外贸部管理制度

1、外贸部管理制度第一章.外贸部职能部门名称：外贸部直接上级：总经理部门本职：组织，完成公司的年度销售任务主要职能:1. 制定年度销售计划，进行目标分解，并执行实施；2. 管理，督导外贸部正常工作运转，正常业务运作；3. 建立各级顾客资料档案，保持与顾客之间的双向沟通4. 合理进行外贸部的预算控制；5. 制定业务人员的行动计划，并予以检查控制；6. 配合企划部作好木屋的推广，促销；7. 收集市场信息；8. 做好合同尾款的回收；9. 做好销售服务工作，促进，维护与客户的关系；10. 组织,完成各类产品的销售.二. 外贸部管理架构三.外贸部职能说明书A. 外贸部经理 直接责任 :1. 分析市场供应 ,

2、 需求 , 成交量等竞争状况 . 正确作出市场销售预测报批2. 拟定年销售计划 , 分析目标 , 报批并督导实施 ;3. 根据发展规划合理进行人员预备 , 配备 ;4. 汇总市场信息 , 提报调整 , 修改建议 ;5. 关注所辖人员心态变化 , 和时沟通处理 ;6. 编审销售预算 , 并对预算做过程控制 , 降低销售成本费用 ;7. 组织建立完成的客户档案 , 确保业务人员离职后客户不丢失 ;8. 指导 , 巡视 , 监督, 检查下属 ;9. 定期向上级述职汇报 ;10. 向直属下级授权 , 布置工作 ;11. 制定部门工作程序 , 和规章制度 , 报批通过后实行 ;12. 制定业务员的的职务

3、说明 , 并界定其工作范围 ;13. 负责业务员的工作程序的培训 , 执行和检查 ;14. 参加公司例会和有关销售业务会议 ; 领导责任 :1. 对外贸部工作目标的完成负责 ;2. 对外贸部设置 ,人员合理性负责 ;3. 对公司商誉负责 ;4. 对销售指标的制定和分解合理性负责 ;5. 对外贸部给企业造成的影响负责 ;6. 对所属业务员的纪律行为 , 工作秩序 , 精神面貌负责 ;7. 对外贸部预算开支的合理性分配负责 ;8. 对外贸部工作流程的合理设计 , 正确执行负责 ;9. 对外贸部负责监督的制度执行情况负责 ;10. 对外贸部所掌握的企业秘密安全性负责 ;主要权利 :1. 有外贸部的代

4、表权 ;2. 有对部门所属员工和各项工作的管理权 ;3. 有向总经理报告权 ;4. 对销售的现场指挥权 ;5. 对所属业务员工作的监督检查权 ;6. 对所属业务员工作争议的裁判权 ;7. 对所遇业务员的管理 ,业务 ,业绩的考核权 ;8. 对销售预算内经费的支配权 ;9. 一定范围内的价格优惠权 ;10. 一定范围内的突发事项的处理权 ;B. 业务人员 :直接上级 : 外贸经理 工作职责 :1. 严格执行销售程序 , 规范销售 ;2. 严格执行行为规范 , 热情服务 ;3. 对个人洽谈的客户 , 负责售后跟踪和售后反馈和时汇报4. 对个人发生的订单 , 负责催收尾款 ;5. 接受客户异议和意见

5、 , 和时上报 , 并协助经理处理 ;6. 做好销售统计工作 , 填报各项流程表格 ;7. 听从经理的指挥 , 执行经理发布的其他命令 ;8. 完成公司下达的销售任务 ;第二章 销售人事管理一 . 业务人员的招聘二 . 业务人员的培训1. 试用期员工的培训1) 公司产品知识 ;2) 销售技巧 ;3) 公司 ,外贸部管理制度培训 ;2. 在职培训第三章业务人员的业绩考评办法一. 接待来电二. 接待来访三. 销售分组四. 销售业绩计算规则第四章业务人员的薪金 , 奖励制度. 工资1. 薪金的构成 : 由岗位工资 ,绩效工资构成 ;(初稿 )1) 岗位工资 : 1650 元/月; 试用期工资 : 岗

6、位工资的 80%;2) 绩效工资 : 700元/月; 业绩部分 : 350元; 按完成当月销售额的百分比计算 . 考勤部分 : 100 元; 全勤且无迟到早退 (有病例病假 ,丧假 ,婚假等除外 )按 100%发放 ; 迟到或早退合计在 3次以内含 3次, 事假 1天以内含 1天按 50%发放; 迟到或早退 超过3次，事假超过1天无考勤奖励 行为规范和团队建设部分 眦项以部门同事之间互相考评做50%依据）:150元；服从领导管理，无违反公司和部门管理制度，与同事关系融洽按100%发放；轻微违反公司和部门管理制度，或者有与同事之间轻微发生情绪争执事件按50%发放;严重违反公司和部门管理制度，或与

7、同事之间发生严重争执事情，无此项绩效奖励； 执行力部分：100元；严格执行上级领导的命令，和公司下达的各项任务，按100%发放；未完全执行公司的各项任务，和领导的命令，视情节严重发放 50%或无此项绩效奖励；二福利：员工试用期满，经公司和部门领导考核转正后，在公司任职服务期间均可享受公司规定的有关福利待遇三销售提成：1. 提成的计算销售提成=销售额*提成比率-应交所得税（可以用发票抵）2销售提成的提成比率：按销售回款额计发；完成目标的0%-100% : 1%完成目标的100%-150%:超出部分按1.25%计发完成目标的 150%以上：100%以内按 1%，100%-150%按1.25%，超过

8、150%部分按1.5%计算四特别奖励：1. 季度销售冠军：在1月1日，4月1日，7月1日，9月1日.经统计上一季度完成销售额最多的业务员，将发放其销售额的1%。作为特别奖励；年度销售冠军，年度内，发 放其销售额的1 %o作为特别奖励；2. 销售建议奖：提供有关销售管理，业务方面的书面建议（被公司采纳的），将发放200-1000/次的奖励；3. 特别奖励：为公司提出合理化建议，致使成本下降，售价上升，品牌提升，由部门向 公司申报奖励；第五章惩罚条款以下行为构成过失，将处以相应的罚款.严重的将会导致解雇；惩罚金只在绩效考核奖金或 销售提成中扣除，岗位工资不扣.1. 在工作时间切在办公室内，长时间接

9、打私人电话，或者接待私人探访超过30分 钟；2. 在办公室大声喧哗，在非吸烟区抽烟；3. 办公桌脏，乱，差或破坏清洁卫生，乱扔垃圾；4. 工作时间睡觉；5. 将个人情绪带入工作，对客户或同事无礼6. 在工作中看与工作无关的书报杂志或网站7. 事先未通知且无充足理由的迟到超过 10 分钟 ;168 等信息号码8. 在未经允许的情况下用公司电话拨打私人长途或播伐第六章 外贸部基金一. 外贸部基金来源1. 罚金2. 公司拨划 ,分配剩余部分 ;3. 关联销售代理佣金 ;4. 部门自营利润 ;二. 外贸部基金的管理1. 外贸部基金属部门全体人员集体所有 ;2. 设立专门账册 , 由经理进行专人管理 ,

10、 每月 5 日前向公司财务部负责人和总经理汇报3. 根据部门人员的流动情况 , 以成为公司正式员工为界 , 将金额核定到个人 . 离开外贸 时 , 可领取其在外贸部期间所占有的部分基金 ;三. 外贸部基金的使用1. 支付特别基金 ;2. 支付部门全体成员参加的行动 ;3. 支付部门员工生日贺礼 . 标准为 100 元/年 .人 以内;4. 部门建设需要 , 公司不能支付的销售费用 ;5. 支付部门全体成员表决 ,切合理的费用 ;第七章 销售工具的领用 , 使用 , 管理办法为使外贸部办公用品的采购 , 领用合理化 , 规范化 , 并减少物品的损耗 ., 杜绝浪费 . 根据外 贸部具体情况指定以

11、下制度 :1. 外贸部的所有办公用品由办公用品管理员统一领取 , 建立个人帐户后领用 .2. 新进试用期的员工 , 首次领用个人日常办公用品 , 需向部门经理提出申请 , 经 同意后视实际情况发放 , 但金额不得超过 50 元 ; 试用期内 , 每月领用办公用品 应控制在 15 元以内 ;3. 外贸部人员办公用品领用按以下标准执行 , 但根据实际情况可由部门经理进行 调节 , 平衡 ;经理 : 每月 30 元以内 , 每年不超过 400 元 ;业务员 : 每月 20 元以内 , 每年不超过 260 元 ;4. 须购买非日常性办公用品时 , 须拟定计划书 （急需物品除外 ）, 经部门经理审批 后

12、由专人购买 ;5. 办公用电脑 , 照相机 , 等办公设备的领用 , 由领用人提出申请 , 由部门经理批注 后办理 .注意事项 :1. 采购申请 : 应明示物品的名称 , 规格 , 估价价格等内容 .2. 所购物品由专人验收 , 保管 , 发放 . 未经授权 , 批准后的申报 , 擅自采购的物品不予验 收 ,报销 ;3. 所有公物 , 设备一律不得私自借用 . 个人所领办公用品在离职时须办理退还手续 ;4. 个人对办公用品应爱惜使用 , 妥善保管 , 如有丢失 , 不予补发 ;5. 应具备良好的个人素质 , 借用办公用品后应即时归还 , 不得未经同意而擅自乱拿 , 使 用;第八章 销售会议制度

13、1 周例会 :时间：每周六15:00- 16:0或由公司周例会时间另行安排)地点 : 会议室人员 : 外贸部全体人员 ;会议内容 : 1. 回顾本周销售状况 , 和行为奖惩事件 ;2. 总结本周热销的型号 , 面积, 和客户来源 , 区域 等情况 ;3. 提出需公司例会解决的问题 ; 会议纪律 : 1. 不得迟到 ;2. 缺席须向经理申请 ;3. 会议期间将手机调成震动或无声 ;会议记录2. 特别会议 :1. 早训 : 每天 10 分钟 . 对一天的工作安排 ;2. 晚结 : 每天 10 分钟 . 对一天的工作总结 ;3. 月例会 :1. 每月末的 30 日召开 ;3. 当月销售工作的全面总结分析 , 以便有针对性的明确下月的总体销售策略 , 制定销售 计划和细化方案4. 销售信息会5. 销售经验交流