项目档案管理考核及奖惩办法

1、汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程（阳 * 至化 *段）项目档案管理考核及奖惩办法第一条 为贯彻落实竣工文件编制及管理各项规定和要求， 加强编制过程管理，提高编制质量，实现项目档案建设与工程 建设基本同步，确保档案专项验收一次通过，并取得“优秀” 以上等级，制定本办法。第二条 本项目档案工作实行季度考核与评比，并根据结果 进行奖惩。档案月检、季度专项检查、上级单位督查整改落实 情况纳入季度考核评比结果。第三条 考核目标： 建设期内各阶段竣工文件收集、 整理（含 电子版）与工程建设基本同步，真实规范、齐全完整。第四条 考核对象：各施工单位、监理单位、试验检测中心。第五条 奖金来源：5

2、.1 施工单位 : 合同工程量清单 102-1 项竣工档案编制费中 的30%由发包人统一使用，档案奖励资金从该部分费用中提。5.2 监理单位：合同 7.3.2 工程监理奖金用于工程施工过程 中开展的各种评比活动，档案奖励资金从中部分提取。5.3 试验检测中心：合同 7.3.2 试验检测服务奖金用于发包 人对现场试验检测人员的奖励，档案奖励资金从中部分提取。第六条 由管理处、监理单位及试验检测中心组成考核小组 对各施工单位进行检查考核；试验检测中心由管理处、监理 单 位及其他试验检测中心组成考核小组对其进行检查考核；监理 单位由管理处及其他监理单位组成考核小组对其进行检查考 核。第七条 档案工作

3、考核评比执行公开、公平、公正原则，被 考核单位如对考核通报有任何疑问，须以书面形式上报。通报 发出后五个工作日内无异议视为认同考核结果。第八条 考核时间：从 2015年11月至 2017年 12月，管理处每月定期对各参建单位档案工作进行例行检查，每季度进行一次 档案专项检查，共计 9个季度。每季度下发书面下发一次考核结 果。交工验收后至档案专项验收期间采取季度考核的方式，档 案专项验收阶段设定档案移交专项考核奖金（具体考核办法另 行发文通知）。第九条 档案管理考核程序（一）自查各施工单位依照检查考评表（详见附表三、四）对本单位 档案工作情况进行自查，确定自评分数，由档案分管领导签字 加盖单位公

4、章后，在每季度档案专项检查前由总监办审核并统 一上报管理处；监理单位、试验检测中心依照检查考评表（详 见附表一、二）对本单位档案工作情况进行自查，确定自评分 数，由档案分管领导签字加盖单位公章后，在每季度档案专项 检查前统一上报管理处。（二）考核1、考核采用百分制综合考核法， 由档案工作小组考核评分。2、档案工作小组采取现场档案资料审查、听取汇报等多种 形式进行评分，拟定对各单位的考核意见，初步确定其当次考 核分数（其中施工单位分数由两部分组成： 施工文件部分占 70%， 竣工图编制占 30%）。3、季度考核评比分数计算公式S由当季度第1月档案月检SB）、第3月季度考核得SD）四部分组成，并按

5、J 由施工单位本季考核得3.1 施工单位季度考核评比分数 得分（SA）、第2月档案月检得分（ 分（SQ本季度档案专项检查得分（ 以下公式计算考核分值：S=0.4 （SA+SB+SC） /3+0.6SD3.2 监理单位季度考核评比分数分S、第1月档案月检得分（JA）、第2月档案月检得分（JB）、 第3月季度考核得分（JC）、本季度档案专项检查得分（ JD） 五部分组成，并按以下公式计算考核分值：J=0.4S+0.2（JA+JB+JC）/3+0.4D3.3 试验检测中心季度考核评比分数 Z 由施工单位本季考 核工地试验室档案得分GS第1月档案月检得分（ZA）、第2月档案月检得分（ZB）、第3月季度

6、考核得分（ZC）、本季度 档案专项检查得分（ZD）五部分组成，并按以下公式计算考核 分值：Z=GS+0.3（ ZA+ZB+ZC） /3+0.5ZD其中，工地试验室档案得分 GS由当季度第1月档案月检得 分（GSA、第2月档案月检得分（GSB、第3月季度考核得 分（GSC、本季度档案专项检查得分（ GSD四部分组成，并 按以下公式计算考核分值：GS=0.4（ GSA+ GSB+ GSC）+0.6 GSD（三 排名经管理处档案工作小组初步考核后，管理处档案管理领导 小组审查考核结果后确定各单位的考核分数及排名，书面下发 最终考核结果。第十条 奖励办法10.1 施工单位奖励办法10.1.1 设立达标

7、奖达标奖为各标的档案奖励金的80%，当施工标段季度综合得分超过等于 85 分，方可获得季度达标奖；低于 85 分的标段本 季度的达标奖由业主扣留，具体使用由业主另行规定。10.1.2 设立优胜奖优胜奖为各标的档案奖励金的20%，总计为 * 元，按 9 个季度计算，平均每个季度奖励金为 * 元，只奖励给每季度综合得 分超过等于 85 分的前三名标段。1、 当季度得分超过等于85分的标段超过等于3个时，第1名奖励2.4万元；第2名奖励1.8万元；第3名奖励1.33万元。2、 当季度得分超过等于85分的标段只有 2个时，第1名奖 励3万元，第2名奖励2.53万元。3、 当季度得分超过等于85分的标段

8、只有1个时，直接奖励 5.53万元。4、 若本季度没有得分超过等于85分的，本季度优胜奖业主 扣留，具体使用由业主另行规定。10.1.3各标段奖金分配档案奖金分为达标奖和优胜奖，按2015年11月至2017年12月9个季度计算，如下表：各标档案奖金分配表单位：元标段竣工文件编制金额奖励总额达标奖总额各标每季 度达标奖优胜奖总额TJ10TJ11TJ12TJ13TJ14TJ15TJ16TJ17TJ18TJ19TJ20TJ21TJ22合计备注：优胜奖平均每季度为55324元。10.1.4 要求奖金分配不低于50%额度发给一线档案工作人员。10.2监理单位奖励办法从各监理单位工程监理奖金中均提取约10

9、%作为奖励金，即J3总监办提取*万元，J4总监办提取*万元，J5总监办提取* 万元、 J6 总监办提取 * 万元，合计 * 万元，按 9 个季度计。10.2.1 设立达标奖当监理单位得分大于等于 85 分，可获得达标奖 1 万元。低 于 85 分的总监办本季度的达标奖由业主扣留，具体使用由业主 另行规定10.2.2 设立优胜奖设立 1 名优胜奖，排名第一且分数在 85 分以上的监理单位 可获得优胜奖 0.41 万元。若本季度没有得分超过等于 85 分的， 本季度优胜奖由业主扣留，具体使用由业主另行规定。10.2.3 监理人除代扣缴法律法规规定的税金外， 档案奖金应 全部落实到监理档案工作人员手

10、上。10.3 试验检测中心奖励办法10.3.1 各试验检测中心试验检测服务奖金中均提取9 万元合计 18 万元作为奖励金，当试验检测中心得分大于等于85 分，可获得奖金 1 万元，低于 85 分扣留当季试验检测档案奖金，具 体使用由业主另行规定。10.3.2 试验人除代扣缴法律法规规定的税金外， 档案奖金应 全部落实到试验检测档案工作人员手上。第十一条 处罚办法 存在下列情况之一的，直接确定为档案考核不合格，扣留 当季的档案奖金。1. 档案（月度或专项）存在问题 2 次未整改或整改不到位。2. 发生档案损毁、丢失等较大事故或其它违反档案法规的 行为。3. 两次以上未按规定及时向档案室移交档案。

11、4. 月度档案工作检查考评表自评未及时上报，双月 5 日前 未向管理处报送建设项目档案工作月报表、建设项目竣 工图编制情况月报表等情况之一。5. 上级单位督查整改落实不到位。第十二条 档案编制进度要求一、施工单位（一）分项工程交工后 7 天内必须完成资料收集、自检评 定工作， 15 天内必须完成预立卷 （ 卷内目录、案卷目录等 ） 及绘 制竣工图工作。（二）各施工单位在每月 10 日前收集上月的施工日志，当 月 20 日前完成施工日志的整理、预立卷工作。二、监理单位（一）监理单位在收到施工单位提交的自检评定资料 3 天 内必须完成审核工作。（二）监理单位在分项工程交工 7 天内必须完成抽检资料

12、 （ 含抽检评定 ） 的收集工作， 15 天内必须完成预立卷工作 （ 包括卷 内目录、案卷目录等 ） 。（三）监理单位在每月 10 日前收集上月的监理日志、旁站 记录、巡视记录，当月 20 日前完成整理、预立卷工作。（四）总监办在分项工程交工后收到施工单位竣工图（草 图） 10 天内完成审核工作。三、试验检测中心 （一）试验检测中心的试验、测量、检测仪器检定、标定 证书、土工标准试验、配合比等平行试验以及原材料抽检试验 记录等相关文件， 7 天内必须完成文件的收集工作， 15 天内必 须完成预立卷工作 （包括卷内目录、案卷目录等 ） 。（二）试验检测中心在每月 5 日前收集上月的工作日志、 检

13、测及试验抽检原始记录本，当月 20 日前完成整理、预立卷工 作。第十三条 本办法自印发之日起执行。第十四条 本办法由阳化管理处负责解释。附表一：汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程监理单位档案质量检查考评表附表二：汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程试验检测中心档案质量检查考评表附表三：汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程施工单位档案质量检查考评表附表四：汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程竣工图编制检查考评表7附表汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程监理单位档案质量检查考评表单位：J_总监办考核时间： 年第季度第1页共2页项目检查内容分 值自

14、查 得分考核 得分扣分原因组织 管理（8分）制度体制建立竣工档案工作各项规章制度（ 0.5分）；建立行之有效的档案工作 管理体制和工作程序（0.5分）；形成竣工档案管理网络（0.5分）。1.5责任考核项目档案工作实行领导负责制（0.5分）；确定负责档案工作的部门及领导（0.5分）；实行各部门和有关人员档案工作制（0.5分）；并采取有效的考核措施（1分）。2.5人员配备配备工作需要的档案管理人员（1分）；专职档案员配置符合合冋约 定，业务能力满足工作需要（1）;专职档案员更换（1分）。3办公设备配备计算机、复印机、声像器材及移动硬盘等必备的办公设备且性能优良， 满足工作需要（1分）。1案卷质量（

15、86 分）形 成 质 量及时性来往文件及时进行登记并统一管理归档（3分）；及时上报阳化管理处要求的各类报表、整改报告等文件（3分）；定期进行档案工作交底（2分）；电子文档收集齐全，及时导入档案管理系统（2分）；编有纸质与电子卷内目录（2分）；施检资料的录入、审核、打印、收集、整理及 预立卷工作与工程进度同步，施检资料在相应工序完成后15天内完成归档（9分）；变更令（2分）；监理大纲、规划、实施细则（1分）；开（停、复）工令及监理通知、工作指令（1分）；监理月报、年报（1分）；？监理日志、监理巡视、监理旁站记录、原始记录本（3分）；？工程计量与支付报表（2分）；？工程声像档案按类别收集、整理、归

16、档和备 份（3分）；？所管辖合同段档案进度（3分）。42齐全完整质监系统打印手工签名齐全无漏签（4分）；根据竣工资料归档范围，归档资料完整、对应，重要文件无遗漏（4分）；所管辖合同段档案齐全无遗漏（2分）。10真实准确施检资料真实、准确，签名真实、无代签（4分）；其它所有归档资料内容填写真实，符合规范要求（2分）；所管辖合冋段竣工图真实准确（3分）。9耐久有效归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式规范，符合耐久性要 求（1分）；声像文件应保证载体的有效性（1分）。2续前表汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程监理单位档案质量检查考评表单位：J_总监办考核时间： 年第季度第2页共

17、2页项目检查内容分 值自查 得分考核 得分扣分原因案卷质量（86 分）整 理 质 量首件验收档案整理、归档质量符合首件验收标准（5分）。5统一保管施检文件、来往文件及其他归档文件集中在档案室统一管理（2分）；文件预立卷后放在档案盒内保管 （1分）；各部门及时提交应归档文件 （2 分）。5排列系统已归档施工资料按分部、分项工程施工工序进行归类存放（2分）；分类清楚（1分）；组卷合理（1分）；排列系统、有序，符合国家或专 业主管部门的有关标准规范（1分）。5封面脊背格式规范统一（0.4分）；字迹清晰美观（0.3分）；填写完整准确 （0.3 分）。1案卷题名案卷题名规范（1分）；简明扼要（1分）；能

18、准确揭示卷内文件材 料的主要内容和特征（1分）。3卷内目录卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏（2分）；目录格式符合规范要求，字迹清晰（1分）。3纸张折叠案卷内不冋幅面的文件材料统一折叠或裱贴成统一幅面（1分）。1档案安全（6分）库房设施档案库房与阅览、办公用房分开（0.5分）；档案库房应符合“八防”要求：防盗、防光、防咼温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等（0.5分）；库房温湿度调控（0.5分）。1.5档案装目档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求（1分）。1安全措施采取有效措施保障档案实体和信息安全（1分）；软件系统数据、电子文档、声像材料、图片定期采用移动硬盘进行备份（1.5分）；对

19、档案材料的借阅进行登记，并按时归还保存（ 0.5分）。3合计100检查人：受检单位负责人：检查日期:附表二汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程试验检测中心档案质量检查考评表单位：JS同段考核时间： 年第季度第1页共2页项目检查内容分 值自查 得分考核 得分扣分原因组织 管理（8分）制度体制建立竣工档案工作各项规章制度（ 0.5分）；建立行之有效的档案工作 管理体制和工作程序（0.5分）；形成竣工档案管理网络（0.5分）。1.5责任考核项目档案工作实行领导负责制（0.5分）；确定负责档案工作的部门及领导（0.5分）；实行各部门和有关人员档案工作制（0.5分）；并采取有效的考核措施（1分

20、）。2.5人员配备配备工作需要的档案管理人员（1分）；专职档案员配置符合合同约定，业务能力满足工作需要（1 ）;专职档案员更换（1分）。3办公设备配备计算机、复印机、声像器材及移动硬盘等必备的办公设备且性能优良， 满足工作需要（1分）。1案卷 质量（86 分）形成质量及时性对来往文件及时进行登记并统一管理归档（3分）；及时上报阳化管理处要求的各类报表、整改报告等文件（3分）；定期进行档案工作交底 （2 分）；电子文档收集齐全，及时导入档案管理系统（3分）；编有纸质与电子卷内目录（2分）；试验检测资料的录入、审核、打印、收集、整 理及预立卷工作与检测进度同步，试验检测资料在相应检测完成后15天内

21、完成归档（11分）；试验检测各类实施细则（1分）；试验检测巡查 记录（2分）；原始记录本（2分）；工程计量与支付报表（2分）； ?声像档案按类别收集、整理、归档和备份（4分）；？所管辖合冋段工地试验室档案进度（3分）；？所管辖合同段试验检测资料审核及时（4分）。42齐全完整质监系统打印手工签名齐全无漏签（4分）；根据竣工资料归档范围，归档资料完整、对应，重要文件无遗漏（4分）；所管辖合冋段工地试验室档案齐全无遗漏（2分）。10真实准确试验检测资料真实、准确，签名真实、无代签（4分）；其它所有归档资料内容填写真实，符合规范要求（2分）；所管辖合冋段工地试验室档 案真实准确（3分）。9耐久有效归档

22、纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式规范，符合耐久性要 求（1分）；声像文件应保证载体的有效性（1分）。2续前表汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程试验检测中心档案质量检查考评表单位：JS同段考核时间： 年第季度第2页共2页项目检查内容分 值自查 得分考核 得分扣分原因案卷质量（86 分）整 理 质 量首件验收档案整理、归档质量符合首件验收标准（5分）。5统一保管 试验检测文件、来往文件及其他归档文件集中在档案室统一管理（2分）； 文件预立卷后放在档案盒内保管（1分）；各部门及时提交应归档文件（2 分）。5排列系统已归档试验检测资料分类清楚（2分）；组卷合理（1分）；排列系统、

23、有序，符合国家或专业主管部门的有关标准规范（1分）。5封面脊背格式规范统一（0.4分）；字迹清晰美观（0.3分）；填写完整准确 （0.3 分）。1案卷题名案卷题名规范（1分）；简明扼要（1分）；能准确揭示卷内文件材 料的主要内容和特征（1分）。3卷内目录卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏（2分）；目录格式符合规范要求，字迹清晰（1分）。3纸张折叠案卷内不冋幅面的文件材料统一折叠或裱贴成统一幅面（1分）。1档案 安全（6分）库房设施档案库房与阅览、办公用房分开（0.5分）；档案库房应符合“八防”要求：防盗、防光、防咼温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等（0.5分）；库房温湿度调控（0.5分）。

24、1.5档案装目档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求（1分）。1安全措施采取有效措施保障档案实体和信息安全（1分）；软件系统数据、电子文档、声像材料、图片定期采用移动硬盘进行备份（1.5分）；对档案材料的借阅进行登记，并按时归还保存（ 0.5分）。3合计100检查人：受检单位负责人：检查日期：附表三汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程施工单位档案质量检查考评表单位：TJ同段考核时间： 年第季度第1页共2页项目检查内容分 值自查 得分考核 得分扣分原因组织 管理（8分）制度体制建立竣工档案工作各项规章制度（ 0.5分）；建立行之有效的档案工作 管理体制和工作程序（0.5分）；形成竣

25、工档案管理网络（0.5分）。1.5责任考核项目档案工作实行领导负责制（0.5分）；确定负责档案工作的部门及领导（0.5分）；实行各部门和有关人员档案工作制（0.5分）；并采取有效的考核措施（1分）。2.5人员配备配备工作需要的档案管理人员（1分）；专职档案员配置符合合同约定，业务能力满足工作需要；专职档案员更换（1分）；档案工作人员配置数量不满足档案工作。3办公设备配备计算机、复印机、声像器材及移动硬盘等必备的办公设备且性能优良， 满足工作需要（1分）。1案卷 质量（86 分）形成质量及时性对来往文件及时进行登记并统一管理归档（3分）；及时上报阳化管理处要求的各类报表、整改报告等文件（3分）；

26、定期进行档案工作交底 （2 分）；电子文档收集齐全，及时导入档案管理系统（2分）；编有纸质与电子卷内目录（2分）；施检资料的录入、审核、打印、收集、整理及 预立卷工作与工程进度同步，施检资料在相应工序完成后15天内完成归档（9分）；变更报告（2分）；开工报告、首件验收文件（2分）；桩基及其他检测报告（2分）；施工月报、进度报表等（1分）；？施 工日志、原始记录本（2分）；？工地试验室管理文件（工地试验室资质文 件、仪器标定证书、台账等）（4分）；？产品质量证明文件（合格证、出 厂报告、自检、送检报告）收集、分类整理及时（5分）；？工程声像档案 按类别及时收集、整理、归档和备份（4分）。43齐全

27、完整质监系统打印手工签名齐全无漏签（4分）；根据竣工资料归档范围，归档资料完整、对应，重要文件无遗漏（4分）；产品质量证明文件 （合格证、出厂报告、自检、送检报告）齐全（2分）。10真实准确施检资料真实、准确，签名真实、无代签（4分）；其它所有归档资料内容填写真实，符合规范要求（2分）；工程照片真实反映现场施工情况（2 分）。8耐久有效归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式规范，符合耐久性要 求（1分）；声像文件应保证载体的有效性（1分）。2续前表汕（头）湛（江）高速公路云浮至湛江段及支线工程施工单位档案质量检查考评表单位：TJ_合同段考核时间： 年第季度第2页共2页项目检查内容分 值

28、自查 得分考核 得分扣分原因案卷质量（86 分）整 理 质 量首件验收档案整理、归档质量符合首件验收标准（5分）。5统一保管施检文件、来往文件及其他归档文件集中在档案室统一管理（2分）；文件预立卷后放在档案盒内保管 （1分）；各部门及时提交应归档文件 （2 分）。5排列系统已归档施工资料按分部、分项工程施工工序进行归类存放（2分）；分类清楚（1分）；组卷合理（1分）；排列系统、有序，符合国家或专 业主管部门的有关标准规范（1分）。5封面脊背格式规范统一（0.4分）；字迹清晰美观（0.3分）；填写完整准确 （0.3 分）。1案卷题名案卷题名规范（1分）；简明扼要（1分）；能准确揭示卷内文件材 料的主要内容和特征（1分）。3卷内目录卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏（1分）；目录格式符合规范要求，字迹清晰（1分）。2纸张折叠案卷内不冋幅面的文件材料统一