外贸跟单中存在问题的调查——以SY办公用品有限公司为例

1、外贸跟单中存在问题的调查以SY办公用品有限公司为例物流1222班 李红【摘要】：随着我国对外对外贸易经济的不断发展，全球化经济趋势明显，对于宁波这个港口城市来说，发展外贸行业最合适不过了。最近几年，外贸行业发展壮大，分工逐步走向细分化，社会所需的外贸人才也变得更加专业化，同时需求掌握的外贸知识和技能更系统全面。外贸跟单员是伴随着外贸企业进行接单出口业务而衍生出来的职位，在外贸工作中扮演者重要的角色，直接影响着外贸企业的产品质量、运作效率和经济效益。外贸跟单业务范围广泛，在进出口业务中，贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助

2、履行贸易合同的外贸业务人员。“跟单”就是跟进、跟随、追踪订单，跟单员是企业各部门的协调员，是外销员的助手。本文以SY办公用品有限公司跟单流程为例，分析其跟单流程中每个步骤中所存在的问题，并提出合理的、可行的改进建议。从而在今后的跟单过程中完善、规范其流程，促进外贸业务能准确、高效率、低成本、安全的进行。【关键词】：外贸跟单员、流程、问题、改进意见 1、 宁波SY办公用品有限公司简介宁波SY办公用品有限公司是一家集产品设计、开发、生产、销售为一体的外向型文具制造商，专业生产各种纸制文具及文具套装等系列产品。公司位于宁波市鄞州区横街镇，于2014年年初注册成立，注册资本达1000万人民币。公司拥有

3、专业的设计开发人才，标准的生产车间，严格的品质控制，完善的管理模式.产品造型设计美观，品质经久耐用。接受OEM订单。宁波SY办公用品有限公司出口的产品主要有文具、工艺品、塑料制品、五金制品、纸制品、木制品、模具的研发、制造、加工、批发、零售、金属材料、体育用品的批发、零售自营或代理货物和技术的进出口，但国家限制经营或禁止进出口的货物和技术除外。宁波SY办公用品有限公司也有自己生产的产品，主要生产吊挂、 蝌蚪夹 、报告纸套、索引卡、 便签纸等纸制办公用品。同时为满足顾客的需求，公司也与向其他生产办公用品企业合作，出口其他各种办公用品。 公司本着务实的经营，优质的产品

4、和完善的服务的经营理念，我们的产品和服务获得了新老客户的一致认同。公司的客户主要是通过交易会洽谈得到，与客户达成长期合作。产品远销美国，欧洲，墨西哥，日本等国家地区及世界各知名企业。二、外贸跟单工作的流程及内容 作为一个外贸跟单员，不仅对外要有业务员一样的交流沟通能力，对内还要有生产管理能力，要具备计划、组织、管理、沟通、协调的能力，掌握外销、物流管理、生产管理、单证与报关等综合知识。确保货物保质保量安全准时的送达到客户手中。外贸跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促订单落户的专业人员。跟单员的工作大致分为：接单（订单确认）、生产（订单执行

5、）、出货、后期整理四个阶段，一个跟单员主要围绕着这四个阶段开展工作。（一）、确认订单公司对于一个订单的确认需要先跟客户进行一定的交易磋商，也就是交易谈判。买卖双方就交易条件进行谈判，达成协议共识的过程。交易谈判有两种形式：一种是口头谈判，另外一种是通过函电等通信媒介进行磋商，及函电成交方式。SY办公用品国际有限公司主要采用函电成交方式，磋商内容主要包括商品的名称、品质、规格、包装、装运、保险、付款方式、异议索赔、不可抗力和仲裁等。（二）、安排生产经过洽谈，受到客户的正式订单之后，跟单员要根据客户的要求制作公司内部格式的内部生产联系确认单，经过经理签字后，下发到工厂的生产部门，交给生产部组织安排

6、采购相关原料和生产。同时外贸跟单员要将生产任务留底，把订单主要信息输入到工作表格中，便于之后工作过程中的及时跟踪。输入的主要信息主要包括订单号码、条码、产品名称、规格、尺寸、颜色、数量和单位，同时还会写明包装具体要求，根据产品的性质不同，有的产品要求用纸箱包装，有的产品要求用塑料袋包装后再装纸箱（比如服装），有的要求用编织袋包装（比如面料），有的要求用木箱包装（比如稍大一些的设备，对包装要求较高，如果是木箱包装要注意熏蒸）。由于SY办公用品国际有限公司应出口的产品大部分为纸质办公用品，所以选用的外箱包装大部分为纸箱包装。确认单上还会写明具体日期，日期一般有两个，一个是下单日期，另外一个交货日期

7、，下单日期的作用一是可以统计生产时间，更好的判断每批货生产所用的时间；二是当生产进度出现问题时，生产部门常会推卸责任于业务员下单时间太晚，此时下单日期成了说话的凭证。交货日期对于一个跟单员来说，是需要特别注重的问题，一旦晚于交货日期，就会出现客户退货或要求打折扣的损失。所以跟单员需要很好的掌控交货时间。一般情况下，交货地点是与交货时间写在一起的，上面会写收货人的详细地址以及联系人和联系方式。写完交货日期和交货地点之后确认单的最后还会注明各种需要注明的事项，比如工厂生产的吊挂要求特别注意印刷不要有白点，冲孔和压痕不能毛边，铁条不能外漏金属色等要求，最后在确认单上相关人员签字确认。（三）采购跟踪安

8、排生产后，跟单员一周之后会开始工厂的采购跟踪，与工厂相关部门的负责人保持联系，要确保所有必须的原料或零件能按时、按质、按量的送到工厂仓库，为生产做好准备。（四）生产过程跟踪生产原料准备齐全之后，就要跟进生产进度，安排生产产品。根据交货日期，跟单员需要与工厂确认这批货是否能保质保量完成生产，并调节生产进度与督促。根据工厂提供的生产进度一步跟进。货物生产完成后，跟单员要对生产的货物进行厂内检验、包装和数据统计。（五）安排出货生产完成检验和包装后，在质量合格的前提下，工厂可以安排出货。外贸跟单员统计数据，向货代订舱，确认好船期、送货时间和地址，督促货代在船期之前制作好报关资料，为公司代办报关手续，跟

9、单员与货代联系，拿取预录单和提单确认件，安排出货的过程中，一定要计算好船期，在这之前做好报关，入仓库等手续。（六）货物运输跟踪生产完成，货代代理公司做好报关资料后工厂可安排车辆将货运至指定港口仓库存放，1到2天后跟单员应查询这票货是否已运至仓库，船开之后，跟踪关注船的航程，看看整个航程是否会有异常情况，这票货是不是会按预计的时间到达目的港。（七）后续整理拿到提单后，就要准备资料给客户付款和清关。SY采用的付款方式大部分为T/T。因为这种方式对出口商来说并没有收汇风险，出货之后就可准备情况资料给客户清关。三、存在的问题1、 下单生产跟踪计划不完善，导致生产不及时，无法准时交货 接到客人最终确认订

10、单之后，将确认订单产品资料下达给工厂，工厂按照订单资料提供的信息进行采购原料，安排生产。但工厂往往会因为订单太多，有可能会遗漏某个订单，或者未按照交货期准时安排生产产品。这时候，如果跟单员未能及时根据货物交货期跟进产品生产进度的话，就会导致生产不及时，无法按照交货期准时交货，带来的损失是客人的索赔或退货。2、 生产、印刷、包装要求等资料下达不齐全，不明确 SY办公用品有限公司生产的产品大多是纸制品，比如报告纸套，有时客人会要求按他们提供的图案印刷制作。在实际的生产过程中，如果未能按照客人提供的图案及印刷要求完整、齐全、明确的提供给工厂，最后工厂制作出来的产品不能达到客户的要求而无法交货。3、

11、交货期安排不准确，产品质量差，导致验货失败 向工厂下订单的时候，提供的交货期不准确，提供的生产周期并不是合格产品的生产周期，工厂会因为急于赶在交货期前生产产品，此时生产的产品很有可能会出现产品的质量问题，最终会因为产品质量差，导致验货失败。4、 制作合同资料时，因不仔细填错货物信息，造成重复工作，工作效率降低 在制作合同资料的过程中，会涉及到货物的产品名称、规格型号、生产厂商、数量、单价、金额、交货日期等信息，遗漏一个小数点或者少写一个字母“a”，带来的问题就是整个合同信息错误，接下去的工作出错，最后花费时间重头修改。5、 与货代之间交流沟通协调少，导致订舱不及时，无空位舱 有时候跟单事务繁忙

12、，总是会忘了交给货代办理的工作，与货代之间的交流沟通协调少，会出现最终未按照合同交期、船期进行订舱，导致要出货时无空位舱。 典例：PO#1233024 CUAUTILAN IZCALL 客人的塑料相框，合同交期2014.9.10,合同船期2014.10.10,因为CUAUTILAN IZCALL 客人要求在船期前10天就必须进系统订舱，否则会配不上仓位，所以10月1日就应该订舱，但在实际操作过程中，到10月5日才订舱，因此导致订舱不及时，无空位舱。 四、优化跟单流程的建议争对SY办公用品有限公司跟单流程中每个环节所出现的问题，结合自己实际的跟单操作过程，对整个跟单流程进行经验总结。1、 根据订

13、单信息制定完善的生产跟踪计划 在下订单给工厂的过程中，要根据工厂的生产能力，订单的生产周期，提供合理的订单信息和要求给工厂，下单之后要督促工厂买料生产，根据工厂提供的信息一步步跟进产品的生产进度，如遇生产问题应及时与工厂沟通协调。制定生产计划要遵循五个主要原则：（1）交货期先后原则，交货期越紧就越应先优先安排生产；（2）客户分类原则；（3）产能平衡原则，避免出现生产“瓶颈”、停线待料等事件；（4）工艺流程原则，工艺复杂，制造时间长的应重点关注；（5）充分考虑时间因素，合理安排好时间。2、 下达生产、印刷、包装等要求时，提供的资料信息要齐全，明确生产要求。 如生产一批按客人要求印刷的报告纸套，下

14、达命令给工厂时，要将客人的要求传达详细、准确。若客人有提供图案等资料信息，一定要及时传达给工厂，并告知工厂生产要求和特别需要注意事项，避免产品不符合要求现象的发生。3、 确保所下达的合同资料准确及时在制作合同资料的时候，一定要认真仔细，一定要核对合同资料信息。比如，确认船期、交货期是否填写正确，核对产品信息，以避免因合同资料提供不正确而造成的重复工作。4、 保证产品质量，顺利通过验货在产品的生产过程中，产品的质量控制是非常重要的，对于工厂每个生产环节跟单员都要掌握在手，在线质量控制，每天随机抽查产品质量及数量，及时发现不良品源头，要求生产线及时更正并监督。通知相关部门检查设备性能是否符合要求，检查装配流程是否正确，以及增加补生产备料和增加补生产指令。品质监控要从工艺准备、生产过程和辅助服务过程三个方面进行质量监控。5、 多与货代沟通协调，保证及时订舱出货在与工厂多督促联系的同时，还要做好与货代之间的沟通协调，及时准确传达出货信息，以便于货代根据要求合理安排订舱，办理报关等出口手续。五、总结本文上述针对SY办公用品有限公司跟单流程中各环节所出现的问题，提出了一系列的建议和总结。从自身的角度看，不但可以丰富自己的跟单经验和跟单知识,提高自己的市场调研和预测能力、推销能力、语言表达能力、社会协调能力和