2013秘书部项目管理职协改革

1、 We Aere For Your Career!项目管理改革2013-5-19部内部看字母说明：A：项目管理B：课室申请Y：云端C：社联D：物资E：结算F：资料库X： Z：活动总部关键内容已加粗。提醒事项已。一、项目运行现况用一个表格来说明：的问题：一、对于部：通常情况阶段项目Z：流部：流校活动前 4 周发起项目有初步的策划（往往是上届的策划）（一无所知）活动前 1 周（不合理）申请项目把策划（预算）发到工作邮箱，等待A 把策划发给审核老师邮箱申请后 2 天项目未通过修改策划和预算，重发给 Y把意见反馈给 Z重发项目通过可以进行后续工作（很多人都没有按照先申请，再做活动的顺序）预算通过，A

2、发项目编号活动前 3 周组建团队发招贤贴，重新写策划（限制了活动内容、预算）（一无所知）活动前 1 周申请课室把课室申请表发给 B，等待B 把申请交给办公室安排课室老师办公室没课室时间推迟反馈有课室从 B 得到批条B 把批条交给 Z宣传前 3 天（太紧急、不规范）申请宣传把宣传申请表发给 C，等待C 把申请交给社联办公室社联办公室未获批准与 C 解释or 直接和社联办公室协商解决C 再与社联解释协商or（无需 C）获得批准从 C 得到批条or 直接从社联办公室得到批条C 把批条给 Z or（C 闲置）活动前 2 天（太紧急）申请物资把物资申请表交给 DD 查看是否有物资活动当天没物资自行解决D

3、 告知 Z 没什么物资有物资Z 到 D 处拿物资D 给物资 Z时间不确定（太）项目完成把项目资料、项目回执上传至工作邮箱（很多项目完成没有走这一步）A 整理资料、整理项目时间不确定申请结算把结算申请表、等交给 EE 交给审核老师1 个学期后Z 得到结算E 报销给 Z1、 ABCDE 工作量不平衡。如 ABD 工作量和密度都大于 CE，BC 要经常走到办公室，D 要每次都与不同人约时间拿物资，易造成成员的不满（不满工作过多或）2、 ABCDE完全不流通。虽然此运行 ABCDE 的分工很明确，但是这样反而导致干事都不知道其他人在干什么，整个流程是怎么运行的，加大了后新任部长熟悉项目运行的难度，不易

4、统筹另外，ABCD 这四个干事长期得不到其他干事和部长在工作上的支持，会导致干事游离3、 ABCDE性很大。最常见的问题ABD 都要很地等待每一次很紧急的任务，经常会遇到活动前 2、3 天提交申请的人，完全无法预估下一天会发生什么事情。如 C 对项目根本不了解，如果遇到问题，如何跟社联解释？所以很多过 C都采用了直接亲自去社联，而不通又如项目完成后，很多都已经完全不管后续事宜，这首先会造成活动资料的流失，然后最重要的是，如果突然某一天说要检查职协的资料或者人力部说要考核，要调出所有项目，那 A 就要瞬间在几天之内催上传资料、项目回执上传项目回执，工作量巨大。（反正我两种情况都遇到过）4、 工作

5、灵活度很低。由于每次活动都很紧，而且通常都是几个活动同时申请，导致 ABCDE 的时间一点灵活度都没有。这也导致他们需要随时随地牺牲很多个人时间5、 工作复杂且创新点不大。不像做一个活动那么轰轰烈烈，但是却麻烦得让人抓狂。需要很细心、很有空闲时间、很有耐心、脸皮很厚的能做。虽然长期做下去的确会培养 ABCDE 的精神品质，但是对于他们的创新性是很大的抹杀，因为每个活动的申请都千篇一律，制度上全是条条框框，很难，长期下去只会让 ABCDE 成为填表、跑腿的人6、 经常出现尴尬。因为无法催促、办公室，所以经常遇到十分着急的，ABCDE 都很没办法地回应“稍等 1 天”，但实际可能是那天没看邮箱7、

6、 常规工作无任何实际认可。虽然 ABCDE 一年都起这么重要的枢纽作用（长期默默无闻呕心沥血付出），但工作不被人力的考核认可，Z 也像对待组员一样对待 ABCDE，这样，还有什么动力坚持做？8、 长久下去后果严重。长此以往，ABCDE 都不管了，全部申请随便弄，谁想申请什么直接 1 天前给个制度荡然无存。，整个二、对于：1、 漫长的等待。顺利的话，走完全部前期申请流程，至少需要 2 周，如果某个环节稍有差池，可能就要 2 周以上了，所以这需要每个项目都提前 2 周做好全部申请。如果有差池，活动很有可能延迟2、 麻烦的流程。Z 要很麻烦才找到 ABCDE 5 个人而且 ABCDE 5 个人，就有

7、 ABCDE 5 个标准、5 种表格，不要说重新学习怎么填写。部外的人，可能部内的人也要每次都正因为繁琐，很多 Z 都不管三七二十一，全部都按的风格做，导致 ABCDE 每次都要提醒 Z 怎么修改，很多时候还是 ABCDE改的。原部长都希望通过简单的“制度培训”，就让全的人都知道项目是怎么运行的，但实际上，来了多少家，来的人能听进去多少？大家也心照不宣。所以指望每个 Z 安安分分地、少出错地按照规则来做事，是不可能的所以最后，还是加重了每一次 ABCDE5 个人的负担，一方面要教导 Z 怎么做，一方面又要帮他们修改3、 牵一发而动全身。如，若在项目申请时，预算不通过，可能很多地方都要重新考虑。

8、又如，如果课室借不到，可能很多原定的计划都要延迟，很多已做工作变成无用功。而这一切，能等待结果都无法像网购一样实时跟踪，只三、1、对于制度本身：不合理之处。如申请了项目编号，招贤贴。2、 整个项目运行是冰冷的。项目Z 和 ABCDE 之间都是单向的传递，缺乏互动，就项目运行制度而言，Z 和 ABCDE 都从中学不到任何东西，只是不断地出现同样的问题，机械地重复同样的工作3、 资料的回收备份算了。资料辛辛苦苦回收、整理又怎样？如果资料只是永久备份在的电脑上，那不如不要4、 一直向前，从不回头。一个活动做完，就像完全消失了一样，虽然每次活动结束后都有组员的总结，但对后来者的影响极少，所以很容易导致

9、一些优秀的活动渐渐消失、一些改进的想法从未得到实现、一些值得参考的工作方式永远被遗忘，导致很多项目都是“从零开始”，这对整个往的总结、对经验的吸取活动的精品化是不利的，因为我们没有对过项目制的初衷是 让项目更加有序、高效、专业地运行。而现在，有序和专业我不敢说，但是肯定不高效。同时，不连续、流程繁琐、成员得不到成长也得不到认可等都是这个运行体系的比较严重的问题。因此，很有必要。二、改进的设想新的设想：时间阶段项目Z：流部云端 Y流总部 X活动 5 周前（建议）发起项目Z 直接在群中发招贤贴Y 人选确定（看备注）X 安排一名干事作为此活动的 YY 向 F 索取资料F 提供历年类似活动的策划给 Y

10、Y 主动提供资料、全部申请表格顺便说明后续 Z 要做的事途径：跟帖X 监督 Y活动 4 周前（建议）策划Z 与成员一起写策划； 需要资料可找 YY 提供相关资料给 ZF 给 Y 相应资料Z把策划（含预算） 课室申请表物资申请表统一发给 YY 再次提醒 Z 3交申请表途径：X 监督 Y活动 3 周前（必须）全部申请Y 首先将策划（预算）发给 X（其余两表用于项目申请后）X 审核策划（预算）12 天申请项目（等待）未通过初审Z 修改策划和预算重发给 Y反馈给 ZX 提出策划的问题给 Y重发X 重新审核通过初审（等待）Y 把通过的策划发给 A途径：工作邮箱A 登记项目， 发给审核12 天未通过终审Z

11、 修改策划和预算，重发给 Y反馈给 ZA 把意见发给Y重发重新审核通过终审（等待）Y 获得项目编号！（暂时不发给 Z）审核完毕，A 发项目编号给 Z1 周内（同时）申请课室（等待）获得项目编号后Y 将课室申请表 发给 BB 到办公室申请批条B 给出拿批条时间没课室延迟活动反馈情况有课室（等待）Y 获得课室&拿批条时间地点！（暂时不发给 Z）1 周内（同时）申请物资（等待）获得项目编号后Y 将物资申请表 发给 DD 查看有无所需物资D 给出拿物资时间地点没物资自行解决反馈给 Z有物资（等待）Y 获得物资&拿物资时间地点！（暂时不发给 Z）备注Y 的产生：时间：第十届部成立之初事项：安排工作进行全

12、体干事的项目管理培训通过报名的方式，安排出 Y（35 名）ABDF（4 名）和其他常规工作（23 名）安排出 Y 的顺序表*说明：Y 和 ABDF 及其他常规工作（发飞信、管理等）可重复时间：活动前 5 周，Z 发出招贤贴后事项：X 安排一名干事做此活动的 Y*说明：1.正常情况，根据顺序表轮流安排2.Y 的人选临时有事或者部有某位想跟进某个活动，可告知 X 临时安排备注Y 的反馈补充说明：并不是只有一次反馈！这次反馈是最后的最全的总的反馈。在 Z 等待结果的期间，可以询问 Y 申请的进度。另外，如果申请过程有异常，Y 会及时反馈给 Z 的。的地方：原方案新方案点固定干事长期当 ABCD部长干

13、预 AE固定干事轮流当 Y，一个活动配有 1 个 Y 其余干事长期当 ABDF（如果愿意，也可以当 Y）1.（当 Y）干事都有机会体验到整个项目的流程2.每个干事的工作量更均衡宣传 1 周前申请宣传Z 拿着表自行到社联办公室申请，并自行解释（无需）（无需设置 C）活动 1 周前（必须）全部申请反馈Z 获得所有，可以开展活动Y反馈： 项目编号（表示项目通过初审终审） 课室&拿批条时间地点物资&拿物资时间地点活动后续说明（项目回执（考核）、活动资料、结算）途径：发提醒 Z 和跟帖（看备注）X 监督 Y活动 1 天前开展活动Z 直接B 拿批条Z 直接D 拿物资B 提供批条D 提供物资活动 2 周内项

14、目完成把活动资料、项目回执交给 Y敦促 Z 上传项目回执和活动资料A 监督 Y把项目回执发给 A 途径：工作邮箱把活动资料发给 F 途径：邮箱A 整理项目F 整理资料时间未定Z 直接找 E 结算E 申请结算缺陷：1、还是需要ABDEF 这些默默无闻的常规工作者，而且这些工作轮换做不太好（风格不统一，会导致混乱）。他们依然不被考核认可2、依然一些“人传人”的麻烦，在整体上，节省了原来 ABCDE 对 Z 的教育，但是增加了 Y3、如果 Z 很迟才上交申请资料，Y 一下子要申请很多东西，很大4、由于 Y 不是项目组内成员，Y 对活动还是不太理解，反馈和仍难度5、从部内部来考虑，需要的人手会增多，而

15、且对干事的要求（能力、积极性、待人接物的态度等）提高了，而且还要考虑干事加入项目组和常规工作的平衡与6、对像 JA 课程这种持续时间较长的活动，Y 的后期如何跟踪也要考虑7、由于很多Z 的得过且过的心理和通过邮件传递资料的局限性，在这种制度下，很多优秀的活动资料还是会流失8、尽管流程比之前简化了，但是工作还是比较繁琐，不知道长期运行下去会题。出现人手不够、积极性减少等问9、长此以往，的确锻炼了部的人，但是对其他部门的人熟悉项目制可能会越来越生疏部长 X 干预 AEY3.部长跟干事、干事跟干事的接触机会收集的资料仅作备份用在发招贤贴之时，部主动资源给（项目管理与结合）1. 更有主动性2. 资料充

16、分的利用和共享，并且有性麻烦 Z 原则（Z 需要与ABCDE 5 人接触）麻烦 Y 原则（Y 需要与 ABCDE 5 人接触）1. 培训部的比培训外部简单2. 减少了 Z 直接与 ABCDE 接触，减少了 Z 和 ABCDF 的工作量繁琐的步骤（Z 需要先通过 A，再找B、C、D）申请、反馈（Z 一次发全部申请表，全部申请通过后 Y统一通知 Z）1. “一条龙服务”，更快捷2. 更正式ABCD 做的工作基本除了没人知道跟帖提供各项注意事项和部的工作内容让全的人更了解部的工作ABCD 一直在重复繁琐的工作，获得的成长不大Y 跟踪活动进展，能会学习到项目运行的精髓ABD 无需直接接触不同活动的，

17、工作更简便，时间更充裕1. 很能锻炼 Y 的执行力和能力2. ABD 更轻松Z 经常询问 ABCD 申请的进度每个活动配一个 Y，Y 一直伴随着活动1.Z 随时可以问 Y 申请的进度2.Y 能够主动地向 Z 提出要求1.Z 由原来 1 对多，变成多对 1，方便Z 与 Y2.减轻了 ABDEF 的既要对内对外负担A 需要地等待 Z 申请项目编号、上传资料、上传有 CC，社联方面交给 Z 自行申请减少了社联与 Z的麻烦简要流程：X 安排 Y：部指定的 35 位轮流做 Y，每个活动配一个 YY 的主动亮相：Y 在招贤贴中跟帖提供：活动参考资料、申请表格、Z 后续要做的事和方式Z 提交申请表： 务必在

18、活动前 3 周提交全部申请表：策划（含预算）、课室申请表、物资申请表Z 提交申请后：只需等待，如果想跟踪申请进度，可询问 YY 把初审后的策划发给 A：需发至项目制管理邮箱Y 把课室申请表发给 B： 需有项目编号才可申请课室，需发至课室申请邮箱Y 把物资申请表发给 D： 需有项目编号才可申请物资，需发至物资申请邮箱Y 反馈全部申请：务必在活动前 1 周反馈：项目编号、课室地点及批条如何领取、物资详情及物资如何领取、Z 后续要做的事途径：也是跟帖Y 把项目回执给 A：需发至项目制管理邮箱Y 把活动资料给 F：网盘或私人邮箱或 U 盘深色线：必经路径、浅色线：遇到问题的路径各人的工作：Y活动前 5

19、 周Z 发招贤贴后，需先向 F 索取资料，然后跟帖提供策划阶段如 Z 需资料，需向 F 索取活动前 3 周及时提醒 Z 提交全部申请表项目初审阶段先把策划交给 X 进行初审问题，需及时反馈给 Z如 X 表示没问题，则可以把初审后的策划发给 A项目终审阶段等待 A 的回复，如果不通过，反馈给 Z，修改策划、预算如果通过，则会获得 A 给的项目编号课室、物资申请阶段有了项目编号，才可以填完整课室申请表和物资申请表把课室申请表和物资申请表分别交给 B和 D等待 B、D 的回复活动前 1 周必须把全部申请搞掂，跟帖反馈所有申请的情况活动后 2 周内提醒 Z 后续流程把项目回执发给 A 整理X活动前 5

20、 周需安排 Y 跟踪项目活动前 5 周需监督 Y 提醒 Z 提交申请表项目初审阶段（2 天内）需审核 Y 发的策划，问题，直接反馈给 Y如无问题，可以让 Y 进行后续的终审活动前 1 周需监督 Y 反馈全部申请F活动前 5 周Y 索取资料时，需整理出该活动往届的或者与该活动类似的策划+资料给 Y 策划阶段如 Y 需要资料（在资料中列出的），可适量地提供给 Y活动结束把回收的活动资料整理好需要定期整理资料文件夹E活动结束处理结算收集D物资申请阶段收到 Y 发的物资申请表后，看看是否能提供全部物资整理出可以提供的物资后，登记借走的物资，给 Y 发活动结束需要回收物资需要定时整理物资、每天查收邮件、

21、每个学期末更新物资给 YB课室申请阶段收到 Y 发的课室申请表后，修改里面的错误把申请表发至邮箱，到办公室，领取批条 拿到课室批条后，给 Y 发每天都要查收邮箱A项目终审阶段（23 天）收到 Y 发的策划，发到指定的邮箱如果不通过，则查看，反馈给 Y如果通过或 3 天后仍未回复，则可以登记项目，并发项目编号给 Y活动后 2 周提醒 Y 督促Z 发项目回执和活动资料给 Y活动结束把 Y 发过来的项目回执整理好每天查收邮件上面的等在个人的工作手册中详细说明Z活动前 5 周必须发招贤贴，才能收到 Y 提供的策划阶段如需资料，可Y活动前 3 周务必提交全部申请表：策划（含预算）、课室申请表、物资申请表

22、申请阶段只需等待，如果想跟踪申请进度，可询问 Y如遇问题，Y 会反馈，需及时修改活动前 1 周申请完成，收到 Y 反馈的申请活动阶段课室批条和物资 根据申请相关活动后 2 周内及时提交项目回执和活动资料把活动资料交给 F 整理三、长远的设想1、云端定期各个云端经验在不同活动工作的经验，并及时的反馈、及时的更新项目管理制度2、资料的进一步利用和共享在活动结束后，适时地调查项目组在哪个环节需要的培训然后，利用已有的活动资源，定期开一些譬如“策划”、“现场把控”、“拉赞助”、“职协礼仪培训”等为的文件经验会3、其他部门体验做云端 Y目的是可以让其他部门都可以体验项目的运行4、最最重要实现云端智能化就是 Y 和 F 不需要人力来实现，直接通过网络的平台。例如，需要发起一个项目，直接登录职协官网，就会有智能的辅助，让项