公文管理办法

1、公文管理办法第一章 总 则一、为使文书事务正常、顺利的进行，确保上情下达,下情上传 ,促进与提高公司管理工作效率， 提高组织沟通与协调能 力，特制定本办法。二、公文是指公司与外部工作和业务上往来公文，如： 公 告、通告、请示、通报、批复、意见、计划、通知、总结、 报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、函、 会议纪要、会议记录等文件形式 .三、公司文书的编撰、收发、领取由综合部负责管理。四、文书的密级（一）绝密：指极为重要，只限于公司股东及高层管理人员 才能接触的文件。（二）机密 :指不宜向公司以外人员透露内容的文件 .（三）普通：指非保密文件，可以由本公司内部传阅或传达的 文件。第

2、二章 分 则一、公文（一）批阅文件批阅文件，下达书面指示是重要的指挥方法之一 .（二）呈报文件 按文件呈报程序向有关负责人呈报 ,呈报时间和批复时间 要做记录，只能有一个人呈报，可以抄送其他人。（三）批阅文件的处理形式三种处理形式 :发回、批转、留中 .1。发回即发回给呈报人执行（或否 ）.2。批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。3。留中有两种情况：做为资料收存 ;暂不处理 （文件暂不处 理的决定要及时通知呈报人） 。二、公司中常用的文件公司内部日常事务文件， 是一种信息决策、 执行配合、 审批手续、立此存照、公务联系、宣传教育、工作依据、 规范指导等等一系列重要手段的媒介体裁。常使

3、用的公文种类有 : 公告、通告、请示、通报、批复、意见、计划、通知、 总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备 忘录、函、会议纪要、会议记录等等 .三、公文格式 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文 机关标志、发文字号及签发人；标题、主送机关、正文、附 件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注及附件；抄 送机关（主送机关） 、印发机关和印发日期等部分组成。（一）份号。如需标注份号 ,国家标准一般用 6 位 3 号阿 拉伯数字，实际编号时推荐采用 3-6 位阿拉伯数字，虚位编 排。如： 001或 0001或 00001或 000001.字体推荐使用 3 号黑 体 （未作统一

4、要求） ,顶格编排在版心左上角第一行。关于份 号，份号是公文印制份数的顺序号。一般只对涉密公文标注 份号 ,也可对不带密级的公文编制份号。 同时，编制份号是为 了能够准确掌握公文的印制份数及分发范围和对象，因此在 收发时要及时准确对公文份号进行登记。（二）密级和保密期限。如需标注密级和保密期限,应有份号（也可无份号） ,其应顶格编排在左上角第二行，字体为 3 号黑体；密级是标识公文保密程度的标志 ,有“绝密”、“机 密、“秘密 三个等级。 其中，密级和保密期限中间用黑色 “ 隔开，如“秘密 1年、“绝密 10年.如果只标识密级不 标识保密期限，密级（ “绝密 “机密”或“秘密” ）两字之间 空

5、 1 字.（三）紧急程度。如需标注紧急程度，一般用3 号黑体，顶格编排在版心左上角；紧急公文的程度有“特急”和“加 急两个等级，电报有“特急” 、“特急 和“加急”和“平级 四个等级。 如需同时标注份号、 密级和保密期限、 紧急程度， 则自上而下依次顶格排列 .（四）发文机关标志（文头纸） .字体使用方正小标宋简 体，颜色为红色，字号为 31 号 （字号以不大于上级机关为原 则）.（五 ）发文字号、 签发人 。在发文机关下空两行位置处居中 编排发文字号（或在红色分隔线之上 4mm 处，也就是字体 按三号仿宋 ,在第三行编排发文字号） 。其由发文机关代字、 年份和发文顺序号组成，其中年份用“”括

6、入标全称， 不编虚位，字体为三号、仿宋。如果是平行文或下行文，需 居中编排 .如果是上行文， 则居左空一字编排， 右侧对称位置 应标注“签发人（三号仿宋） ”，后加全角冒号和签发人姓名 （用三号楷体 ）,居右空一字；若有多个签发人，回行时与上一 行第一个签发人姓名对齐，且发文字号与最后一个签发人姓 名处在同一行 .（六）标题。在红色分隔线下空两行（第三行）处、分 一行或多行居中编排标题， 回行时要做到词意完整 ,推荐使用 （倒或正） 梯形或菱形 ,字体为二号小标宋体。 标题由发文机 关名称、 事由和文种组成。 标题中除法规等名称加书名号外 一般不用标点符号。在实际工作中，可使用“、, 不使用空

7、格.（七）主送机关。标题下空一行、居左顶格编排，回行时仍 顶格 ,在最后一个机关名称后标全角冒号。 如主送机关过多过 长导致首页不能显示正文 ,可将主送机关移至版记中 .上行文 时，原则只有一个主送机关 .（八）正文 .正文无特殊说明 ,均使用三号仿宋 ,正文结构层次依次用“一、”“（一）”“ 1。 “（ 1）” “”等标注。（九）页码。 公文页数顺序号 .一般用 4 号半角宋体阿拉 伯数字 ,其左右各放一条一字线；单页码右空一字 ,双页码左 空一字。 公文的版记页前有空白页的 ,空白页和版记页均不编 排页码 .公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（十 ）附注及附件。 如有附注 ,居

8、左空二字加 “（）编排在成 文日期下一行 .附注是公文印发传达范围等需要说明的事项， 一般用于平行文或下行文；如有附件，在正文下空一行、左 空两字编排“附件 二字 ,后标全角冒号和附件名称，附件名 称后不加标点符号 .如有多个附件， 附件序号上下对齐； 如某 一附件名称较长时，回行时应与上一行附件名称首字对齐 ; 注意附件说明内容前后要一致 .（十一）发文机关署名、成文日期和印章 .1.加盖印章的公文单一机关行文时 ,发文机关署名在正文 （或附件说明） 下 空两行、 以成文日期为准居中编排 ;印章端正， 印章顶端距正 文（或附件说明） 一行之内， 印章底端应与成文日期下边缘相 切；联合行文时

9、,发文机关署名按照顺序依次编排 ,成文日期同 最后一个发文机关署名上下相应居中编排。其中，首排印章 顶端应距正文（或附件说明）一行之内，印章底端应与成文 日期下边缘相切。2。不加盖印章的公文 单一机关或联合行文时，发文机关署名在正文（或附件 说明 ）下空两行、 右空两字编排， 成文日期在发文机关署名之 下。一般情况发文机关署名均长于成文日期（机关署名 成文日期） ,则发文机关署名居右、 空二字编排 ,成文日期以发文 机关首字为准右移二字；当成文日期比发文机关署名长时（机关署名成文日期） ，成文日期应居右、空两字编排， 发文机关署名则适当增加右空字数；联合行文时，应先编排 主办机关署名 ,其余依

10、次向下编排。（十二）公文用纸一般采用国际标准A4型（210 mx 297），左侧装订。页边距具体为：上边距31.7mm，下边距 29.7mm,左边距 27mm，右边距 26mm。下边距可根据正文 内容进行调整，但不可大于29。 7mm。（十三 ）抄送 （主送）机关、印发机关和印发日期。主送或 抄送机关后用全角冒号“ ：”，主送或抄送机关首行、印发机 关及印发日期行分别居左和居右、空一字编排；主送或抄送 机关回行时 ,与上一行机关名称首字对齐； 主送或抄送机关最 后标注句号“。 ”。四、草拟公文应做到（一）符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。（二）情况属实，观点明确 ,表述准确 ,结构严谨，

11、条理清楚， 文字简练 ,字词准确，标点正确。（三）文内使用简称，一般应当先用全称，并在全称后括号内 使用双引号注明简称。五、公文管理办法（一）一般不得越级行文 ,必须越级行文时，应抄送越过的主 管领导或部门 .（二）呈报的公文应一文一事 .（三）对外公文统一采用公司名称： XX 公司。（四）凡以公司名义外发的公文， 由拟稿人按发文格式撰写 后，交本部门负责人及综合部核稿签字， 公司领导审核后签 发，综合部统一编号印发。（五）凡属对内的报告 ,请示等， 以部门名义拟文 ,经部门负责 人签署意见后送交综合部进行登记和送交有关领导审批。公司领导审批后的呈报原件存档综合部， 复印件退回呈 报部门存档。

12、呈报部门根据公司领导意见及时做出处理。呈报公文的部门要主动询问报批情况， 一般呈文应于两 日内查询，急件应在当日查询。六、收文（一）凡各有关部门的文件、函电、批复、指示等,一律由综合部签收登记。（二 ）凡外来的送交公司的函电、文件等，由综合部拆封登 记，并送公司领导或有关部门阅办 .（三）来文要按照外来文件、 内部文件进行分类后 ,再按日期 进行登记编号 .收文时，应填写收文登记表和收文处 理笺，综合部按来文内容做收文处理。如重要文件，应先 交领导处传阅再接受。（四）董事长或总经理批阅的函电 ,一般由综合部转交承办 人承办或综合部存档。（五 ）凡综合部存收的文件，要分类保管，以便随时提供查询，

13、年终立卷、归档。（六）收文由综合部行政专员统一签收、拆封并依次编号 登记。（七 ）行政专员收文要认真清点文件份数，核对收文单位， 错发文件要立即追回 .（八）文件要按轻重缓急和重要程度，及时送交领导批阅.（九）文件批阅后，要及时送给承办部门或承办人。七、发文（一）文件完稿后，按发文稿纸上程序进行逐级审批。 相关责任人如有意见直接在原稿上进行修改，如同意 ,再交由综合部， 综合部行政专员按日期进行编号打印后,由公司领导签发。（二）以公司名义发出的函电、文件原件及打印件由综合部 在公司对外发文登记表进行登记编号和存档 .以部门名义发出的内部公文，由部门指定专人在公 司内部发文登记表进行登记、编号和

14、存档。（三）凡公司内部行文时，文件或工作联系单发放到应 收人手中，须让签收人在公司内部发文登记表上签字 接收。如所发文件又进行了修改，需再次发放给原文件执 有人，务必做到以一换一 ,以旧换新，并做好签收工作 ,收 回的作废原文件应立即进行销毁 .（四）无论是收到还是发出的传真文件 ,综合部均要复印留底，同时进行登记 ,以便有案可查。八、分文（一）外来文件由综合部登记收文后，根据业务性质填写 收文登记表和收文处理笺 ，并按收文处理笺 中处理意见分送各有关部门处理 .（二）内部制发文件流转时，由发文部门登记并签发后，直 接送收文部门进行登记签收 .九、签审（一）需多部门或多人签审处理的文件应附上收

15、文处理 笺。（二）各部门收到需参与签审的文件时， 须本着本部门的职 责及时认真处理并签署意见。（三 ）文件收文后，再依收文处理笺内所制定的签审顺 序，转呈其他的签审部门或个人，若某部门或某人为最后一 个签署人 ,则处理后将本文件送综合部 .（四 ）涉及公司总体协调或应由总经理或董事长审核的文 件，由综合部汇总签办意见，呈总经理或董事长做最终的审 核、批示，并由综合部下发至相关部门予以执行 .（五）需公司董事长审批的文件 ,依照收文处理笺经各部 门审签， 副总经理审核， 总经理审定后 ,由公司综合部呈送董 事长审批。十、催办（一 ）对发至承办单位和个人的文件，文件管理人员要进 行催办，保证文件及

16、时准确地处理完毕。（二 ）催办人员要把催办情况按时向领导汇报。（三）办理完毕的文件，承办人员要在文件处理单上注 明处理情况。十一、传阅（一）综合部行政专员在做好文件的收发、分类、编号、 登记工作后，认真填写收文处理笺，附在所传文件上， 呈报综合部经理或综合部副经理提出拟办意见。（二）按照拟办意见规定的范围 ,由综合部行政专员及时 将文件送交公司领导阅批 ,并请公司领导及时归还 .（三 ）综合部按公司领导批示精神， 相关部门和人员可以进 行传阅的文件，由综合部填写文件传阅单,并按领导批示组织传阅。（四）传阅文件不横传、不积压 ,不携带机要文件离开办 公室 ,不得擅自扩大阅读范围 .（五 ）需有关

17、部门阅办的文件，由综合部按领导批示请该 部门负责人阅办， 阅办后及时归还 .属秘密文件、 资料必须在 综合部阅读； 绝密文件要从严管理 ,单独登记送阅， 阅后及时 收回。（六）任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件 和资料。（七）凡涉密文件的传阅，均应严格遵照有关保密规定具体办理。（八）文件传阅由综合部统一进行。（九）传阅的文件不得擅自扩大阅读范围,传阅顺序由急用者先阅。（十）综合部行政专员要及时催阅，使应阅者都能及时 阅到文件。（十一）传阅的文件，阅者要签字 .十二、立档（一 ）文书立卷应按照类别及成文时间顺序两个维度分门别 类地进行整理归档 .卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录 （二

18、）立卷时归档时，要把文书的正本、批复、修改稿、附件 等收集齐全 ,保持文件与材料的完整性。（三）对外公文应复制一份 ,以便留存备查。（四 ）经办理归档后的文件应立档管理。 行政文件由综合部立 档管理 ,业务文件交原件至综合部立档管理， 业务文件复印件 交由业务部门立档管理 .（五 ）文件档案用卷宗按规定装订保存。 （六）公文文书要有行政专员保管，绝密级文书应由综合部经 理直接保管 .文书存放于专用文件柜， 文件柜上贴写文件类别 及保管责任人。在每个档案盒（夹）内建立文件归档表 行政专员应为每份文书建立相应的电子档案 .十三、文书日常管理（一）借阅1。凡因工作需要借阅文件时，必须履行手续，一般文件综合部经理签字同意 ,重要文件经分管领导及总经理同意方 可借阅。2。文件借出室外需登记，借阅期间应保证文件的完整与 安全 ,阅后在规定的时间内归还。3。文件不得擅自复印、翻印。如需翻印（复印）文件， 应经综合部经理同意，重要文件还需总经理同意方可复 印.（二）保管1。文件应妥善保管 ,防虫、防霉、防丢失， 保证文件安全2。所有文件应有专柜存放，加锁，定期清理翻动、通风、 防湿。3. 机密文件按密级保