XX讲坛-执行方案

1、XX讲坛执行方案XX大学中国建筑工程总公司二O一三年五月第一部分 XX讲坛概况一、 背景:1、渊源：2、价值：3、契机与意义：4、承办双方 XX大学 XX总公司二、 内容: 主办方：XX大学 中国建筑工程总公司 活动内容: 活动一：XX讲坛 活动二: 签约仪式 跟踪报道媒体有：本土主流媒体：重庆商报 中国教育报国内知名网站：大渝网 重大新闻网 重大校友总会网第二部分 讲坛具项内容一、讲坛主题“XX讲坛”二、讲坛定位 三、讲坛时间： 2013年5月17日（周五）下午14：0017：00（暂定）四、讲坛地点： XX大学B区建筑城规学院五、参加教师和学生：六、邀请嘉宾（一）主讲嘉宾 中国建筑总公司领

2、导（二）校部院领导主题：七、执行方案（一）工作机构领 导：办公室下设综合协调组、材料组、会务组、后勤组、宣传组、安全保卫组共6个工作组。1.综合协调组组 长：副 组 长：组成成员：联 系 人：主要职责：（1）起草XX论坛工作方案（以下称方案），并上报审批；（2）协调组织召开论坛工作协调会；做好协调会的相关准备工作；（3）协调邀请参会领导、主讲人和学生代表；（4）负责起草下发论坛会议通知等；（5）负责与关注XX论坛组织委员会及XX总公司、学院有关部门衔接和沟通；督促检查各项筹备工作，综合协调论坛各项工作。2.材料组组 长：副 组 长：组成成员：联 系 人：主要职责：（1）负责起草论坛领导讲话稿以

3、及议程和主持词；（2）负责起草论坛相关对外宣传文稿；（3）负责起草主讲人演讲稿并制作多媒体（PPT）；（4）负责收集审核主讲嘉宾演讲稿，编印论坛文件袋、论文集等论坛资料；（5）负责编印论坛会刊；（6）负责编印会议指南；（7）完成论坛组委会领导交办的其他事项。3.会务组组 长：副 组 长：组成成员：联 系 人：主要职责：（1）负责联系落实论坛会场、新闻记者室、领导接见室、贵宾休息室等会议场所；（2）负责论坛期间会场布置、会议相关工作证件、会议台签及席位指引牌的制作工作；（3）负责坐签摆放、会议程序监控、会议现场音乐演奏和签约仪式组织等工作；（4）负责联系设计与制作“签约仪式”牌匾；（5）落实同声

4、传译（视需要）和礼仪人员及志愿者，做好签约和礼仪接待工作；（6）负责会议材料和物品发放工作。4.后勤组组 长：副 组 长：组成成员：联 系 人：主要职责：（1）负责制订接待工作方案；（2）负责联系落实会议酒店及志愿者；（3）负责参会领导、专家、嘉宾和代表来（离）渝的迎（送）工作；（4）负责落实学院考察车辆及讲解设备；（5）负责与会代表返程机票预订工作；6）完成组委会领导交办的其他工作。5.考察组组 长：副 组 长：组成成员：联 系 人：主要职责：（1）负责制定参观考察学校线路；（2）负责参观线路沿途、主要考察点、会场周边和相关公共场所环境卫生等工作；（3）负责起草考察线路沿途和主要考察点的解说

5、词；（4）落实讲解员及培训；（5）完成组委会领导交办的其他事项。6.宣传组组 长：副 组 长：组成成员：联 系 人：主要职责：（1）负责统筹、协调、组织论坛的宣传工作；（2）负责营造论坛宣传氛围，制订宣传工作方案，起草新闻通稿；（3）负责在中国教育报及其他报刊杂志落实主题宣传，从5月10起在学校相应场所、重要节点和主要通道设立大型宣传展板，在相关网络平台开设论坛宣传专栏；（4）负责XX宣传片的制作并协调播放；（5）负责大会会场外学院的相关展览；（6）负责组织落实新闻媒体、专职摄像师、摄影师，做好论坛宣传报告及摄像、拍照工作；7.保卫组组 长：副 组 长：组成成员：联 系 人：主要职责：（1）负

6、责与会领导、嘉宾和代表安全保障及交通疏导工作。（2）负责会议期间的稳定和信访工作。（3）负责做好会议的安全保卫和会场周边地区交通疏导；做好与会代表安全保障和参观线路的交通疏导工作。（4）完成组委会领导交办的其他工作。（二）工作进程安排5月2日：学院主持召开第一次协调会，印发工作方案，明确工作职责，组建工作班子，落实工作人员。5月6日：各工作组完成具体工作方案，组织召开第二次协调会，完成XX论坛及相关材料的起草工作；完成会场布置效果图初稿制作等。5月8日：发函邀请领导、专家、代表参会，收集与会专家、代表参会演讲稿，完成论坛会刊、文件袋、论文集等会议资料的编印工作，完成会场布置、考察线路选点等工作

7、，作好与会代表的接待准备工作。5月10日：完成相应宣传造势准备工作，并根据论坛时间按照事先审核的方案进行现场布置搭建。5月中旬：办好论坛。（三）论坛接待工作流程（一）、与会领导、嘉宾、专家的邀请、听众的组织及志愿者落实工作5月3日前 完成相关专家的预邀请函的发出，并于5月10日前收回预邀请函回执（包括论坛演讲专家对象、专家演讲报告主题方向。待论坛时间确定后即刻发正式通知，并做好专家来渝时间及航班的联系工作）。 负责人： 工作人员：5月4日前 确定并完成网络媒体预邀请函的发出，并于5月5日前收回预邀请函回执（时间一旦确定即刻发放正式邀请函）。 负责人： 工作人员：5月4日前 联系并落实论坛所有工

8、作所需志愿者，并根据各组需要进行分配并完成培训。（志愿者主要作为论坛材料收集整理组和论坛听众组织组两种，材料收集整理组主要为整个论坛的前期宣传资料整理、专家演讲报告内容收集等；论坛听众组织者则主要为根据论坛所选地容纳人数的120%平均分配到四个学院年级中，进行前期的宣传报名赛选及统计。） 负责人： 工作人员：5月6日前 论坛资料收集组完成论坛前期宣传所需材料的搜集及整理，包括论坛主题、议程、论坛LOGO、论坛主色调、主底图、论坛宣传文稿材料等。 负责人： 工作人员：5月6日前 根据前期资料收集完成学院各地宣传及论坛内部布置策划效果图，交由院方审批，最终形成确实而可行的实施方案。（以论坛初定时间

9、提前10天进行制作安装布置及宣传造势，论坛时间确定即刻标注相应时间）。 负责人： 工作人员：5月10日前 完成论坛媒体及网络宣传（网络及媒体宣传尽量以论坛时间确定后再做精准宣传）。 负责人： 工作人员：5月10日前 完成论坛大规模造势宣传（建议在论坛正式时间前7天左右），并于论坛前一天完成论坛现场布置安排。 负责人： 工作人员：5月15日前 论坛听众组织组完成收集汇总论坛听众名单。在前期学院大规模宣传造势未完成前，可通过班级宣讲、海报栏、DM单、海报等形式进行宣传，后期展板同步宣传，效果更加。（一旦时间确定，即刻以宣讲或书面形式通知所有听众，并做最后一次的报名确认统计，以免部分听众时间产生冲突

10、而未能前往） 负责人： 工作人员：（二）、论坛会务工作5月6日前 负责制定出论坛工作方案，联系落实论坛会场、领导接见室、贵宾休息室、新闻记者工作室等论坛场所，并完成会场内外布置方案图送领导审定，待会议时间确定后，提前按审定后的方案做好会场内外的布置。 负责人：工作人员：5月10日前 完成论坛相关工作证件（代表证、贵宾证、工作证、记者证、摄影摄像证）、“签约仪式”牌匾、大会台签及席位指引牌的制作工作。 负责人： 工作人员： 5月13日前 负责调试好论坛电脑等多媒体及其PPT稿调试、现场声、光、电的检测；协调落实主持人和录相准备等。 负责人： 工作人员： 5月13日前 负责重要领导以及专家的接待服

11、务，落实会议现场背景音乐播放、需准备同声传译、翻译（如参与主讲嘉宾有外方人员时）礼仪人员和志愿者安排培训及其相关服务。负责人：工作人员：5月13日前 完成论坛指南的编制及调查问券的编制。负责人:工作人员：5月13日前 完成主讲专家、代表演讲稿的收集审核，编印论坛文件袋、论文集等会议资料；完成主持词起草,落实主持人选。 负责人：工作人员：5月15日前 负责氛围营造布置，并按照论坛程序进行一次演练。 负责人： 工作人员：（三）、论坛秘书（材料组）工作5月6日前 负责制定出论坛秘书组工作方案。 负责人：5月10日前 完成起草论坛相关领导人欢迎词、讲话草稿及主持词，并送学院有关领导审改。负责人：5月1

12、0日前 完成起草论坛所有宣传文稿草稿，并送相关领导审改。负责人：5月10日前 完成起草论坛会议议程，并送相关领导审定。负责人：5月10日前 完成所有材料组内修改工作，分别上报相关领导审改。 负责人： 工作人员：。5月10日前 完成会议文件资料等的编印准备工作。负责人：工作人员：5月10日前 完成会议指南和调查问券初稿。 负责人：工作人员：（四）、论坛宣传工作5月6日前 负责制定出论坛宣传工作方案。 负责人：工作人员：5月6日前 全面启动宣传主题语征集工作（论坛LOGO、宣传语）。负责人：工作人员：5月6日前 完成新闻宣传、网络宣传、广告宣传、社会活动宣传各项工作方案拟制并报相关领导审定。 负责

13、人： 工作人员：5月6日前 先后召开建筑系统工作人员会议和学院层面工作人员会议，统一思想、明确目标、落实任务。负责人：工作人员：5月10日前 完成学院主要新闻单位和市内主要新闻单位相关专题报道预安排协调、落实工作。负责人：工作人员：5月10日前 完成学院各报开设配有论坛LOGO的“倒计时”题花，开设配有论坛LOGO和宣传主题语的“XX论坛XXXXXXX”海报专栏；在学院网站开设配有论坛LOGO的“倒计时”题花的专栏。负责人：工作人员：5月10日前 完成中国教育报、商报等专题开设。如需要可提前启动编辑制作论坛形象宣传片并进行编辑审改负责人： 工作人员：5月15日前 完成祝贺重大与XX签约的广告专

14、版设计制作。负责人：工作人员：5月10前 完成会场外等大型场所、重要节点和主要通道的氛围宣传布置，完成建筑学部成果展览及领导、贵宾参观该成果展览行走长廊的布置工作。负责人：工作人员：5月10日前 协调在有关组别在学院门户网站等开设论坛专栏。负责人：工作人员：5月10日前 完成论坛举办期间记者采访指南和新闻通稿、背景资料拟制并送审，完成接待记者的车辆、礼品、经费等后勤准备。5月15日前 论坛举办当天，刊登祝贺重大与XX签约的专版广告。全面启动记者接待服务工作和媒体协调工作。（五）、后勤保障工作5月3日前 制定出后勤保障工作详细方案。 负责人： 工作人员：5月10日前 联系落实会议餐饮、住宿、招待

15、宴会宾馆及酒店，并制定出餐饮、住宿、招待宴会安排计划方案及氛围营造方案送领导审定。会议时间确定后，提前按方案进行安排和布置。负责人：工作人员：5月10日前 联系落实论坛接、送、考察、讲解调频等接待所需车辆。制定车辆安排、指挥、调度、停放、行车路线、驾驶员管理，车辆安全检查、卫生保洁等工作方案。负责人：工作人员：5月10日前 完成论坛纪念品等物品采购工作和制定论坛期间涉外后勤接待工作方案。 负责人：工作人员：5月13日前 完成接待员（礼仪人员、志愿者）培训工作。 负责人：工作人员：5月13日前 完成宴会、医疗、餐饮卫生保障、论坛期间应急通讯保障、与会代表返程机票预订及突发应急事件处置等具体工 作

16、方案的制定。负责人：工作人员：5月14日前 落实好论坛报到、物品发放等具体工作方案。 负责人：工作人员： （六）、安保工作5月6日前 完成安保工作总体方案的制定，明确分工和相应负责人及工作人员。 负责人： 工作人员：5月10日前 完成现场维稳应急处置工作方案、防火应急方案的制定。 负责人： 工作人员： 5月12日前 待召开协调会后，进一步修改完善会场各项活动的安保方案。 负责人： 工作人员：5月15日前 各项安保工作全面到位，以确保活动程序有条不紊的进行。 负责人： 工作人员：（四）XX论坛工作流程方案19 / 19文档可自由编辑打印XX论坛工作流程方案（草案）5月X日（待定）迎接领导、主讲人

17、时间08:0024:00地点江北国际机场序号时间具体工作内容负责组责任人和联系电话备注108:0009:00江北机场（或要客）出口处、接待牌制作。后勤组落实工作人员。208:0009:00江北机场接待点设置。后勤组落实工作人员。308:0024:00接机总协调。后勤组提供客人抵渝信息。408:0024:00校院领导在机场贵宾室迎接领导。后勤组负责接待安排508:0024:00安排接待机动车辆和跟车人员。后勤组608:0024:00车辆安排、调度。后勤组落实工作人员。5月X日(论坛前七天)场外布置序号时间具体工作内容负责组责任人108:0024:00B区4个学院门口及学校重要节点展板布置宣传组0

18、8:0024:00B区重要节点横幅布置宣传组08:0024:00学院相关位置海报栏布置宣传组08:0024:00虎溪校区、a区重要节点展板布置宣传组08:0024:00软文、报刊、网络宣传同步启动宣传组5月X日(论坛前一天)会场布置序号时间具体工作内容负责组责任人106:0008:00大型冲气拱门欢迎横幅、条幅、宣传牌等后勤组214:0018:00论坛背景板安装，制作会场分区指示牌。会联处综合组会联处负责指导会场布置和联系市领导参会。314:0018:00贵宾室布置（茶几、沙发、鲜花数量），台签、饮用水摆放等。414:0018:00主席台台签摆放、座位图、鲜花、茶水、话筒，主持人话筒摆放、音响

19、、灯光、多媒体等设备。514:0018:00同声翻译设施安装、调试，与LED屏的对接等。714:0018:00会议通道、贵宾通道的设置。安保组814:0018:00建筑学院成果展览及领导、贵宾参观成果展览行走长廊的布置。宣传组5月X日 (论坛前一天) 其他准备工作序号时间具体工作内容负责组责任人备注108:3015:00确认汇总出席论坛主席台领导、嘉宾名单、座位顺序等，并递交现场画外音播报人。后勤组208:3015:00进一步统计参会学生名单，并逐一发短信确认会务组每个学院配备一个组长专项负责人员统计08:3018:00打印午宴宴会台签、菜单，检查菜式、酒水等准备工作。后勤组408:3018:

20、00确认物资采购到位情况。后勤组5月X日(论坛当天)论坛签到时间08:0024:00地点江北国际机场序号时间具体工作内容负责组责任人和联系电话备注108:0009:00总体负责会议签到和大堂迎宾。后勤组落实工作人员。308:0009:00论坛签到。负责人员签到，证件、材料物品分发。后勤组落实工作人员。408:0009:00包括学生签到、媒体记者签到及嘉宾签到。后勤组落实工作人员。608:0009:00总体负责外来嘉宾宾馆住宿、餐饮安排，协调宴会等相关接待工作。后勤组落实工作人员。5月X日（论坛当天）上午XX论坛时间待定地点待定主要出席领导、嘉宾：待定主持人：待定序号时间具体工作内容负责组责任人

21、备注107:00前完成安检准备工作，安保人员到位，拉警戒线。安保组会议全程加强对记者管理。207:00前主席台前设记者摄影区。宣传组307:00前完成学院成果展览及领导、贵宾参观成果展览行走长廊的布置工作。宣传组407:00前所有工作人员、志愿者完成早餐，到达工作岗位。各组各组牵头人。507:0008:00参会嘉宾早餐。后勤组808:3009:00学生（方阵）入场。（根据四个学院分成四个方阵就坐）会务组安保组综合组负责联络，安保组负责安检。907:3009:00会前播放相关宣传片，背景音乐、签约音乐的准备和实施，会场音响、灯光、电视大屏幕、投影设备的检查、落实。会联处会务组会联处负责审定会场布置。08:30、08:50两次画外音提醒进场。1008:00前主席台、领导接见室、贵宾休息室所需茶水、热毛巾、插花、胸花等准备。1108:00前检