列卷内文件编号卷内文件目录的编制卷内备考表的编制案卷的装订填写案卷封面案卷的排列、编号卷脊项目的编写编制案卷目录1拟写案卷标题 案卷标题“三要素”结构： 作

25、者问题名称 卷内文件的制发单位名称卷内文件涉及的问题卷内文件文种的名称 如：XXX镇人民政府关于干部任免、机构调整的通知、批复特别提示：计划、总结、报表、花名册、会议记录、表彰文件等组成的案卷，其标题中应反映出年度，即由作者时间名称构成。如：XXX镇人民政府二OO八年党政联席会议记录初卷组成后应立即拟写案卷标题，拟写时在纸上标明案卷类别、题名、卷内文件的起止时间、页（件）数和保管期限，用夹子与卷内文件材料夹在一起。待卷内文件排列好后，将草拟的案卷题名与调整后的案卷内文件仔细对照一下，看标题拟写是否准确，并及时修改、完善。2卷内文件排列： （1）单层排列：卷内文件作者、问题单一的，按时间顺序排列

26、； （2）多层排列：卷内文件两个以上作者、问题单一的， 按作者时间两层排；作者单一、两个以上问题的，按问题时间两层排；多问题、多作者的，按问题作者时间或作者问题时间三层排。特别提示：一些有密切联系的文件排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；事件、事故、案件材料结论、决定、判决性文件在前，依据性文件材料在后。3卷内文件编号：按已排定的文件顺序依次编写页号，页号的位置在文件的正面右上角，背面有文字的编在左上角。背面为空白页不编页号，卷内目录、备考表不编页号。4卷内文件目录的 卷内文件目录的项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备

27、注。放在每卷文件材料的最前面。5卷内备考表的 备考表的项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。放在每卷文件材料的最后。 6案卷的装订：装订前要去掉卷内文件材料上的金属物（如大头针、回形针）；对破损的文件材料要修裱；卷内文件左侧和下缘均对齐，并将文件左侧抵紧卷脊，用三孔一线装订，三孔必须在一条直线上，三个孔将卷皮纵向四等分为好，装订线在卷内背面中孔打活结。 7填写案卷封面： 案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件页数、归档号、档号。其中： 全宗名称：如XX镇人民政府、XX镇XX村，可以刻制成长戳，加盖即可。 类目名称：卷皮封面的第二栏，填写问题或机构名称。

28、起止时间：填写卷内文件的起止年月，切忌一律写成“XX年1月XX年12月”。8案卷的排列、编号： 一般采用以保管期限为主的排列方法，即把一年的案卷先按永久、30年、10年分开，再将每种保管期限内的案卷分别按分类方案上所列机构或问题的顺序排列。每个机构或问题中的案卷再按时间或重要程度等排列。排列好以后就给案卷编上顺序号，三种保管期限的案卷分别编流水号，即有三个大流水号。案卷号以不超过三位数为宜，超过三位数就另从1号起编流水号。9编写卷脊项目：卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，可按规定格式印制在卷皮上，也可采用贴标签的形式，用不同色标区分不同的保管期限，红色代表永久、蓝色代表 30年、黑色

29、代表10年。标签式样由当地档案行政管理部门统一制定。10编制案卷目录： 案卷目录项目包括：案卷号、题名、案卷起止年月、页数、期限、备注，按不同保管期限永久、30年、10年分别编制案卷目录，内容与案卷封面上对应一致。案卷目录编制好以后要用硬封面装订成册。 第四步 排列上架 在完成以上各步骤后，应将所组成的案卷按三种不同的保管期限分别进行排列上架，每个保管期限的案卷后留有存放余地，免今后频繁倒架。柜架内档案存放时应从前后、从上到下、从左到右排列。 第五步 编写立卷说明 这是每次文件立卷工作结束后必不可少的一项工作。立卷说明的主要内容：本年度本单位基本情况、本年度文件材料的收集情况、文件立卷的情况、

30、其他需要说明的问题。（二）按件整理方法 第一步 件的确定 件是档案保管的最小单位，一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多，要用一定的标准来准确界定件。 特别提示：成套的会议材料要分别以件归档。最易犯的错误是把一套会议材料装订在一起作一件处理。 计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，将正本与发文稿纸作为一件。 有文件处理单的，文件处理单与正文作为一件。 未装订的式样相同的表格，以一定的单位组合，可装订成一件。第二步 文件的修整文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物及大纸张折叠等。第三步 装订可采用棉线装订或当地档案行政管理部门监制的不锈钢钉等装订方式按件装订，在文件左侧或左上角装

31、订。 两页可以粘贴，较厚的文件（三页以上的）采用三孔一线的装订方式。 装订时要注意件内文件的排列顺序。第四步 分类有两种常用的分类方法：二级分类方法：保管期限年度，即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开；三级分类方法：保管期限年度机构（问题），即将一个年度的文件材料按不同保管期限分开，再将同一保管期限的文件材料按机构或问题分开。如果乡镇机关、村已配备了文档一体化管理软件，则完全可采用二级分类方法，一方面减少分类层次，简化整理，另一方面计算机检索又非常方便。第五步 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，如一套会议文件材料属同一个事由，其相关材料应按时间顺序排列在一起；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。特别提示：事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。事由不能与 “问题”这一概念混淆，如“人事工作”、“党务工作”等都不能称为一个事由。运用文档一体化管理软件的单位，应在软件中专门设置事由栏目，同一事由的一组文件，要分别在事由栏里输入相同的关联词，使它们自动排列在一起。第六步 填写档号归档号包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等项目。归档号填在归档