工程监理资料归档规定

1、WORD格式工程监理资料归档规定1、编制目的建立工程档案管理是工程管理的重要内容。将工程监理过程中所形成的文件含电子文件按照有关规定及要求，进展标准化、标准化管理，并实现计算机存储检索、网络运行之功能，更好地为电力工程监理和各项工作效劳，特制定本规定。2、编制依据2.1 GB/T11822?科学技术档案案卷构成的一般要求?2.2 GB50319?建立工程监理标准?2.3 GB/T50328?建立工程文件归档整理标准?2.4 DA/T28?国家重大建立工程文件归档要求与档案整理标准?2.5 GB/T18894?电子文件归档与管理标准?3、适用X围及说明本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、11

2、0kV 以上输变电工程、房屋建筑及市政建立工程所形成的监理资料的整理及归档。本规定只对公司工程监理档案第 6 大类资料的整理和归档进展了规定，不适用于其他类别资料的整理和归档。4、职责4.1 经营部负责将合同文件及时交档案室整理、立卷和归档。4.2 各工程工程监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、编目、归档移交。4.3 质量平安部负责工程监理档案的验收、保管、借阅等管理。5、工程监理资料整理、归档要求5.1 总体要求5.1.1部门负责人总监应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交工作，工程监理档案应在工程达标验收后1 个月内向公司质量平安部全部移交。5.1.2档案移交时同步移交

3、纸质的?监理归档文件总目录?20806-N01一份、卷内目录附录 B2 份一份在卷内、一份在总目录后放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码，并将页码标注在总目录的备注栏内。5.1.3所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件，具体移交X围按?工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表?附录 A执行。5.2 纸制文字性归档文件的质量要求5.2.1归档的工程监理文件应为原件。5.2.2监理文件的内容及其深度必须符合?建立工程监理标准?的要求。5.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。专业资料整理WORD格式5.2.4工程文件载体应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝

4、黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。5.2.5归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5.2.6文字材料幅面尺寸规格宜为A4 297mm× 210mm。5.2.7文件的纸X应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸X。5.3 电子档案的归档要求5.3.1电子档案的归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购置的档案专用光盘，刻录、移交均为一式两份，以确保数据平安。5.3.2电子档案归档X围包括：a) 资料目录。包括?监理归档文件总目录?电子版、?归档资料电子版目录?，格式要求为 EXECL格式；归档资料电子版目录 EXECL格式

5、格式如下：归档资料电子版目录EXECL格式卷内目录柜号档号序号责任者案卷文件题名025-650-0011XXXXXXXXX注：除“柜号项不填外，其他工程由监理部填写完整。b) 监理筹划文件，包括：监理规划、监理细那么、平安监理工作方案等监理作业文件；c) 监理报告及记录文件，包括：工程质量评估报告、监理工作总结，专业、阶段、专题性报告，监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料；专业资料整理WORD格式d) 工程影像资料文件。归档要求见5.4 。专业资料整理WORD格式e) 纸质档案电子扫描件。归档要求见5.5 。专业资料整理WORD格式5.3.3电子文件档案档号按?工程监理资料档案的组卷

6、、分类及保管期限一览表?附录A专业资料整理WORD格式制定，并按以下要求进展组卷：专业资料整理WORD格式5.3.3.1电子文件档案按一级目录类目名称进展组卷，档号省略三级分类号。如“025专业资料整理WORD格式号工程的电子文件档案第一卷档号为“025-66-001，档号标记在光盘包装盒上。专业资料整理WORD格式5.3.3.2光盘内档案资料逐级建立文件夹，一级文件夹名由工程编号和?工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表?附录A中“工程监理电子档案类目下所列的“归档专业资料整理WORD格式X围名称组成，例如“025 号工程“监理筹划文件电子文件档案文件夹名为“025- 监专业资料整理W

7、ORD格式理筹划文件。假设同类文件占用空间过大，需存储在不同光盘上的，可将该类文件分假设干文专业资料整理WORD格式件夹存储，文件夹名按先后顺序编制流水号，例如“025 号工程“纸质档案电子扫描件专业资料整理WORD格式分为假设干文件夹存储在不同光盘上，各文件夹名依次为“025- 纸质档案电子扫描件1、专业资料整理WORD格式“025- 纸质档案电子扫描件 2等。二级文件夹建立规那么为：a) “资料目录文件夹可不建立二级文件夹。b) “监理筹划文件、“监理报告及记录文件夹中二级文件夹按电子文件对应的纸质归档资料卷册建立，每一卷建立一个文件夹，文件夹名为对应纸质档案的“档号+案卷题名。c) “工

8、程影像资料文件夹中各级文件夹以公司?工程影像资料管理规定?要求建立。d) “纸质档案电子扫描件文件夹中按对应的纸质归档资料分类号建立文件夹。例如“025 号工程“汽机专业工程质量检验记录资料二级文件夹名为“025-633 。5.3.3.3光盘内存储的内容应按一级文件夹名列出目录，一级文件夹内应附该文件夹内电子版目录列出一级文件夹内包含的下一级文件夹或文件即可，要求为EXECL格式。5.3.3.4归档时应随光盘同时移交6.4.3.3条所列两级目录的纸质文件。以 025 号工程为例，一、二级文件夹设置例如如下：光盘025-66-00X一级文件夹一级文件夹一级文件夹一级文件夹一级文件夹025-资料目

9、录025-筹划文件025-报告及记录文件025-工程影像资料025-纸质档案电子扫描件按?工025-623案案要程求影相案案对建像关卷卷号应025-620-002XX025-623-002XX文题题立资纸件名名文料对对件管质应应夹理档纸纸案规质质定档档档案?5.4 工程影像资料的归档要求5.4.1工程监理影像资料归档X围包括视屏资料、音频资料、数码照片资料，文件类型要求为电子文件，储存载体统一要求为光盘。5.4.2内容要求：a) 能够反映上级领导及公司领导亲临现场视察指导的内容；b) 重大会议有会议标题的场景；c) 全面反映主要旁站监理内容和工程总体质量控制情况；d) 隐蔽工程验收时的质量状况

10、照片内要显示用黑板标注出的验收部位、内容和时间；e) 反映现场发生的有关工程质量、平安文明施工的问题及经整改后的情况；f) 反映现场发生的重大事件、重大质量平安事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象时间、场所、人物、多视角观察记录；专业资料整理WORD格式g) 反映工程阶段性重大形象及总体形象。5.4.3影像资料应图像清晰，按专题内容进展分类，逐级建立文件夹，按形成时间进展排序，并统一编制影像资料目录和编号目录与照片编号对应。5.4.4归档的影像资料文件题名为文件标题的全称或进展编号照片编号与目录编号对应。5.4.5归档的影像资料应附文字说明，注明文件所反响的主要内容、地点、人物、背景等简要说

11、明。5.5 纸质文件电子扫描件归档要求5.5.1电子扫描件归档X围按?工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表?附录 A执行。5.5.2电子扫描件按对应纸质档案卷册形成，每一卷形成一个扫描文件，文件名称为对应纸质档案档案号。案卷文件过多无法扫描形成一个扫描文件的，可分开扫描，文件名依次为025-60-001 1， 025-60-001 2。5.5.3扫描形成的文件按6.3.3.2所要求的二级文件夹进展分类，分别放入相应文件夹内。6、立卷的原那么6.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。6.2 一个监理工程由多个单位工程组成时，监理归档文件应分专

12、业并按单位工程及所含的分部、分项工程组卷。6.3 案卷不宜过厚，一般不超过50mm。6.4 案卷内不应有重份文件；不同载体的文件应分别组卷。7、卷内文件的排列顺序原那么7.1 按问题的重要程度：重要问题在前，次要问题在后；7.2 按文件形成时间的先后顺序；7.3 按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按正件在前、附件在后；转发在前、原件在后；批复在前、请示在后；结论在前、依据在后；文字在前、图样在后；译文在前、原文在后的顺序。8、案卷的编目8.1 编制卷内文件页码的原那么a) 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1开场。b) 有多份文件装订成一册

13、的，要重新连续编，且卷内目录中在 “页次栏应标出每份文件的起始页号，最后一份文件填写起止页号。c) 页号编写位置：单面书写的文件标在文件的右下角；双面书写的文件，标在正面在右下角，反面在左下角。d) 印刷成册的文件资料自成一卷的，卷内目录只列文件名称、文件号、页次等，且文件专业资料整理WORD格式不再重新编写页码。e) 卷内每份文件材料已编写页号的，可不再重新编写连续页号，只在卷内目录中列出各文件材料的件号，且不用填写页号，但在最后一份文件的 “页次栏要填写本案卷的总页数。f) 内容较少的同类资料按一级目录类目名称进展组卷，档号将省略三级分类号。如将 025 号工程的60 类资料组成一卷，该卷

14、档号应为025-60-001 。而卷内目录那么应列二级目录归档X围名称。g) 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，也不进展装订。8.2 卷内目录编制规定a) 卷内目录表式见附表 B。卷内目录应注明该卷档号，卷内留一份、总目录后防一份，另制成电子版的卷内目录交公司质量平安部。b) 档号章：一卷分几册装订或不装订的案卷，在每册或每份文件资料的右上角加盖档号章到质量平安部领取，档号的内容为工程代号案卷分类号案卷流水号；序号按卷内目录文件的顺序号，用钢笔填写。如：档号为025-650-001 卷中的第3 件资料，其档号章及序号应标注为：专业资料整理WORD格式档号序号专业资料整理WORD格式02

15、5-650-0013专业资料整理WORD格式c) 责任者：填写文件的直接形成的部门或主要责任者。有多个责任者时，选择两个主要专业资料整理WORD格式责任者，其余用“等代替。d) 文件编号：填写工程文件原有的文号无原有的文号的可不填写。e) 文件题名：填写文件标题的全称，对无标题的文件，整理归档人员可根据文件内容拟定关键词命名。f) 日期：填写文件形成的日期，格式统一为：XXXX.XX.XX如 2002.01.03 。专业资料整理WORD格式g) 页次的填写：执行9.1 有关要求。专业资料整理WORD格式h) 卷内目录排列在卷内文件首页之前不装订。专业资料整理WORD格式8.3 卷内备考表的编制

16、规定：专业资料整理WORD格式a) 卷内备考表的式样见附表C。专业资料整理WORD格式b) 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数照片X数，以及立卷单位专业资料整理WORD格式对案卷情况的说明。专业资料整理WORD格式c) 立卷人：由组卷人签字或盖手章；审核人：由总监或总监代表签字或盖手章。d) 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后不装订。8.4 案卷封面的编制规定：a) 案卷封面采用内封面形式，其式样见附表D。b) 案卷封面的内容包括：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限。c) 档号应由工程代号、分类号和案卷号组成。专业资料整理WORD格式d) 案卷题名应简明、准确地提

17、醒卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。e) 编制单位应填写案卷内文件的形成单位工程监理机构或主要责任者。F) 起止日期应填写案卷内全部文件形成的最早至最晚日期。g) 保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见本方法的附表C。永久：是指永久保存；长期：是指档案文件的保存期限等于该工程的使用寿命。短期 : 是指档案文件保存5 15 年同一卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限从长。h) 密级分为绝密、XX、秘密三种。我公司的监理归档文件均为秘密级。8.5 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面均采用70g 以上白色书定纸制作，幅面统一采用A4幅面。9、案

18、卷的装订9.1 各工程监理机构在整理归档文件装订时，必须首先剔除金属物，然后采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、结实，便于保管和利用；不含金属物且装订成册的文件资料，可保持原样不再重新装订。9.2 已装订成册的文件资料与其它散装文件资料组成一卷的，应排在卷内文件资料的最后，将其作为一份文件填写入卷内目录，不必重新编写页号，在卷内目录备注及卷内文件备考表中，注明总页数。10、案卷装具、脊背要求10.1 案卷装具采用卷盒，且卷盒的外表尺寸为310mm×220mm、厚度分别为20、30、40、50mm，卷盒采用无酸纸制作。10.2 案卷脊背的内容包括档号、案卷题名、保管期限等。见附表E。11、

19、档号的编制11.1 归档资料的档号由监理工程代号、分类号、案卷流水号等三个主要部份组成。案卷流水号 001 999三级分类号 0 9二级分类号 0 9一级分类号 0 9专业资料整理WORD格式工程代号 001 999专业资料整理WORD格式11.2工程监理文件档案的组卷、分类号及保管期限：见附表C11.3举例说明0 0 1 629 005第 5 卷 XXX监理日志监理日志邯峰工程专业资料整理WORD格式附录 A工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表专业资料整理WORD格式原件纸质类目名档案分类称归档X围名称是号一级二级目录否保存目录归期限档60合同资监理委托合同20 年料61 施工阶段监

20、理资料611设计交底与图纸会审会议纪要、记录5 年工程变更单、设计变更、变更设计、612工程洽商报审表10 年( 含材料变更、检验工程让步申请)分包单位资格报审表含供货商、试613验室资格报审表、施工承包单位质量、5 年技术、平安体系报审表 / 监理考察评价报告614施工组织总设计，各标段、各专业施5 年工组织设计615平安作业指导书审查方案记录表/ 措5 年施方案报审表616专项作业指导书方案5 年62 监理管理性资料总监理工程师的书面任命资料及人员620变更资料、5 年监理规划及监理实施细那么；平安监理工作方案等621监理月报5 年工程监检报告质量监视站5 年622工程质量评估报告5 年6

21、23监理工作总结以及专业含平安、阶5 年段、专题报告等624监理协调会、专题会会议纪要5 年625监理工作联系单及来往函件5 年626监理工程师通知单/ 回复单10 年627工程创优相关筹划类文件包括质量、 5 年平安资料电扫子描文件备注件归归档档卷内文件应保存会议签到和会签页，分专业按时间前后顺序组卷。分专业按时间顺序组卷。被审查单位的资质证书、责任制等文件不归档。措施审查方案记录表在前、报审表在后，分专业组卷，且相互对应。分专业并与审查方案记录表相对应。每月一份的月报归档，其它形式或非监理分类并按时间顺序组卷；卷内文件应含会议纪要、会议签到表和会签页。来往函件：指业主对监理或监理部发出的或

22、施工单位报申的需协商并要求回复的函件施工单位、建立单位的周、月报及上级下达的文件不归档。卷内文件分类分专业按时序排列，卷内目录应注明各类各专业文件起始时间。1、纸质档案及扫描件只移交封面、编审批页及其他无电子版文件。筹划类文件具体内容以电子文件移交。2、火电、风电工程获行优及以上工程，专业资料整理WORD格式原件纸质扫电类目名档案子描分类称归档X围名称是文件号一级二级目录否保存备注归件目录归期限归档档档输变电工程获华北网级及以上流动红旗工程移交，其他工程不移交。工程工程监理日志、监理大事记5 年629业主要求?监理工作日志?归档时，可不必向公司移交，但应在本卷内保存移交签监理工作日志5 年证、

23、归档卷册目录XX、专业、起止日期、册数。63 工程质量检验记录及强条实施检查记录631土建专业5 年1、电厂、变电站工程验评资料分标段以单位工程组卷；线路工程分标段以分部工632锅炉专业5 年程组卷。各卷内容为该单位分部工程及所含的分部、分项、检验批、隐蔽工程633汽机专业5 年的报验单 / 验收签证。卷内目录应列出该单位工程的分部工程。2、施工单位报审，监理审核签字的强条634电气专业5 年实施记录和监理单位形成的强条检查记录等资料根据现场实际情况进展组卷：可635热控专业5 年纳入对应的分项、分部、单位工程验评，与验评共同组卷，也可分专业按单位工程636焊接专业5 年独立组卷，按本专业所有

24、验评在前、强条资料在后的顺序编制案卷流水号。输电专业含光缆通信、根底、杆塔、3、假设单位工程记录较少时，可数个单位6375 年工程合并组卷，但卷内目录应列该卷单位线路、接地等工程名称。638工程调试、试运行验收签证、工程竣5 年单机试运验收签证、调试报告也入此卷。工预验报验单工程中间交接验收签证、工程移交签639证、竣工报告、达标检查验收文件，20 年监理业务手册64 投资进度控制资料工程款支付台帐工程变更费用报审表 /工程量变更641签证5 年费用索赔报审表工程竣工结算审核意见书工程一、二级网络方案，调整方案报审表、调整方案、实际进度标段划分工程工程及单位工程的开工报审表组卷顺序：分标段、按工程单位工程分642工程暂停令 / 复工报审表5 年专业组卷。工程阶段盘点报告工程最终延期审批表图纸交付进度方案设备交付进度方案专业资料整理WORD格式原件纸质类目名档案分类称归档X